Onboarding: la guía definitiva para incorporarse con éxito al trabajo

El onboarding es el proceso de integración de un nuevo empleado o colaborador a la empresa. 

Es un proceso que puede empezar antes de su primer día de actividad.

En sus primeros pasos, el nuevo empleado puede tener preguntas y dudas sobre el funcionamiento empresarial. Es el momento de responder a ellas para facilitar su adaptación al nuevo rol y a sus nuevos compañeros.

La función principal del onboarding es recibir al nuevo trabajador, hacerle sentir cómodo en su nuevo puesto y demostrarle que es una parte importante del proyecto. 

Es la continuación del proceso de selección y permite que el trabajador pueda dar lo mejor de sí cuanto antes.

Estas son algunas de las funciones más importantes del onboarding:

• Integración en el clima laboral: el conocimiento del sector y del mercado no aseguran un buen rendimiento. Cada empresa es un mundo y tiene sus propios procesos. Por tanto, es vital mostrar al trabajador cómo funciona la organización, cuáles son sus objetivos y cómo conseguirlos. 

• Uso de herramientas: cada empresa utiliza diferentes programas y aplicaciones. El onboarding es la forma de asegurar que el nuevo empleado sabrá cómo usarlas y que no necesitará una investigación exhaustiva con cada una de ellas. En definitiva, se trata de que el empleado sea operativo con autonomía cuanto antes.

• Conexión con la marca: los valores y la cultura de empresa son la clave del funcionamiento de una organización. Con un buen programa de onboarding, los trabajadores se adentrarán en los valores y cultura corporativa, adquiriendo así una guía sobre cómo actuar con un compañero, un proveedor, un cliente,…

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¿Los trámites contractuales están hechos? ¿Están claros los derechos de acceso? ¿El nuevo empleado tiene el atuendo de trabajo apropiado? Este tipo de preguntas deben abordarse como mínimo una o dos semanas antes de la fecha de inicio de un nuevo compañero.

¿Sabe el nuevo empleado cuándo y dónde tiene que presentarse? ¿Sabe esa persona básicamente qué se va encontrar? Todo esto debe ser comunicado por adelantado a través de correo electrónico.

Todos los compañeros involucrados en el proceso de onboarding deben recibir de antemano toda la información necesaria y estar al tanto de sus respectivas “listas de tareas”. Esto normalmente incluiría personal de Secretaría, Administración de Oficina y Personal de TI y, posiblemente, también mentores que proporcionen apoyo durante los primeros días de trabajo del nuevo empleado.

Idealmente, el nuevo empleado llegará el primer día a un lugar de trabajo completamente funcional. Asegurarse de que todo esté en su lugar requerirá un cierto grado de tiempo de ejecución, por lo que los preparativos deben hacerse con suficiente antelación.

• El acceso al edificio debería ser posible desde el primer día. Con frecuencia, esto requiere la adquisición de un nuevo código de entrada o la preparación de una nueva llave.

• Cada empleado deberá disponer de su propio ordenador, que tendrá que configurarse nuevamente cuando los miembros del personal cambien o cuando se compre un equipo nuevo. Recuerda tener en cuenta el plazo de entrega al comprar equipos nuevos.

• Esto mismo es aplicable a un teléfono móvil y a un coche de empresa.

• Lugar de trabajo/puesto en general: ¿tiene el nuevo compañero un lugar asignado? ¿Y tiene también un monitor, una silla, un teclado y un ratón y material para escribir?

• La información necesaria para el acceso a los datos debe generarse en una fase anterior (contraseñas, derechos de acceso, invitaciones para utilizar ciertas herramientas) para que el nuevo compañero pueda configurar su espacio de trabajo virtual el primer día. Esto ahorrará mucho tiempo en el proceso de onboarding.

• ¿Se deben comprar licencias adicionales de algunos programas para el nuevo empleado?

Invita al nuevo compañero a las próximas reuniones y, si es posible, organiza citas con las personas más importantes con las que interactuará (tanto en su propio departamento como en otros).

¿Necesita el nuevo compañero formación adicional en un área específica, por ejemplo, en cómo utilizar programas o dispositivos específicos? Esta formación debe agendarse antes de la incorporación para que no se retrase el período de formación en determinados temas.

Si un nuevo empleado llega a un puesto que no existía anteriormente, las responsabilidades a menudo se redistribuirán. El jefe de equipo es el responsable de explicar esta situación detalladamente a los empleados actuales. Como parte del proceso de onboarding, el jefe de RR. HH. responsable debe verificar este paso para asegurarse de evitar cualquier posible recelo hacia el nuevo compañero.

El día antes de que llegue el nuevo empleado, tú o uno de tus compañeros podéis comprar un pequeño obsequio para celebrar su incorporación a su nuevo trabajo. Bombones o un pequeño ramo de flores son algunos ejemplos posibles. Puedes leer a continuación por qué este punto en particular contribuye a una experiencia de incorporación exitosa.

Al empezar la jornada laboral, deberías mostrar respeto por tu nuevo compañero llegando también puntual. A menudo sucede que un nuevo compañero llega puntualmente a la oficina, pero la persona asignada para ayudarle sigue en una reunión durante un par de horas más. Para ahorrarle a tus nuevos colegas el típico caos de los lunes por la mañana y tener suficiente tiempo de preparación para ti, simplemente permíteles comenzar a trabajar ese día una hora más tarde de lo habitual.

El regalo de bienvenida debe estar preparado antes del primer día de trabajo del nuevo empleado (ver arriba) y dejar que actúe el efecto sorpresa. Desde el primer momento, pequeños detalles como este fomentan el sentido de pertenencia del nuevo miembro del equipo y se convierten en un recuerdo memorable. Los pequeños gestos pueden tener un fuerte impacto.

Es recomendable organizar una pequeña reunión introductoria. Por supuesto, esto no significa que toda la empresa tenga que estar esperando en la oficina al nuevo compañero el primer día. Sin embargo, al menos, los compañeros con los que trabajará directamente en el mismo departamento y el mentor deberían presentarse y comentar sus áreas de responsabilidad. Esto facilitará que la persona nueva establezca contacto y reducirá cualquier reparo que pueda tener a la hora de pedir ayuda a alguien directamente.

Comer con compañeros del mismo departamento el primer día de trabajo refuerza el sentido de comunidad y crea una base de confianza para trabajar juntos en el futuro. La primera semana en el trabajo: equipo y tareas

Para dejar claro cómo funcionarán las cosas en los próximos días o semanas, se debe explicar todo el proceso de onboarding al nuevo empleado. Cuando ayudes a los nuevos compañeros, asegúrate de no darles solo información verbal, puesto que puede abrumarlos. Dales tanta documentación escrita como sea posible. Si tu software de RR. HH. tiene una función de onboarding, configura tareas y recordatorios.

Los supervisores deben revisar las nuevas responsabilidades laborales con el empleado y comunicarle sus expectativas. Por otro lado, sin embargo, es importante que a los empleados también se les permita expresar claramente sus expectativas para las próximas semanas. De esta forma, se pueden evitar malentendidos antes de que ocurran y crear un ambiente de trabajo agradable.

El nuevo compañero debería integrarse en los proyectos desde el principio. Tener actividades divertidas al inicio también ayuda a transmitir el entusiasmo de los empleados por la empresa.

Si hay procedimientos operativos estándar (SOP) asociados al trabajo del nuevo empleado, se deben leer detenidamente y proceder a su firma antes de que se puedan realizar determinadas actividades.

Para dar al nuevo empleado una idea clara de lo que sucede, dónde y quién es el responsable de cada departamento, se debe realizar con él un recorrido por todos los demás departamentos. Consejo: para las empresas con más de 30 empleados, puede resultar de gran ayuda una galería de fotos en la intranet o un mural con fotos en la oficina que los nuevos empleados puedan ver.

Una presentación detallada del producto es un elemento esencial en la incorporación. Especialmente para los compañeros de áreas no relacionadas con el producto, como la contabilidad, es importante que sepan qué productos o servicios ofrece la empresa. Si son varios nuevos compañeros los que comienzan a trabajar el mismo día, este tipo de presentación también supone una gran oportunidad para conocer personas de otros departamentos.

¿Cuáles son los objetivos de la empresa y qué estrategias se siguen para alcanzarlos? Asegúrate de explicar tus objetivos claramente al nuevo empleado: por ejemplo, comparte tus objetivos del próximo trimestre y hazle saber exactamente por qué su contribución marcará la diferencia. Estos objetivos también deberían reflejarse en el acuerdo de objetivos del empleado.

Saber qué valores son importantes para la empresa es crucial para ayudar a los nuevos empleados a identificarse con su empleador. Esto es especialmente relevante si el nuevo compañero proviene de un entorno empresarial distinto: por ejemplo, si ha pasado de una start-up a una gran corporación, el nuevo entorno puede ser bastante diferente a su experiencia previa. También aquí es importante prestar atención a las pequeñas cosas, tales como: ¿comemos juntos algún día? ¿Están permitidos los descansos para fumar? ¿Se puede trabajar desde casa? Informa de los valores que se aplican a todos los empleados por igual.

A menudo, puede ser difícil para los nuevos compañeros integrarse en “grupos de empleados” existentes. No hay nada peor que tener que comer solo durante la primera semana de trabajo porque, una vez que termina el primer día, nadie se hace responsable del nuevo empleado. Asegúrate de que tu equipo integre al nuevo compañero a la hora de la comida y que se desarrolle una sensación de unión fuera de la mesa de trabajo. Esta es la clave para potenciar y mejorar el trabajo en equipo. 

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Pídele opinión de tu nuevo empleado. ¿Qué observaciones positivas o negativas ha hecho durante la primera semana? Cuanto más tiempo trabajas en una empresa, más te acostumbras a la forma en que funcionan las cosas allí, lo que podría incluir también los aspectos negativos.

Durante la primera semana, tu nuevo empleado tendrá que procesar multitud de temas. Dale información poco a poco en lugar de toda a la vez. Como muy tarde, al final de la primera semana, el nuevo empleado debe saber/tener todo lo que necesita. Esto incluirá pautas de vacaciones, horas de trabajo, listas de abreviaturas, etc.

Si después de las primeras semanas de trabajo no hay una revisión de la experiencia del empleado con el proceso, incluso el mejor onboarding tiene poco valor. Es crucial que, después de un período de tiempo predeterminado, se lleve a cabo una sesión de feedbackcon los nuevos compañeros y que este proceso se repita con una regularidad establecida. Esto no es solo para evaluar la conducta y el trabajo del nuevo empleado, sino también para que pueda compartir sus primeras impresiones de la empresa.

Si varios compañeros nuevos de diferentes departamentos comienzan a trabajar el mismo día, la empresa debe promover networking entre departamentos organizando una comida conjunta unas semanas después de que hayan comenzado. Saber que comparten una fecha de inicio común facilita el contacto entre compañeros, y esto crea un ambiente de trabajo positivo.

Cada año, alrededor de 200 nuevos empleados se incorporan a Mailchimp. Allí se designan los llamados “Encargados de Incorporaciones de Empleados” para garantizar que cada nueva persona se sienta bienvenida y se le brinden todos los recursos que necesita.

Algunos de los aspectos más destacados del programa incluyen: un recorrido por las oficinas o espacios más importantes, una conversación con dos de los cofundadores y almuerzos de cortesía. Y, hablando de almuerzos, nadie debería comer solo. Por eso, en la primera semana, se designan personas para comer con los nuevos compañeros.

Antes de empezar, los nuevos empleados completan una lista de sus tentempiés, colores, hobbies favoritos, etc. El equipo utiliza después esta información para configurar su espacio de trabajo. Los responsables también envían saludos en tarjetas y llevan a los nuevos colegas a reuniones informales que les ayudan a integrarse más rápidamente.

El proceso de onboarding dura una semana. Antes de comenzar su primer día de trabajo, a los nuevos compañeros se les envía un correo electrónico informándoles de lo que ocurrirá durante este tiempo. Al final de la semana revisan su experiencia con el Encargado de Incorporaciones de Empleados y comparten su opinión sobre cómo han ido las cosas.

El plan de onboarding o plan de acogidaes la guía paso a paso de las actividades, cursos y programas que deberá realizar el nuevo trabajador cuando dé sus primeros pasos en la empresa. 

Un buen software de onboarding permite tener empleados productivos desde el primer día, automatizar este proceso y ahorrar mucho tiempo.

Con todas las partes del proceso detalladas, la empresa puede saber en tiempo real qué información tiene a su disposición el empleado, en qué fase se encuentra, y facilitar el trabajo al Departamento de Recursos Humanos.

Es la mejor forma de garantizar que la integración se realiza desde el primer minuto, e incluso puede empezar días antes de la incorporación. Planear el onboarding te dará resultados eficaces en cuanto al rendimiento inicial de tus trabajadores.

Un onboarding digital permite al empleado dar sus primeros pasos en la empresa sin estar en la oficina. Transmitir la cultura organizacional y los valores de la empresa en formato online puede parecer más complejo. Pero con ciertos consejos y pasos puede solventarse esta aparente barrera inicial:

El primer paso es permitir el acceso a toda la información básica de la empresa: valores, historia, recorrido y visión general de la marca. Para ello, la empresa debe preparar presentaciones con infografías claras, para facilitar su lectura.

Esta información puede enviarse en formato online. Incluso puede resultar más atractiva e interactiva que entregarla en formato físico.

La entrega del material del trabajo y la información relevante para los primeros pasos debe hacerse aunque el empleado no pueda acceder a la oficina. La empresa debe preparar un welcome pack tanto físico como digital.

Además, enviará todos los equipos técnicos e informáticos para que pueda realizar su trabajo. También rutas de acceso a las herramientas que vaya a utilizar, contraseñas, documentos clave, etc. 

También es importante incluir recomendaciones para asegurar el bienestar de los empleados aunque no estén en la oficina. Información sobre pausas, cómo registrar el horario a distancia, estiramientos, prevención de riesgos cuando se teletrabaja…

Para sentirse parte del equipo es vital acceder a las vías habituales de comunicación en remoto, y a los flujos de trabajo y tareas de los proyectos en los que se estará inmerso. La información teórica sirve para empezar, pero el mejor onboarding viene del contacto directo con el día a día de la empresa.

Las reuniones con el equipo de Recursos Humanos, con los directores de departamento, así como de equipo, son clave para entender el funcionamiento de la empresa. El nuevo empleado debe tenerlas de forma telemática y funcional, para no repetir los mismos conceptos una y otra vez.

Los tutoriales y las lecciones prácticas para utilizar las nuevas herramientas son clave. El objetivo es que el trabajador aprenda a usar cada programa, y que pueda poner ese conocimiento en práctica, con retos y test. Una forma amena de familiarizarse con nuevas aplicaciones y funcionalidades que serán de uso habitual en su día a día.

• Recursos de presentación: desde el Departamento de Recursos Humanos pueden prepararse diferentes recursos para explicar los valores de la empresa, la cultura de la marca y su funcionamiento, tanto interno como externo. 

• Presentaciones prácticas de herramientas: la mejor forma de saber cómo usar los programas de la empresa es hacerlo de forma práctica, no con un simple curso. Hacer pequeños test o pruebas puede ayudar a detectar fallos o falta de conocimiento y generar un buen uso.

• Dinámicas de grupo: en el caso de integrar más de un trabajador a la vez, es beneficioso realizar ejercicios grupales para valorar cómo está siendo el proceso y que puedan incluso compartir la información adquirida individualmente durante las primeras horas, jornadas, etc.. Para la empresa es también una buena forma de recibir feedback sobre el proceso y establecer puntos de mejora. 

• Preguntas y respuestas: las reuniones con jefes de departamentos o encargados del onboarding pueden ayudar a los nuevos colaboradores con todas sus dudas. Es la mejor forma de ver si los cursos y las dinámicas funcionan y de sacar información sobre aspectos de mejora.

El onboarding no tiene una duración exacta, pero es un proceso a medio-largo plazo. La empresa no debe pensar en él como una semana o un mes de introducción.

Dicho esto, la parte vital del onboarding suele ser tanto la introducción a la cultura de la empresa y sus valores, como la introducción al puesto. La duración del proceso dependerá del trabajo a realizar, del tamaño y de los recursos de la empresa. 

Para establecer unas fechas aproximadas, las dos primeras semanas servirán como introducción y a partir de ahí se establecen rutinas en las que el trabajador pueda resolver dudas sobre sus funciones.

El onboarding es el proceso global de integración en una empresa, desde su forma de trabajar hasta la adaptación al entorno. 

La inducción es una capacitación del empleado, una introducción informativa que explica los conceptos teóricos y los conocimientos básicos de la empresa. Es importante incluir la inducción dentro del proceso general del onboarding.