Manual del empleado: ¿para qué sirve y qué beneficios tiene este documento?

Un manual del empleado es un documento que recopila información que se brinda al trabajador cuando ingresa a trabajar en una compañía. Aquí se incluyen todos los detalles relevantes acerca de la política empresarial, diferentes protocolos y valores de la organización.

El manual del empleado es un medio para dar la bienvenida a los nuevos trabajadores y para enseñarles más sobre la cultura y visión de la empresa. Además, puede contener información sobre el resto del equipo de trabajo y los cargos jerárquicos junto con sus funciones. Involucrar a los nuevos empleados desde el comienzo es una herramienta que contribuye a generar un sentimiento de pertenencia y compromiso con la empresa.

El manual del empleado puede ser una buena herramienta para añadir a tu plan de acogida que se desarrolla dentro del Departamento de Recursos Humanos. Recuerda cuidar la experiencia de tus trabajadores desde el comienzo hasta el final de la relación laboral, ya que esto puede contribuir a aumentar la motivación laboral, mejorar la comunicación interna y el compromiso con tu compañía. Además, tus empleados pueden ser también tus clientes.

El manual del empleado siempre debe estar al alcance de tus trabajadores, ya sean nuevos o antiguos, porque brinda información fundamental sobre la relación laboral, normas de trabajo y, también, información relevante sobre, por ejemplo, las políticas empresariales que los empleados pueden necesitar a lo largo de su carrera profesional en la empresa.

El manual del empleado es único según cada empresa y puede ser tan creativo como quieras. Sin embargo, suelen cubrirse ciertos aspectos esenciales e importantes como:

• Breve descripción de la empresa: puedes relatar la historia de la compañía, dar a conocer el equipo de trabajo y su jerarquía y comunicar la visión, misión y valores de la organización.

• Contratación: es importante que destaques los puntos más relevantes del contrato que ha firmado el empleado. Del mismo modo, si los hubiera, también debes explicar los aspectos de confidencialidad que cubre el contrato.

• Políticas empresariales: añade las políticas de tu empresa en materia de ausencias, reglas de salud y seguridad, información sobre protección de datos, políticas contra la violencia intrainstitucional o de género, discriminación, etc.

• Proceso de pagos: detalla el proceso de pagos de tus empleados y añade información sobre bonos o incentivos que pueda ser valiosa.

• Beneficios: expone los beneficios que tu empresa otorga a los empleados. El manual del empleado es un espacio en el que puedes detallar cada beneficio y destacar aquellos puntos positivos que harán que tus empleados quieran quedarse en el largo plazo.

• Códigos de conducta: es importante que expliques qué medidas se toman ante un problema de conducta en tu empresa. Además, puedes describir los códigos de vestimenta y de uso de dispositivos, si los hubiera.

• Cultura empresarial: da a conocer los valores y la cultura organizacional. Puedes hacerlo dando ejemplos con situaciones laborales reales, que hayan ocurrido en tu compañía, y demostrando cómo se han puesto en práctica los valores dentro del equipo de trabajo. Enfoca estas situaciones hacia el cuidado y escucha de tus empleados.

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Cada empleado es único, tiene sus propias motivaciones. Descarga nuestra lista con ideas y estrategias para mantener la motivación y el compromiso.

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Para crear un manual del empleado de forma creativa, hemos estructurado el proceso teniendo en cuenta cinco pasos:

El manual del empleado puede tener el formato y estructura que más te guste. Recuerda ser lo más creativo posible. Piensa en crear un manual con un lenguaje conciso y claro, de fácil lectura. De esta manera, incentivas la lectura entre los trabajadores.

Ideas: utilizar imágenes, contenidos digitales interactivos, caricaturas, vídeos, entrevistas, etc.

Una vez que hayas elegido el formato que vas a utilizar para diseñar el manual del empleado, viene el momento de decidir qué tono de comunicación vas a emplear. En el ámbito empresarial, se suele utilizar un tono formal pero, para comunicarse con los empleados, un tono informal y ameno puede ser beneficioso.

Incluso puedes adoptar un tono cómico y añadir un toque de humor al documento.

Recuerda mantener el tono de comunicación a lo largo de todo el manual para que sea coherente.

Uno de los objetivos principales del manual del empleado es el de enseñar la visión, misión y valores de la compañía. Para lograr que tus empleados los asimilen, te recomendamos utilizar recursos dinámicos o de diseño en vez de enumerarlos en una interminable lista cuya lectura puede ser tediosa.

Sobre este punto, puede ser una idea beneficiosa enfocar la comprensión de los valores hacia situaciones reales de la vida laboral. También puedes aprovechar el espacio para explicar en detalle alguna duda que surja frecuentemente entre tus empleados en el ámbito laboral.

El manual del empleado va a modificarse continuamente. Esto podría deberse a nuevas legislaciones, modificaciones en los contratos, cambios en los valores empresariales, incorporación o modificación de políticas en tu compañía, cambios en el organigrama, etc.

Es por ello que crear un archivo digital puede ser una buena idea para mantenerlo actualizado y a disposición de tus empleados en el largo plazo. También puedes enviar un aviso virtual a tu plantilla cuando añadas nuevas modificaciones para que puedan verificarlas.

Puedes aprovechar este documento como un espacio para llegar a tus empleados e incluir vídeos, enlaces relevantes a legislación, explicaciones interactivas, guías de los beneficios que ofrece tu empresa, entre otros recursos.

Al final, este se tratará de un espacio de comunicación importante con tus trabajadores y puedes aprovecharlo para lograr una retención del talento a largo plazo y un aumento del sentido de pertenencia organizacional de toda tu plantilla.

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De acuerdo a la legislación española vigente, no es obligatorio contar con un manual del empleado en tu compañía. Tampoco existen reglamentaciones oficiales de forma o contenido. Sin embargo, crear este documento puede resultar importante, ya que tendrás toda la información relevante de tu compañía y en relación con tus empleados en un solo lugar y a disposición de tu plantilla en cualquier momento.

Contar con un manual del empleado en tu empresa puede traer beneficios como:

• Aumentar la transparencia empresarial al especificar objetivamente la cultura y valores que tiene tu empresa.

• Mantener informados a tus empleados, tanto nuevos como antiguos, sobre las actualizaciones en tu empresa.

• Mejorar el proceso de onboarding de tus empleados al integrar este paso de bienvenida.

• Demostrar expectativas claras de lo que pueden esperar los nuevos empleados del resto de la plantilla y equipo.

• Explicar detalladamente los beneficios que tienen los empleados y los procesos de obtención de los mismos.

• Reducir malentendidos acerca de lo que está permitido y lo que no dentro del ámbito laboral.

• Mejorar la experiencia del trabajador, lo cual puede impactar en su productividad y rendimiento.

• Proteger a tu compañía ante eventuales problemas legales.

• Ejemplificar con situaciones reales distintas problemáticas y la resolución de conflictos dentro de la organización.

El manual del empleado es un paso importante en los Departamentos de Recursos Humanos para la mayoría de las organizaciones. Además, se trata de un documento serio, más allá del enfoque de comunicación que se haya decidido adoptar al momento de crearlo. 

Hemos recolectado algunos ejemplos de manuales de empleado de compañías importantes a nivel mundial para que te sirvan de inspiración a la hora de crear el tuyo.

Facebook ha creado un manual de empleado a través de fotografías que inmediatamente demuestra la cultura y el propósito que tiene la compañía a través de un recurso fundamental de la red social. Puedes echarle un vistazo aquí. 

Otro ejemplo didáctico y divertido es el de la empresa de videojuegos Valve, que ha construido su manual a través de un formato de relato mediante el cual los empleados pueden conocer qué esperar cuando ingresan en la compañía, cómo desarrollarse en sus puestos y en la empresa, etc. Puedes echar un vistazo al manual del empleado de Valve aquí.

Por último, si quieres ver un ejemplo más tradicional de manual en formato digital, te recomendamos revisar el manual del empleado de Airmason. Utiliza un enfoque más bien formal, pero con un toque creativo para presentar sus valores, políticas empresariales, beneficios, medios de contacto, etc.

El manual del empleado es un documento empresarial en el cual se brindan detalles sobre la cultura, políticas, beneficios del empleado y demás información relevante de tu compañía. Si bien no es obligatorio contar con este documento, resulta de gran utilidad tanto para empleados nuevos como antiguos para mantener la transparencia y comunicación.

Un manual de procedimientos es un documento en donde se detalla exhaustivamente el control y proceso de las actividades a realizar por parte de los empleados diariamente. A través de él, se informa sobre el conjunto de operaciones que se realizan en cada puesto de la compañía, así como también qué personas están a cargo de estas tareas y la línea jerárquica de operación.

El código de conducta de una empresa es el documento en donde se encuentran detalladas las conductas que no debe realizar un empleado. Además, el empleado puede consultar su contrato y acceder a las políticas de la compañía para conocer las normas de confidencialidad, de trabajo, de seguridad, etc.