Expedientes personales digitales

Todos los datos en
un solo lugar

Los datos y documentos de los empleados se almacenan en expedientes digitales en un fichero centralizado. De esta forma tienes una base de datos actualizada con la que ahorrarás tiempo que podrás dedicar a otras tareas.
Software de expediente digital de personal
Expediente digital de personal portátil móvil directorio de empleados

Acceso centralizado a todos
los documentos y datos

¡No pierdas tiempo buscando información de los empleados! Con Personio, todos los datos se almacenan de forma correcta, segura y conforme a la normativa vigente en todo momento.

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siempre presentes

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Gestión de datos
conforme a la
normativa vigente

Asigna fácilmente permisos de acceso y decide quién puede consultar, proponer y editar los datos. Los empleados pueden actualizar sus datos y el equipo de RR. HH. solo tendrá que confirmar esos cambios.
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¿Qué es el expediente digital del empleado?

El expediente personal digital es la forma electrónica del expediente personal. En lugar de papel, se pueden gestionar y almacenar todos los datos y documentos de los empleados de forma digital con la ayuda de un software.

Esto también hace que las montañas de papel sean cosa del pasado. La base de datos de empleados se almacena de forma centralizada y puede ser consultada y modificada por las personas autorizadas en cualquier momento y lugar. Mediante el llamado autoservicio del empleado, los empleados pueden actualizar personalmente sus datos, subir documentos y mantener siempre al día su expediente personal.

 ¿Por qué implementar el expediente digital?

Cada vez son más las empresas que se dan cuenta de las ventajas de la digitalización de expedientes, incluyendo los de personal. Esta variante del expediente del empleado aumenta la eficacia del trabajo de RR.HH., así como la calidad del contenido del expediente o ficha de datos personal. Un sistema de gestión de derechos bien diseñado garantiza la seguridad y confidencialidad de los datos que contiene.

Los archivos en papel son cosa del pasado

Con la introducción del expediente personal digital, también llamado expediente electrónico, tu empresa se beneficia de numerosas funciones y ventajas. Das un paso importante hacia la transformación digital y alivias así la estructura de costes en el área de personal. El tiempo de retorno de la inversión es relativamente corto: 18 meses. Aunque los costes aumentan al principio del proceso de cambio de los expedientes en papel a los expedientes electrónicos, estos disminuyen rápidamente entre los primeros seis y nueve meses.

Los costes que se producen al principio son básicamente los que genera la introducción del sistema digital. Entre ellos se encuentran la inversión en el propio programa informático, las medidas de formación necesarias, los costes de implantación, incluidos los gastos de conversión de los procesos, y el aumento temporal de la carga de trabajo debido a la digitalización de los expedientes en papel.

Menos costes, más eficiencia

Uno de los argumentos más importantes a favor de la digitalización de expedientes de los empleados es la reducción de costes en la gestión de los recursos humanos. En este sentido, los proveedores de soluciones de software integrales para empresas de mayor tamaño, con una media de 4000 empleados, señalan los siguientes gastos corrientes mensuales:

  • 90 céntimos por expediente, incluyendo el archivo y el almacenamiento seguro de cara a posibles auditorías.
  • 20 céntimos por expediente para la digitalización continua.

Las necesidades de personal para la tramitación de estos expedientes se reducen gracias una mayor eficiencia administrativa. Esto permite dedicar más recursos a otras áreas clave de los recursos humanos.

En términos de inversión de tiempo, el expediente digital personal garantiza que la información requerida pueda ser localizada y procesada en pocos minutos. En comparación, la tramitación de un expediente en papel requiere al menos 20 minutos por proceso, y a menudo incluso más.

Este cálculo, que, por supuesto es extremadamente sencillo, no tiene en cuenta otros beneficios en términos de costes, como, por ejemplo, el ahorro de espacio o la gestión de los periodos de conservación necesaria de los documentos. Tu experto en soluciones de software para expedientes digitales de personal te proporcionará cálculos detallados y adaptados al tamaño de tu empresa.

Análisis más sencillos gracias al expediente digital

Hay muchas razones por las que analizar cuidadosamente la información contenida en los expedientes de personal de recursos humanos. Por ejemplo, el desarrollo continuo del personal es tan importante como el desarrollo de medidas para reducir el absentismo frecuente por enfermedad. Sin una base de datos de empleados digital, estos análisis sólo pueden realizarse a cambio de una gran inversión de tiempo. Este proceso, usando un software que no está preparado para ello, puede resultar lento y poco eficiente.

Dado que el expediente de digital contiene toda la información sobre cada empleado, facilita considerablemente los análisis que se requieren tanto de forma periódica como puntual.

El expediente digital personal garantiza un alto nivel de seguridad

Un tema que está siempre muy presente es la protección de los datos digitalizados. En este sentido, el expediente digital del personal ha demostrado que consigue proteger mejor la información que un expediente en papel. La contribución más importante a esto es la del sistema de derechos que ya hemos mencionado. Con él se impide de manera fiable el acceso no autorizado a los expedientes de personal.

Así pues, la gestión de derechos que ofrece una solución de software moderna cumple con todos los requisitos legales de protección de datos, mientras que la forma clásica de almacenamiento tiene bastante menos seguridad que ofrecer. Visto objetivamente, es más fácil acceder a la información almacenada en una oficina durante cualquier momento en el que no está vigilada. Aunque los armarios estén cerrados, no es demasiado difícil hacerse con la llave. El acceso digital no autorizado, en comparación, requiere un esfuerzo mucho mayor y, sobre todo, los correspondientes conocimientos técnicos para acceder a la información.

¿Cuáles son las ventajas del expediente personal digital?

  • Ahorro de tiempo y, por tanto, de costes en la tramitación de los expedientes de personal.
  • Ahorro de espacio físico (el que ocupaban los expedientes en papel).
  • Optimización de procesos en todos los departamentos.
  • Análisis para las medidas de optimización y desarrollo adicionales en un solo clic.
  • Alto nivel de seguridad mediante sistemas de acceso inteligentes.
  • Administración simplificada de los requisitos de conservación de los documentos.
  • Historial de modificación de los documentos.

Todas estas ventajas son claros argumentos a favor del expediente digital del personal. Toda la información importante está disponible en tan solo unos pocos clics y ya no es necesaria la laboriosa búsqueda de los expedientes de personal en papel y la información en ellos contenida, así como su archivo. Con el software, el almacenamiento de las diversas versiones y modificaciones de los documentos también es seguro de cara a futuras inspecciones o auditorías.

Contenido y estructura del expediente digital del empleado

En el expediente de recursos humanos se registran los datos relevantes de la relación laboral. Lo que se incluye exactamente no está definido por la ley. Normalmente, el personal de RR.HH. puede decidir la estructura y el contenido del expediente personal digital.

En Personio, por ejemplo, tienes la opción de crear tus propios atributos y agruparlos en subáreas, denominadas secciones. Una de las secciones, por ejemplo, es la información de RR.HH., que incluye la fecha de contratación, la duración del periodo de prueba, etc. Todas las secciones con los respectivos atributos se muestran en el perfil del empleado. Las siguientes secciones tienen especial éxito entre nuestros clientes.

Sección: Perfil público
Ejemplo: nombre, género, correo electrónico, etc.
Sección: Información de RR.HH.
Ejemplo: fecha de contratación, supervisor, duración del periodo de prueba, etc.
Sección: Información personal
Ejemplo: país y fecha de nacimiento, perfil en Linkedin, etc.
Sección: Información de nómina
Ejemplo: NIF, IRPF, etc.

En cada sección se puede introducir la cantidad de atributos que se necesite. Otras secciones bastante usadas por los usuarios de Personio son los datos bancarios, la gestión del talento, la persona de contacto con RR.HH., un contacto de emergencia, el plan de pensiones de la empresa, los idiomas, la gestión de competencias y el equipamiento de los empleados. En esta página encontrarás un resumen completo de las secciones y atributos.

Los empleados pueden ver y actualizar ellos mismos algunas informaciones del expediente electrónico de personal, como, por ejemplo, la información de contacto (dirección, teléfono…). De este modo, el gestor de recursos humanos no tiene que ocuparse ya más de esa tarea. Sólo hay que definir quién puede modificar qué datos.

La gestión de derechos para un trabajo más eficiente

La gestión de los derechos de acceso y edición del expediente digital personal contribuye de forma importante a reducir la carga de trabajo del Departamento de Recursos Humanos, con el beneficio que esto supone. Así pues, si, por ejemplo, un empleado o un supervisor solicita el acceso a un expediente de personal en papel, esto implica, seguramente, concertar una cita para la consulta y preparar el expediente. Si los empleados y gerentes pueden acceder directamente al expediente, se ahorra mucho tiempo y trabajo.

Para no vulnerar la normativa sobre la protección de datos, los empleados sólo pueden acceder a su propio expediente personal digital. Los supervisores o los comités de empresa, por ejemplo, sólo tienen acceso a la información contenida en el expediente personal de los empleados que haya sido legalmente liberada para su consulta.

Sin embargo, la gestión moderna de los derechos de acceso al expediente digital va un paso más allá. Las soluciones de software permiten a los empleados editar la información contenida en su archivo e iniciar diversos procesos. Por ejemplo, pueden actualizar sus propios datos personales o enviar las solicitudes de vacaciones digitalmente. Como el proceso de aprobación también está digitalizado, el papeleo desparece y las solicitudes de vacaciones u otras ausencias se aprueban y tramitan con poco esfuerzo.

Resultan especialmente eficientes los programas de nóminas que están vinculados a la información del expediente. Así pues, las horas extras, las ausencias por enfermedad, los viajes de negocios o las vacaciones se vinculan automáticamente y se clasifican correctamente. Además, el software optimiza el análisis, ya que da respuestas precisas a preguntas específicas para el desarrollo de medidas o para el cálculo de algunos indicadores.

Consulta del expediente personal por parte del empleado

Todo empleado tiene derecho a consultar su expediente personal. Si el Departamento de Recursos Humanos archiva los datos en forma de expediente digital con un software, el empleado puede consultarlo cómodamente desde un ordenador o un smartphone. Por el contrario, en el caso de los expedientes de personal en papel, es necesario que una persona autorizada del departamento le dé acceso físico a esa carpeta.

Expediente personal digital y protección de datos

Todas las empresas están obligadas a proteger los expedientes personales para que terceros no autorizados no puedan acceder a ellos. Si se gestiona el expediente de personal de forma digital, los servidores en los que se almacenan los documentos deben cumplir con los requisitos legales establecidos.

En Personio cumplimos con la protección de datos de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Protegemos los datos de nuestros clientes en servidores de seguridad con certificación ISO ubicados en Fráncfort. Además, almacenamos las copias de seguridad en zonas separadas con protección contra incendios. Mediante la autenticación de dos factores y un muy bien diseñado sistema de funciones y autorizaciones, protegemos los datos de accesos no autorizados. Nuestro software de RR.HH. contiene, además, otras medidas de seguridad y siempre estableceremos contigo una conexión cifrada SSL.

Gestiona tus datos de personal con Personio

En el expediente de personal, ya sea digital o en papel, se registran los datos que son relevantes para la relación laboral. Lo que se incluye exactamente no está definido por la ley. Por regla general, el contenido del expediente de personal incluye:

  • Contrato de trabajo
  • Comprobantes de formación continua
  • Permiso de trabajo (en el caso de los trabajadores de países terceros)
  • Amonestaciones
  • Currículum vitae presentado en la solicitud de trabajo

No existe un periodo de conservación global obligatorio para el conjunto del expediente de personal, sino que hay diferentes periodos de conservación en función de cada tipo de documento.