Descripción de puestos de trabajo: no le restes importancia

El Área de Recursos Humanos de una empresa tiene muchas funciones, y entre ellas está la descripción de puestos de trabajo. Esta valiosa herramienta permite comunicar por vía escrita los deberes, obligaciones, competencias y responsabilidades que engloba el puesto de trabajo al que los postulantes aspiran.

Para que una descripción de puesto sea completa debe contar con dos bloques diferenciados. El primero de ellos describirá brevemente la misión, la visión y los objetivos de la estrategia de la empresa. Esto ayudará a mejorar tu employer branding y aumentará las probabilidades de que el posible candidato seleccione tu empresa frente a otras ofertas disponibles en el mercado. El segundo bloque explicará al solicitante las habilidades, conocimientos técnicos y prácticos, características e, incluso, cualidades valoradas en la vacante ofertada por la compañía.

Cuidar adecuadamente la descripción de un puesto de trabajo es importante por varias razones. Algunos beneficios son:

• Captación de talento adecuado: una descripción clara y precisa del puesto de trabajo ayuda a atraer a candidatos que se ajusten a los requisitos y expectativas de la empresa. 

• Reducción de falsas expectativas: al proporcionar información precisa sobre las responsabilidades, horarios, banda salarial y oportunidades de crecimiento, se evita generar expectativas irreales y se atrae a personas que estén realmente interesadas y dispuestas a cumplir con lo requerido.

• Retención de empleados: una descripción precisa del puesto de trabajo contribuye a establecer una base sólida para la satisfacción laboral y reduce la probabilidad de descontento o frustración debido a malentendidos. 

• Eficiencia en el proceso de contratación: al proporcionar información detallada sobre los requisitos del puesto, las aptitudes necesarias y las responsabilidades, se puede identificar rápidamente a los candidatos más adecuados y reducir, así, el tiempo y los recursos dedicados a la contratación.

Antes de escribir un perfil de puesto de trabajo hay que reflexionar detenidamente sobre el público objetivo que deseas atraer. El lenguaje es un instrumento de comunicación muy poderoso que puede cautivar o repeler a los futuros candidatos con tan solo una frase. Por este motivo, todos los perfiles de puestos de trabajo deben redactarse utilizando principalmente frases llamativas e interesantes y, por supuesto, cumpliendo la ley.

La primera pregunta que debes hacerte es: ¿conoces la jerga profesional del experto que buscas? Hablar el mismo ‘idioma' que el profesional que deseas contratar es clave para llegar a él. Por esta razón, una vacante en el Área de Marketing, un puesto de ingeniería técnica, o un puesto de oficinas, requieren plantillas específicas desarrolladas por Recursos Humanos. Aunque parezca que es mucho esfuerzo, es muy fácil de hacer si tienes las herramientas que te ayuden a crear, almacenar y editar plantillas de ofertas de empleo correctamente.

La segunda pregunta sobre la que debes recapacitar es: ¿qué tipo de personas encajarán mejor en el equipo y en el trabajo? ¿Necesitas a personas realistas, sociables, pragmáticas, analíticas, líderes o creativas? Un pensador analítico no utilizará el mismo lenguaje que una persona extrovertida. Al fin y al cabo, tanto si quieres llegar a una ingeniera informática o a un experto en finanzas, tendrás que usar su lenguaje. A continuación, te mostramos 5 claves para conseguir un perfil de puesto de trabajo perfecto:

1. Moldea cada oferta de trabajo según el profesional que estés buscando. Procura hablar la misma jerga profesional y crea siempre contenido único y llamativo.

2. Muestra integridad y la cantidad máxima de detalles posibles en la oferta de empleo. Refleja con honestidad los valores de la compañía, así como el compromiso con el futuro trabajador.

3. Es importante hablar del salario y establecer como mínimo una horquilla salarial. Esto ayudará a que los solicitantes no tengan más expectativas salariales de las que la empresa pueda afrontar.

4. Los candidatos querrán saber qué hay más allá de la oferta de empleo, sobre todo en lo que se refiere a su futuro profesional. ¿Podré prosperar a corto, medio o largo plazo? ¿Conseguiré nuevas habilidades profesionales? ¿Habrá algún tipo de formación pagada? Es inevitable que los solicitantes capacitados piensen en todas estas preguntas. Aunque todo dependerá de si buscas candidatos con ansia de conocimiento o con inquietudes por prosperar dentro de la compañía.

5. Mejor utilizar un lenguaje inclusivo. La inclusión laboral empieza con la redacción del perfil del puesto de trabajo. Por esta razón, procura evitar utilizar palabras excluyentes, sexistas y no te cortes utilizando el plural.

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Si la finalidad de la empresa es atraer candidatos cualificados y adecuados, hay una serie de consejos que te ayudarán a realizar este proceso de una forma más fácil:

• Elige un título de trabajo preciso. El trabajo se publicará mayoritariamente en Internet: en la página web de la empresa y en portales de empleo on-line. Es importante que los motores de búsqueda como Google ‘entiendan’ y muestren tu oferta. El título puede tener entre 10 y 80 caracteres de longitud. Para elegir un título correcto, lo mejor es preguntarte cómo el mercado suele buscar ese puesto de trabajo. Por ejemplo, si buscas un experto en redes sociales, puedes utilizar community manager o social media manager como título. Por otro lado, un ‘experto en ventas’ será mucho más fácil de encontrar que un ‘gurú de las ventas’, tanto por parte de los postulantes como de los algoritmos de los portales de empleo.

• Presta mucha atención al primer párrafo. Una vez decidido el título de la ficha de descripción del puesto de trabajo, ya puedes utilizar la imaginación para crear párrafos pegadizos que inviten al posible trabajador a seguir leyendo. El primer párrafo es el más importante y el que hará que la captación de talento sea exitosa. Hay ciertas frases muy habituales en las ofertas de empleo del tipo: "queremos encontrar un candidato ideal para el puesto…”, que no generan ningún tipo de sentimiento en el receptor. Por consiguiente, si quieres distinguirte de la competencia, tienes que exponer los argumentos más interesantes de la compañía.

• El candidato ideal desea una descripción del trabajo completa y precisa. No omitas información y sé muy concreto con las responsabilidades derivadas de la vacante. El primer día no puede ser una sorpresa continua que lleve al trabajador a una completa desilusión. Explica absolutamente todo. Si el trabajo exige viajes, plazos y fechas de entrega, organización, vacaciones, tipo de tareas a realizar, así como el nivel de exigencia de las mismas. Es decir, especifica qué papel desempeñará el candidato sin generar falsas expectativas. ¿Cuáles serán las principales tareas que desarrollará y con qué frecuencia? ¿Existen plazos muy exigentes? ¿Es un trabajo autónomo o, por el contrario, dependerá de otros departamentos para cumplir esos objetivos?

• Mantén los pies en el suelo. Desde hace un tiempo, algunas empresas ponen unos requisitos y expectativas laborales muy poco realistas en el modelo de descripción de puestos de trabajo. Una persona joven recién graduada no puede tener de entre “tres a cinco años de experiencia”. Al igual que puede ser ideal contratar a una persona que hable 6 idiomas, pero quizás no sea tan fácil de encontrar en el mercado. Por lo tanto, hay que distinguir entre requisitos mínimos y requisitos ideales. Esta diferencia la puedes plasmar en la descripción del puesto de forma positiva. Aquí un ejemplo: “se valorará el conocimiento de lenguajes de programación como HTML, CSS y JavaScript”.

• Explica la cultura empresarial. Una empresa joven con un carácter dinámico debe mostrar su proactividad y su gran facilidad para gestionar los cambios. Sin embargo, una empresa comprometida con el medioambiente debe utilizar su responsabilidad social corporativa para captar talento afín. Es decir, hacer una foto de los objetivos que tiene la organización y encontrar gente con las mismas inquietudes.

• Indica dónde se sitúa su puesto de trabajo dentro del organigrama de la empresa. De esta forma, el posible empleado conocerá la estructura de la empresa y tendrá claro a quién reportará y cómo está conformado el equipo. Incluso puedes agregar una representación gráfica de la estructura corporativa.

Sin duda, la captación de talento es una de las funciones de Recursos Humanos que más impacto tiene en la organización, y muchas veces requiere un esfuerzo extra. En este sentido, publicar una oferta de empleo clara te evitará tener que revisar miles de currículums y será el primer filtro que pongas a tus posibles candidatos.

Ninguna empresa es perfecta, y si ‘vendes’ en exceso la candidatura o la empresa pero luego no se ajusta a la realidad, el nuevo empleado perderá rápidamente la confianza, lo que puede crear un ambiente laboral tóxico. Igualmente, si la descripción luego no concuerda con la experiencia del candidato durante las fases del reclutamiento, se sentirá engañado, lo que generará directamente una mala imagen de la compañía muy difícil de reparar. Un trabajador desmotivado, que a su vez se cuestiona el liderazgo de la empresa, no tendrá ninguna razón para ser leal a la compañía y buscará, en cuanto pueda, una nueva oportunidad laboral. La consecuencia para la empresa será una alta rotación de sus trabajadores, con el elevado coste que conlleva.

Por otro lado, podrías enfrentarte a consecuencias legales, como multas y sanciones. Todo dependerá del contrato ofrecido, pero habría que estar atentos a cualquier incumplimiento de la normativa legal vigente y mostrar especial atención a los contratos de formación.

De igual modo, no se deben anunciar sueldos o bonos inalcanzables, flexibilidad laboral o facilidades de conciliación familiar cuando no se vayan a cumplir. Piensa en el coste de imagen de marca empleadora que puede producirse cuando tus antiguos trabajadores expliquen por las redes sociales todas esas falsas promesas que se le dijeron en la descripción de sus puestos de trabajo.

Por todos estos motivos, el Departamento de Recursos Humanos no puede permitirse realizar una descripción de puesto de trabajo falsa, imprecisa o con promesas que no pueden cumplirse. Un perfil de puesto de trabajo debe mostrar la realidad. Asimismo, no debes confundir entre valerte del marketing como la valiosa herramienta que es, y prometer aquello que no puedas cumplir. Maquillar la realidad para tapar las imperfecciones de la empresa te hará a la larga un flaco favor. Es mejor ser honesto en tus palabras y no utilizar términos simplemente porque están de moda. Sobre todo, si no cuadran con tu cultura empresarial. Un lenguaje demasiado joven o serio puede confundir a los futuros postulantes, ya que estos quieren encontrar ofertas que combinen con su estilo de vida actual.

Por último, piensa concienzudamente si el trabajo que vas a publicar es apasionante, tendrá una formación excelente y dispondrá de una gran oportunidad de crecimiento dentro de la empresa. Más aún si la empresa carece de planes de formación disponibles o de una hoja de ruta planificada. Al fin y al cabo, cualquier trabajador desea encontrar una empresa que le ayude a conseguir una mínima tranquilidad financiera y que, además, le permita luchar por sus propósitos vitales.

Pero si en el camino laboral los nuevos trabajadores se entusiasman demasiado con la oferta de empleo y tras unas semanas conocen la verdadera realidad de la empresa, el proceso de selección habrá fallado. Recuerda que la transparencia en la descripción de puestos te ayudará a reclutar el talento adecuado. Sé proactivo y no te juegues la reputación de tu empresa por una descripción de puestos de trabajo mal enfocada.

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Personio puede ser de gran ayuda en la creación y gestión de descripciones de puestos de trabajo de manera eficiente. Algunas funciones que facilitan este proceso son:

1. Plantillas de descripción de puestos: Personio proporciona plantillas predefinidas de descripciones de puestos de trabajo que pueden ser adaptadas según las necesidades de la empresa. 

2. Gestión centralizada de descripciones de puestos: con Personio, es posible almacenar y gestionar todas las descripciones de puestos de trabajo en un solo lugar. Esto facilita el acceso y la edición de las descripciones existentes, así como la creación de nuevas descripciones cuando sea necesario. 

3. Integración con la gestión de candidatos: Personio ofrece una integración con su sistema de seguimiento de candidatos, lo que permite vincular las descripciones de puestos directamente con el proceso de contratación. Las descripciones de puestos pueden ser fácilmente compartidas con los candidatos, y los datos almacenados y gestionados de manera eficiente en el mismo sistema.

4. Colaboración y aprobación de descripciones de puestos: se pueden asignar responsabilidades y permisos de edición a los usuarios correspondientes, lo que permite una colaboración fluida y eficiente. 

Dejamos una descripción de un puesto de trabajo a continuación para que puedas tomar como referencia:

Sobre nosotros:

Somos una empresa líder en [especificar industria], dedicada a proporcionar soluciones innovadoras y de alta calidad a nuestros clientes. Con más de [número] años de experiencia en el mercado, nos enorgullece ofrecer productos/servicios de primera clase y establecer relaciones comerciales duraderas. Nuestro equipo está compuesto por profesionales altamente capacitados y apasionados que se esfuerzan por alcanzar la excelencia en todo lo que hacemos. Si estás buscando una oportunidad emocionante para crecer profesionalmente y formar parte de una empresa en constante crecimiento, ¡te invitamos a unirte a nuestro equipo!

Título del puesto: Asistente de Marketing Digital

Resumen del puesto:

Estamos buscando un Asistente de Marketing Digital entusiasta y creativo para unirse a nuestro equipo. El candidato ideal será responsable de apoyar en la implementación de estrategias de marketing en línea, administrar las redes sociales, generar contenido y analizar el rendimiento de las campañas. Este puesto es ideal para alguien apasionado por el marketing digital y con habilidades en redes sociales y análisis de datos.

Responsabilidades:

- Colaborar en la ejecución de la estrategia de marketing digital de la empresa.

- Crear y gestionar contenido para las redes sociales, blogs y otros canales digitales.

-Realizar investigaciones de mercado y análisis de la competencia para identificar oportunidades.

- Monitorear y analizar los resultados de las campañas digitales y proporcionar informes periódicos.

- Contribuir al desarrollo de estrategias de SEO y optimización de palabras clave.

Requisitos:

- Licenciatura en Marketing, Comunicación o campo relacionado.

- Experiencia previa en marketing digital, redes sociales o campo similar.

- Conocimiento sólido de las principales plataformas de redes sociales y herramientas de gestión.

- Capacidad analítica para medir y evaluar el rendimiento de las campañas digitales.

La descripción de puestos de trabajo generalmente incluye el título del puesto, un resumen del puesto, responsabilidades, requisitos, habilidades y competencias necesarias, así como cualquier información adicional relevante.

La inclusión del salario en la descripción de un puesto de trabajo puede variar según las políticas y prácticas de cada empresa. Algunas organizaciones prefieren no incluir detalles salariales en las descripciones para tener flexibilidad en la negociación con los candidatos. Sin embargo, otras empresas optan por ser transparentes y proporcionar rangos salariales o detalles específicos sobre la compensación.

Los puestos de trabajo se identifican a través del análisis y la definición de las necesidades y responsabilidades laborales en una organización. Esto implica evaluar las tareas y funciones requeridas, las habilidades y competencias necesarias y otros factores relacionados con el puesto.