Plantillas de partes de trabajo

Los partes de trabajo son documentos utilizados para registrar y documentar la información relacionada con la actividad laboral, tales como las horas de trabajo, las tareas realizadas, los materiales utilizados, los incidentes o problemas encontrados, entre otros detalles relevantes. 

El objetivo principal de los partes de trabajo es contar con un registro detallado y sistemático de las actividades realizadas durante el trabajo, para poder llevar un control y seguimiento del desempeño laboral, mejorar la eficiencia en la gestión de los recursos y garantizar la calidad del trabajo realizado.

Para elaborar un parte de trabajo, se pueden seguir los siguientes pasos:

• Identificar la información relevante: antes de comenzar a escribir el parte de trabajo, es importante identificar la información que se debe registrar. Esto incluye, por ejemplo, la fecha y hora de inicio y finalización del trabajo, las tareas realizadas, los materiales utilizados, los problemas encontrados y las soluciones implementadas.

• Estructurar el parte de trabajo: una vez identificada la información relevante, se debe estructurar el parte de trabajo en secciones claramente identificables. Algunas secciones que pueden incluirse son: encabezado, información del trabajador o trabajadores involucrados, descripción de las tareas realizadas, materiales utilizados, incidentes o problemas encontrados, soluciones implementadas y observaciones adicionales.

• Completar la información requerida: es importante completar todos los campos necesarios en el parte de trabajo, tales como la fecha y hora, el lugar donde se realizó el trabajo y los nombres de los trabajadores involucrados.

• Describir las tareas realizadas: en la sección de descripción de tareas, se deben detallar las actividades realizadas, la duración de cada tarea, y cualquier información relevante para el trabajo.

• Registrar los materiales utilizados: es importante registrar los materiales utilizados durante el trabajo, como herramientas, piezas, suministros, etc.

• Documentar los problemas encontrados y soluciones implementadas: si se encontraron problemas durante el trabajo, se debe registrar la naturaleza del problema y cómo se resolvió. Si se implementaron soluciones adicionales, también se deben registrar.

• Incluir observaciones adicionales: si hay cualquier otra información que sea importante para el trabajo, se debe incluir en la sección de observaciones adicionales.

• Revisar y firmar: finalmente, se debe revisar cuidadosamente el parte de trabajo para asegurarse de que esté completo y preciso. Debe ser firmado por el trabajador y el supervisor para verificar la exactitud de la información registrada.

Una plantilla de RR.HH. puede estar destinada a funciones muy diversas. Así pues, puede tratarse de un modelo de contrato de trabajo, una política interna de la empresa (como el trabajo a distancia) o una checklist para el onboarding que garantice una experiencia agradable al empleado que se incorpora.

A pesar de esta diversidad de usos, todas tienen una gran ventaja en común, y es que agilizan los procesos y garantizan su coherencia tanto para gestores como para destinatarios. Cuando se dispone de una plantilla, los flujos de trabajo son más fáciles de ejecutar y, en consecuencia, los empleados se sienten más satisfechos.

Estas son algunas de las opciones más populares:

• checklist para el onboarding

• cartas de rechazo de un candidato

• correos electrónicos de presentación de los nuevos empleados

• cartas o correos electrónicos de invitación a entrevistas

• documentos relevantes sobre las políticas internas de la empresa

• contratos de trabajo de todo tipo

A pesar de tener un contenido común, se trata de documentos que deben personalizarse. Con Personio, podrás crear marcadores en tus plantillas para que estas se completen automáticamente con los datos del empleado destinatario del documento. 

Para cualquiera a quien pueda resultar útil. Puedes usarlas con empleados actuales o futuros, con autónomos o contratistas, con gestores o con los directivos de la empresa. Una plantilla de RR.HH., si está bien hecha, ha de poder dar respuesta a una amplia variedad de actores. Algunos de los puestos que pueden beneficiarse del uso de estas plantillas incluyen:

• Gerentes de Recursos Humanos: estos profesionales pueden utilizar estas plantillas para gestionar los procesos de selección de personal, establecer descripciones de trabajo claras y precisas y llevar a cabo evaluaciones de desempeño efectivas.

• Supervisores de personal: pueden utilizar estas plantillas para llevar un seguimiento detallado de las tareas y actividades de su equipo y garantizar que se estén cumpliendo los objetivos y metas establecidos.

• Personal de mantenimiento, limpieza y reparación: el personal puede utilizar estas plantillas para registrar y documentar la información relevante relacionada con sus actividades laborales, como las horas de trabajo, las tareas realizadas, los materiales utilizados, y los problemas encontrados.

Las plantillas te brindan la oportunidad de racionalizar y agilizar casi todos los procesos centrales de Recursos Humanos. Esto se debe a que parte del trabajo se automatiza y lo único que hay que hacer es asegurarse de que la información correcta está puesta en los sitios adecuados.

Por ejemplo: imaginemos que has encontrado al candidato perfecto para tu empresa. Utilizando las plantillas para reclutamiento de personal puedes contactar con él, programar una entrevista, hacer un seguimiento, y todo ello con tan solo unos pocos clics. 

El ahorro de tiempo que estas suponen permite al Departamento de Recursos Humanos centrarse en asuntos más estratégicos, en lugar de dedicar su tiempo a redactar correos electrónicos o contratos.

Personio es un software de Recursos Humanos que incluye una amplia variedad de herramientas y funcionalidades para la gestión de personal. Uno de los beneficios principales de Personio es su capacidad para crear y personalizar plantillas de RR. HH. de manera rápida y sencilla. Algunas de las características que hacen especial a Personio en este aspecto incluyen:

• Personalización: Personio permite personalizar las plantillas de RR. HH. según las necesidades específicas de cada organización. Los usuarios pueden crear y editar fácilmente los campos y secciones de las plantillas y agregar o eliminar información según sea necesario.

• Integración: Personio se integra con una amplia variedad de herramientas y aplicaciones de terceros, lo que facilita la importación y exportación de datos y la integración con otros sistemas de gestión empresarial.

• Automatización: Personio permite automatizar muchos aspectos del proceso de gestión de personal, incluyendo la creación de plantillas de RR. HH. y la generación de informes y análisis.

• Colaboración: Personio permite a los usuarios colaborar y compartir información y documentos de manera eficiente y segura, lo que facilita la colaboración y la toma de decisiones en equipo.

• Seguridad: Personio garantiza la seguridad y la privacidad de los datos de la organización, cumpliendo con los estándares de seguridad de la información y las regulaciones de protección de datos.