Cronograma: ¿qué es y cómo se crea?

Un cronograma es un recurso que busca establecer una ruta de actividades específicas que deben cumplirse en determinados plazos de tiempo para la consecución de un objetivo. En otras palabras, cuando una persona o una empresa quieren conseguir un objetivo, como, por ejemplo, entregar un producto o proyecto a un cliente, es posible desarrollar un itinerario desglosando esa meta más grande en pequeñas tareas, lo cual facilita todo el proceso.

Se trata de crear el mejor paso a paso posible para garantizar el cumplimiento de los objetivos en los plazos establecidos y, en muchas ocasiones, exigidos por los clientes o las entidades encargadas de financiar el proyecto.

Perseguir objetivos sin una ruta clara no es una buena estrategia para conseguir alcanzarlos. Sería como si una persona condujera sin rumbo por una ciudad intentando salir de ella para darse cuenta, al final, de que está en una carretera que no la llevará al destino al que necesita llegar.

En lugar de ello, lo ideal sería usar los recursos disponibles para encontrar la mejor ruta hacia la carretera correcta. Estos son los beneficios que pueden obtenerse a partir de la creación de un plan de proyecto:

• Es una manera de asegurarse de que se empieza siempre por las tareas que sirven de base para facilitar el resto.

• Ayuda a encontrar o establecer la mejor ruta para alcanzar el objetivo final.

• Permite detectar los posibles inconvenientes con los que la persona o la empresa se pueden topar y prepararse para afrontarlos.

• Es una forma de identificar, buscar y organizar los recursos imprescindibles para el proyecto.

• Proporciona cierto nivel de certeza de cuándo será posible entregar resultados finales.

• Ayuda a establecer alianzas con entidades o personas afines a los objetivos de la empresa o el departamento.

• Facilita la evaluación del desempeño laboral.

• Evita o reduce el derroche de recursos esenciales.

En general, las empresas, instituciones o cualquier tipo de organización, especialmente en el Departamento de Recursos Humanos, se benefician de los cronogramas como herramientas que permiten reducir costes, optimizar el uso de recursos, sortear imprevistos y garantizar resultados en determinadas fechas límite.

En este mundo no todo es color de rosa, y las herramientas de gestión de proyectos no son una excepción. También tienen sus desventajas o puntos débiles, que deben tenerse muy en cuenta a la hora de implementarlas. En cualquier caso, a continuación se ofrece un consejo para afrontar cada desventaja:

• Cuando se planifican bien, ofrecen las mejores rutas posibles para llevar a buen término un proyecto, pero no son una garantía absoluta de que esto vaya a ser así.

Consejo: es importante ser consciente de que estas herramientas no aseguran al 100 % el éxito del proyecto, por lo que siempre conviene tener un plan B.

• Los problemas no contemplados pueden tumbar la totalidad del proyecto y, con ello, los recursos invertidos en la creación del calendario de hitos.

Consejo: puede resultar de gran utilidad complementar el cronograma con una actualización diaria de las eventualidades internas y externas que puedan afectar a la organización del proyecto.

• Equivocarse en el diseño de una de las tareas base para la consecución del proyecto sería perjudicial para las actividades que dependen de dicha tarea.

Consejo: es recomendable generar, en primer lugar, un borrador, y no una versión final. Discutir este borrador con los integrantes de la organización ayudará a detectar posibles eslabones débiles que puedan generar un efecto en cadena adverso para el proyecto.

• Diseñar y desarrollar itinerarios de trabajo implica la inversión de recursos que pueden acabar desperdiciándose si no se sigue la planificación correctamente.

Consejo: es necesario asegurarse de contratar personal cualificado para la gestión de proyectos como parte del equipo de Recursos Humanos o, sencillamente, formar en esta materia a los integrantes actuales.

• Los proyectos más grandes, generalmente, se subdividen en infinidad de tareas que pueden generar confusión entre los integrantes del equipo.

Consejo: establecer roles claros y asignar responsabilidades específicas para actividades concretas resultará de gran ayuda. Muchas veces, el panorama general de un proyecto solo necesita ser visto por los líderes de equipo y los directivos, mientras que los demás integrantes pueden limitarse a ver las secciones que les corresponden.

En resumen, los cronogramas no son fórmulas mágicas que aseguren el cumplimiento exitoso de cada proyecto, pero sí que incrementan considerablemente las probabilidades de llevar a cabo el proceso de la mejor manera posible.

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Existen muchos modelos de planificación de proyectos diferentes. A continuación se mencionan los más utilizados, que destacan por su versatilidad, precisión y usabilidad:

También conocido como diagrama de Gantt, este modelo es uno de los más populares para la gestión de proyectos. Su funcionamiento es bastante sencillo, ya que se compone de tres elementos claves:

• Lista vertical con las actividades o tareas específicas a la izquierda.

• Lista superior horizontal para el control de las horas, días, semanas y/o meses de entrega.

• Entre ambas, barras horizontales cuyas longitudes representan los lapsos de cumplimiento de cada tarea y los puntos de interconexión entre aquellas que comienzan cuando otra termina.

Es un modelo versátil y válido para prácticamente cualquier tipo de organización.

El diagrama de PERT (“técnica de revisión y evaluación de programas”, por sus siglas en inglés) es una técnica de programación y organización de proyectos centrada en las interrelaciones que pueda haber entre las distintas tareas específicas para alcanzar un objetivo general.

Bajo este enfoque se garantiza que las tareas no entren en conflicto entre sí. Para asegurar interrelaciones fáciles y claras, este modelo tiene un diseño similar al de los mapas conceptuales, con palabras claves y líneas de interconexión.

Se trata de una modalidad similar a la de Gantt, puesto que se compone de hitos, es decir, tareas o actividades, por un lado, y fechas de inicio y finalización por otro. La herramienta es sencilla y flexible, y se puede adaptar, por ejemplo, a variables como el absentismo laboral de un empleado clave para el proyecto.

La preparación de un buen cronograma es algo que, en sí mismo, necesita un paso a paso diseñado en fases ajustadas a las particularidades de cada organización. A grandes rasgos, es posible identificar cuatro pasos imprescindibles:

Antes que nada, es necesario desglosar los objetivos generales del proyecto en las tareas específicas que se precisa desarrollar para alcanzarlo. Gracias a esto, será posible asignar roles y responsabilidades a los integrantes más adecuados del equipo y, de ser necesario, incorporar a otros. Aquí será particularmente valioso recompensar la dedicación de los involucrados más comprometidos con el éxito colectivo y no premiar el presentismo laboral.

A partir de la fase anterior, será igualmente viable detectar aquellas interrelaciones entre las múltiples tareas a realizar. Por ejemplo, aquellas que se pueden desarrollar simultáneamente para optimizar recursos, las que dependen de la culminación de otras para iniciarse, o las que se pueden empezar a desarrollar a partir de los avances intermedios de otras actividades.

En este punto, se obtendrá un panorama más completo de lo que implica avanzar con cada tarea (financiamiento, materiales, herramientas, contactos, alianzas, personal, etc.). Como consecuencia, será posible contar con una mayor capacidad para establecer plazos de ejecución más realistas, al mismo tiempo que rentables para la empresa.

Por último, basta con unificar las tareas desglosadas y los tiempos establecidos para recrear un calendario de proyecto intuitivo y accesible para todos, de modo que se puedan aportar comentarios y sugerencias antes de considerarlo como una versión final.

La planificación de proyectos con plazos de ejecución no es algo nuevo, sino que se usa desde hace muchas décadas, cuando estos planes se redactaban a mano. Ahora es posible utilizar softwares de planificación y organización de proyectos para facilitar aún más las cosas. Estas son algunas herramientas que pueden resultar de gran utilidad:

Este tipo de herramientas, sobre todo la primera, ha sido durante muchos años el más básico para representar, por ejemplo, un diagrama de Gantt utilizando sus celdas, fórmulas y funciones de resaltado con color.

Es una excelente alternativa para representar gráficamente las distintas tareas y actividades específicas que se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo general. Tiene la ventaja de incluir, por ejemplo, los recursos disponibles y los que se deben buscar, las horas complementarias que se requirieron para determinadas tareas o los actores claves de cada actividad.

Se basa en el uso de tarjetas de asignaciones específicas con plazos de entrega y los responsables necesarios para cada caso. Dichas tarjetas pueden ser nombradas como “tareas por hacer”, “tareas en curso” y “tareas completadas”. Además, cada una cuenta con un sistema de chat para que los responsables de ejecutarlas (y los directivos) puedan compartir información relevante de cara al proyecto.

Es importante mencionar que también existen plataformas digitales que nacieron específicamente para crear cronogramas empresariales, académicos, corporativos, científicos e, incluso, gubernamentales. Un ejemplo de ello es el software de Microsoft Project, que, a diferencia de las alternativas anteriormente señaladas, es de pago.

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Como ya se ha comentado, los cronogramas son herramientas de gestión de proyectos que pueden resultar realmente útiles si se planifican y diseñan de la manera adecuada. Sin embargo, un cronograma no es una garantía del cumplimiento de los plazos del proyecto, y hay ocasiones en las que, por diferentes motivos, puede darse el caso de que una empresa o un equipo no cumpla con lo establecido en el diagrama.

En estos casos, es indispensable, en primer lugar, saber analizar la situación para identificar cuáles han sido los motivos por los cuales no se ha cumplido el cronograma. Algunos errores frecuentes que pueden llevar a las empresas o equipos a no cumplir un plan de trabajo son, por ejemplo, contar con unos objetivos o unas prioridades que no están bien definidos o no son claros; establecer plazos o fechas de entrega demasiado estrictos o que no son realistas; una falta de compromiso por parte de los miembros del equipo; una falta de planificación, o imprevistos y cambios en el proyecto que no se tuvieron en cuenta al diseñar el cronograma.

Conocer las causas por las cuales no se ha cumplido el cronograma ayudará a evitar estos errores en el futuro. Es esencial no castigarse, reflexionar, evaluar la situación y aprender de aquellos aspectos que no han funcionado tan bien como el equipo esperaba. De esta manera, será posible llevar a cabo una planificación más precisa al organizar otros proyectos. Por ejemplo, el uso de los objetivos SMART puede ayudar enormemente a resolver algunos de estos problemas.

Por otro lado, también es importante que, cuando una empresa ve que no podrá cumplir el cronograma establecido, avise e informe a las partes que puedan verse afectadas, intente ofrecer soluciones y proponga un nuevo plazo o fecha de entrega. En caso de no cumplir alguna de las partes o tareas del diagrama, la empresa deberá analizar si necesita modificar y actualizar el resto del cronograma para cumplirlo.

Existen muchos tipos de cronogramas, y son muchos los aspectos del día a día de la empresa y los tipos de proyectos que pueden organizarse mediante esta herramienta. El diseño más adecuado dependerá siempre de los objetivos de la organización y del tipo de proyecto. A continuación se ofrecen tres ejemplos de cronogramas que pueden resultar de gran utilidad.

Un cronograma de hitos es una buena opción para organizar la creación de contenido de la página web o redes sociales de una empresa. Será necesario indicar, en una primera columna o en la parte izquierda, el nombre de la tarea o fase. Algunos ejemplos son redacción, edición, publicación, evaluación del impacto del contenido,… En la parte derecha del gráfico se indicará, con franjas horizontales, el inicio, finalización y duración de cada una de las fases.

En el caso de las empresas que organizan muchos eventos que requieren una planificación con varios meses o, incluso, un año de antelación, un cronograma también puede resultar de gran utilidad. Una buena opción es utilizar un calendario anual y emplear franjas horizontales de diferentes colores para indicar las fechas en las que es necesario llevar a cabo las diferentes tareas. En caso de tener que organizar varios eventos al mismo tiempo, también puede ser una buena opción asignar diferentes colores a cada uno de ellos. 

Aunque, en este caso, no se trata de un proyecto como tal, un cronograma de trabajo puede ser de gran ayuda, especialmente en periodos de vacaciones. Se trata de un diagrama o tabla en el que se indica información acerca de los horarios o las modalidades de trabajo de cada uno de los miembros del equipo. En una tabla, se indicarán, en la primera columna, los nombres de los empleados, y las demás columnas corresponderán a días o semanas. Así, será posible ver, de manera sencilla y visual, qué trabajadores están de vacaciones, quién trabaja a jornada completa y quién realiza jornada parcial, quién está de baja, quién trabaja de forma presencial o en remoto,…

La mejor manera de hacer cálculos verdaderamente aproximados a la realidad es designando a los propios responsables de cada actividad para hacerlos. Al fin y al cabo, son los especialistas en determinadas tareas los más adecuados para saber cuánto tiempo se necesita para completarlas satisfactoriamente. Después, será responsabilidad del planificador calcular el total del proyecto en conjunto y añadir tiempo extra para tener cierto margen ante posibles imprevistos.

Un ejemplo sería a la hora de gestionar bajas por enfermedad u otros problemas de los integrantes. Además, es interesante realizar estos cálculos teniendo en cuenta la legislación y el control de horas de los trabajadores, para tener una visión real de los plazos de tiempo.

Considerando que no existe un único entorno empresarial, es necesario que cada empresa adopte el modelo que mejor se ajuste a sus necesidades y objetivos. Por ejemplo, para un proyecto de construcción, vendría bien el modelo Gantt, mientras que, para una agencia de contenidos, la mejor alternativa sería el modelo basado en hitos.

La recomendación general es que sean tan flexibles como sea posible, para facilitar la adaptabilidad del proyecto a factores inesperados que impacten directa o indirectamente en su desarrollo. Un ejemplo se puede ver al contemplar la posibilidad de trabajar horas extraordinarias para superar una tarea que, por cualquier motivo, sufriera algún retraso. Aquí se aplicaría una medida de flexibilidad básica.