¿Qué es un cronograma y cómo se crea?

Se trata de un recurso que busca establecer una ruta de actividades específicas que deben cumplirse en determinados plazos de tiempo para la consecución de un objetivo. En otras palabras, cuando tú o tu empresa quiere conseguir un objetivo (como entregar un producto o proyecto a un cliente), se puede desarrollar un itinerario desglosando esa meta más grande en pequeñas tareas para facilitar todo el proceso.

Se trata de crear el mejor paso a paso posible para garantizar el cumplimiento de los objetivos en los plazos establecidos y, en muchas ocasiones, exigidos por los clientes o las entidades encargadas de financiar el proyecto.

Perseguir objetivos sin una ruta clara es, en definitiva, la peor manera de alcanzarlos. Sería como conducir sin rumbo por una ciudad intentando salir de ella, para darse cuenta al final de que está en una carretera que no le llevará al destino al que necesita llegar.

En lugar de ello, lo ideal sería usar los recursos a tu alcance para encontrar la mejor ruta hacia la carretera correcta. Estos son los beneficios que puedes percibir a partir de la creación de un plan de proyecto:

• Asegúrate de comenzar por las tareas que sirven de base para facilitar el resto.

• Encuentra o establece la mejor ruta para alcanzar el objetivo final.

• Detecta los posibles inconvenientes con los que te puedas topar y prepáratepara ellos.

• Identifica, busca y organiza los recursos imprescindibles para el proyecto.

• Ten cierto nivel de certeza de cuándo podrás entregar resultados finales.

• Establece alianzas con entidades o personas afines a tus objetivos.

• Facilita la evaluación de desempeño laboral.

• Evita o reduce el derroche de recursos esenciales.

En general, las empresas, instituciones o cualquier tipo de organización, especialmente en el departamento de recursos humanos, se benefician de los cronogramas como herramientas que permiten reducir costes, optimizar el uso de recursos, sortear imprevistos y garantizar resultados en determinadas fechas tope.

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Modelos de planificación de proyectos hay muchos, pero destacamos tres de ellos por  su versatilidad, precisión, usabilidad y, por supuesto, su popularidad:

También conocido como diagrama de Gantt, este modelo es uno de los más populares para la gestión de proyectos. Su funcionamiento es bastante sencillo, ya que se compone de tres elementos clave:

• Lista vertical con las actividades o tareas específicas a la izquierda.

• Lista superior horizontal para el control de las horas, días, semanas y/o meses de entrega.

• Entre ambas, barras horizontales cuyas longitudes representan los lapsos de cumplimiento de cada tarea y los puntos de interconexión entre aquellas que comienzan cuando otra termina.

Es un modelo versátil, válido para prácticamente cualquier tipo de organización.

El diagrama de PERT (Técnica de revisión y evaluación de programas, por sus siglas en inglés) es una técnica de programación y organización de proyectos centrada en las interrelaciones que pueda haber entre las distintas tareas específicas, para alcanzar un objetivo general.

Bajo este enfoque se garantiza que las tareas no entren en conflicto entre sí. Para asegurar interrelaciones fáciles y claras, este modelo tiene un diseño similar al de los mapas conceptuales, con palabras clave y líneas de interconexión.

Se trata de una modalidad similar a la de Gantt, en cuanto a que se compone de hitos (tareas o actividades) por un lado, y fechas de inicio y finalización por otro. La herramienta es sencilla y flexible y se puede adaptar, por ejemplo, a variables como el absentismo laboral de un empleado clave para el proyecto.

La preparación de un buen cronograma es algo que, en sí mismo, necesita de un paso a paso diseñado en fases ajustadas a las particularidades de cada organización. A grandes rasgos, identificamos cuatro pasos imprescindibles:

Antes que nada, es necesario desglosar los objetivos generales del proyecto en las tareas específicas que se precisan desarrollar para alcanzarlo. Gracias a esto, será posible asignar roles y responsabilidades a los integrantes más adecuados del equipo y, de ser necesario, incorporar a otros. Aquí será particularmente valioso recompensar la dedicación de los involucrados más comprometidos con el éxito colectivo y no premiar el presentismo laboral.

A partir de la fase anterior, será igualmente viable detectar aquellas interrelaciones entre las múltiples tareas a realizar. Por ejemplo, aquellas que se pueden desarrollar simultáneamente para optimizar recursos, las que dependen de la culminación de otras para iniciarse, o las que se pueden empezar a desarrollar a partir de los avances intermedios de otras actividades.

En este punto tendrás un panorama más completo de lo que implica avanzar con cada tarea (financiamiento, materiales, herramientas, contactos, alianzas, personal, etc.). Como consecuencia, tendrás una mayor capacidad para establecer plazos de ejecución más realistas, al mismo tiempo que rentables para la empresa.

Por último, basta con unificar las tareas desglosadas y los tiempos establecidos para recrear un calendario de proyecto intuitivo y accesible para todos, de modo que se puedan aportar comentarios y sugerencias antes de considerarlo como una versión final.

La planificación de proyectos con plazos de ejecución no es algo nuevo, sino que se usan desde hace muchas décadas, cuando eran hechos a mano. Ahora es posible utilizar software de planificación y organización de proyectos para facilitar aún más las cosas:

• Windows Excel o Google Sheets: este tipo de herramientas, sobre todo la primera, han sido durante muchos años las más básicas para representar, por ejemplo, un diagrama de Gantt utilizando sus celdas, fórmulas y funciones de resaltado con color.

• Canva: es una excelente alternativa para representar gráficamente las distintas tareas y actividades específicas que se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo general. Tiene la ventaja de incluir, por ejemplo, los recursos disponibles y los que se deben buscar, las horas complementarias que se requirieron para determinadas tareas o los actores clave de cada actividad.

• Trello: se basa en el uso de tarjetas de asignaciones específicas con plazos de entrega y los responsables necesarios para cada caso. Dichas tarjetas pueden ser nombradas como: “tareas por hacer”, “tareas en curso” y “tareas completadas”. Además de que cada una cuenta con un sistema de chat para que los responsables de ejecutarlas (y los directivos) puedan compartir información relevante de cara al proyecto.

Vale mencionar que también existen plataformas digitales que nacieron específicamente para crear cronogramas empresariales, académicos, corporativos, científicos e incluso gubernamentales. Un ejemplo de ello es el software de Microsoft Project, que, a diferencia de las alternativas anteriormente señaladas, es de pago.

Aunque un cronograma puede tener distintos aspectos, un ejemplo de un cronograma típico de una agencia de contenidos puede tener, por ejemplo, estas seis fases para los proyectos que les pide su clientela:

1. Redacción

2. Edición

3. Entregados

4. Notificados al cliente

5. Facturados

6. Revisiones tras la entrega

En este mundo no todo es color de rosa. Y las herramientas de gestión de proyectos no son una excepción. También tienen sus desventajas o puntos débiles que deberás tener muy en cuenta a la hora de implementarlas. En cualquier caso, te ofrecemos un consejo para afrontar cada desventaja:

• Cuando se planifican bien, ofrecen las mejores rutas posibles para llevar a buen término un proyecto, pero no son una garantía absoluta de que esto vaya a ser así.

Consejo: sé consciente de que estas herramientas no aseguran al 100% el éxito del proyecto, por lo que siempre conviene tener un plan B.

• Los problemas no contemplados pueden tumbar la totalidad del proyecto y, con ello, los recursos invertidos en la creación del calendario de hitos.

Consejo: compleméntalo con una actualización diaria de las eventualidades internas y externas que puedan afectar.

• Equivocarse en el diseño de una de las tareas base para la consecución del proyecto sería catastrófico para las actividades que de ella dependen.

Consejo: que lo primero que generes sea un borrador y no una versión final. Discute este borrador con los integrantes de la organización para detectar posibles eslabones débiles que puedan generar un efecto en cadena adverso para el proyecto.

• Diseñar y desarrollar itinerarios de trabajo implica la inversión de recursos que se pueden ir a la basura si no se hacen correctamente.

Consejo: asegúrate de contratar personal cualificado para la gestión de proyectos como parte de tu equipo de Recursos Humanos o, sencillamente, capacita en esta materia a los integrantes actuales.

• Los proyectos más grandes, generalmente, se subdividen en infinidad de tareas que pueden generar confusión entre los integrantes del equipo.

Establece roles claros, designando responsables específicos para actividades concretas. Muchas veces, el panorama general de un proyecto solo necesita ser visto por los líderes de equipo y los directivos, mientras que los integrantes base pueden limitarse a ver las secciones que les corresponden.

En resumen, los cronogramas no son fórmulas mágicas que aseguren el cumplimiento exitoso de cada proyecto, pero sí que incrementan considerablemente las probabilidades de hacerlo de la mejor manera posible.

La variedad de modelos, herramientas y plantillas disponibles puede ser motivo de confusión para algunos. Estas son algunas de las dudas más habituales que se tienen sobre el tema:

La mejor manera de hacer cálculos verdaderamente aproximados a la realidad es designando a los propios responsables de cada actividad para hacerlos. Después de todo, son los especialistas en determinadas tareas los más adecuados para saber cuánto tiempo se necesita para completarlas satisfactoriamente.

Después, es responsabilidad del planificador hacer la suma total del proyecto en su conjunto y agregar tiempo extra como margen ante posibles imprevistos.

Un ejemplo estaría a la hora de gestionar ausencias por enfermedad u otros problemas de los integrantes. Además, es interesante realizar estos cálculos teniendo en cuenta la legislación y el control de horas de los trabajadores, teniendo así una visión real de los plazos de tiempo.

Considerando que no existe un único entorno empresarial, es necesario que cada empresa adopte el modelo que mejor se ajuste a sus necesidades y objetivos.

Por ejemplo, para un proyecto de construcción vendría bien el modelo Gantt, mientras que, para una agencia de contenidos la mejor alternativa sería el modelo basado en hitos.

La recomendación general es que sean tan flexibles como sea posible, para facilitar la adaptabilidad del proyecto a factores inesperados que impacten directa o indirectamente en su desarrollo.

Un ejemplo se puede ver al contemplar la posibilidad de trabajar horas extraordinarias para superar una tarea que, por cualquier motivo sufriera algún retraso. Aquí se aplicaría una medida de flexibilidad básica. 

Los cronogramas empresariales son recursos esenciales para hacer frente a la volatilidad de las dinámicas sociales que caracteriza a nuestra época. Una empresa que planifica y prevé saldrá mejor parada de situaciones inesperadas en comparación con una que no lo hace.

De hecho, más allá de los imprevistos, la organización temporal de los proyectos aporta enormes beneficios de cara al aprovechamiento eficiente de los recursos, ahorrando costes y mejorando la rentabilidad financiera de la organización.