Calcular las vacaciones en tu empresa: guía completa

Garantizar a los empleados un tiempo que les permita alejarse de la rutina laboral y descansar puede favorecer al incremento de la productividad y rendimiento en tu empresa.

Calcular las vacaciones de forma correcta es una tarea importante que forma parte de la gestión de recursos humanos, y que el departamento debe tomar con la seriedad que corresponde.

En general, no es un proceso complejo, pero dentro del universo de personas que impulsan una compañía cada empleado es único. La diversidad, en este sentido, incorpora elementos que pueden generar dudas al calcular cuántos días de vacaciones corresponden a un empleado. El trabajo empieza por el análisis de los diferentes casos para, posteriormente, seleccionar mecanismos óptimos para el manejo de esta labor.

Haz clic aquí para acceder a una de las muchas calculadoras de vacaciones que hay disponibles en la web. En ella, deberás consignar el salario mensual del empleado, dividirlo entre 30 y calcular el tiempo de descanso que le corresponde según los días trabajados. En los próximos apartados se explica detalladamente cómo calcular las vacaciones de un empleado.

Una opción viable para calcular las vacaciones en una empresa es implementar el uso de herramientas como Personio que automaticen el proceso e impulsen la autogestión. Pero, incluso si la empresa decide incorporar herramientas de apoyo para esta labor, el Departamento de Recursos Humanos debe conocer al detalle cómo calcular las vacaciones anuales de los empleados.

En principio, es un cálculo sencillo que se realizará en función de días naturales o días hábiles. El año trabajado contará del 1 de enero al 31 de diciembre; de forma que, aquellos empleados que se incorporen a la plantilla a mediados de este período, recibirán un tiempo de vacaciones proporcional a los días trabajados.

En este punto, puede parecer una labor algo lineal, pero existen consideraciones adicionales que traen a escena algunas variaciones. Los contratos temporales, los cambios de jornada, o la finalización de contrato son algunos ejemplos comunes de factores que permiten ilustrar posibles cambios en el cálculo de las vacaciones de un empleado.

Todo trabajador tiene derecho al disfrute de un mínimo de 30 días naturales o 22 días hábiles de vacaciones por cada año trabajado, según lo establecido en la empresa y/o el convenio que aplique. Los días naturales hacen referencia a todos los días del año (incluyendo domingos y festivos), mientras que los días hábiles sólo contemplan los días laborables. Las empresas y convenios pueden reservarse el derecho de ampliar este plazo, respetando siempre el mínimo establecido por ley. Es decir, siempre pueden mejorarlo.

Para el cálculo de vacaciones proporcionales se establecen los días de vacaciones por mes trabajado. Este número se consigue dividiendo los días de vacaciones que corresponden al año entre los 12 meses del año. Con ello se obtienen 2,5 días naturales (en el caso de contabilizar las vacaciones en base a días naturales) o 1,8 días hábiles por mes (en el caso de contabilizar las vacaciones en base a días hábiles). Esto también permite determinar los días libres proporcionales a disfrutar con una simple multiplicación (días de vacaciones por mes trabajado x meses trabajados).

Si bien las vacaciones son un derecho en el ámbito legal, el inicio de su disfrute se definirá de mutuo acuerdo entre la empresa y el trabajador. El empleado puede tomar sus vacaciones de forma fraccionada, si el convenio que aplica no menciona lo contrario.

Asimismo, el período de vacaciones siempre debe comenzar en un día laborable, descartando festivos o días considerados inhábiles dentro del calendario. Cabe destacar que en España los sábados son considerados como días inhábiles.

Para garantizar acuerdos y mantenerse dentro del marco legal establecido, algunas empresas deciden adoptar normativas especiales que determinen un orden de prioridad, como establecer grupos, definir un número máximo de personas que pueden ausentarse simultáneamente, o dar prioridad a los empleados para la selección de su fecha de inicio de vacaciones en función de los años de servicio.

En el marco legal en que nos encontramos no está permitida la compensación con una suma económica correspondiente por las vacaciones no disfrutadas. Sin embargo, la ley considera casos excepcionales en los cuales, por diferentes motivos, el empleado no ha podido disfrutar de sus vacaciones.

En este contexto, cabe la posibilidad de calcular un pago que compense por el tiempo de vacaciones no disfrutado, como es el caso de jubilación o la finalización de contrato. Entonces, ¿cómo calcular el pago de vacaciones en estas situaciones? En ambos casos, se deben calcular, en base a los días trabajados, los días de vacaciones totales y restar los días ya disfrutados.

¿Hay solicitudes de ausencia pendientes de aprobación?, ¿quieres solicitar las vacaciones o la baja? Con Personio, tanto empleados como gerentes pueden gestionar las ausencias de manera autónoma con unos pocos clics. Así, el Departamento de RR. HH. tendrá una visión global de las ausencias de la plantilla y podrá dedicarse a tareas más estratégicas.

Planificador de vacaciones y gestión de ausencias

¿Hay solicitudes de ausencia pendientes de aprobación?, ¿quieres solicitar las vacaciones o la baja? Con Personio, tanto empleados como gerentes pueden gestionar las ausencias de manera autónoma con unos pocos clics. Así el departamento de RR. HH. tendrá una visión global de las ausencias de la plantilla y podrá dedicarse a tareas más estratégicas.

Gestiona ausencias, ¡sin papeleo y sin caos!

Sólo cuando la jubilación tenga lugar tras una situación de incapacidad corresponderá un pago al empleado por motivo de días de vacaciones no disfrutados. Dada esta situación inesperada, el trabajador se ve impedido del disfrute de sus días de descanso y es por ello que se considera la compensación monetaria.

En el contexto de una jubilación regular, si la persona no disfruta de los días de descanso correspondientes, perderá el derecho a compensación económica. En este sentido, se considera que el empleado ha renunciado a su derecho de forma voluntaria.

Por otra parte, la ley contempla la sustitución de las vacaciones por un equivalente en dinero cuando se produce la finalización de un contrato. Esto significa que, llegada la fecha de culminación de la relación laboral, si el empleado no ha disfrutado de los días de vacaciones que le corresponden anualmente, se calcula el monto equivalente y este se sumará al pago del finiquito del trabajador. Sucederá lo mismo en los casos de rescisión del contrato.

Los contratos indefinidos son los casos más sencillos en relación a cálculos de beneficios, pero las necesidades de una empresa pueden ser muy diversas y las situaciones de mercado muy cambiantes. Esto puede llevar a las empresas a generar otro tipo de contratos y modificaciones de jornada que influyen en la forma de calcular los días de vacaciones. Lo importante es recordar que la base del cálculo de las vacaciones siempre será en días trabajados.

Entre los casos más específicos se encuentran los trabajadores con contratos temporales que, como cualquier trabajador con contrato indefinido, tienen derecho a 30 días naturales de vacaciones anuales o 22 días laborables, salvo mejora de convenio. Esta condición es independiente del tiempo que dure el contrato, incluso si se trata de un contrato por horas. En este respecto, serán 2,5 días de vacaciones por mes, realizando el cálculo de vacaciones en base a días naturales, y 1,8 días de vacaciones al mes, en función a días laborables.

Los trabajadores temporales disfrutan de los mismos derechos que los empleados con contrato indefinido en cuanto a vacaciones se refiere. Sin embargo, no todos los trabajadores con contrato temporal están en las mismas condiciones en referencia al pago de las mismas. Es habitual, por ejemplo, que los trabajadores de ETT perciban un prorrateo correspondiente al descanso semanal en la nómina, con lo que tienen derecho a disfrutar de los días de vacaciones que les correspondan, pero esos días de descanso ya habrán sido remunerados mes a mes.

Por otro lado, a diferencia del contrato indefinido, en el caso del contrato temporal, el período de vacaciones está directamente asociado a la fecha de finalización del mismo. Esto significa que, el tiempo límite de disfrute de las vacaciones deberá establecerse previo a la culminación de la relación laboral.

Dependiendo del ámbito en el que se desempeñe una empresa, algunas épocas del año pueden requerir mayor demanda del servicio o producto que esta ofrece. Es común que, en fechas especiales, un incremento del volumen de trabajo genere la necesidad de un aumento de jornada laboral por parte de algunos miembros del equipo o su totalidad. El desarrollo de un proyecto también puede requerir un mayor número de horas de trabajo de personal específico para cumplir con los tiempos de entrega y garantizar la calidad.

Al incrementar la jornada laboral, será necesario recalcular la remuneración mensual del trabajador. Sin embargo, los días de vacaciones al año se mantienen igual. En este sentido, sólo afectará al pago de días de vacaciones no disfrutados, que aplica solo en caso de jubilación por incapacidad laboral o finalización de contrato.

Si, por el contrario, ocurre alguna situación en la que deba reducirse la jornada laboral de un empleado, aplicarán los mismos principios ya mencionados. El derecho a vacaciones por mes trabajado se mantiene, pero será necesario recalcular el pago por jornada acorde al nuevo horario. Del mismo modo que en los dos casos anteriores, el monto de los días de vacaciones no disfrutados debe ajustarse a la nueva jornada.

Planificar las vacaciones del personal

Gestiona las vacaciones de tus empleados con este práctico planificador automático de vacaciones en formato Excel. 

Descarga: Plantilla de Excel para planificar vacaciones

La incapacidad temporal no modifica el cálculo de las vacaciones que corresponden al empleado. Sin embargo, hay algunas consideraciones en referencia al tiempo de disfrute de las mismas.

En el caso de que las vacaciones de un empleado marcadas en el calendario de la empresa coincidan con una incapacidad temporal (I.T.), el trabajador tendrá derecho a disfrutar de sus vacaciones una vez finalizada su situación de incapacidad temporal, y siempre y cuando no hayan transcurrido más de 18 meses a partir del final del año en que haya tenido origen.

Existen casos concretos como son la incapacidad temporal por embarazo, parto o tiempo de lactancia, o por un periodo de suspensión de contrato, que presentan algunas consideraciones. En estas circunstancias, el empleado tiene derecho a disfrutar de su tiempo de descanso en fechas distintas, al finalizar la situación de incapacidad temporal o el periodo de suspensión, aunque haya terminado el año natural al que correspondan estos días de vacaciones.

¿Es posible que una empresa niegue las vacaciones a sus empleados? Repasando todo lo expuesto con anterioridad, la respuesta automática sería no, pero existen otros aspectos que entran en juego. Es cierto que las vacaciones laborales son un derecho, pero es importante que la decisión sobre las fechas de disfrute sea consensuada.

Por ejemplo, resultaría contraproducente para una compañía que todos los empleados de un departamento soliciten vacaciones dentro del mismo período de tiempo. De igual forma, si el responsable de un proyecto programa su tiempo de descanso y este coincide con fechas críticas de entrega previamente establecidas, la empresa puede verse en la necesidad de rechazar la solicitud de vacaciones.

El poder de negociación con el empleado, dentro del respeto y la comprensión, marcará una gran diferencia en la búsqueda de alternativas de solución. Enmarcar situaciones excepcionales como las mencionadas dentro del contrato servirá como punto de partida para alcanzar un equilibrio que beneficie tanto al trabajador como a la empresa. De la misma manera, la implementación de una herramienta como Personio puede simplificar la coordinación de actividades a través de un calendario vacacional que garantice la continuidad operativa.

El Estatuto de los Trabajadores no explica con claridad si el trabajador puede trasladar vacaciones al año siguiente. En estos casos, se debe acudir a la jurisprudencia previa, en donde se especifica claramente en varias sentencias que las vacaciones deben consumirse en el año natural correspondiente.

Bien es cierto que hay excepciones a este planteamiento. Si las vacaciones coinciden con un periodo de incapacidad temporal el trabajador no pierde el derecho a disfrutarlas, aunque sea en el año siguiente. En concreto, cuenta con 18 meses a partir del mes en el que se había originado el derecho a esas vacaciones. 

Si se trata de una incapacidad por embarazo, parto o lactancia natural el empleado sí puede disfrutar sus vacaciones aunque haya finalizado el año natural.

Si un trabajador no se coge vacaciones, sin ninguna de estas justificaciones de por medio, la empresa debe informar convenientemente de que no ha disfrutado de las mismas. 

Si tras esos avisos el trabajador sigue sin informar sobre qué días del año en curso se cogerá vacaciones, podría perder su derecho. No las puede trasladar motu proprio y sin motivo al año siguiente.

Las horas extraordinarias son las horas de trabajo que se realizan más allá de la jornada ordinaria de trabajo. Si no se abonan, deben ser compensadas mediante descanso equivalente en los cuatro meses posteriores a su realización.

Este cálculo suele realizarse cuando hay un despido o una finalización de contrato y se quiere saber qué finiquito corresponde. Este finiquito hace referencia a conceptos de nómina que aún quedan pendientes de abonar, como las propias vacaciones u horas extras. 

La indemnización es otra cuestión que se da en casos de despido. Se trata de una compensación económica según el tipo de despido, y no tiene que ver con las vacaciones.

Volviendo al cálculo de las vacaciones para el finiquito: Juan ha trabajado cuatro meses y es despedido, sin haber disfrutado de vacaciones en lo que va de año. 

Por cada mes trabajado le corresponden 2,5 días de vacaciones. En consecuencia, ha acumulado 10 días de vacaciones que aún no ha consumido. Deberá multiplicar su sueldo diario por el número de días de vacaciones pendientes. El resultado debe incluirse como una de las cuantías a abonar a la entrega del finiquito.

Los días naturales son todos los días del año, incluyendo aquellos considerados no hábiles o no laborales, como los sábados, los domingos y los festivos. La operación para calcular los días naturales de vacaciones es 30 / 12, lo cual da 2,5 días naturales de vacaciones al mes.

30 días naturales de vacaciones son 30 días laborables y no laborables. Es decir, no importa si el día es festivo o fin de semana para el cálculo.