Cómo escribir una carta de recomendación laboral

Una carta de referencia laboral es un documento que explica las funciones y el desempeño que ha tenido un empleado en la empresa. 

Normalmente se utilizan para que los candidatos puedan mostrar su potencial en procesos de selección de vacantes a las que se desea acceder. Por lo tanto, su contenido es positivo, alaba determinadas características, conocimientos o actitudes que puedan ser de valor para el puesto que se pretende.

Aunque en la práctica la decisión de contratar a un candidato no se basa solo en las recomendaciones de antiguos empleadores, sí es cierto que se le da mucha credibilidad. Puede ocurrir que, incluso, se contacte a la empresa anterior por teléfono para pedir referencias.

Es importante señalar que no es el único tipo de carta de recomendación que existe. Así, debe distinguirse de:

• Cartas de recomendación académica: las presenta un candidato a un puesto para estudiar en una universidad o cuando se solicita una beca. Suele encargarse de su redacción un profesor o una institución en la que el referenciado ha estudiado anteriormente.

• Cartas de recomendación personal: es un documento más comprometido para la persona que lo redacta, pues da fe, por medio de él, de los valores personales de otra persona. Suele emplearse para obtener un trabajo, una beca o para alquilar un piso, por ejemplo.

Lo primero que hay que tener claro es que la persona encargada de redactar una carta de recomendación laboral no puede ser cualquier empleado. 

Lo ideal sería que el emisor fuera un superior directo, alguien que haya tenido suficiente relación con la persona que se recomienda y que pueda proporcionar referencias fiables sobre su desempeño, aunque también es posible que la redacte alguien del Departamento de RR. HH. 

Lo fundamental es que el emisor disponga de toda la información necesaria sobre la evolución, los resultados alcanzados, los conocimientos y las habilidades del trabajador en cuestión.

Así es como debe estructurarse este documento:

• Membrete. Aquí figura el nombre del empleador y la fecha de emisión. Una buena opción es emplear el papel corporativo de la empresa.

• Título y encabezamiento. Aquí se debe introducir el título “Carta de referencia laboral del empleado XX” y a quién se dirige, aunque lo más común es emplear una fórmula impersonal. Muchas veces se emplea en esta parte un cuerpo de letra y una tipografía diferente a la del resto del documento.

• Datos básicos del empleado. Nombre y apellidos, fecha de nacimiento, dirección, tipo de empleo y duración de la relación laboral.

• Identificación del emisor y descripción de la empresa. El emisor de la carta debe presentarse e incluir información relevante sobre la empresa (nombre, sector, producto o área de actividad, tamaño de la empresa o número de empleados, sede social y, en caso de que proceda, la ubicación y la forma jurídica).

• Descripción del puesto de trabajo. Aquí se describen las tareas del empleado, tanto las actividades principales, como las secundarias y sus mayores logros. En la práctica, puede ser útil que esta parte la elabore el propio empleado y que se la envíe al Departamento de Recursos Humanos o a su superior directo. Te recomendamos que clasifiques las tareas según su relevancia; pues puede ser útil mencionar las más importantes al principio y al final de esta parte e incluir las tareas secundarias en la sección central.

• Evaluación del desempeño. Disposición para el trabajo y capacidad de llevarlo a cabo, conocimientos técnicos, logros y, en su caso, habilidades de liderazgo.

• Evaluación del comportamiento social. ¿Cómo se comportó el empleado con sus superiores, compañeros, clientes y proveedores de servicios?

• Despedida. Quien realiza la carta plantea aquí un cierre en el que deja sus datos de contacto, con la intención de que el lector pueda contactar con él para aclarar cualquier duda en relación con la información expuesta.

• Lugar, fecha y firma.

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En este documento deben recalcarse las aptitudes del candidato en cuestión, así como sus mayores logros durante el tiempo que duró la relación contractual con la empresa. 

Existen, por lo tanto, una serie de elementos de evaluación que deben incluirse para garantizar la calidad de dicha carta de referencia laboral:

• Competencia profesional: conocimientos técnicos e informáticos, idiomas y cursos de formación continua.

• Aptitudes mentales y creativas en forma de expresión oral y escrita.

• Habilidades sociales en relación con la predisposición al cambio, rendimiento y responsabilidad.

• Capacidad de adaptación a nuevos métodos de trabajo. 

• Beneficios que ha aportado a la empresa de forma proactiva. 

• Habilidad para gestionar situaciones complejas.

• Comportamiento en la empresa hacia los superiores, compañeros y colaboradores, así como con los clientes.

Visto lo anterior, para hacer una carta de recomendación laboral es necesario disponer de una gran cantidad de información acerca del empleado. 

En este sentido, un software de RR. HH. permite conocer rápidamente el resultado de las diversas evaluaciones de desempeño que el empleado en cuestión fue recibiendo durante su carrera profesional en la empresa. 

Esto es una información muy valiosa para ejecutar adecuadamente una carta de recomendación, ya que aquí encontraremos datos sobre la progresión que ha tenido el trabajador, retos superados, objetivos cumplidos, etc.

Para redactar una carta de recomendación se deben seguir una serie de sugerencias y consejos que aseguren una correcta redacción y una estructura adecuada para el objetivo de este documento.

Revisa el currículum vitae del trabajador que quieres referenciar: te servirá de base para analizar sus logros y te permitirá reconocer rápidamente las aptitudes y cualidades más destacables del empleado.

El estilo de redacción debe ser directo. La información se ha de presentar de forma clara y concisa. La mejor carta de recomendación es aquella que concentra el mayor número de datos valiosos en el menor espacio posible, para que sirva realmente de ayuda al receptor. 

Cualquier tipo de frase vacía, circunloquio o terminología ambigua debe desaparecer del texto. Si se insertan estas construcciones se generará una impresión negativa, con un impacto contrario al que se busca con la redacción de este documento.

El contenido facilitado a través de nuestro sitio web (incluido el de carácter jurídico) solo pretende proporcionar información general no vinculante y no constituye en modo alguno un asesoramiento legal. La información presentada no sustituye ni pretende sustituir el asesoramiento legal de, por ejemplo, un abogado que aborde tu situación específica. A este respecto, queda excluida cualquier responsabilidad o garantía por la vigencia, la exactitud y la integridad de la información proporcionada.

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Existe una serie de elementos que no se deben incluir en este tipo de cartas.

No se debe escribir acerca de las circunstancias personales o familiares del empleado, ni mencionar problemas que hayan tenido lugar en su esfera privada. Es decir, no procede señalar las convicciones políticas o ideológicas del empleado, ni mencionar sus gustos o preferencias. 

Veamos una lista de los elementos que no se deben incluir:

• Conducta e incidentes ocurridos en el ámbito privado

• Afiliación a sindicatos o partidos políticos

• Embarazo (incluida la baja por maternidad)

• Ocupaciones secundarias

• Estado de salud

• Discapacidades graves

• Número de días de enfermedad, siempre que no se consideren significativos en relación con la jornada laboral

• Faltas que no afecten a la relación laboral

• Sospecha de infracciones penales

En Google encontramos diversas plantillas que puedes descargar. Sin embargo, son demasiado genéricas. El siguiente ejemplo es detallado y personalizado, con el objetivo de entender mejor cuáles son los objetivos concretos de este tipo de documento.

Agencia de publicidad Publitech

Barcelona, España

10 de junio de 2022

Carta de referencia laboral del empleado Martín Pérez Sánchez

A quienes corresponda:

Me dirijo a ustedes para hacerles saber que Martín Pérez Sánchez, nacido el 1 de diciembre de 1985, prestó servicios en nuestra agencia de publicidad Publitech como diseñador gráfico entre el 1 de febrero de 2018 y el 31 de marzo de 2022. 

Entre sus tareas, Martín se encargó del diseño de piezas gráficas publicitarias para campañas de importantes marcas. Con un manejo profesional de Adobe Photoshop, Adobe Illustrator y CorelDraw, entre otros programas, Martín ha sido uno de nuestros talentos más destacables de todo el Departamento de Diseño. Además, siempre ha manifestado interés por continuar capacitándose y actualizar sus conocimientos.

Por otro lado, Martín ha demostrado tener importantes competencias blandas, como la capacidad de liderazgo, rápida toma de decisiones, asertiva y con criterio, y excelentes habilidades comunicativas. Por último, ha sido siempre muy amable con sus compañeros de equipo y ha demostrado una gran lealtad hacia nuestra empresa. 

Quedo a disposición de quienes reciban esta carta para resolver posibles inquietudes que surjan. Pueden comunicarse conmigo al +34 111111111.

Les saluda atentamente,

Marta Martínez López

Directora de Publitech

Para solicitar una carta de recomendación laboral, el empleado debe ponerse en contacto con la persona adecuada dentro de la empresa. Normalmente su responsable o el Departamento de RR. HH. 

Se suele recurrir al primero por ser una persona que ha estado en contacto permanente con el empleado. En consecuencia, tiene conocimiento sobre cuáles eran las tareas que desarrollaba en la empresa y cuál ha sido su desempeño.

No es recomendable que un compañero de trabajo del mismo rango realice la carta. Lo indicado es que sea la persona que se encuentre inmediatamente por encima en el organigrama. 

Así, si la carta de recomendación es solicitada por el cocinero de un restaurante, lo lógico es que la carta sea redactada por el jefe de cocina o, quizá, por el encargado.

En empresas de cierto tamaño, lo habitual es contactar con el Departamento de Recursos Humanos para que ellos se comuniquen con la persona indicada para redactar la carta. 

En algunos casos, es posible que sean los propios trabajadores del Área de Recursos Humanos quienes se encarguen de la confección de la misma, aunque siempre tomando como referencia las opiniones del superior que ha trabajado con quien la solicita. 

En las empresas pequeñas, donde todos se conocen, la solicitud de este tipo de carta es más bien informal y el empleado puede pedirla directamente a su jefe o a algún superior. 

También es relevante que el solicitante dé un contexto adecuado a la necesidad de la carta, para que quien tenga que elaborarla pueda escribir la información más pertinente. 

Por ejemplo, si el empleado necesita la carta de recomendación para postular a un trabajo en el que se valoran las habilidades comunicativas, la persona encargada de redactarla debería focalizarse en destacar esos aspectos sobre otros.

Es importante recordar que se debe solicitar en formato word o PDF, por ser los más extendidos, con el objetivo de que el receptor pueda visualizarla sin problemas en cualquier dispositivo.

Las cartas de recomendación laboral suelen considerarse acciones de buena fe por parte de los empleadores hacia los empleados. En España no existen leyes que obliguen a las empresas a elaborarlas. 

Por ello, podríamos decir que todos los empleados tienen derecho a solicitar una carta de recomendación, aunque, del mismo modo, los empleadores tienen el derecho de decidir si elaborarla o no.

Sirve para probar ante una nueva institución las habilidades y el comportamiento que un trabajador ha demostrado en un trabajo anterior. 

La carta de recomendación no es un requisito a la hora de postularse a un trabajo. Sin embargo, existen algunas empresas que la solicitarán junto al CV. Por eso, conviene tener una carta de recomendación del trabajo más reciente preparada por si es necesario presentarla.