Gestión documental: claves para optimizar y digitalizar la administración de documentos en tu organización

La gestión documental en las empresas es el conjunto de prácticas, normas y técnicas usadas para generar, conservar, administrar y recuperar documentos. Hasta hace pocos años, todo esto se hacía en papel, en carpetas, libros y archivadores. Sin embargo, con la aparición de nuevas tecnologías informáticas, gran parte de los procesos de Recursos Humanos han sido digitalizados, lo que ha transformado radicalmente la disciplina. Hoy en día, cuando alguien habla de gestión documental, en general se supone que el proceso es, por lo menos en parte, digital.

La gestión documental afecta la administración de una empresa a distintos niveles. Para empezar, estandariza la creación de documentos administrativos, cosa que facilita el rastreo y el análisis de los procesos de producción. Pero eso no es todo: también intenta hacer que el acceso a los documentos sea fácil, rápido y seguro, tanto para consultarlos como para modificarlos, con sus correspondientes registros y atribuciones. Para eso, también es necesario contar con un sistema de almacenamiento y conservación que lo permita. Un sistema de almacenamiento racional también incluye modos para eliminar los archivos obsoletos o inútiles, cosa que evita la acumulación innecesaria de documentos y facilita los procesos de trabajo en general. 

La confidencialidad y la seguridad de la información son aspectos fundamentales de la gestión documental. Todas las empresas, independientemente de sus características, dimensiones y actividad profesional, deben tratar con una serie de datos en su día a día, los cuales pueden estar relacionados con los clientes, los proveedores, los trabajadores, ...

La ley establece que las empresas deben garantizar la protección de todos estos datos de carácter personal, y deben cumplir la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, la cual adapta la normativa española al Reglamento General de Protección de Datos, que es un reglamento europeo. Por lo tanto, las herramientas de gestión documental deben tener en cuenta estos aspectos legales y ayudar a las empresas a cumplir con estas normativas.

Hoy en día, la herramienta fundamental de la gestión documental es el document management software (software de gestión de documentos, DMS por sus siglas en inglés). Sin embargo, hay muchos tipos de DMS, y cada programa reúne en un solo lugar un gran conjunto de herramientas.

A pesar de que cada programa es diferente, hay ciertas funciones indispensables en cualquier software de gestión de documentos. La principal, por supuesto, es el almacenamiento: ¿El DMS guarda los documentos en un servidor privado, en la nube, o de forma híbrida? ¿Cómo de fácil es acceder a ellos?

También es importante pensar en la seguridad desde el punto de vista tanto de las copias que se realizan como de la encriptación. Por ejemplo, en relación con las copias de seguridad, es posible preguntarse: ¿el software guarda versiones anteriores de los documentos una vez son modificados? En cuanto a la encriptación, las empresas pueden hacerse las siguientes preguntas: ¿es seguro guardar archivos allí? ¿Cómo se pueden compartir con personas ajenas a la empresa?

Otra variable es la compatibilidad con otros programas, porque la creación de documentos suele ser un proceso transversal a todas las actividades de la empresa. Finalmente, está la posibilidad de convertir, digitalizar y editar distintos tipos de documentos, provenientes de diferentes fuentes. La mayoría de los DMS, por ejemplo, usan herramientas de inteligencia artificial para escanear documentos en papel y convertirlos en archivos informáticos fiables, legibles y manejables.

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Gestionar los archivos de manera eficiente y profesional supone muchas ventajas. Para empezar, y en términos generales, implica una simplificación general de las tareas administrativas: los empleados pierden menos tiempo de trabajo produciendo o buscando documentos, y también tienen la tranquilidad de saber que sus archivos están seguros y a buen recaudo. De forma más específica, una buena gestión documental supone las siguientes ventajas:

• Mejora las condiciones de seguridad. Un buen programa de control de archivos asegura que los documentos sensibles sean confidenciales y que solo estén al alcance de quienes estén autorizados. Eso protege a la empresa, tanto de los malentendidos internos, como de las amenazas externas.

• Aumenta la productividad. Si los procesos de creación, recuperación o modificación de los documentos son más rápidos, eso significa que los empleados pueden dedicarse a las tareas que generan más valor. Un estudio de McKinsey & Company reveló que el empleado promedio dedica casi un 20 % de su jornada laboral a buscar información. ¿Qué pasaría si en vez de ocuparse de recuperar tediosamente los documentos pudiera acceder a ellos con dos clics? La gestión del tiempo cambiaría completamente.

• Facilita el acceso remoto. Hoy en día, las empresas operan en forma de red. Rara vez están localizadas íntegramente en un solo edificio; ahora hay sedes, subsidiarias, colaboradores remotos, home office y empleados con jornadas flexibles. Para responder a esta demanda sin que esto suponga una disminución de la productividad, es fundamental contar con un sistema que permita el acceso remoto a los documentos de trabajo.

• Reduce los costes. La gestión documental eficiente previene las duplicidades, las sobreimpresiones y los malentendidos. Además, abarata los costes de almacenamiento y reduce la cantidad de impresiones en papel.

• Favorece el trabajo en equipo. El acceso simultáneo y remoto a los archivos tiene muchas ventajas. Por un lado, permite visibilizar los procesos que se superponen, lo que demuestra que son prescindibles; por otro lado, agiliza las colaboraciones, facilitando el uso simultáneo de los documentos.

• Simplifica la continuidad en los registros. Un buen sistema de gestión documental garantiza que haya registros fiables, accesibles y estandarizados de todas las actividades de la empresa. Eso clarifica los procesos productivos y permite un análisis minucioso de sus fortalezas y debilidades.

El objetivo de la gestión documental es facilitar el manejo de archivos dentro de una empresa. Lógicamente, eso significa que, en la medida de lo posible, y siempre y cuando resulte funcional, el sistema debe adaptarse a las necesidades de la empresa, y no a la inversa. Por lo tanto, distintos tipos de empresas requieren diferentes tipos de gestión documental. 

Es posible distinguir, en principio, cuatro tipos. El primero, y el más elemental, es solo un sistema estandarizado de nomenclatura y ubicación de los ficheros. La idea es básicamente contar con un procedimiento de creación, guardado e indexación. Esto es especialmente apropiado para empresas pequeñas, que no generan un volumen muy elevado de datos.

A medida que aumenta la escala, emergen también nuevos problemas. Por ejemplo, en relación con el almacenamiento, es importante preguntarse dónde conviene guardar todos esos documentos. La respuesta, por supuesto, depende de cada caso. Hoy en día, la mayoría de las empresas usan servicios de almacenamiento en la nube, ideales para el trabajo remoto y fácilmente escalables. Sin embargo, también existen los sistemas on-premise (‘en local’), que guardan los documentos en servidores privados, propiedad de la empresa. Esto es especialmente común en empresas que almacenan datos sensibles, como bancos o compañías privadas de salud.

Finalmente, como último nivel en la escala, existe el enterprise content management (gestión de contenidos empresariales, ECM por sus siglas en inglés). El ECM no es tanto una práctica específica como un enfoque: el objetivo es concentrarse en la gestión documental, ya sea on-premise, en la nube o híbrida, para abarcar todos los ámbitos de la empresa. Involucra desde la conversión de los archivos en papel a digitales, hasta el aprovechamiento de la información usando big data.

La implementación de un nuevo sistema de gestión documental suele ser un proceso largo y delicado. Al tratarse de un tema tan importante, es fundamental garantizar que el sistema sea compatible con todos los otros programas y procesos en funcionamiento; que todos los empleados sepan usarlo, incluso los nuevos, y que esté disponible en todas las etapas necesarias.

También es posible mejorar un sistema existente. En este caso, solo hace falta tener en cuenta algunas líneas generales de acción y estar dispuesto a perfeccionar el sistema donde haga falta. Algunos consejos que deben tenerse en cuenta son:

Es indispensable en cualquier plan de mejora hacer primero una evaluación objetiva. ¿En qué condiciones está el sistema de gestión de archivos de la empresa? ¿Cuáles son sus fortalezas y cuáles son sus debilidades? ¿Cómo trabaja la competencia? Sin un diagnóstico, no hay cura posible.

Después de determinar la posición de tu empresa, concéntrate en los puntos accionables. ¿Dónde es posible actuar para obtener una mejora concreta? Puedes dividir esas oportunidades en objetivos a corto, medio y largo plazo. Al mismo tiempo, en paralelo a las oportunidades, también puedes detectar las amenazas. ¿Qué situaciones peligrosas es posible evitar? Tu plan de mejora debería partir de un equilibrio entre esos dos puntos: aumentar la eficiencia y disminuir el riesgo.

Una vez tengas claras tus intenciones, puedes pasar a elaborar un plan de trabajo. Es fundamental que sea lo más realista posible, porque de lo contrario corres el riesgo de quedarte en el camino o de no poder evaluar correctamente los cambios. Incluye, cuando sea posible, fechas, fases y acciones concretas. No te olvides de poner metas alcanzables y de dividir los objetivos mayores en distintas etapas más cortas. Cumplir metas y finalizar etapas es estimulante y facilita el seguimiento del plan.

Dicen que, a veces, el remedio es peor que la enfermedad. En muchos casos, los planes de mejora demasiado ambiciosos terminan en el peor escenario posible: los dos sistemas de gestión corren paralelos, duplicando en vez de simplificando el trabajo administrativo. Un ejemplo de esto serían las empresas que, sin razón, tienen versiones digitales y físicas de todos sus archivos. Una buena forma de evitarlo es ser meticuloso en el proceso de mejora, asegurándose de que cada etapa está bien definida antes de pasar a la siguiente y estableciendo un sistema claro de parámetros para evaluar los resultados de las reformas.

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Desde que una persona crea un nuevo documento hasta que este se archiva o se destruye, existen diferentes fases. En términos generales, estas son las principales etapas que componen el ciclo de vida de los documentos:

En esta primera etapa, se genera el borrador del documento, que tendrá una estructura concreta y pasará por diferentes fases o departamentos de la organización. Es importante que este documento cumpla unas normas determinadas en cuanto a la redacción, para que todos los trabajadores que deban consultar este documento o trabajar con él puedan comprenderlo.

En esta fase, se etiquetan los documentos mediante metadatos, los cuales proporcionan información y contexto en relación con el contenido de cada documento.

En esta fase, los diferentes trabajadores que de alguna manera han estado involucrados con el documento deben trabajar conjuntamente para definir los niveles de acceso del documento en cuestión.

La empresa debe decidir cuál de las diferentes versiones del documento entregará a los trabajadores que se ocuparán de editarlo. En esta fase, la organización deberá asegurarse de que el documento cumple un control de calidad.

Finalmente, la empresa decidirá qué documentos deben conservarse y cuáles deben eliminarse. Es importante tener en cuenta que la normativa vigente establece que hay ciertos tipos de documentos, como los de carácter fiscal o laboral, por ejemplo, que deben conservarse durante un periodo determinado de tiempo.

Durante mucho tiempo, la gestión documental se llevó a cabo manualmente y en formato físico. Las empresas grandes tenían inmensos depósitos con filas y filas de bibliotecas, cada una de ellas llena de carpetas y cajas con documentos. Esto suponía, al mismo tiempo, que había personas encargadas de gestionar ese sistema, especialistas en navegar entre libros, papeles, fotocopias y sobres. La labor de esos archivistas era fundamental, porque, de otra forma, la información importante se habría perdido de las peores formas posibles: corrompida por el tiempo o sepultada por información irrelevante.

Sin embargo, muchas cosas han cambiado en los últimos años. Hoy en día, un DMC puede encargarse de almacenar, conservar, recuperar, atribuir y eliminar la mayoría de los documentos importantes dentro de una empresa. Y puede hacerlo de forma mucho más eficiente que un humano, por un coste mucho menor. Por si fuera poco, la automatización ofrece toda una serie de posibilidades, como el trabajo remoto, la colaboración en simultáneo o el acceso a versiones previas, que en sistemas anteriores no estaban disponibles.

De todas las formas de automatización de la gestión documental, la gestión en la nube es probablemente la más popular. Esto implica delegar el almacenamiento en una empresa especializada. En vez de afrontar el coste de comprar servidores, ubicarlos y mantenerlos con equipo y personal especializados, se terceriza esa actividad a un equipo de especialistas, por una tarifa mensual. En general, las empresas encargadas de la gestión documental en la nube tienen también su propio software, de manera que se accede al paquete completo: no solo solucionan el almacenamiento y la conservación, sino que también proveen motores de búsqueda, sistemas de autenticación, barreras de seguridad y procedimientos de modificación o borrado.

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Además, Personio agiliza la gestión de Recursos Humanos, ya que permite almacenar y consultar los datos de todos los empleados en un mismo lugar y acceder de manera práctica a información relacionada con las nóminas, los expedientes de los trabajadores, las horas trabajadas o las ausencias, entre otros aspectos.

Por un lado, el concepto de gestión documental hace referencia al almacenamiento, la administración y el control de diferentes documentos y archivos relacionados con la gestión de una empresa. Por otro lado, la gestión de contenidos empresariales también abarca, además de documentos, otros tipos de contenidos, como pueden ser correos electrónicos o materiales audiovisuales, entre muchos otros.

Las empresas deben cumplir la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, la cual está muy relacionada con la gestión documental.

Aunque no todas las empresas están obligadas a digitalizar la documentación, este proceso supone importantes ventajas para las organizaciones, ya que proporciona un acceso mucho más práctico y ágil a la documentación y, además, resulta beneficioso para el cumplimiento de normativas legales.