Productividad laboral: qué es y cómo fomentarla

El concepto productividad laboral hace referencia al rendimiento o la eficiencia de un proceso mediante el cual un trabajador, un equipo de personas o una máquina produce una cantidad determinada de bienes o completa un número concreto de tareas en un periodo de tiempo y empleando unos recursos específicos. Por lo tanto, para determinar la productividad laboral se tienen en cuenta, principalmente, tres aspectos: los recursos necesarios para que los trabajadores, departamentos o máquinas lleven a cabo unas tareas, vendan unos servicios o produzcan unos bienes; el periodo de tiempo necesario para que esto suceda; y los resultados obtenidos.

Es necesario remarcar que la productividad laboral no vendrá únicamente determinada por la manera en la que los trabajadores llevan a cabo sus tareas, sino también por otros factores, como la forma en la que la empresa gestiona la comunicación entre los diferentes equipos y departamentos, los recursos de los cuales los empleados y la empresa disponen o las metodologías de trabajo que se siguen en la empresa.

Como ya se ha mencionado, la productividad en el trabajo es uno de los principales aspectos para un funcionamiento adecuado y un crecimiento constante de una empresa. Por lo tanto, es imprescindible saber cómo medir esta productividad y conocer qué métodos o estrategias pueden ayudar a incrementarla.

Medir la productividad laboral es esencial por varios motivos. En primer lugar, te permitirá conocer tanto tu empresa como a tus empleados con mayor detalle, además de que sabrás qué aspectos de la empresa son los que mejor funcionan y cuáles podrían mejorarse para aumentar la productividad. También podrás comprobar la eficacia de las diferentes estrategias y metodologías de trabajo utilizadas e identificar cambios que deberían realizarse.

Por otro lado, medir la productividad de tu empresa de la manera adecuada también te ayudará a planificar procesos, establecer objetivos y anticiparte a ciertas situaciones o posibles problemas. Gracias a todo esto, tener un conocimiento detallado de la productividad laboral te permitirá, en términos generales, mejorar la economía de tu empresa.

Muchas personas, al oír el concepto “productividad laboral”, piensan en la forma de trabajar de los diferentes departamentos y equipos de una empresa. Sin embargo, la productividad en el trabajo se ve influida por muchos factores diferentes. Es importante destacar los siguientes:

●  El clima laboral, es decir, el ambiente de la empresa, así como las relaciones laborales entre los trabajadores.

●  Los diferentes equipamientos, herramientas y recursos de los cuales dispone la empresa. Digitalizar una empresa supone múltiples ventajas, no solamente para el negocio en sí, sino también para los trabajadores.

●  Las condiciones de trabajo y los salarios.

●  La manera de trabajar y la capacidad de liderazgo de los responsables, así como la comunicación interna de la empresa. Recuerda que las soft skills son un aspecto muy importante en los negocios.

●  La calidadde los materiales que la empresa utiliza.

●  El uso que la empresa hace de la tecnología.

●  La motivación laboral de los miembros del equipo.

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No existe una única manera o estrategia para calcular la productividad de una empresa. Hay varios elementos y factores que deben tenerse en cuenta. 

Seguir estos consejos o pasos te ayudará a medir la productividad laboral:

El primer paso será establecer un estándar u objetivo para las diferentes tareas, lo cual te permitirá conocer, en todo momento, cuál es el rendimiento que la empresa espera obtener. Contar con un punto de referencia resultará de gran utilidad.

También deberás decidir qué unidades o indicadores utilizarás para medir la productividad (horas, objetivos, ventas,…) y utilizar estas unidades de manera consistente. Por ejemplo, comparar la productividad de un trabajador en una época en la que trabajó 30 horas a la semana con otro periodo de tiempo en el que trabajó a jornada completa no ofrecerá un resultado preciso.

Otro aspecto importante es decidir el periodo de tiempo en el cual te basarás para medir la productividad, es decir, si prefieres calcularla en días, meses o años. Generalmente, los análisis realizados en periodos de tiempo cortos suelen ofrecer datos más útiles, aunque también pueden ser más difíciles de llevar a cabo.

A pesar de que, por supuesto, es importante utilizar datos cuantitativos para medir la cantidad de trabajo realizado durante un tiempo concreto y utilizando unos recursos específicos, es imprescindible no olvidarse de medir la productividad laboral desde un punto de vista cualitativo. En otras palabras, además de la cantidad, la calidad del trabajo también debe valorarse. Tener en cuenta la calidad de las diferentes tareas realizadas, de los diferentes productos fabricados o de los servicios ofrecidos permitirá identificar puntos fuertes del funcionamiento de la empresa.

Existe una fórmula que puedes utilizar para calcular la productividad laboral. Según esta fórmula, la productividad laboral es igual al número de bienes o servicios producidos dividido entre los recursos utilizados.

Productividad laboral = Bienes o servicios producidos / Recursos utilizados

Es importante tener en cuenta varios aspectos. Por ejemplo, en ocasiones, algunos de los bienes producidos podrían no cumplir con los estándares de calidad establecidos, por lo que esto deberá tenerse en cuenta al calcular la productividad mediante esta fórmula. Por otro lado, al calcular los recursos utilizados, deberán tenerse en cuenta el coste de los recursos empleados para producir los bienes o servicios; otros costes relacionados con la maquinaria o el alquiler; el número de empleados que han trabajado en la producción de estos bienes o la prestación de estos servicios y las horas que cada uno de ellos ha dedicado a dicha tarea. Se trata de una fórmula que puede resultar de gran utilidad para algunos negocios, pero cada empresa es diferente. Es importante recordar la importancia del contexto en el que se realiza el trabajo, así como de las diferentes variables cualitativas.

Medir la productividad laboral de forma adecuada puede aportar todos estos beneficios a tu empresa:

●  Permite identificar puntos fuertes y áreas de mejora.

●  Ayuda a conocer qué resultados y rentabilidad sería posible obtener a final de año.

●  Conocer esta información permite a la empresa optimizar costes, ahorrar tiempo y aumentar su competitividad frente a las demás empresas del mismo sector.

●  Contribuye a alcanzar las metas del negocio, tanto a corto como a medio plazo.

●  Al obtener todos estos datos, es posible mejorarla gestión de los horarios y las jornadas laborales.

●  De acuerdo con los datos y resultados obtenidos, es posible diseñar planes de formación que permitan a los empleados adquirir nuevas habilidades para aumentar su rendimiento.

Además de los pasos mencionados anteriormente, estos consejos también te ayudarán a medir la productividad laboral:

●  Lleva un buen control de horas de trabajo y del tiempo dedicado a las diferentes tareas. Esto te proporcionará datos que te ayudarán a calcular la productividad y también, en términos generales, a conocer tu empresa mucho mejor.

●  Cuando realices cálculos, compara los resultados obtenidos con los de otros periodos de tiempo, para analizar la eficacia y las consecuencias de los diferentes cambios que la empresa haya llevado a cabo a lo largo de los meses o años.

●  Asegúrate de que los objetivos que estableces son lo más claros y precisos posible. Implementar objetivos SMART puede resultar de gran ayuda.

●  Lleva a cabo una evaluación por competencias, lo cual te ayudará a conocer a los trabajadores y su manera de trabajar mucho mejor.

●  Agiliza y simplifica todo el proceso mediante un software especializado en tareas de Recursos Humanos como Personio, el cual te permitirá obtener datos precisos, completos y detallados.

Existen diferentes formas de incrementar la productividad laboral de tu empresa. A continuación, se explican algunos ejemplos:

Fomentar un buen clima laboral entre los trabajadores es una manera de mejorar la productividad laboral. Algunas formas de conseguirlo son escuchar las opiniones y preferencias de los empleados, ofrecer oportunidades de crecimiento profesional, realizar actividades de team building y asegurarse de que los empleados se sienten cómodos y satisfechos con su lugar de trabajo. Ofrecer flexibilidad laboral a los trabajadores también puede ser beneficioso para la productividad del negocio y, además, aumentará su bienestar.

El feedback es un aspecto imprescindible para el crecimiento de cualquier empresa. Es importante, por un lado, que la empresa proporcione feedback a los trabajadores, por ejemplo, tras analizar sus competencias mediante una evaluación 360°. Esto ayudará a los empleados a saber en qué aspectos destacan y qué otros podrían mejorar. Por otro lado, es necesario que la empresa solicite feedback a los miembros del equipo en relación con el funcionamiento de la empresa y que valore sus opiniones al implementar nuevos cambios.

Una planificación detallada y con antelación también ayudará a mejorar la productividad laboral. Los descansos son imprescindibles; así que realizar pausas breves durante la jornada ayudará a los trabajadores a aumentar su productividad. Durante estos descansos, es recomendable moverse y despejarse.

Las herramientas digitales de las que las empresas pueden disponer hoy en día pueden ayudar a los negocios a mejorar su productividad. Un software especializado como Personio puede ayudarte a realizar tareas como la evaluación del desempeño, a llevar un registro de la jornada laboral preciso y a mejorar la gestión de la formación de los trabajadores, entre otros.

El teletrabajo ofrece diferentes ventajas a las empresas y, también, a sus trabajadores. Una de estas ventajas es el crecimiento de la productividad laboral. El teletrabajo proporciona a los empleados la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y en un horario mucho más flexible, lo cual contribuye a una reducción del estrés y a una mayor conciliación entre la vida personal y la profesional. Como consecuencia, la motivación y el bienestar de los trabajadores aumenta, lo cual supone un incremento en su productividad y rendimiento. Es importante destacar la importancia de contar con las herramientas digitales adecuadas para gestionar el teletrabajo de manera eficaz. Es recomendable llevar a cabo evaluaciones de desempeño laboral y, por supuesto, es imprescindible garantizar una buena comunicación interna.

Existen diferentes factores y variables que hay que tener en cuenta para determinar o medir la productividad laboral. Una de las fórmulas más conocidas es la siguiente:

Productividad laboral = Bienes producidos o servicios prestados / Recursos empleados

Sin embargo, es importante no olvidarse de los aspectos cualitativos.

Ser un trabajador productivo significa saber establecer prioridades, definir objetivos concretos y organizar las responsabilidades para poder realizar una serie de tareas eficazmente en un tiempo más reducido. Dicho de otro modo, ser productivo no significa trabajar más horas, sino trabajar mejor.

Imagina una empresa que produce 100 abrigos cada día, los cuales tienen un precio de 70 euros cada uno. Para calcular la productividad, será necesario dividir 7000 (el resultado de multiplicar 100 abrigos por 70 euros cada uno) entre los recursos utilizados para la producción de estos bienes. Estos recursos deberán incluir, por un lado, los gastos relacionados con la maquinaria, los materiales y el alquiler. Por otro lado, deberás multiplicar el número de personas que han trabajado en las tareas de producción por el número de horas de su jornada laboral para hallar el coste de los trabajadores, y sumarlo al importe de los demás recursos.