Cómo crear el organigrama de una empresa

Organigramm Funktion bei Personio

Si bien es cierto que no todas las empresas cuentan con uno, el organigrama empresarial es un elemento clave para la buena organización de una empresa, sea esta del tamaño que sea. Puede parecer algo superfluo pero en realidad se trata de una pieza organizativa crucial en recursos humanos. Esto se debe a que un organigrama con todos los trabajadores de la empresa permite entender de un vistazo su estructura y las relaciones que existen entre los trabajadores. Sin embargo, aunque cualquier empresa se puede beneficiar de tener un organigrama, el modelo de este dependerá de las características de la entidad.

Para sacarle el máximo partido al organigrama de tu empresa, primero hemos de desgranar qué es, para qué sirve y cómo puedes crear uno. Te animamos para seguir leyendo y descubrirlo.

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¿Qué es y para qué sirve un organigrama?

Un organigrama es un esquema visual y ordenado que recoge las estructuras organizativas de una empresa. En él están representados, con frecuencia jerárquicamente, todos los trabajadores de la empresa y, según las políticas internas de Recursos Humanos, y agrupados por departamentos y funciones.

Como podemos imaginar, un esquema de este tipo puede resultar de gran utilidad para entender rápidamente las cadenas de mando de la empresa. Esto no solo es beneficioso a nivel interno, ya que contribuye a mejorar la comunicación y coordinación de la empresa para todos los empleados, sino también a nivel externo, ya que permite por ejemplo ahorrar tiempo a clientes y proveedores en caso de que necesiten ponerse en contacto con los representantes de un departamento, al estar estos claramente definidos.

Asimismo, un organigrama fomenta la correcta repartición de tareas, permite detectar errores estructurales y, de forma más general, contribuye a trazar con mayor claridad la dirección de la empresa y a estudiar su crecimiento natural.

Tipos de organigrama de una empresa

La variedad de tipos de organigramas que puede utilizar una empresa para reflejar su estructura es extensísima. Esto se debe a que la estructura puede interpretarse desde distintos puntos de vista, desde el gráfico hasta el tipo y la cantidad de información que uno desea incluir. Por ejemplo, podemos querer crear un organigrama jerárquico, donde se organiza la empresa según la cadena de mandos, o un organigrama mesoadministrativo, que incluye a todas las empresas del sector en el que nos movemos, o incluso, un organigrama puramente informativo para personas ajenas a la empresa. Debido a la amplia variedad de organigramas que hay, a continuación nos centraremos en los principales:

Organigrama funcional o estructural

Este tipo de organigramas estructura la empresa basándose en las funciones de los trabajadores. Más concretamente, recoge todos los puestos de la empresa y añade las funciones que corresponden a cada uno. Suele organizarse verticalmente, empieza por el jefe de la empresa y va bajando, dividiéndose en departamentos, hasta llegar a los trabajadores del rango más bajo.

Este organigrama está caracterizado por el orden y la división entre casillas. El objetivo es ordenar las tareas de cada trabajador para que todos los departamentos puedan tener en mente esa visión general de la empresa y evitar problemas de productividad. Este esquema es práctico si las funciones de los trabajadores y los departamentos de tu empresa están bien divididas; con dinámicas laborales integradas es mejor decantarse por otro tipo de organigrama.

Tu estructura organizacional de un vistazo

¿Quién reporta a quién? Visualiza rápidamente a los empleados almacenados en Personio en su estructura organizativa. Puedes, por ejemplo, ver los empleados por equipos o por localización.


Organigrama horizontal

A diferencia del vertical, el organigrama horizontal se organiza de izquierda a derecha, con los cargos de mayor poder a la izquierda y la jerarquía en forma de columna. Este tipo de esquema no solo promueve la formalidad de la organización, sino que además impulsa las relaciones horizontales fomentando el diálogo.

Organigrama matricial

Este tipo de organigrama de empresa combina tanto estructuras verticales como horizontales y es más habitual en empresas con más de un jefe o director. El organigrama se divide en dos secciones, de manera que permite incluir vínculos entre departamentos. Por una parte, tenemos los puestos de trabajo y los departamentos divididos por funciones, y por otra las divisiones organizativas. Jerárquicamente existen dos líneas estructurales independientes, ambas con los mismos derechos, con las que la mayoría de los trabajadores estarán en contacto.

Un inconveniente de este tipo de organigrama es que al haber una organización doble, el reparto de responsabilidades puede resultar algo confuso.

Organigrama lineal o vertical

El organigrama vertical, también conocido como lineal, es el clásico, el más popular y sencillo. Representa en forma de pirámide a los cargos superiores en la cima y desde ahí se van desplegando los departamentos, siempre sometidos a la autoridad del jefe, hasta llegar a los cargos de menor poder. Un posible inconveniente de este tipo de estructura es que es más rígida con respecto a las responsabilidades.

Un ejemplo frecuente de este modelo de esquema es el organigrama jerárquico, caracterizado por establecer las relaciones entre departamentos de manera escalonada.

Organigrama circular

Tal y como su propio nombre indica, este organigrama tiene forma de círculo. El o los cargos más elevados se encuentran en el centro, y a su alrededor se van disponiendo el resto de niveles de autoridad de menor poder en círculos concéntricos desde dentro hacia fuera. Este tipo de estructura suaviza las jerarquías marcadas y promueve la integración entre áreas.

Cómo hacer un organigrama

Para crear nuestro propio organigrama, primero tenemos que decidir qué tipo de organigrama se adapta mejor a nuestra empresa. Para ello, has de plantearte cuál es la finalidad de tu organigrama y cómo de extenso quieres que sea y qué tipo de información quieres incluir. Una vez te hayas hecho una idea del tipo de organigrama que quieres, tendrás que seguir los siguientes pasos para definir la información que necesitas:

  • Establece la cadena de mando
  • Segmenta los departamentos
  • Define y asocia tareas y responsabilidades
  • Determina el ámbito de control

La representación exacta de esta información dependerá del sector de tu empresa y de a qué quieras darle prioridad. Pongamos a modo de ejemplo que tienes una empresa constructora de tamaño medio. Este tipo de empresas suelen emplear a muchos trabajadores en muchos departamentos distintos, por lo que sería interesante que el organigrama representara los papeles de cada uno y las relaciones que hay entre ellos. Podríamos utilizar con este fin un organigrama vertical jerárquico.

En el nivel más elevado del organigrama, estaría el representante máximo de la empresa, es decir, el director ejecutivo, al partir del cual se desglosaría el resto. En el segundo nivel tendríamos a los directores de los distintos departamentos; en este caso, al director de proyectos, de compras, de ingeniería, el de RRHH, de finanzas, etc. En el tercer nivel, estarían los cargos que dependen de cada director de segundo nivel; como ejemplo, del director de proyectos dependerían el gerente de proyectos, el coordinador, el topógrafo y el responsable de seguridad.

Ahora, toca ponerse manos a la obra y aprender a crear un esquema propio. Para ello, ponemos a tu disposición en nuestra herramienta funciones como la vista de organigrama que te permitirán disponer en todo momento de una visión clara de las estructuras jerárquicas de tu empresa.

Cómo hacer un organigrama en Word

La sección de SmartArt de Word te permite crear tu propio organigrama. Para hacerlo, abre un documento vacío y ve a “Insertar”. Ahí, haz clic en “SmartArt” y se abrirá una lista con distintas opciones. Selecciona “Jerarquía” y te aparecerán distintas plantillas que podrás utilizar para crear tu organigrama haciendo clic en cada recuadro y modificando el texto. Además, haciendo clic derecho en el cuadro que aparece junto a tu organigrama, verás las opciones que te permiten cambiar el color, la posición y la forma de las casillas.

Cómo hacer un organigrama en Excel

Para crear tu propio organigrama en Excel, primero has de abrir una hoja de cálculo vacía. Al igual que con Word, ve a la pestaña de “Insertar”, ahí haz clic en “SmartArt” y se abrirá un cuadro con diferentes gráficos. Ve a “Jerarquías” y selecciona la plantilla que desees. Excel también te permite adaptar a tus necesidades la forma, el color y la posición de las casillas haciendo clic derecho en el cuadro que aparece junto al organigrama.

Además, siguiendo pasos similares puedes utilizar PowerPoint para crear tu propio organigrama en caso de que te sientas más cómodo con ese programa.

Ventajas y desventajas del organigrama de una empresa

Una empresa puede sacarle mucho partido a un organigrama propio, ya que se trata de un instrumento que cuenta con una gran variedad de ventajas. No obstante, un organigrama no es el santo grial y también tiene inconvenientes. Sigue leyendo y considera si un organigrama es lo más adecuado para tu empresa en este momento.

VentajasInconvenientes
Fáciles de crear y de entenderSe trata de una representación extremadamente simplificada de la empresa y puede carecer de información clave
Ámbitos de responsabilidad claramente definidosPierden vigencia rápidamente
Ayudan a estructurarNo hay un único estándar de representación
Dan transparencia y facilitan los flujos de comunicación e informaciónPueden ser demasiado extensos y poco claros
Promueven la colaboraciónCuesta representar unidades organizativas temporales (como proyectos)
Reparten el trabajo con claridadSon estáticos

De la teoría a la práctica: ejemplos del organigrama de una empresa

En este artículo, hemos hablado mucho sobre la teoría de los organigramas empresariales y sobre cómo llevarla a la práctica. No obstante, para hacerlo nosotros mismos, puede ser de gran ayuda disponer de un software online para RR.HH. con diversas funciones disponibles, así como contrastar ejemplos reales de empresas que conocemos. A continuación, te mostramos algunos.

La cadena de alimentación HiperDino actualizó en 2019 su organigrama de manera detallada, dividiendo por departamentos y especificando el número de trabajadores de cada uno. Abajo puedes ver la imagen del Comité de Dirección, del cual depende el resto de departamentos y también puedes echar un vistazo online al organigrama de otras secciones de la empresa. Se trata de un ejemplo de organigrama vertical jerárquico.

Fuente de la imagen: DinoSol Supermercados

Por otra parte, la Universidad de Granada también cuenta con su propio organigrama funcional, que tiene la finalidad de reflejar su sistema de gestión de calidad. A continuación, vemos cómo se coordinan los distintos departamentos relevantes en materia de calidad.

Fuente de la imagen: Universidad de Granada

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