Firma electrónica: de qué se trata, cuándo puede usarse y qué validez tiene

En los últimos años y, de manera más acentuada, a partir de la crisis del coronavirus, son muchas las transacciones y operaciones públicas y privadas que se realizan de manera digital. Esto ha supuesto también un auge de la firma electrónica, que sin duda cuenta con muchas ventajas. Con ella se puede agilizar los procesos y hacerlos más eficientes, a la vez que tiene un claro impacto medioambiental, pues se reduce el uso del papel.

Es importante conocer bien cómo funciona y cómo podemos estar seguros de su validez. En este artículo te aclaramos algunos puntos clave acerca de este asunto.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es, en sentido estricto, el conjunto de datos electrónicos que se adjunta a modo de firma a un documento electrónico y que sirve para identificar a la persona firmante y garantizar la integridad del documento que se ha firmado. No obstante, este término también se aplica, en general, al proceso en el que una persona hace uso de este sistema para la validación de documentos.

Existen diversos tipos de firma electrónica, que vienen definidos en el Reglamento (UE) N° 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (conocido como eIDAS). Estos son:

Tipo de firmaCaracterísticas
Firma electrónica simple- Es la modalidad de firma electrónica menos segura
- No permite certificar la identidad del usuario
- No permite certificar la integridad del documento
- La más habitual es la firma escaneada en un texto
Firma electrónica avanzada (AES)- Tiene un mayor nivel de seguridad que la simple
- Tiene que estar vinculada a la persona firmante de manera única
- Ha de permitir la identificación de la persona firmante
- Los datos de la firma están controlados exclusivamente por la persona firmante
- Debe permitir detectar posibles cambios en el documento posteriores a la firma de este
Firma electrónica cualificada (QES)- Es la más segura de las tres
- Debe cumplir los mismos requisitos de la avanzada
- Debe realizarse, además, con un certificado electrónico cualificado

Diferencias entre la firma electrónica y la firma digital

Seguramente en muchos sitios nos encontraremos con ambos conceptos, que en ocasiones se utilizan como sinónimos. No obstante, no significan exactamente lo mismo. Así pues, la firma digital hace referencia al sistema de encriptado que se aplica en la firma electrónica para garantizar que la transacción es segura. La firma digital es un elemento indispensable para la realización de la firma electrónica avanzada y la cualificada.

¿Qué es un certificado electrónico?

Otro concepto que surge a menudo cuando hablamos de firma electrónica y que está directamente vinculado a la QES es el certificado electrónico. Este es un archivo electrónico que permite identificar a una persona, ya sea física o jurídica, mediante dos claves que trabajan de manera complementaria y que codifican y descodifican la información del firmante.

Estos certificados los emiten las autoridades de certificación reconocidas, que, para que nos hagamos una idea, en España son desde la Dirección General de la Policía con el DNI electrónico hasta empresas privadas especializadas en temas de seguridad digital.

Algunas de estas autoridades emiten certificados cualificados, y otras emiten certificados no cualificados. Los primeros son indispensables para la firma electrónica cualificada. Los segundos pueden ser usados para la firma electrónica avanzada.

¿Cómo funciona la firma electrónica?

Existen diferentes modalidades de firma electrónica. La más habitual es aquella en la que el usuario dispone de un certificado emitido por una autoridad de certificación. Cada vez que usamos ese certificado, dejamos, por decirlo de una manera, nuestra huella en el documento.

También es posible la firma electrónica avanzada sin certificado, ya que existen algunas tecnologías que permiten al usuario firmar con garantías y cumpliendo con los requisitos establecidos en el eIDAS. Normalmente se basan en un sistema en la nube, en el que la persona firmante recibe un enlace con el documento alojado en el servicio que ofrece la firma electrónica. Suelen ser procesos muy sencillos, muy rápidos y en los que se garantiza la protección de datos.

¿Qué beneficios presenta el uso de la firma electrónica en el ámbito de los recursos humanos?

En los departamentos de recursos humanos siempre se ha tenido que mover mucho papel. Esto no solo supone un gasto material importante, sino también una gran inversión de tiempo. Si bien en los últimos meses las circunstancias casi han obligado a introducir la digitalización en muchos de los trámites más habituales, lo cierto es que esta tendencia puede resultar muy beneficiosa para empresas y administraciones.

Algunas de las grandes ventajas que el uso de la firma electrónica implica, son:

  • Los procesos son mucho más ágiles y eficientes, ya que parte de las tareas se automatiza.
  • Al no depender del papel, el riesgo de perder o dañar documentos se reduce considerablemente.
  • Ya no es necesario que la persona firmante tenga que desplazarse. Podrá firmar en cualquier lugar y a cualquier hora simplemente conectándose a un dispositivo electrónico tipo ordenador portátil, tablet o incluso smartphone.
  • Se reduce el uso del papel, lo que resulta mucho más sostenible.

¿Qué validez tiene la firma electrónica?

Según el reglamento eIDAS, la firma electrónica puede ser admitida como prueba en un procedimiento judicial siempre que cumpla con los requisitos estipulados en el mismo reglamento. Es más, en el caso de las firmas electrónicas cualificadas, estas tienen, según este, el mismo valor que una firma manuscrita.

Por otra parte, según el Código Civil Español, en su artículo 1278, “los contratos serán obligatorios, cualquiera que sea la forma en que se hayan celebrado, siempre que en ellos concurran las condiciones esenciales para su validez”.

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¿En qué casos se puede usar la firma electrónica?

En el ámbito de los recursos humanos también es posible firmar digitalmente un documento con garantías de seguridad. No existe, en la legislación española, ninguna especificación sobre en qué documentos es necesaria la firma avanzada y en cuáles lo es la firma cualificada. Muchas empresas optan por la firma avanzada, puesto que es más sencilla de implementar, garantiza la identificación de la persona firmante con seguridad y permite detectar cambios en el documento posteriores a la firma.

Algunos de los documentos que se pueden formalizar mediante firma electrónica son:

  • Ofertas de trabajo
  • Contratos de trabajo y anexos o modificaciones
  • Documentos relativos a la prevención de riesgos laborales
  • Acuerdos de confidencialidad
  • Resoluciones de contrato

Y, en definitiva, todo aquello que implique una validación o acuse de recibo por parte del firmante.

En términos generales, solo existen limitaciones al uso de la firma electrónica en contratos que tengan condición de escritura pública y requieran, pues, de un notario, como por ejemplo los acuerdos de compraventa de propiedades o los acuerdos prematrimoniales. En ese caso, será indispensable una firma manuscrita.


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