Firma electrónica avanzada: agiliza la firma de tus contratos

elektronische signatur

La firma electrónica avanzada es un instrumento cada vez más presente no solo en administraciones públicas, sino en todo tipo de organizaciones y empresas privadas. Su fácil aplicación y sus garantías de seguridad la han convertido en un instrumento muy eficaz a la hora de agilizar los procesos de contratación y, en general, en la tramitación de documentos en el ámbito de los recursos humanos.

En este artículo, repasamos algunos aspectos clave sobre este tipo de firma y qué ventajas puede aportar en el día a día de nuestra empresa.

¿Qué es la firma electrónica avanzada? Criterios

La firma electrónica avanzada es una modalidad de firma electrónica que cumple con una serie de requisitos establecidos por el Reglamento (UE) n ° 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (conocido como reglamento eIDAS).

Con estos requisitos, la firma avanzada ofrece unas garantías de seguridad, a este respecto, que no ofrecen las otras modalidades. Estos son:

  • Estar vinculada a una sola persona firmante de manera exclusiva
  • Permitir la identificación de la persona que hace uso de la firma
  • Crearla con datos de control exclusivo de la persona firmante y de gran confianza
  • Vincularla de tal manera al documento firmado que debe permitir detectar modificaciones en el mismo después de la firma.

Certificado de firma electrónica avanzada

En la actualidad existen en el mercado muchas empresas y organizaciones acreditadas que emiten este tipo de certificados. Hay una lista de los prestadores de servicios electrónicos de confianza no cualificados en la página web del ministerio de Asuntos Económicos y transformación digital. Antes de solicitar uno y hacer uso de él, es aconsejable comprobar esta lista.

Estos certificados se pueden usar tanto para firmar documentos como para firmar correos electrónicos, siempre que el programa de correo que usemos disponga de esta opción. Un aspecto importante a tener en cuenta es que estos certificados tienen un periodo de validez concreto. Así pues, es importante asegurarse, antes de firmar nada con él, de que aún es vigente.

No obstante, como veremos más adelante, no siempre es necesario disponer de uno de esos certificados para firmar un documento.

Firma documentos digitales fácil y legalmente

Agiliza la firma de contratos laborales y otros documentos importantes de tus empleados.

Diferencias entre los diferentes tipos de firmas

La firma electrónica avanzada se sitúa entre la firma electrónica simple y la firma electrónica cualificada por lo que a seguridad se refiere.

La diferencia entre firma electrónica simple y avanzada es abismal, ya que esta última incluye un sistema de cifrado mediante la firma digital. Así pues, podemos decir que la principal diferencia es que con la simple no tenemos garantías de saber si la firma es auténtica o no, no podemos identificar a la persona firmante ni confirmar la integridad del documento.

La principal diferencia con la firma electrónica cualificada es que para esta segunda es indispensable contar con un certificado electrónico especial y tiene la misma validez que una firma manuscrita en un documento.

Aplicación de firma electrónica avanzada: ejemplo en RR.HH.

En los últimos años han ido apareciendo algunas soluciones técnicas que agilizan y facilitan su aplicación en el ámbito de los recursos humanos. Así pues, se puede encontrar ya software de gestión que incluye la posibilidad de firmar contratos con los candidatos mediante firma avanzada; esto permite formalizar el documento sin necesidad de que el candidato cuente con un certificado electrónico. Es el caso de Personio y su función de firma electrónica.

El proceso para el empleador y para el futuro empleado es muy simple. El software, mediante indicación del empleador, enviará el contrato al futuro empleado, que podrá acceder a él mediante un enlace que se enviará, normalmente, por correo electrónico. El candidato podrá entrar al documento y firmarlo. En todo este proceso se creará un código hash, que será el que permitirá comprobar la autenticidad y la integridad de los datos. De esta manera, ofrece suficientes garantías de seguridad para el empleador y la persona firmante y tiene validez legal.

Si se quiere hacer con un mayor nivel de seguridad, se puede realizar todo este proceso añadiendo, además, un sistema de autenticación. Con este, el candidato podrá acceder al documento a firmar solo mediante contraseña o código pin.

Ofrece suficientes garantías de seguridad para el empleador y la persona firmante y tiene validez legal. Además de para contratos, también se puede usar para precontratos u ofertas de trabajo, comunicaciones de baja o despidos, entre otros.


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