¿Qué es la firma electrónica avanzada y cómo utilizarla?

La firma electrónica avanzada es una modalidad de firma electrónica que ofrece ciertas garantías de seguridad:

• Estar vinculada a una sola persona firmante de manera exclusiva.

• Permitir la identificación de la persona que hace uso de la firma.

• Crearla con datos de control exclusivos de la persona firmante y de gran confianza.

• Vincularla de tal manera al documento firmado que debe permitir detectar modificaciones en el mismo después de la firma.

La actual ley de la firma electrónica cumple los requisitos establecidos por el Reglamento (UE) n.° 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (conocido como reglamento eIDAS).

En la actualidad, existen en el mercado muchas empresas y organizaciones acreditadas que emiten este tipo de certificados. Hay una lista de los prestadores de servicios electrónicos de confianza no cualificados en la página web del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Antes de solicitar uno y hacer uso de él, es aconsejable comprobar esta lista.

Estos certificados se pueden usar tanto para firmar documentos como para firmar correos electrónicos, siempre que el programa de correo utilizado disponga de esta opción. Un aspecto importante a tener en cuenta es que estos certificados tienen un periodo de validez concreto. Así pues, es importante asegurarse, antes de firmar nada con él, de que aún es vigente.

No obstante, no siempre es necesario disponer de uno de esos certificados para firmar un documento.

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Existen muchas ventajas a la hora de utilizar las firmas electrónicas avanzadas, sobre todo en ámbitos laborales. Algunos de los beneficios son los siguientes:

• Firmas en remoto. La persona que firma no debe estar presente físicamente, con lo que es posible firmar documentos desde cualquier parte del mundo.

• Multidispositivo. En la misma línea, una de las ventajas más importantes es la posibilidad de firmar desde cualquier dispositivo, incluso desde el móvil.

• Ahorro de tiempo y de costes. El no tener que trasladarse o archivar documentos supone un ahorro de tiempo y de dinero.

• Mejor imagen empresarial. Una compañía que utiliza las firmas electrónicas es vista como una organización innovadora y actualizada.

• Menos margen de error. En procesos manuales y gestiones con muchos intervinientes, la firma digital minimiza errores. Plantea un proceso completamente automatizado, con lo que es menos probable que se produzcan fallos.

• Autentificación. Las firmas electrónicas garantizan que la persona que firma sea realmente quien dice ser.

• Ecológicas. La digitalización del proceso disminuye el gasto en papel, además de la huella de carbono, ya que se eliminan uno o varios desplazamientos de las partes que tendrían que presentarse físicamente si no existiera este tipo de firma.

Las firmas electrónicas simple, avanzada y cualificada son los tres tipos de firma electrónica reconocidos por la Unión Europa. ¿Pero cuál es mejor? Todo depende del uso que se les vaya a dar. A continuación, se destacan cuáles son los tres tipos de firmas electrónicas y sus características principales. 

Una firma electrónica simple es una clave básica que no garantiza su autenticación. Suele ser un PIN o incluso tildar una casilla. En estos casos, es imposible saber si la firma es auténtica o no, pues no se puede identificar a la persona firmante ni confirmar la integridad del documento. Por eso, su uso está recomendado para firmar documentos sin riesgo jurídico, como validar los días de vacaciones de un trabajador o marcar como conformes las condiciones generales de una web.

A diferencia de la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada asegura la verificación de la identidad de los datos firmados. Esto se hace gracias a que el Reglamento elDAS garantiza que el firmante únicamente puede ser aquel que solicita la firma, y esto reduce las posibilidades de suplantación de identidad.

La firma electrónica cualificada ofrece un sistema a mitad de camino entre la simple y la avanzada. La principal diferencia con estas dos es que en este caso es necesario disponer de un certificado cualificado de firma electrónica (DNIe) y un dispositivo seguro de creación de firma cualificado. 

Si bien el nivel de seguridad de este tipo de firma es elevado, su complejidad operativa podría hacer que no sea el indicado para empresas o personas que requieran firmas en remoto frecuentemente. En cambio, su uso es recomendado para trámites realizados con administraciones públicas.

Para obtener la firma electrónica en España, el primer paso es hacerse con un certificado digital o un DNI electrónico. 

Estos elementos contienen claves criptográficas y son emitidos por Proveedores de Servicios de Certificación, como por ejemplo la Fábrica de Moneda y Timbre. Para ello, el usuario debe acudir físicamente a una oficina de Autoridad de Registro con el objetivo de que el organismo corrobore su identidad.

Una vez que la identidad haya sido validada, la persona ya puede firmar electrónicamente. A la hora de firmar, existen dos opciones: 

1. A través de Internet (para ello, es necesario descargar un componente que se instala en el navegador).

2. Mediante una aplicación llamada AutoFirma, que se descarga en el ordenador. Es posible encontrar más información sobre el proceso según cada caso particular en el sitio web oficial del Portal de Administración Electrónica. 

Algunos de los procesos más comunes en los que una persona podría necesitar firmar electrónicamente son los siguientes:

• Trámites de administración electrónica. Muchos procesos administrativos del Estado pueden hacerse vía telemática, y la firma electrónica es el elemento necesario para realizarlos.

• Contratos laborales y otros documentos. En el ámbito empresarial, la firma electrónica validará la identidad tanto de un empleador como de un empleado, y así evita la necesidad de realizar encuentros físicos y optimiza notablemente cualquier proceso. 

• Apertura de cuentas bancarias. Cada vez con mayor frecuencia, los bancos y otras entidades financieras permiten la realización de trámites en remoto.

• Emisión de recetas médicas. Hoy en día, una receta puede contar con la firma digital de un médico para otorgarle validez.

• Trámites en turismo y movilidad. Es posible que sea necesario firmar en remoto procesos como trámites fronterizos.

En los últimos años han ido apareciendo algunas soluciones técnicas que agilizan y facilitan su aplicación en el ámbito de los Recursos Humanos. Así pues, se pueden encontrar ya softwares de gestión que incluyen la posibilidad de firmar contratos con los candidatos mediante firma avanzada; lo cual permite formalizar el documento sin necesidad de que el candidato cuente con un certificado electrónico. Es el caso de Personio y su función de firma electrónica.

El proceso para el empleador y para el futuro empleado es muy simple. El software, mediante indicación del empleador, enviará el contrato al futuro empleado, que podrá acceder a él mediante un enlace que se enviará, normalmente, por correo electrónico. El candidato podrá entrar al documento y firmarlo. En todo este proceso se creará un código hash, que será el que permitirá comprobar la autenticidad y la integridad de los datos. De esta manera, ofrece suficientes garantías de seguridad para el empleador y la persona firmante y tiene validez legal.

Si se quiere hacer con un mayor nivel de seguridad, se puede realizar todo este proceso añadiendo, además, un sistema de autenticación. Con este, el candidato podrá acceder al documento a firmar solo mediante contraseña o código PIN.

Además de para contratos, también se puede usar para precontratos u ofertas de trabajo, comunicaciones de baja o despidos, entre otros.

La firma electrónica avanzada es una de las más extendidas gracias a su sistema de cifrado que garantiza la autenticidad de la persona que firma. En trámites en la Administración pública por vía telemática, se necesita una firma electrónica avanzada. Se puede ampliar información al respecto en el portal oficial, ya que algunas gestiones también pueden realizarse con certificado digital o con clave vía SMS.

El período de validez de una firma electrónica varía según el tipo de firma y la autoridad que la certifica. En general, es de cuatro años; una vez transcurrido ese tiempo, es necesario solicitar la renovación del certificado electrónico. Este proceso se debe realizar 60 días antes de su caducidad mediante la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.