ATS Software: Optimiza tu Seguimiento de Candidatos

Por otra parte, también puede ocurrir que, en los que los candidatos encajan a la perfección con el puesto, acaban siendo contratados por otra empresa que les hizo una oferta antes. De hecho, muchas personas que postulan a un puesto acaban retirándose del proceso de selección porque han encontrado otra cosa (según los resultados de un estudio de Bitkom Research y Personio).

Los siguientes elementos suponen una pérdida de tiempo en el proceso de contratación:

• Que RR.HH. tenga que enviar manualmente las invitaciones, los mensajes de selección, correos, etc. y escribir a cada uno de los candidatos una y otra vez.

• Que RR.HH. tenga que coordinar manualmente a los actores internos y que a veces reciba las respuestas tarde o, directamente, no reciba respuesta. Como consecuencia, las entrevistas acaban haciéndose tarde o no haciéndose.

• Que los datos de los candidatos se archiven “en algún sitio”, por lo que tienen que gestionarse manualmente o recopilarse de nuevo.

Las empresas que cuentan con sistemas de seguimiento de candidatos contratan a muchos más trabajadores de los que puede contratar RR.HH. realizando manualmente las tareas. Incluso cuando los departamentos son del mismo tamaño, ¡pueden duplicar o triplicar las cifras! Esta es una de las observaciones clave del reciente estudio de Bitkom Research y Personio.

¿Cómo establecer un proceso de selección eficiente?

Piensa en los procesos que ya existen en tu empresa y pregúntate cuáles te gustaría añadir. Puedes y debes crear procesos personalizados. Con Personio, el proceso de postular con el applicant tracking system consta de los siguientes pasos:

1. Recepción de la candidatura

La bandeja de entrada te mostrará todos los candidatos nuevos y sus documentos. También te permite añadir los datos que falten (por ejemplo, el género). En el caso de los solicitantes que han postulado desde tu página web, podrás ver a través de qué canal han llegado hasta ahí (portal de empleo, reclutador, etc.). Si parece que el candidato encaja, puedes seleccionar una de las múltiples plantillas disponibles y enviárselas a modo de carta con la función de programación. También puedes configurar el programa de manera que se envíe automáticamente un correo de confirmación.

2. Gestión de la solicitud

Se asigna al candidato a una fase del proceso (p. ej. comprobación), lo que te permite seguir viendo su estatus en el software de reclutamiento. En función de eso puedes organizar las entrevistas, invitar a empleados a las reuniones y enviar inmediatamente los formularios de evaluación a los compañeros para que los valoren.

3. Contratación de un candidato

Si un candidato ha dejado huella, puedes elegir hacerle una oferta con una de las plantillas y enviársela, añadiendo primero algunos datos personales. Si los candidatos no encajan, puedes decirles que no desde el propio software de selección de personal.

Si la respuesta en cambio es positiva, puedes configurar automáticamente el perfil del candidato, donde reunirás todos los documentos que presentó al postular al puesto. También puedes asignar al trabajador nuevo a una plantilla de onboarding.

Cómo implicar de manera eficiente al equipo interno

¿Qué compañero ha hablado con el candidato, qué impresión le causó y cuáles son los siguientes pasos? Aunque Recursos Humanos lleva la voz cantante en el proceso de selección, hay otros departamentos que también suelen implicarse en él, ya que pueden participar en las entrevistas o evaluar a los candidatos. No obstante, como ya están bastante ocupados en su día a día con las actividades de siempre, es normal que puedan retrasarse sus respuestas, lo cual a su vez ralentiza todo el proceso de selección. Por no hablar de que RR.HH. puede acabar con la ingrata tarea de tener que dar seguimiento al asunto una y otra vez.

Gestiona tus procesos de comunicación interna con un solo applicant tracking software y ahorra tiempo. Ya no tendrás que enviar correos manualmente porque se hace automáticamente; tampoco los formularios de evaluación ni las invitaciones del calendario. No hará falta estar encima de las tareas pendientes: software de reclutamiento y selección lo hace todo por ti.

Aliviar la carga de RR.HH.

Asigna roles (encargado de contratación, recruiter, entrevistador, etc.) para que cada uno sepa qué tiene que hacer en el proceso de seguimiento de candidatos. Cada uno de los roles tiene distintos derechos de visualización y edición para los puestos y candidatos asignados y se le encargan automáticamente ciertas tareas.

Recibirás el feedback de los solicitantes en formularios de evaluación, que puedes personalizar (con conocimiento técnico/personal, impresión general, etc.) y añadir escalas de evaluación. Para el feedback cualitativo, dispones de cuadros de texto. Simplemente adjunta los formularios cuando invites a tus compañeros a las entrevistas y el application tracking system les recordará automáticamente que han de rellenarlos. Esto te mostrará las evaluaciones agregadas, te permitirá comparar candidatos y finalmente tomar una decisión robusta.

Centralizar los datos en un software ATS

¿Dónde habrás metido ese CV? ¿Dónde está la dirección de aquel candidato? Cuando introduces a un candidato en el software de recruiting, se almacenan sus datos y luego, si acabas contratándolo, estos se transfieren al perfil del empleado. Todo esto, obviamente, respetando el RGPD. Los datos de los no contratados se borran del sistema cumpliendo con la normativa de privacidad.

Si has de enviar algo a un candidato a un puesto o a un empleado como, por ejemplo, el contrato de trabajo o una referencia temporal, puedes usar una plantilla que recoja toda la información relevante. Tanto tú como el empleado podéis añadir los datos que falten.

Plantillas de seguimiento de candidatos

Tener muchos candidatos acaba generando una cantidad ingente de correos. Además, redactar de cero tantos correos requiere mucho esfuerzo. La mejor alternativa es usar plantillas. Los applicant tracking systems de Personio te permiten crear plantillas para todo lo que necesites (acusar recibo, invitar a una entrevista, rechazo, etc.) y usarlas cuanto quieras. Hasta puedes autorizar a un compañero a utilizar tus plantillas para que envíe correos en tu ausencia si, por ejemplo, te vas de vacaciones.

Puedes crear un correo plantilla para cada fase del proceso de selección, que luego puede rellenarse con los datos del candidato. 

Así mismo, puedes configurar una bandeja de entrada para el reclutamiento. Desde ella, los trabajadores de tu empresa pueden enviar correos, organizar todos los flujos de comunicación con solicitantes desde un mismo lugar y garantizar la máxima transparencia en la gestión de las solicitudes.

Estructurar las entrevistas

Un proceso de postulación suele estar formado por varias fases de entrevistas: una conversación telefónica para conocerse, una entrevista profesional por Skype, una reunión en persona, una evaluación, etc. Personio te permite definir todas estas fases con antelación y asignar las tareas a tus compañeros. De esta manera, puedes evitar que el proceso se alargue innecesariamente y agote así al candidato.

Si se cancela un proceso, quizá porque el candidato ha sido evaluado de manera negativa, tanto tú como tus compañeros seréis informados, ya que todas las evaluaciones se archivan y centralizan en el applicant tracking system.

Usa las plantillas para comunicarte con los solicitantes y así no tendrán que esperar demasiado para recibir una respuesta o una invitación. La fecha de la entrevista se introducirá automáticamente en los calendarios de tus compañeros solo cuando el candidato acepte la invitación de reunión.

Cómo saber que el Applicant Tracking System funciona

Personio genera enlaces de seguimiento para tu página de vacantes para que sepas de dónde vienen los (mejores) candidatos. El software de reclutamiento añade automáticamente una etiqueta a los candidatos con los canales individuales en los que has publicado tus ofertas de empleo como parte del proceso de reclutamiento ATS.

De este modo, puedes ver si los candidatos proceden principalmente de una agencia de empleo, de un portal de empleo, de un headhunter o similares y, a partir de eso, organizar tu presupuesto.

Un software de reclutamiento y selección de personal como Personio también puede ofrecerte una visión general del estatus del candidato y ver en qué fase se encuentra cada uno de ellos. Si sólo algunos candidatos pasan la primera o segunda ronda de entrevistas, deberías averiguar por qué: ¿son tus anuncios de empleo demasiado vagos, estás publicándolos en los canales equivocados o se están echando atrás los candidatos porque el proceso es demasiado largo? Este análisis cualitativo dentro de un sistema ATS puede ayudarte a mejorar el proceso.

Puedes ajustar tu interfaz de candidatos, por ejemplo, si ves que están rechazando tus ofertas por diferencias en expectativas salariales. En este caso, pregunta por adelantado a los candidatos cuáles son sus expectativas salariales y, si no tienes claro que entren dentro de tu rango salarial, no los entrevistes. Según un estudio de Bitkom Research y Personio, el desajuste salarial es una de las razones más frecuentes que se citan para no contratar.

Herramientas de reclutamiento

Existen numerosas herramientas de reclutamiento. Entre los criterios importantes para decidirse por una u otra se encuentran el abanico de funciones, el precio, la capacidad de personalización, la seguridad de los datos, el servicio de atención al cliente y el tiempo y el coste de instalación. A la hora de hacer una selección, también hay que prestar atención a si una herramienta de gestión de solicitudes es compatible con otros sistemas y ver si, además de ser una baza para el reclutamiento, puede utilizarse también para otras tareas.

Todo empieza con los datos de los candidatos. Esta información constituye la base de la gestión de empleados. Estos datos deben conservarse con cuidado desde el principio.

Personio es una solución holística de RR.HH. que apoya el reclutamiento, la gestión y el desarrollo de los empleados y libera a RR.HH. de las tareas administrativas durante todo el ciclo del empleado.

Si procesos como comunicarse con los solicitantes, coordinar a los actores internos o evaluar a los candidatos pueden mejorarse con un software ATS, ahorrarás tiempo y dinero. Esta solución también crea un proceso profesional para los candidatos y demostrará que tu empresa es moderna y digital.

¿Qué es un Applicant Management System?

Con un sistema de gestión de reclutamiento y selección de personal puedes organizar electrónicamente tanto pasos individuales como todos los pasos del proceso de solicitud. El sistema de gestión de candidatos, también conocido como software de reclutamiento o applicant tracking system (ATS), es utilizado por muchas pequeñas y medianas empresas, así como por empresas de gran tamaño. En ciertas áreas, el software de reclutamiento se parece al software de gestión de relaciones con el cliente (CRM).

Tareas de gestión de solicitudes

Una de las tareas importantes de la gestión de candidatos es agrupar de manera transparente toda la información y los procesos de una empresa relacionados con la gestión de candidatos y el seguimiento de estos en un solo lugar. Un software de seguimiento de candidatos garantiza que las solicitudes se gestionen de forma estructurada y eficiente a lo largo de todo el proceso de contratación.

¿Qué tipos de sistemas de gestión de candidatos hay?

Las empresas más pequeñas suelen utilizar programas de correo electrónico u hojas de cálculo de Excel para gestionar a sus candidatos. Sin embargo, para las empresas medianas, y en casos en los que hay un número elevado de candidatos, es imprescindible contar con un sistema de seguimiento de personal profesional. Esto simplifica la contratación y reduce la carga de trabajo de los empleados. En las empresas, el software de gestión de candidatos suele formar parte de un sistema general de información de Recursos Humanos (HRIS), o también de un software de planificación de recursos empresariales (ERP).

Los softwares más antiguos de selección de personal solían instalarse en los ordenadores de la sede central (“on premise”), lo que a menudo suponía altos costes de instalación y costosos proyectos informáticos. En las pequeñas y medianas empresas se han popularizado en los últimos años los sistemas de seguimiento de candidatos basados en SaaS (software como servicio). Suelen estar basados en un navegador y, por tanto, no requieren una instalación local. Con las soluciones SaaS, las empresas suelen pagar mensual o anualmente.