Los entresijos de la evaluación del desempeño laboral

La evaluación del desempeño es un análisis periódico del rendimiento laboral de un empleado y de su contribución general a la empresa que estudia sus capacidades, logros y evolución (o la ausencia de ellos), normalmente contrastándolos con objetivos previamente fijados. Se trata de una evaluación sistemática del desempeño que sirve para entender el crecimiento y la evolución de un trabajador y que aporta a la empresa información completa sobre su plantilla a nivel individual.

La evaluación de desempeño es el componente final de un ciclo mayor llamado gestión de desempeño, que empieza fijando expectativas y metas y termina con la evaluación de esa actuación. La gestión del desempeño es un factor determinante en los ascensos y aumentos de sueldo de los trabajadores y a su vez sirven para valorar con precisión sus puntos fuertes y débiles, por lo que es un proceso de gran importancia para la empresa. De esta forma, se puede identificar a los trabajadores con un alto desempeño y también a aquellos con tendencia al presentismo laboral.

Muchas empresas aprovechan las evaluaciones de desempeño para proporcionar a sus empleados una visión general y valoración de su trabajo y justificar aumentos y primas, o incluso despidos. Dado que una empresa es un ser vivo en constante cambio, estos análisis han de realizarse con regularidad. Normalmente se hacen una vez al año, pero también pueden hacerse con otra periodicidad.

La evaluación del desempeño ha de ir de la mano del desarrollo de los trabajadores de la empresa. Para que eso ocurra y el análisis no vaya en detrimento de la motivación de los empleados, la evaluación ha de basarse en elementos claros y bien fundamentados y medir objetivos correctamente establecidos. También hay que dar prioridad a dar feedback constructivo y resaltar que no se trata de una barra libre de despidos, sino de un proceso que será beneficioso para ambas partes porque permite encontrar fortalezas y fallos, y en este último caso, solucionarlos.

¿Qué se analiza en una evaluación de desempeño laboral? Evidentemente, cuánto ha contribuido el empleado a los objetivos fijados es importante. Sin embargo, también lo es no quedarse solo con eso. Cabe valorar asimismo las cualidades personales del trabajador y el potencial que pueda desarrollar. Y no podemos olvidar su experiencia ni la relación que tiene con el resto de los trabajadores y cómo contribuye al ambiente general de la empresa.

A pesar de que la evaluación de desempeño laboral suele realizarse una vez al año, es importante que los altos cargos estén en contacto constante con sus empleados sobre la progresión personal en el cumplimiento de objetivos, ya que esto evita sorpresas desagradables en el último momento y hace que las evaluaciones anuales sean menos estresantes para los trabajadores. Además, esto contribuye a que jefes y empleados estén en la misma página y sepan a qué atenerse y a una mejor relación entre las partes.

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Las épocas de evaluaciones son estresantes para todas las partes. Los trabajadores están bajo examen, los jefes de departamentos quieren asegurarse de que el mensaje llegue correctamente y sin desmotivar a los trabajadores, el Departamento de Recursos Humanos está preocupado por registrar las evaluaciones de manera precisa y justa y adjudicar correctamente las recompensas dentro de un presupuesto limitado, y los directivos están preocupados por el trabajo que no se está haciendo mientras se llevan a cabo las evaluaciones. Para reducir el estrés al mínimo posible y llevar a cabo buenas evaluaciones de desempeño, trabaja eficientemente siguiendo los siguientes pasos:

Los objetivos de rendimiento han de ir de la mano de los objetivos más generales de la empresa y del propósito del departamento en el que trabaja el empleado. Han de ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo, por las siglas en inglés). Por otra parte, si los jefes de departamento y los empleados crean y establecen estos objetivos de manera conjunta, es más fácil que los trabajadores los interioricen y que, por tanto, los cumplan.

Como mencionamos más arriba, hacer evaluaciones una vez al año es insuficiente. Evaluar el trabajo de todo un año no solo es difícil, también lleva mucho tiempo y además es poco fiable; los recuerdos de lo que pasó hace un año pueden traicionarnos. Por eso, es importante que ambas partes de la evaluación se vean con mayor regularidad para analizar y registrar el progreso.

Algunas evaluaciones se basan exclusivamente en datos aislados como, por ejemplo, las cifras de indicadores clave de rendimiento (KPI). Un análisis exhaustivo no solo incluye cifras, también tiene en cuenta el aporte humano, y pone ambos en la balanza.

Si algo queda claro en esta vida es que nadie es perfecto y todos tenemos algo que mejorar. Permitir a los trabajadores aprender y desarrollarse es beneficioso para su motivación personal, así como para las capacidades de la empresa.

Para poder mejorar, primero hay que saber qué se está haciendo mal. Si los problemas de desempeño no se atajan cuando ocurren es probable que se hayan olvidado para cuando llegue la evaluación y que, cuando finalmente se traten, el empleado se sienta atacado y ofendido.

Las evaluaciones recurrentes a lo largo del año facilitan la evolución regular de los trabajadores. Lleva a cabo evaluaciones con frecuencia y sé abierto, sincero y constructivo.

Sin peros ni condiciones, escucha. Naturalmente, en las evaluaciones la voz cantante la lleva la empresa, pero estas son también una buena oportunidad para que haya una conversación real entre trabajador y empresa sobre lo sucedido en el periodo en cuestión. Un gran jefe permite al empleado explicarse y utiliza sus comentarios para alimentar objetivos y valores, corregir errores y celebrar victorias.

El empleado debería salir de la evaluación sintiendo esperanza y optimismo. Aprovecha las conclusiones de la evaluación de desempeño para ajustar las expectativas de cara al próximo periodo de evaluación.

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Existen distintas maneras de evaluar el desempeño de los trabajadores de una empresa. A continuación, te explicamos las principales:

• Autoevaluación: como el nombre indica, el empleado evalúa su propio trabajo, su desempeño y a la propia empresa desde su punto de vista. Es decir, debe reflexionar sobre sus mejoras y dificultades siguiendo un protocolo formal. Gracias a la autoevaluación, el Departamento de Recursos Humanos obtiene información desde la perspectiva del empleado. Además, es un método efectivo para evaluar el compromiso del empleado y hacer uso de la autocrítica de este.

• Evaluación por pares: se evalúa el rendimiento de un grupo de trabajadores que tienen las mismas funciones o que son del mismo departamento. Para compararlos adecuadamente, el responsable ha de elegir varios factores en los que se basa la evaluación. Es importante que no influya ni la simpatía ni la subjetividad en ella. Este método es fácil de ejecutar, no requiere mucha preparación y ayuda a predecir el desempeño.

• Evaluación llevada a cabo por subordinados: los empleados evalúan a sus superiores. De esta manera, los subordinados tienen la posibilidad de compartir su punto de vista y los cargos más altos aprenden sobre qué pueden mejorar en su liderazgo. Asimismo, este tipo de evaluación permite más equilibrio en la jerarquía.

• Evaluación llevada a cabo por superiores: los encargados de cada departamento evalúan a sus empleados. Usando este método de evaluación es esencial ser constructivo y evaluar, tanto la mejora, como posibles dificultades del empleado. El objetivo de los superiores debe ser motivar y aconsejar al empleado.

• Evaluación de clientes: los clientes que trabajan directamente con la empresa, o clientes externos a la empresa, evalúan a la empresa y sus servicios. El feedback se obtiene, por ejemplo, mediante encuestas finales donde el cliente puede evaluar la calidad, la reputación y la experiencia general.

• Evaluación 360º: también llamada feedback 360º, es uno de los métodos más efectivos. Está formada por todas las evaluaciones indicadas arriba, por lo cual se aporta una visión global de la empresa y de sus empleados. De esta manera, la empresa obtiene información de varias fuentes y evita sesgos y opiniones parciales. La evaluación 360º lleva tiempo, pero resulta en una evaluación más objetiva y completa.

Para evaluar el desempeño de nuestros empleados, podemos utilizar distintas técnicas. Las más comunes son la escala gráfica, la lista de verificación, el ranking forzado y los informes libres. Te los explicamos:

Es un método con el que se puntúa al empleado sobre parámetros específicos (por ejemplo, trabajo en equipo, productividad o proactividad, entre otros) y es el más extendido. Su gran ventaja es que cuantifica los resultados y permite realizar comparaciones generales, aunque hay que tener cuidado con él porque puede reducir la compleja contribución de un empleado a la empresa a un número.

Para la escala pueden utilizarse números (del 0 al 10 o del 1 al 5) pero también palabras (de nada a mucho o bajo, medio, alto).

Se trata de otro de los métodos de evaluación más conocidos. Suele consistir en una lista de preguntas a las que se puede responder “sí” o “no”. Sencillo, directo y al grano.

Con este método, los evaluadores han de ordenar a sus trabajadores en función de su rendimiento en una categoría concreta, poniendo a los que mejor rinden más arriba y a los que peor rinden más abajo en el ranking. Se trata de un método polémico; para algunos es cruel y desmotivador y para otros la clave para un buen desempeño.

Quizá pueda parecer algo antiguo, pero otro método legítimo para evaluar el desempeño de un trabajador es redactar un informe donde se trate en detalle cómo ha ido progresando en la empresa el trabajador y cómo ha ayudado (o no) a cumplir ciertos objetivos, así como su comportamiento en el día a día y su relación con sus compañeros, entre otros.

Además de las ventajas obvias, como que nos permite hacernos una idea de cómo nos acercan nuestros trabajadores a cumplir los objetivos de la empresa, las evaluaciones de desempeño son beneficiosas por otros motivos. Uno de ellos es que esta suerte de examen, cuando obtiene resultados positivos, facilita a los jefes de equipo y a la empresa en general la creación de un plan de desarrollo del empleado con formación adicional y más responsabilidades. Asimismo, permite determinar qué empleados han contribuido más al crecimiento de la empresa y recompensar como corresponde (mediante aumentos de sueldo o primas) a los empleados más cumplidores. Pero incluso cuando los resultados son negativos no está todo perdido; permite identificar los puntos débiles y los fallos del trabajador para poder trabajar en ellos.

Por otra parte, permite detectar problemas de integración en la empresa o de capacitación para un cargo, lo cual ayuda a modificar los métodos de trabajo de la empresa y a aportar los recursos que hacen falta con este fin.

Igualmente, la evaluación del desempeño laboral puede ser determinante para justificar un despido por bajo rendimiento. Para que se reúnan los requisitos para un despido de esta índole, es necesario demostrar que ha habido, entre otros, desidia por parte del trabajador. Para ello, el trabajador no puede ser nuevo en la empresa y no puede tratarse de algo momentáneo, lo que una vez más nos demuestra la importancia de efectuar evaluaciones regulares.

Las evaluaciones de desempeño laboral requieren una gran inversión de tiempo y dinero, en general de recursos, de la empresa, por lo que, si las haces, has de asegurarte de sacarles el máximo partido con las herramientas para Recursos Humanos adecuadas. Para evitar que dichas valoraciones no sean más que papel mojado, guíate también por las siguientes indicaciones:

Las críticas, tanto positivas como negativas, han de hacerse en el momento adecuado si pretendes que sirvan de algo. Por eso, para que las evaluaciones sean provechosas, debes hacerlas con suficiente regularidad. Las empresas suelen llevarlas a cabo con una periodicidad de un año, pero es posible que para entonces sea demasiado tarde. Lo ideal es hacerlas entre dos y cuatro veces al año, aunque no todas sean igual de exhaustivas.

Por otra parte, no podemos pasar por alto la transparencia. Muchos empleados sometidos a evaluaciones las consideran injustas debido a la falta de información. No solo es importante que el trabajador sepa qué elementos han influido en su evaluación y por qué ha obtenido ese resultado, también lo es haber fijado con antelación y claridad los objetivos que cumplir en el periodo establecido.

Además, cada persona es un mundo, y evidentemente no vale lo mismo para todos, por lo que es recomendable que personalices las evaluaciones en la medida de lo posible. Al fin y al cabo, los objetivos de cada trabajador son distintos, así como lo son también sus puntos fuertes y flacos. Sentir que se les evalúa de manera individualizada fomenta la motivación de los trabajadores.

Por último, para que una evaluación de desempeño sea eficiente, deben transmitirse los resultados correctamente. Ya has hecho el grueso del trabajo, ahora solo has de compartir los resultados. Evita que todo ese esfuerzo caiga en saco roto y asegúrate de que llegue el mensaje. A fin de cuentas, las evaluaciones tienen el objetivo de animar y corregir los errores del personal, y, para que eso ocurra, es importante que los trabajadores estén motivados. Por eso, los portadores del mensaje han de transmitirlo con claridad y fidelidad, y para que eso sea posible, han de prepararse bien.

La evaluación del desempeño es un instrumento para evaluar el rendimiento laboral de los empleados, contrastándolo con los objetivos fijados previamente.

Los métodos de evaluación del desempeño incluyen escalas gráficas, listas de verificación, el ranking forzado y la redacción libre. Todos los métodos sirven para evaluar tanto las mejoras como las dificultades de los empleados.

La escala gráfica es el método de evaluación del desempeño más extendido. Posibilita la cuantificación de los resultados y la realización de comparaciones generales, aunque se debe ser cuidadoso para no reducir el rendimiento de un empleado, y, por tanto, al empleado, a un número.