Análisis de puestos de trabajo: qué es y cuáles son los pasos para hacerlo adecuadamente

El análisis de puestos de trabajo es un proceso de investigación mediante el cual se determinan una serie de datos relacionados con un puesto concreto de una empresa. Esta información que se estudia incluye, entre otros, las actividades o tareas que el trabajador que ocupe ese puesto deberá llevar a cabo; las responsabilidades qué tendrá; la importancia del puesto en cuestión en relación con otros roles o puestos de trabajo de la empresa; las habilidades que serán necesarias para llevar a cabo las tareas; y las condiciones de trabajo del empleado que ocupará el puesto.

En definitiva, un análisis de puestos de trabajo permite a la empresa conocer con mayor detalle cuáles son los requisitos que debería cumplir la persona que ocupará un puesto de trabajo determinado.

Un proceso de análisis de puestos de trabajo debería estudiar y tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Información general que permita contextualizar el puesto de trabajo y conocer sus datos y características principales en relación con la empresa y los demás miembros del equipo. Esto incluye, entre otros, el nombre del puesto, el departamento del cual formará parte el trabajador, el horario, la categoría profesional, el tipo de contrato, su sueldo aproximado o la banda salarial, el lugar donde se encontrará esta persona dentro del organigrama de la empresa,…

• El objetivo del puesto de trabajo, ya que es esencial conocer cuál es su importancia dentro de la empresa.

• Las actividades o tareas que la persona que ocupe ese puesto realizará, tanto en su día a día como de forma ocasional. Esto también ayudará a determinar otros aspectos y requisitos, como las habilidades necesarias para el puesto en cuestión.

• Las responsabilidades del empleado, así como el tipo de decisiones que deberá tomar en la empresa.

• Los recursos necesarios para llevar a cabo las tareas del puesto de trabajo.

• Los requisitos en cuanto a formación y experiencia profesional, puesto que son datos que jugarán un papel muy importante en el momento de determinar si una persona está preparada para llevar a cabo un puesto de trabajo concreto.

• Otra información relacionada con los conocimientos y experiencia requeridos para llevar a cabo el puesto de trabajo, como pueden ser las soft skills o las hard skills.

Está claro que la finalidad principal de este tipo de análisis es determinar las características que debe tener una persona para poder llevar a cabo un puesto de trabajo determinado de forma eficaz. Por lo tanto, un análisis de puestos de trabajo permite agilizar y mejorar el proceso de selección de personal, puesto que, desde un primer momento, el Departamento de Recursos Humanos conoce con detalle cómo deberá ser el empleado en cuestión. Además, al ayudar a encontrar al candidato ideal para cada puesto, un buen análisis contribuye a la productividad de la empresa.

Sin embargo, es importante destacar que el análisis de los puestos de trabajo también está relacionado con la gestión y administración de muchas otras tareas y funciones de Recursos Humanos. Por ejemplo, contar con una buena descripción de puestos de trabajo, algo que puede conseguirse mediante un análisis detallado y eficaz, permite a la empresa asegurarse de que las tareas de cada trabajador están bien definidas y, por lo tanto, no se repiten funciones y todas las tareas están asignadas.

Además, un buen análisis de puestos de trabajo ayudará a diseñar pruebas de selección de personal eficaces y también permitirá, posteriormente, llevar a cabo procesos de evaluación de desempeño detallados, completos y precisos.

Además de lo mencionado previamente, realizar un buen análisis de puestos de trabajo es importante porque supone los siguientes beneficios para la empresa:

• Permite conocer con mayor detalle qué tareas debe realizar cada miembro del equipo.

• Ayuda a determinar el salario más adecuado para cada puesto de trabajo.

• Cuando un nuevo trabajador se incorpora a la empresa, este cuenta con información detallada acerca de cuáles serán sus funciones, qué responsabilidades tendrá y qué expectativas tiene la empresa, por lo que el proceso de onboarding será más sencillo.

• Contribuye a la identificación de posibles áreas de mejora, por lo que resulta de gran utilidad en el momento de diseñar planes de formación.

• Ayuda a conocer mejor la empresa y la plantilla de personal.

• También ayuda a definir el profesiograma.

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Existen diferentes métodos que las empresas pueden utilizar para analizar con detalle los requisitos, responsabilidades, funciones y características de un puesto de trabajo para, así, tener un mayor conocimiento del perfil de trabajador ideal para dicho puesto. Entre estos métodos, es importante destacar los siguientes:

• Entrevistas. Realizar en el día a día de la empresa entrevistas de seguimiento a los trabajadores puede ser una herramienta de análisis de puestos de trabajo muy eficaz. Este tipo de entrevistas pueden ayudar a los jefes de equipo a conocer mucho mejor las tareas y responsabilidades asociadas a cada puesto y, además, contribuyen significativamente a la comunicación interna de la organización.

• Cuestionarios. Se trata de una encuesta realizada por una persona especialista en este tipo de análisis, la cual responden, posteriormente, los empleados de la empresa. Puede contener preguntas abiertas y cerradas y proporciona información detallada acerca de un puesto de trabajo concreto.

• Observación. Esta metodología es más sencilla y tradicional. Consiste, tal como su nombre indica, en observar con detalle, de manera directa, las tareas realizadas por los diferentes trabajadores y anotar los datos que se consideren importantes y que puedan aportar información relevante al análisis de puestos de trabajo.

Un buen análisis de puestos de trabajo estudia diferentes aspectos relacionados con el rol en cuestión y, por lo tanto, consta de diferentes fases. Estos son los pasos que es recomendable seguir, o los aspectos que una empresa debería tener en cuenta al realizar este tipo de análisis:

El primer paso para realizar este análisis es estudiar las tareas que llevará a cabo la persona que ocupe el puesto de trabajo en cuestión. Durante esta etapa del proceso, es importante analizar qué hace el trabajador, cómo y por qué motivo o con qué objetivo.

El hecho de haber identificado las tareas que realizará el trabajador hará que sea posible clasificarlas para saber cuáles serán sus funciones y, posteriormente, conocer el grado de responsabilidad, dentro de la empresa, asociado a cada función.

También será necesario analizar la experiencia y el conocimiento que la persona en cuestión deberá tener para llevar a cabo las tareas establecidas y cumplir con sus funciones y responsabilidades. Por lo tanto, el siguiente paso será analizar qué formación debería tener el trabajador en cuestión, con qué experiencia debería contar y qué habilidades y destrezas debería tener.

En esta fase, lo más recomendable para obtener este tipo de información es consultar a los gerentes y a los miembros del equipo para conocer cuál es su experiencia y formación y qué requisitos se les han solicitado. También resulta de gran utilidad conocer lo que solicitan las demás empresas del mismo sector.

También es importante basar este análisis en las competencias, para poder definir de forma más detallada qué determinará que un trabajador sea un buen candidato para un puesto de trabajo y cómo debería ser un trabajador para poder llevar a cabo de forma eficaz las tareas y funciones definidas previamente. Algunas estrategias muy útiles para analizar las competencias de los trabajadores son las entrevistas o una evaluación por competencias laborales, por ejemplo.

Finalmente, es importante saber que las competencias y requisitos necesarios para llevar a cabo las tareas y funciones de un puesto de trabajo pueden depender y variar significativamente dependiendo de cada empresa. Por lo tanto, es importante tener en cuenta cada caso particular.

Como se ha mencionado previamente, es posible realizar entrevistas, emplear cuestionarios y observar a los miembros del equipo para obtener la información necesaria para un análisis de puestos de trabajo. Además, también es posible recopilar información de las siguientes formas:

• Analizando posibles incidencias que se den en el día a día, así como los métodos y soluciones empleados para abordarlas.

• Analizando ofertas laborales y descripciones de puestos de trabajo antiguos.

• Mediante un registro, por parte de los empleados, de las tareas que realizan en su día a día.

• A partir de la información obtenida mediante un proceso de evaluación 360° u otros tipos de evaluación de desempeño.

• Observando cómo los trabajadores han actuado frente a diferentes incidentes críticos.

• Consultando a trabajadores que anteriormente hayan ocupado el puesto en cuestión.

Existen diferentes formas de optimizar el proceso de análisis de puestos de trabajo, como puede ser contar con un software especializado en tareas de Recursos Humanos, como Personio. Esta herramienta puede ayudar a tu empresa a llevar a cabo un proceso de evaluación de desempeño eficaz, a agilizar el proceso de onboarding y a gestionar las ofertas de empleo y el proceso de reclutamiento. Todas estas son tareas que, al mismo tiempo, están muy relacionadas con el análisis de puestos de trabajo. 

Lo más recomendable es combinar información recopilada mediante diferentes métodos de análisis, como pueden ser entrevistas, cuestionarios o datos obtenidos a partir de un proceso de evaluación de desempeño.

Este tipo de análisis pretende recopilar información relacionada con el objetivo del puesto de trabajo, las tareas que se realizarán, las funciones y responsabilidades del trabajador en cuestión o la formación y experiencia requeridas, entre otros datos.

Realizar el análisis de un puesto de trabajo es importante porque permite conocer mucho mejor el perfil del trabajador que debería ocupar un puesto concreto. También ayuda a diseñar planes de formación, entre muchos otros beneficios.