¿Qué es un profesiograma y qué tipos hay?

Para realizar el profesiograma de un puesto de trabajo debemos considerar la siguiente información:

• Descripción de la categoría profesional.

• Descripción (profesional y técnica) relacionada con el puesto de trabajo.

• Departamento en el que se desarrolla el trabajo.

• Especificación sobre si es un puesto de trabajo individual o si es parte de un equipo de trabajo.

• Ubicación espacial donde se desempeñará la labor.

• Detalles exhaustivos de las distintas actividades y tareas a desempeñar.

• Definición de los objetivos a lograr y resultados esperados.

• Especificación de las destrezas y capacidades requeridas para el puesto.

• Nivel de formación y capacitación para desempeñar las tareas.

• Actitud requerida para trabajar en esa posición.

• Herramientas, maquinarias y equipos relacionados con el puesto (si aplica).

• Grado de responsabilidad.

• Horario de trabajo, turnos, etc.

• Riesgos asociados al cargo.

• Área de desempeño de la empresa y características de la misma.

Como podrás imaginar, el nivel de detalle de cada uno de estos elementos variará según las características del propio trabajo. 

Ampliamos ahora la definición de profesiograma que facilitábamos al inicio. Según la gran mayoría de autores sobre el tema, “el profesiograma es un documento técnico-administrativo que organiza la interrelación, interacción e interdependencia de un puesto de trabajo, y en el cual se resumen las aptitudes y capacidades de los puestos de trabajo que existen y los que cumplen los trabajadores”.

Existen varios beneficios de disponer de un profesiograma para cada puesto de trabajo en cualquier empresa. Ayuda a optimizar los procesos, ya sea la gestión de RR. HH. o la aplicación de aspectos legales relacionados, por ejemplo, con la incapacitación.

Los beneficios de contar con este documento son múltiples:

• Es un primer filtro para la selección de empleados que acceden a la organización, pues ya se ha definido cuál debe ser el perfil del individuo para ocupar ese puesto de trabajo.

• Permite la detección de fortalezas y debilidades generales en la estructura organizativa. Al realizar el profesiograma, se evidenciarán las posibilidades de reubicación del personal según los requisitos de los puestos y las destrezas de los empleados. Esto conducirá a una mejor asignación de los talentos ya en plantilla a puestos que tengan oportunidad de mejora detectada durante el análisis.

• Posibilita la generación de índices de estímulo. Al determinarse los objetivos requeridos y las capacidades necesarias para lograrlos, se pueden generar índices de rendimiento y establecer incentivos para aumentar la productividad. De esta manera, se incentiva y estimula un ambiente de sana competencia que favorece la productividad de las organizaciones.

• En caso de presentarse situaciones que consideren la incapacidad de un trabajador, se demuestra que el profesiograma es una herramienta fundamental para determinar el grado de incapacidad en cuestión y, de esta manera, esclarecer y agilizar los procesos legales relacionados con ese caso concreto.

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Dependiendo del punto de vista desde el que estemos observando el puesto de trabajo, tendremos dos tipos de profesiogramas. Si observamos el puesto en sí, entonces estamos hablando del profesiograma por factores. En cambio, si enfocamos nuestra atención al individuo, estamos ante un profesiograma por competencias. Veamos a continuación cada uno de ellos de forma más detallada:

Es el documento que define el puesto de trabajo y en él se incluyen todas las actividades, detalles, capacidades y aptitudes propias del puesto, tanto las físicas como las psicológicas. Contempla todo lo relacionado con el puesto de trabajo en sí. 

De esta manera, el cargo queda completamente especificado en todas sus dimensiones, tanto cualitativa como cuantitativamente. Cualquier persona familiarizada o no con el área de desempeño en cuestión, podrá captar a la perfección de qué trata el puesto de trabajo.

Ahora enfocamos nuestra atención hacia el perfil del individuo que va a ocupar ese cargo. Este tipo de profesiograma es sumamente útil para los procesos de selección de personal y reclutamiento de candidatos, ya que en él se establecen con claridad cuáles son los requisitos que debe cumplir la persona que ocupe ese puesto de trabajo. En este tipo de profesiograma se establecen aspectos tales como la formación educativa del individuo, destrezas, habilidades, perfil psicológico, etc.

La elaboración de un profesiograma dependerá de muchos factores de la organización. A continuación, se muestra un ejemplo relacionado con el área de producción de bienes de consumo alimentario. Es el profesiograma para un panadero:

• Puesto de trabajo: Panadero mayor.

• Jefatura: Repostería.

• Jefe inmediato: Gerente de la panadería.

• Tipo de negocio: Alimentación.

• Funciones y responsabilidades del puesto:

  – Amasado de las distintas harinas para la elaboración de los panes y postres que se producen.

  – Interactuar con los asistentes de la panadería para organizar conjuntamente las operaciones de mezclado, moldeado y horneado durante la jornada laboral.

  – Recibir el programa de producción del gerente y estudiarlo.

  – Coordinar con el encargado de compras las adquisiciones de los distintos ingredientes requeridos para la semana.

• Aptitudes necesarias:

  – Saber trabajar en equipo.

  – Organización.

  – Capacidad de análisis.

  – Conciencia de salubridad e higiene.

  – Creatividad para la generación de nuevos productos.

  – Capacidad de control y seguimiento en los distintos procesos y subprocesos que forman parte de la producción.

• Capacitación requerida: Título de una escuela de repostería o capacitaciones diversas en centros de formación del sector.

• Lugar de trabajo: Panadería ”El Grano de Trigo”. Departamento: Área de operaciones.

• Material utilizado: Moldes panaderos, bandejas, utensilios de repostería.

• Maquinarias y equipos utilizados: Mezcladoras y amasadoras eléctricas. Cortadoras manuales. Horno a gas para la cocción.

Esta descripción variará, a su vez, dependiendo del tamaño de la empresa. Por ejemplo, si la panadería es pequeña y más bien artesanal, quizá no cuente con alguna de las máquinas antes mencionadas.

Para realizar un profesiograma completo de un puesto de trabajo, debemos observarlo desde dos puntos de vista: el del puesto en sí y desde la perspectiva de recursos humanos. Para el puesto, definimos todas las funciones, responsabilidades y demás actividades que genere Para la perspectiva del candidato definimos su perfil tanto físico como psicológico.

Para realizar un profesiograma por factores, lo más recomendable es generarlo entre la persona que actualmente ocupa el puesto de trabajo y su supervisor inmediato.

Cuando hablamos de un profesiograma por competencias, suele ser una tarea en la que normalmente interviene la gerencia de Recursos Humanos. Y es que el resultado final servirá como herramienta para los procesos de reclutamiento de personal y selección.

Es una representación en forma más bien gráfica o de tablas, que resume el contenido técnico-administrativo que conforma el profesiograma. De esta forma se puede captar la idea general del documento sin tener que entrar en todos los detalles que lo conforman. También se conoce como perfil profesiográfico.

En conclusión, el profesiograma es una herramienta que ofrece múltiples beneficios, tanto para balancear las cargas de trabajo de la empresa, como para afinar planes de selección de personal, preparar pruebas de selección y procesos de captación de recursos humanos. También funciona como soporte parasituaciones relacionadas con la incapacidad. Vistos los variados beneficios que ofrecen los profesiogramas, es altamente recomendable que todas las empresas cuenten con un profesiograma asociado a cada uno de los puestos de trabajo que tienen.