¿Cómo calcular una nómina paso a paso?

Si tienes empleados a tu cargo, probablemente ya sepas cuáles son los puntos centrales de una nómina. Pero ¿qué significa exactamente? ¿Qué implica este documento? Una nómina es, en líneas generales, un documento legal que los empleados reciben por parte de la empresa para la que trabajan y en el que se detalla el salario que perciben, tanto el bruto como el neto, así como los descuentos realizados correspondientes al pago de la Seguridad Social y al impuesto del IRPF.

Las nóminas deben seguir una serie de pasos y es necesario que se ajusten a las leyes laborales españolas. Además, su confección debe ser realizada por todos los empleadores, sin importar si se trata de una organización o de un trabajador autónomo con personas a cargo.

Ahora que sabes qué es una nómina, quizá quieras indagar sobre cuáles son los elementos indispensables en este documento. Lo cierto es que, al tratarse de una factura que constata la relación laboral y contractual entre una persona y una organización, este documento debe contener los datos identificativos de ambas partes. Esto incluye informaciones como el nombre legal de la empresa o el número de cotización de la Seguridad Social del trabajador, entre varios otros puntos.

A continuación, veremos detalladamente cuál es la estructura de una nómina.

El encabezado de una nómina, como su nombre lo indica, es la parte superior del documento. Es un elemento muy importante, ya que muestra los datos básicos de la organización empleadora, y es lo primero que verá el trabajador o cualquier otra persona que requiera acceso a esa factura.

El encabezado debe contener los siguientes datos:

• Información básica de la organización. Esto incluye el nombre legal de la empresa, su domicilio fiscal, el CIF y el Código de Cuenta de Cotización; esto es, el código asignado por la Seguridad Social a los empresarios y demás sujetos responsables del pago de cuotas.

• Información básica del empleado. Deben incluirse los datos de la persona a la que se le está pagando el sueldo: su nombre completo, su DNI y su número de afiliación a la Seguridad Social. Además, es necesario que figure el grupo profesional, el código de contrato y la fecha de antigüedad en la organización.

• Período de liquidación. En el encabezado también tiene que aparecer cuál es el lapso de tiempo que se corresponde a la nómina, incluyendo las fechas de inicio y final y el total de días.

La segunda parte de la preparación de una nómina consiste en el detalle de los devengos; es decir, la remuneración del trabajador en bruto. Se trata del monto previo a los descuentos que corresponden al pago del IRPF y a las aportaciones a la Seguridad Social. Los devengos son de dos tipos:

• Percepciones salariales. Son los devengos dinerarios; en otras palabras, aquellos que representan retribuciones económicas. Estos devengos son: – El salario básico, que es el salario que recibe el empleado mes a mes y que no puede ser menor al establecido por el convenio; – pagos correspondientes a horas extraordinarias; – complementos salariales; y – mejoras voluntarias.

• Percepciones no salariales. Como lo indica su nombre, estos devengos son aquellos bienes y servicios que no tributan como salario (ni cotizan en la Seguridad Social), pero que aun así el trabajador recibe de parte de la empresa. Pueden ser tickets de almuerzo o de aparcamiento, gastos por desplazamiento, entre otros.

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El siguiente componente de una nómina son las deducciones, los descuentos de los devengos que detallamos previamente, y que tienen que ver con las aportaciones a la Seguridad Social y el pago de impuestos como el IRPF. Después de realizar todos estos descuentos, obtendremos como resultado el salario neto del trabajador; es decir, el dinero que recibirá.

Las deducciones son las siguientes:

Pago del IRPF. El IRPF es un impuesto sobre la renta y es parte fundamental del sistema tributario español. El pago de este impuesto no es igual para todos los trabajadores, sino que se tienen en cuenta las situaciones económicas y las circunstancias personales de cada trabajador a la hora de aplicar el descuento. Por ejemplo, los trabajadores que tienen ingresos por debajo de los 14.000 euros anuales no están obligados a abonarlo.

Aportaciones a la Seguridad Social. A diferencia de lo que ocurre con el pago del IRPF, las cotizaciones sociales no tienen en cuenta las circunstancias personales del trabajador: siempre se paga el mismo porcentaje. Existen herramientas para comprobar las aportaciones a la Seguridad Social y las bases mínimas y máximas según la categoría profesional o grupo de cotización. Las deducciones de la Seguridad Social son las siguientes:

• Contingencias comunes. Esta deducción existe para cubrir las jubilaciones, las bajas por paternidad y maternidad, las bajas por enfermedad, la incapacidad laboral, los accidentes y la asistencia sanitaria. Supone el 4,7 % de la base de cotización, sin incluir las horas extraordinarias.

• Formación profesional. Esta deducción está destinada a la capacitación de los trabajadores, y supone un 0,1 % del total.

• Desempleo. Este descuento es del 1,55 % o del 1,6 %, dependiendo si el contrato es indefinido o de duración determinada, respectivamente.

• Cotización de horas extraordinarias. Este descuento es del 2 %, e incluye las horas extraordinarias de fuerza mayor. Otras horas extraordinarias. Es una deducción del 4,7 % sobre la base de la cotización.

• Fondo de Garantía Salarial. Se trata de un descuento del 0,2 % de la base de cotización, y es el empleado quien debe abonarlo al FOGASA, un organismo creado para abonar a los trabajadores los salarios pendientes de pago por insolvencia, quiebra, suspensión de pagos, entre otras causas.

Anticipos. Esta deducción solo tiene lugar en caso de que exista una retribución anticipada al empleado; es decir, si le paga el sueldo por adelantado por alguna circunstancia.

Valor de productos recibidos en especie. A la hora de aceptar tickets y otros devengos no dinerarios, el empleado decide usar parte de su sueldo en favor de ciertos productos y servicios ofrecidos por la organización. Esto implica que esos ítems sean deducciones.

Otras deducciones. Las anteriores son deducciones comunes de una nómina, aunque es posible que se apliquen otros descuentos, dependiendo del caso. Algunas deducciones posibles son los préstamos que el trabajador deba devolver a la organización o las cuotas de una afiliación sindical, por ejemplo.

Una vez que se hayan definido los devengos y se hayan aplicado las deducciones, deben mostrarse los totales de las bases de cotización junto a dos cantidades más:

• Remuneración total. Es el salario mensual por el que cotiza el trabajador. Si el empleado tiene las pagas extras prorrateadas, la cantidad será igual a la base de cotización por contingencias comunes (BCCC); de lo contrario, será la BCCC sin prorrateo.

• Pagas prorrateadas extras. Si el empleado tiene las pagas extras prorrateadas en el sueldo mensual, esta parte queda vacía; si no, aparece la cantidad prorrateada, que se obtiene dividiendo el total de las pagas extras por 12. Restando las deducciones del salario bruto, se obtendrá el salario neto o líquido.

Deben incluirse las cantidades ya calculadas correspondientes a la base de cotización a la Seguridad Social, la base de contingencias profesionales, la base de IRPF, el total devengado y el total a deducir; finalmente, se agregarán los siguientes datos:

• Fecha de ingreso a la nómina

• Entidad bancaria y número de cuenta del empleado

• Firma del empleador o sello de la empresa

• Firma del trabajador

El artículo 29 del Estatuto de Trabajadores estipula que un trabajador debe recibir su nómina a través de una factura que sirva como justificante de pago.

La recepción por parte del empleado dependerá del formato elegido por la organización. Mientras cumpla con los requisitos y se ajusten al modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, es posible enviar la nómina tanto por correo tradicional como por correo electrónico.

El empleado debe firmar la nómina, y su firma representa la constatación de la recepción de su salario.

En resumen, para calcular una nómina adecuadamente es necesario seguir los siguientes pasos:

• Paso 1: Generar el encabezado. Aquí deben figurar los datos de la empresa y también los del trabajador.

• Paso 2: Calcular los devengos. En este punto, se debe realizar el cálculo del sueldo bruto que percibirá el trabajador, sin los descuentos.

• Paso 3: Calcular las deducciones. Es momento de incluir las deducciones correspondientes a la Seguridad Social, pago de impuestos, entre otras.

• Paso 4: Generar las bases de la cotización. Son dos: la de contingencias profesionales y de recaudación conjunta (cuyo cálculo se obtiene a partir de la suma de la base de cotización por contingencias comunes más las horas extras de ese mes), y la base sujeta a la retención de IRPF (para contabilizarla, es necesario restar las cantidades exentas de IRPF en la nómina al total de los devengos).

• Paso 5: Calcular la base de IRPF. Para ello, puedes acceder a la calculadora del Ministerio de Hacienda.

• Paso 6: Hacer el pie de nómina. Aquí debe incluirse la firma o sello del empleador, además de una serie de datos.

• Paso 7: Entregar la nómina al trabajador. Dependiendo de la organización, la entrega puede hacerse en mano o de forma digital.

Los datos necesarios para conocer el cálculo de la nómina son:

• Situación personal y familiar. Esto incluye el estado civil del trabajador y la cantidad de hijos, si tuviera.

• Salario bruto anual. Es el salario previo a la aplicación de todas las deducciones.

• Número de pagas. Generalmente, las pagas suelen ser doce: una vez al mes.

• Duración del contrato. Puede ser indefinido o determinado.

• Grupo de cotización. Es el parámetro que determina la cotización mínima y máxima de cada trabajador. La Seguridad Social determinó once grupos de cotización.

• Tipo de convenio. Hay muchos tipos de convenios: los colectivos sectoriales, los estatales y nacionales, los sectoriales autonómicos, entre otros.

Veamos un ejemplo de los datos que necesitaríamos de un trabajador para calcular una nómina hipotética:

• Situación personal y familiar: casado, 2 hijos.

• Salario bruto: 20.000€ al año.

• Número de pagas: 12.

• Duración del contrato: indefinido.

• Grupo de cotización: grupo 5, oficiales administrativos.

• Tipo de convenio: convenio colectivo sectorial de oficinas y despachos.

Una remuneración mensual es el sueldo que recibe un empleado por su trabajo a final del mes. Mientras que el salario bruto es el sueldo sin deducciones aplicadas, el salario neto es aquel que recibe el trabajador.

Para rellenar una nómina, es necesario conocer una serie de datos del trabajador, que van desde sus circunstancias personales hasta el tipo de convenio y el grupo de cotización que posee. Luego, es necesario hacer una serie de cálculos para determinar cuáles serán los descuentos que se realizan al salario bruto.

El sueldo recibido es la resta de las deducciones a la Seguridad Social y al pago del IRPF que se realiza al salario bruto. Esta diferencia puede llegar a ser de hasta un 30 %.