¿Cómo calcular una nómina paso a paso?

Una nómina es, en términos generales, un documento legal que reciben los trabajadores de la empresa para la que trabajan y en el que se detalla el salario que perciben, tanto el bruto como el neto, así como los descuentos realizados correspondientes al pago de la Seguridad Social y al impuesto del IRPF.

Las nóminas deben seguir una serie de pasos y es necesario que se ajusten a las leyes laborales españolas. Además, su confección debe ser realizada por todos los empleadores, sin importar si se trata de una organización o de un trabajador autónomo con empleados contratados.

Consejo de lectura: ¿cuál es el salario medio en España y cómo calcularlo?

Además de saber en qué consiste este documento, para saber cómo calcular una nómina es importante conocer cuáles son sus elementos indispensables. Al tratarse de una factura que constata la relación laboral y contractual entre una persona y una organización, este documento debe contener los datos identificativos de ambas partes. Esto incluye información como el nombre de la empresa o el número de cotización de la Seguridad Social del trabajador, entre otros.

A continuación se detalla cuál es la estructura de una nómina:

Este es un elemento muy importante, ya que muestra los datos básicos de la organización empleadora, y es lo primero que verá el trabajador o cualquier otra persona que requiera acceso a este documento.

El encabezado debe contener los siguientes datos:

• Datos básicos de la organización. Esto incluye el nombre legal de la compañía, así como su domicilio, el número CIF y el código de cuenta de cotización, es decir, el código asignado por la Seguridad Social a los empresarios y demás sujetos responsables de pagar cuotas.

• Información de la persona empleada. Deben incluirse los datos de la persona a la que se le está pagando el sueldo: su nombre completo, su DNI y su número de afiliación. Además, es necesario que figuren el grupo profesional y el número del código de contrato. También hay que incluir la antigüedad en la organización.

• Periodo de liquidación. En el encabezado también debe aparecer el periodo de tiempo correspondiente a cada nómina. Ha de incluir las fechas de inicio y de finalización, además del número de días.

La segunda parte consiste en la información de los devengos, es decir, la remuneración o salario bruto del trabajador. Se trata del importe previo a los descuentos del pago del IRPF y a las aportaciones que se realizan a la Seguridad Social, relacionados con la base reguladora. Los devengos son de dos tipos:

• Percepciones salariales. Son los devengos dinerarios, es decir, las retribuciones económicas. Estos devengos son el salario base, que es el salario que el empleado recibe mes a mes, que nunca puede ser menor al salario mínimo interprofesional o al salario mínimo que defina el convenio colectivo aplicable; los pagos de las horas extraordinarias; los complementos salariales, y las mejoras voluntarias.

• Percepciones no salariales. Como indica su nombre, estos devengos son bienes y servicios que, en este caso, no tributan como salario (y tampoco cotizan), pero que, aun así, el trabajador recibe de la empresa. Pueden ser tickets de almuerzo como el cheque gourmet o de aparcamiento y gastos por desplazamiento, entre otros.

Te dejamos estas guías más detalladas sobre la tabla de conceptos salariales y las plantillas de nóminas.

El siguiente componente de una nómina son las deducciones, los descuentos de los devengos detallados previamente, que son las aportaciones a la Seguridad Social y el pago de impuestos como el IRPF. Después de realizar todos estos descuentos, se obtiene el salario neto, es decir, el dinero que recibirá el trabajador.

Las deducciones son las siguientes:

Pago del IRPF. Este impuesto es una parte fundamental del sistema tributario de España. El pago de este impuesto es distinto para diferentes trabajadores, puesto que depende de la situación económica y las circunstancias de cada persona a la hora de aplicar el descuento. Por ejemplo, hay casos en los que, si los ingresos anuales de un trabajador no llegan a un importe determinado estipulado por la ley, la empresa no está obligada a aplicar esta retención.

Aportaciones a la Seguridad Social. A diferencia de lo que ocurre con el pago del IRPF, las cotizaciones a la Seguridad Social no están relacionadas con las circunstancias del trabajador: siempre se paga el mismo porcentaje. Existen herramientas para comprobar estas aportaciones y las bases, que dependen de la categoría profesional o del grupo de cotización. Las deducciones que se realizan son las siguientes:

• Contingencias comunes. Esta deducción existe para cubrir las jubilaciones, las bajas por paternidad y maternidad, las bajas por enfermedad, la incapacidad laboral, los accidentes y la asistencia sanitaria. Supone el 4,7 % de la base, sin incluir las horas extraordinarias.

• Formación profesional. Esta deducción está destinada a la capacitación de los trabajadores y supone un 0,1 % del total.

• Desempleo. Este descuento es del 1,55 % o del 1,6 %, dependiendo del tipo de contrato.

• Cotización de horas extraordinarias. Si se trata de horas extraordinarias de fuerza mayor, el descuento es del 2 %. Cuando se trata de horas que no son de fuerza mayor, se aplica una deducción del 4,7 %.

• Fondo de Garantía Salarial. Se trata de un descuento del 0,2 %, y es el empleado quien debe abonarlo al FOGASA, un organismo creado para abonar a los trabajadores los salarios pendientes de pago por insolvencia, quiebra o suspensión de pagos, entre otras causas.

• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI). Este impuesto, que se añadió en enero de 2023, supone una deducción del 0,1 %.

Anticipos. Esta deducción solo tiene lugar en caso de que exista una retribución anticipada al empleado, es decir, si cobra el sueldo por adelantado por alguna circunstancia.

Valor de productos recibidos en especie. En el momento de aceptar tickets y otros devengos no dinerarios, el trabajador decide emplear parte de su salario en favor de ciertos productos y servicios ofrecidos por la organización. Esto implica que esos ítems sean deducciones.

Otras deducciones. También pueden aplicarse otros descuentos, dependiendo del caso. Algunos ejemplos son los posibles préstamos que la persona en cuestión deba devolver a la organización o las cuotas de una afiliación sindical, por ejemplo.

Debes tener en cuenta que hay casos en los que las empresas están obligadas a hacer una auditoría retributiva para garantizar la igualdad entre sus empleados. En estos casos, conviene usar un modelo de registro salarial en Excel.

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Una vez que se hayan definido los devengos y se hayan aplicado las deducciones, debe mostrarse la suma de las bases de cotización, además de esta información:

• Remuneración total. Es el salario por el que cotiza el trabajador. En caso de que las pagas extras estén prorrateadas, la cantidad será igual a la base de cotización por contingencias comunes (BCCC); de lo contrario, será la BCCC sin prorrateo.

• Pagas prorrateadas extras. Si las pagas extraordinarias están prorrateadas como parte del sueldo mensual del trabajador, esta parte queda vacía. En caso contrario, aparece la cantidad prorrateada, que se obtiene tras dividir el total de las gratificaciones extraordinarias entre 12. Restando las deducciones del salario bruto, se obtendrá el salario neto o líquido.

Deben incluirse los importes ya calculados correspondientes a la base de cotización, la base de contingencias profesionales, el IRPF, el total devengado y la suma total que se deducirá. Finalmente, se añadirán los siguientes datos:

• Fecha de ingreso de la nómina.

• Entidad bancaria, así como el número de cuenta de la persona en cuestión.

• Firma del empleador o sello de la compañía.

• Firma del trabajador.

El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores estipula que un empleado debe recibir su nómina a través de una factura, la cual debe servir como justificante de que se ha realizado el pago.

La recepción por parte del empleado dependerá del formato elegido por la organización. Mientras cumpla con los requisitos y se ajuste al modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, es posible enviar la nómina tanto por correo tradicional como por correo electrónico.

El empleado debe firmar la nómina, y su firma representa la constatación de la recepción de su salario.

En términos generales, para calcular una nómina adecuadamente es necesario seguir los siguientes pasos:

Como ya se ha mencionado, esta es la parte donde figuran los datos principales de la empresa y el trabajador, como el nombre, el CIF (en el caso de la organización), el DNI (en el caso del empleado) o el domicilio.

En esta fase, se debe realizar el cálculo del sueldo bruto que percibirá el trabajador, sin tener en cuenta los descuentos. Para saber el salario bruto de una nómina, será necesario conocer el salario base y añadir una serie de conceptos, como los complementos salariales o los incentivos, entre otros ejemplos.

Este es el momento de incluir las deducciones correspondientes a la Seguridad Social y los impuestos.

Debe tenerse en cuenta, por un lado, la base de cotización por contingencias profesionales y de recaudación conjunta. Este cálculo se obtiene mediante la suma de la base de cotización por contingencias comunes y las horas extraordinarias de ese periodo de tiempo. Por otro lado, está la base sujeta a la retención de IRPF. Para contabilizarla, es necesario restar los importes exentos de IRPF del total de los devengos.

Para calcular el importe de esta base, las organizaciones pueden utilizar la calculadora del Ministerio de Hacienda.

La siguiente fase es hacer el pie de la nómina. Aquí debe incluirse la firma o sello del empleador, además de una serie de datos, como son, por ejemplo, los importes de cotización del empleado y de la compañía.

El último paso será entregar la nómina al trabajador, quien deberá firmarla. Dependiendo de la organización, la entrega puede hacerse en papel o de forma digital.

Los datos necesarios para conocer el importe de una nómina son los siguientes:

• Situación personal y familiar. Esto incluye, por ejemplo, el estado civil del trabajador y el número de hijos, en caso de que tenga.

• Salario bruto anual. Es el salario previo a la aplicación de todas las deducciones.

• Número de pagas. Generalmente, las pagas suelen ser 12: una cada mes.

• Duración del contrato. Puede ser indefinido o de un tiempo determinado (temporal).

• Grupo de cotización. Es el parámetro que define el importe de la cotización mínima y máxima de cada empleado. La Seguridad Social definió once grupos de cotización.

• Tipo de convenio. Hay muchos tipos de convenios: los colectivos sectoriales, los estatales y nacionales y los sectoriales autonómicos, por ejemplo.

A continuación se muestra un ejemplo de los datos de un trabajador que la empresa debería conocer para calcular una nómina hipotética:

• Situación personal y familiar: casado y con dos hijos.

• Salario bruto: 20.000 € al año.

• Número de pagas: 12.

• Duración del contrato: indefinido.

• Grupo de cotización: grupo 5, oficiales administrativos.

• Tipo de convenio: convenio colectivo sectorial de oficinas y despachos.

Debes tener en cuenta que hay personas que tienen su nómina embargada y que, al poco de recibirla, tendrán que abonar una parte de la misma. Te dejamos una guía útil sobre cómo quitar el embargo de una nómina.

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Existen varias páginas y plataformas que disponen de una calculadora de nóminas. Se trata de una funcionalidad que permite calcular el salario neto de un trabajador a partir de una serie de datos. Para obtener el resultado, es necesario introducir información como el salario bruto anual, la edad, el número de pagas que el trabajador recibe (12 ó 14), la categoría profesional o el tipo de contrato laboral (si se trata de un contrato general o de menos de 12 meses), entre otros. También deben indicarse otros datos relacionados con la situación personal y familiar del trabajador, como el número de hijos o descendientes a cargo.

Una calculadora de nóminas es una herramienta realmente útil y eficaz. Sin embargo, es importante recordar que existen ciertos aspectos, como son el número de horas complementarias o extraordinarias, por ejemplo, que pueden variar en función del mes del año, lo cual afecta al importe total de la nómina.

Por eso, contar con un payroll como el software especializado como Personio puede resultar muy beneficioso para los Departamentos de Recursos Humanos, puesto que se trata de una herramienta que facilita y agiliza la gestión de nóminas.

Entre las muchas funcionalidades de Personio se encuentra una función de preparación de nóminas, la cual permite interconectar procesos y transferir de manera automática una serie de datos para elaborar una nómina preliminar, de modo que el Departamento de Recursos Humanos solamente tendrá que revisar y confirmar esta información. Además, Personio también permite que los empleados descarguen su nómina de forma rápida y sencilla a través de su expediente digital personal.

Se trata del sueldo que obtiene un trabajador a final del mes. Mientras que el salario bruto es el sueldo sin deducciones aplicadas, el salario neto es el importe que recibe la persona.

Es necesario conocer varios datos del trabajador, que van desde sus circunstancias personales hasta el tipo de convenio que se aplica en cada caso y el grupo de cotización que le corresponde. El siguiente paso es hacer una serie de cálculos para determinar cuáles serán los descuentos que se realizan al salario bruto.

Para conocer el salario que un trabajador recibe a final de mes, es necesario restar las deducciones a la Seguridad Social y el pago del IRPF del importe del salario bruto. Se trata de una diferencia que puede llegar a ser de hasta un 30 %.