Bases de cotización: ¿qué son y cómo influyen en la gestión de tu empresa?

Se trata del salario mensual sobre el que un empleado contribuye a la Seguridad Social. Son importantes porque determinan qué cantidad debe pagar un empleado a la Seguridad Social y la cantidad de prestaciones a las que tiene derecho en el futuro. Por ejemplo, cuando llegue la jubilación o en caso de desempleo. 

Las bases de cotización no son las bases reguladoras. Estas se utilizan para determinar la cantidad que se recibe como prestación económica. Por ejemplo, la mencionada jubilación o una pensión por incapacidad. 

Existen varios, y cada uno de ellos es un porcentaje que se impone sobre las bases, de acuerdo con lo establecido por la Seguridad Social.

Es el más relevante, ya que en ella se basan los cálculos de las aportaciones a la Seguridad Social. Cubre contingencias comunes como enfermedad, accidente, jubilación y prestaciones familiares. La mayoría de los trabajadores cotizan sobre esta base.

Su valor es de 28,3 % sobre la base de cotización. La empresa paga un 23,6 %, mientras que al trabajador se le detrae de su nómina la parte que debe aportar de su bolsillo (4,7 %). 

Imaginemos que un empleado tiene una remuneración mensual bruta de 1.700 €. Cotizar por contingencias comunes le permitirá cobrar una prestación de baja en caso de caer enfermo por un resfriado, por ejemplo. 

Dirigida a cubrir gastos derivados de abonar prestaciones de desempleo cuando un trabajador queda inactivo. Normalmente al ser despedido.

Esta parte de la cotización se destina a financiar la formación profesional y el desarrollo del empleo.

Destinada a abordar ausencias laborales como causa de accidentes laborales y riesgos ocupacionales.

Los cálculos han sido realizados de forma genérica para visualizar más claramente el funcionamiento de los tipos y bases en las nóminas. 

Sin embargo, es común que la base mínima para el cálculo de contingencias comunes sea más alta y distinta a la que se utiliza para el resto de conceptos para ciertos grupos de tarifas de cotización. Depende del tipo de trabajo que se desarrolle y otros factores. Pero los cálculos sirven para entender los importes y funcionamiento general de las bases de cotización y su impacto en los costes de los trabajadores respecto a sus aportaciones a la Seguridad Social.

Las bases de cotización de los autónomos funcionan de una forma distinta. Los trabajadores por cuenta propia eligen su base de cotización dentro de ciertos límites establecidos por la ley y que han sido acomodados a sus ingresos reales. 

Dentro del rango que corresponda a sus ingresos estimados, pueden optar por una base más baja para reducir las contribuciones. Pero esto también puede afectar las prestaciones futuras, como la pensión de jubilación que, en consecuencia, también será más baja.

Las bases de cotización vienen del salario bruto que cobra un empleado cada mes, más pagas extras si las tuviera y otro tipo de pluses. La empresa es la encargada de retener y pagar los seguros sociales, que incluyen tanto la cotización del empleado como la del empleador.

Al margen de esto, la Seguridad Social establece límites, tanto máximos como mínimos, que restringen la cantidad sobre la que se calculan las aportaciones. Es decir, que si, por ejemplo, un trabajador gana más que el límite máximo, solo cotizará sobre la cantidad máxima permitida.

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La principal relación entre bases y prestaciones es la cantidad que se cobrará en el caso de necesitar el acceso a estas últimas:

• Pensión de jubilación. En esta prestación, la Administración tiene en cuenta las bases de cotización que ha tenido el solicitante en sus últimos 25 años de carrera profesional antes de jubilarse. Esta cifra puede variar ligeramente e irse hasta dos años más. En cualquier caso, y de forma genérica, cuanto más altas hayan sido las bases en esos años, más se cobrará de jubilación.

• Incapacidad temporal. Ocurre lo mismo que en el caso anterior. Aunque se tiene en cuenta la base de cotización en el momento en el que se produce el hecho causante de la incapacidad. De nuevo, cuanto más elevada sea más se cobrará por IT.

• Desempleo. En esta otra prestación influye de forma determinante el tiempo, y no solo la cantidad de las bases. Cuanto más alta sea la base y mayor sea el periodo, mayor será la prestación por desempleo que se aprobará.

• Prestaciones familiares. Las bases de cotización también se utilizan para calcular las prestaciones familiares, como las asignaciones familiares por hijos a cargo. Cuanto más alta sea la base de cotización, mayores serán estas prestaciones.

• Cuidado de personas dependientes. De igual modo que en la mayoría de los casos descritos, un trabajador con una base más alta recibirá más prestaciones en caso de cuidado de familiares dependientes.

• Prestaciones por maternidad y paternidad. A mayor base de cotización en el momento de la baja por este motivo, más elevada será la prestación que los padres recibirán durante su periodo de baja.

Las empresas tienen varias obligaciones respecto a las bases de cotización de sus empleados:

• Aportaciones a la Seguridad Social. Las empresas tienen la responsabilidad de realizar retenciones y efectuar aportaciones a la Seguridad Social de una parte de los salarios de sus empleados. Esto incluye las cotizaciones por contingencias comunes, contingencias profesionales, desempleo, formación profesional y otras contingencias, según corresponda. Las empresas deben realizar estas retenciones y cotizaciones mensualmente y presentar los documentos requeridos a las autoridades competentes.

• Facilitar información a la Seguridad Social. Las empresas deben proporcionar a la Seguridad Social información precisa y actualizada sobre los trabajadores, donde se incluyen datos sobre sus salarios, jornada laboral, categoría profesional y otros datos relevantes. Esta información es necesaria para calcular las cotizaciones y determinar las prestaciones a las que los trabajadores tienen derecho.

• Altas y bajas de los trabajadores. Las empresas están obligadas a dar de alta a los trabajadores en la Seguridad Social cuando comienzan a trabajar y dar de baja a los mismos cuando finalizan su relación laboral. 

• Pago de las cotizaciones sociales. Las empresas deben pagar las cotizaciones sociales de sus empleados a la Seguridad Social dentro de los plazos establecidos por la normativa. Estas cotizaciones incluyen tanto la parte de la empresa como la del empleado.

• Proporcionar información a los empleados. Las empresas tienen el deber de suministrar a los trabajadores información clara y transparente acerca de sus bases de cotización, las retenciones y las contribuciones realizadas en su nombre. Los empleados tienen el derecho de acceder a estos detalles, ya que afectan directamente a sus derechos y prestaciones.

• Notificar variaciones. Las empresas deben comunicar a la Seguridad Social cualquier modificación en las condiciones laborales de sus empleados que pueda influir en las bases de cotización. Esto incluye desde transformaciones en los salarios, jornadas laborales hasta categorías profesionales, entre otros. 

• Registro de datos. Las empresas están obligadas a conservar registros actualizados de la información relacionada con la Seguridad Social de sus empleados.

Las bases de cotización tienen consecuencias en varios aspectos claves de la relación laboral y la administración de personal dentro de una empresa. 

• Costes laborales. Las bases de cotización afectan directamente a los costes laborales de la empresa. A medida que las bases de cotización de los trabajadores sean más elevadas, aumenta la suma que la empresa debe abonar en aportaciones a la Seguridad Social, lo que tiene un impacto en el presupuesto de la empresa y en su capacidad para contratar y retener talento.

• Compensación y beneficios. Cuando el Departamento de RR. HH. pone en marcha un programa de bonus o recompensas por objetivos, debe tener en cuenta que estos cotizan también a la Seguridad Social, como retribución dineraria a incluir dentro de la nómina.

• Prestaciones sociales. Las bases también marcan beneficios sociales a los cuales los empleados tienen acceso, tales como enfermedad, incapacidad, desempleo y jubilación. RR. HH. debe estar al tanto de estas prestaciones y comunicarlas a los empleados.

• Planificación de la jubilación. La gestión de RR. HH. puede desempeñar un papel importante en la planificación de la jubilación de los empleados. Pueden ayudar a los empleados a comprender cómo sus bases de cotización afectarán sus futuras pensiones y prestaciones de jubilación. 

• Gestión de talento. La capacidad de la empresa para retener a empleados puede verse influenciada por las bases de cotización. Ofrecer oportunidades para aumentar las bases de cotización a lo largo del tiempo, como parte de la estrategia de desarrollo profesional, puede ser un incentivo para que los empleados permanezcan en la empresa. Aunque, al mismo tiempo, hay que tener en cuenta que a mayor base de cotización, más salario. Es decir, más coste económico.

• Contratación y planificación de personal. Al planificar nuevas contrataciones, la gestión de RR. HH. debe considerar cómo las bases de cotización afectarán los costes laborales. Esto puede influir en las decisiones sobre la creación de nuevos puestos de trabajo y la selección de candidatos.

• Cumplimiento de la normativa. La gestión de RR. HH.  debe garantizar que la empresa se compromete con todas las responsabilidades legales vinculadas a las bases, lo que abarca tanto la retención como el pago de las cotizaciones a la Seguridad Social. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones y problemas legales.

• Gestión de posibles bonificaciones. Con el objetivo de incentivar la contratación de ciertos perfiles, la Seguridad Social mantiene activas bonificaciones que el Departamento de RR. HH. debe tramitar. Con ellas, la empresa queda exenta del pago de cotizaciones cuando, por ejemplo, contrata a jóvenes o a otros colectivos con dificultades de acceso al mercado laboral. Aunque están limitadas en el tiempo, pueden suponer un importante ahorro para la empresa.

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Una de las más relevantes es la automatización de procesos relacionados con la nómina, como su cálculo, la deducción de impuestos y cotizaciones o la generación de recibos de nómina. 

Esto reduce el riesgo de errores y agiliza el proceso de pago a los empleados. A su vez, puede gestionar beneficios adicionales y deducciones específicas, como bonificaciones, comisiones, horas extras y otros conceptos que pueden afectar las nóminas de los empleados.

Además, cumpliendo con la normativa, permite mantener registros actualizados de la información de los empleados, incluyendo detalles sobre sus bases de cotización, retenciones y datos personales.  

Otra funcionalidad es que puede generar documentos legales relacionados con la nómina, como contratos de trabajo, acuerdos de salario y otros documentos necesarios para cumplir con las regulaciones laborales.

Todo ello, manteniendo las regulaciones laborales y fiscales vigentes y, por tanto, garantizando el cumplimiento normativo en la gestión de nóminas.

Además,  los empleados tienen acceso a sus propios datos de nómina y recibos de salario a través de la plataforma. Esto fomenta la transparencia y permite a los empleados revisar y descargar sus documentos de nómina cuando lo necesiten.

Es fundamental conocer las bases de cotización en una empresa, ya que tienen un impacto directo en los costes laborales y en las prestaciones de los empleados. Además, permite a la empresa calcular de manera adecuada los salarios y las contribuciones a la Seguridad Social y evitar así problemas legales y financieros y beneficiar la retención de talento y bienestar de los empleados.

Si cambian en medio del año, generalmente se aplican los nuevos valores desde la fecha en que entren en vigor. Esto implica que las aportaciones a la Seguridad Social y las deducciones de la nómina se modificarán en función de las nuevas bases a partir de dicho instante.

La cotización por contingencias comunes cubre las bajas por enfermedad común. La de contingencias profesionales se aplica cuando la baja tiene un origen laboral (accidente de trabajo o enfermedad profesional). 

Una distinción importante para el empleado es que, en el caso de una baja por enfermedad común, el pago comienza a partir del cuarto día de la baja, ya que los tres primeros días no se remuneran. A partir del cuarto día, se recibe el 60 % del salario calculado sobre la base de cotización del trabajador. En cambio, a partir del día 21, se recibe el 75 %.

En cambio, cuando se trata de contingencias profesionales, el empleado recibe una remuneración del 75 % de la base de cotización desde el primer día de la baja laboral.