El coste de los trabajadores para tu empresa: ¿qué es y cómo calcularlo?

En concreto, el coste de un trabajador se compone de tres elementos. Estos son:

• Sueldo (70 % del coste total): el salario bruto que el empleado recibe mes a mes, indicado en su nómina.

• Seguridad Social (20 %): cotizaciones a la Seguridad Social del trabajador, pagada por la empresa que lo contrata.

• Indemnización, prestaciones sociales o gastos en formación (10 %): otros aportes sociales en beneficio del empleado. 

Es importante destacar que estos porcentajes son aproximados; la fórmula más exacta la veremos más adelante. Además, incluso la fórmula está sujeta a ciertas variaciones, dependiendo de los convenios colectivos y del tipo de contrato. Sin embargo, si quieres una receta para una cuenta rápida, fácil de hacer mentalmente, puedes recurrir a esta proporción: 70 – 20 – 10. 

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En principio, es necesario hacer una aclaración: El coste de la Seguridad Social no es un monto fijo, sino que depende del sueldo bruto. Este, a su vez, está sujeto a los convenios colectivos, a factores de la nómina como el sueldo base y a otras variables asociadas propiamente a la Seguridad Social (los trabajos más arriesgados tienen cargas mayores). A su vez, existen ciertos costos que no son estrictamente parte de la Seguridad Social, pero que podemos incluir dentro de ella, porque serían todos costes impositivos, es decir, dinero que va al Estado y no al trabajador. En total, este monto suele ascender a un 30 ó 35 % del salario bruto.

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Este coste se divide en las siguientes categorías:

• Contingencias comunes: estos aportes se dirigen al sistema de pensiones y también cubren los diversos tipos de baja, sea por maternidad, enfermedad común o accidentes no laborales. 

• Prestaciones por desempleo: aportes al seguro de desempleo. 

• Contingencias profesionales: esta variable depende del tipo de empleo, pero siempre se destina a cubrir los daños producidos por accidentes laborales o enfermedades vinculadas al trabajo. 

• Formación: porción destinada a la formación profesional. 

• Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): aportes al organismo autónomo encargado de garantizar el pago de los salarios, las indemnizaciones y otros asuntos similares.

Estos cinco elementos se distribuyen de manera diferente dependiendo del rubro y del tipo de contrato. 

Para calcular el coste de un trabajador, se puede recurrir a una fórmula esquemática. Por supuesto, esto no reemplaza el asesoramiento de profesionales, pero da una idea muy aproximada de lo que será el coste real. Una buena manera de simplificar este proceso es contar con un software de nóminas orientado a simplificar las ideas de una empresa. 

En primer lugar, es necesario entender que el coste se compone de la siguiente manera:

Coste de un trabajador = Salario bruto + Seguridad Social

Está claro, entonces, que el monto de referencia es el salario bruto del trabajador, no el neto. Estamos hablando del sueldo antes de que el empleado pague sus propios impuestos; el salario bruto se compone del salario neto y otras cargas impositivas. 

Dicho esto, es necesario determinar el valor de la Seguridad Social. En este caso, tomaremos como referencia los valores para un contrato indefinido, que son:

• Contingencias comunes: 23,6 % del sueldo bruto 

• Prestaciones por desempleo: 5,5 % del sueldo bruto. Este valor aumenta en los contratos temporales. 

• Contingencias profesionales: 3,5 % del sueldo bruto. (En realidad, este porcentaje depende de la actividad, pero tomaremos este valor como referencia). 

• Formación: 0,6 % del sueldo bruto.  

• FOGASA: 0,2 % del sueldo bruto. 

Como resultado, la fórmula para calcular la Seguridad Social sería la siguiente:

Seguridad Social = (Sueldo bruto * 0,236) + (Sueldo bruto * 0,055) + (Sueldo bruto * 0,035) + (Sueldo bruto * 0,006) + (Sueldo bruto * 0,002)

Luego, lo único que falta es poner el valor obtenido junto al salario bruto en la fórmula que calcula el costo real. 

Te dejamos esta guía para que te hagas una idea de cuánto puede ser el salario medio en España.

Consejo de lectura: Indicadores claves de rendimiento

Supongamos que queremos contratar un nuevo empleado de oficina con un sueldo bruto de 1400 euros. En este caso, para calcular la Seguridad Social deberíamos hacer la siguiente cuenta:

Seguridad Social = (1400 * 0,236) + (1400 * 0,055) + (1400 * 0,035) + (1400 * 0,006) + (1400 * 0,002)

Que sería, en concreto, la siguiente:

Seguridad Social = 330,4 + 77 + 49 + 8,4 + 2.8

Seguridad Social = 467.6 euros

Ahora, si reemplazamos el valor de la Seguridad Social en la fórmula para calcular el costo total, nos quedaría la siguiente cuenta:

Costo total = 1400 + 467,4

Costo total = 1867,6 €

Más allá de los costes directos de la Seguridad Social, es importante considerar también los costes indirectos asociados a una nueva contratación. Podríamos considerar, en principio, que estos corresponden básicamente a tres categorías:

El proceso de contratación en sí mismo tiene sus costos. Estos pueden incluir, por ejemplo, la contratación de una agencia especializada en selección de personal, o la incorporación temporal de un cazatalentos. Sin embargo, incluso cuando no se recurre a personal externo, también existe la posibilidad de que haya costes asociados a la promoción de la oferta o al alquiler de una oficina donde llevar adelante las entrevistas. 

Dependiendo del tipo de trabajo, una nueva incorporación requerirá también comprar nuevas herramientas de trabajo. El costo de un ordenador, de un escritorio, o incluso de la ropa de trabajo del empleado deberán tenerse en cuenta. 

Algunos puestos no pueden permitirse quedar vacantes durante las vacaciones del empleado asignado. En este caso, a la hora de incorporar un nuevo trabajador, es importante pensar también en el coste que supondrá reemplazarlo por un empleado temporal cuando se tome sus vacaciones. 

Si el proceso de incorporación del empleado marcha bien, no habrá problemas en este área. Sin embargo, en algunos casos puede ser necesario incurrir en un despido. Es necesario asegurarse, entonces, de que la empresa podrá afrontar el coste de la indemnización. 

Debes saber que se considera que existe una brecha salarial en España entre hombres y mujeres y que hay regulaciones que tratan de combatirla. Por eso, ciertas empresas tienen que llevar a cabo medidas específicas, como los registros retributivos obligatorios.

También debes tener en cuenta que más allá de la banda salarial de cada empresa y empleo, no se puede pagar cualquier cantidad a un empleado, sino que existe un salario mínimo interprofesional, que aplica tanto a salario mínimo a medias jornadas como a jornadas completas proporcionalmente igual.

Existen muchas formas de reducir el coste de los trabajadores dentro de una empresa. La tecnología, la globalización y la naturaleza de los puestos de trabajo en el siglo XXI ofrecen muchas posibilidades. Algunas son: 

• Contratar freelancers. En algunos casos, incluso cuando se trata de tareas habituales, una empresa puede encontrar más rentable contratar a un freelancer que incorporar a un nuevo trabajador a su estructura. 

• Contratar por media jornada. No todas las tareas requieren empleados a tiempo completo. Los contratos por media jornada son sustancialmente menos costosos, y, dependiendo del tipo de trabajo, pueden tener un impacto similar. 

• Promocionar el teletrabajo. El teletrabajo es cada vez más común, y muchos empleados lo ven como una ventaja. A su vez, también puede reducir costos indirectos, como los relacionados con materiales y equipos, por no hablar de los gastos asociados a mantener una oficina. 

• Optimizar los procesos internos. Un análisis meticuloso de los procesos internos puede revelar ineficiencias que aumentan innecesariamente los costes de los trabajadores. 

Consejo de lectura: ¿Qué es el FTE y qué utilidades tiene para tu empresa?

Siguiendo la fórmula anterior, el monto de Seguridad Social para un sueldo de 1500 euros sería de 501 euros. 

Existen, además del sueldo y el coste de Seguridad Social, toda una serie de costes indirectos. Entre ellos están los asociados al reclutamiento, a las herramientas de trabajo, a los sustitutos por licencias y la potencial indemnización.