Registro retributivo obligatorio: guía completa de uso 2022

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El registro retributivo obligatorio es un documento que recopila, de forma detallada, la información media salarial de los empleados de una empresa. Tiene como objetivo informar si existe desigualdad a la hora de remunerar el trabajo a hombres y mujeres. 

Esta brecha salarial se calcula restando al salario medio de los hombres el de las mujeres, dividido entre el salario de los hombres. No se tienen en cuenta el número de horas realizadas. Según un informe de Comisiones Obreras (CC. OO.) la brecha salarial en España es del 24%.

Los datos de este informe aseguran que la diferencia salarial media entre géneros en 2019 fue de 5252 € anuales en favor de los hombres. 

Según ‘Brecha salarial y presencia de la mujer en puestos directivos 2022’, un informe de la Escuela de Alta Dirección y Administración (EADA) e ICSA Grupo, estas diferencias existen en todos los niveles y, especialmente, entre directivos. El salario medio actual de un directivo es de 88 129 € brutos anuales, mientras que el de una directiva es de 77 928 €. 

El registro retributivo pretende medir y, si cabe, sancionar a las empresas con desigualdades salariales por razón de género.

Por ello, te explicamos cómo se realiza el registro, qué leyes lo regulan, qué elementos son obligatorios, qué sanciones se puede recibir por no tener el registro o cuáles son las obligaciones de la empresa respecto a los empleados. 

Puntos claves

  • El registro retributivo no solo recopila información de los empleados, también de los directivos y de los altos cargos. 

  • Para calcular el registro retributivo son necesarios datos como el salario base anual y los complementos salariales. 

  • No llevar el registro salarial conlleva sanciones económicas que van desde los 60 € hasta los 187 515 €.

  • Para realizar el registro retributivo es obligatorio disgregar la información por sexo.

  • Toda empresa debe aplicar el principio de transparencia para garantizar la igualdad entre hombres y mujeres. 

  • La auditoría retributiva es obligatoria para las empresas que tienen más de 50 empleados. 

¿Qué es el principio de transparencia retributiva y cómo afecta a la empresa?

El principio de transparencia retributiva tiene la finalidad de garantizar la igualdad entre hombres y mujeres cuando desempeñan trabajos de igual valor. O lo que es lo mismo, cuando cumplen con las mismas funciones, tienen las mismas responsabilidades y trabajan bajo las mismas condiciones. 

El principio de transparencia retributiva está regulado en el Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, en el que se garantiza la no discriminación retributiva entre ambos géneros. 

Afecta a las empresas de forma directa. En caso de incumplir la normativa se puede incurrir en sanciones económicas

Por ello, es importante que las empresas apliquen correctamente el principio de transparencia retributiva. En este sentido deben justificar cualquier desigualdad que exista, por ejemplo al aplicar pluses en el salario o al no valorar la misma formación de igual manera en hombres y mujeres. 

¿Qué es el registro retributivo obligatorio?

El registro retributivo es un documento en el que se debe recoger la información sobre los salarios de los trabajadores de una empresa. Se deben incluir directivos y altos cargos y segmentar por género. Es obligatorio para todas las empresas desde el 8 de marzo de 2019. 

¿Qué se considera en la ley como "trabajos de igual valor"?

Se considera que un trabajo es de igual valor, es decir que por él se obtiene la misma retribución salarial que otro, cuando comparten:

  • funciones

  • condiciones educativas o profesionales

  • desempeño

  • condiciones laborales

  • responsabilidad

No se tiene en cuenta ni el sexo ni la edad ni la raza. 

¿Qué elementos son indispensables en el registro retributivo obligatorio?

Para hacer el registro retributivo obligatorio es necesario conocer los siguientes datos salariales de cada trabajador: 

  • Salario base anual: la retribución fija que recibe un trabajador. 

  • Complementos salariales: la cantidad de dinero que se suma al salario base. Pueden originarse por diferentes motivos, por ejemplo, plus por antigüedad, nocturnidad o riesgo laboral. 

  • Dietas: la cantidad de dinero que el empleado recibe para sufragar los gastos en los que incurre si realiza su actividad laboral fuera de la empresa. Por ejemplo, cuando realiza un viaje. 

  • Retribución en especie: la parte del salario que la empresa abona mediante el ofrecimiento de bienes y servicios, como cheques de guardería o seguros de salud. 

  • Percepciones salariales: el salario bruto en el que se incluyen el salario base, los complementos salariales, la retribución en especie, las horas extras, las horas complementarias

¿Qué elementos no son parte del salario a efectos del registro?

Hay algunos elementos que no tienen consideración de salario y que, por tanto, no se tienen en cuenta para hacer el registro retributivo: 

  • indemnizaciones por despido,

  • prestaciones de la Seguridad Social,

  • indemnización por traslado,

  • herramientas cedidas para la realización de la actividad,

  • plus de distancia y transporte,

  • vestimenta de trabajo,

  • y prestaciones por incapacidad temporal.

¿Qué leyes regulan el registro salarial obligatorio?

La ley que regula el registro salarial es el Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantizar la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación.

Luego, con el fin de insistir en la importancia de la igualdad salarial y el principio de transparencia, se creó el Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres.

Por otro lado, las sanciones por el incumplimiento del registro se recogen en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

¿Qué castigos implican no llevar un registro retributivo obligatorio?

No llevar el registro retributivo es considerado una falta grave, que supone sanciones que van desde los 626 € a los 6250 €. La cuantía varía en función de la reincidencia, la premeditación o de otras irregularidades añadidas que sean detectadas. 

Por otro lado, tendremos sanciones derivadas de los resultados que ofrezca el registro retributivo. La cuantía dependerá de la consideración que tengan estas faltas, que pueden clasificarse en leves, graves y muy graves. 

  • Sanciones leves: en su grado mínimo supone una multa de 60 € a 125 €; en su grado medio de 126 € a 310 € y en su grado máximo de 311 € a 625 €.

  • Sanciones graves: en su grado mínimo supone una multa de 626 € a 1.250 €; en su grado medio de 1.251 € a 3.125 € y en su grado máximo de 3.126 € a 6.250 €.

  • Sanciones muy graves: en su grado mínimo supone una multa de 6251 € a 25 000 €; en su grado medio de 25 001 € a 100 005 € y en su grado máximo de 100 006 € a 187 515 €.

El grado de la sanción depende del tamaño de la empresa y del nivel de desigualdad detectada y debe ser analizado en cada caso. 

Por ejemplo, comparemos las siguientes situaciones:

  • Una empresa de 20 trabajadores tiene un registro retributivo cuya media salarial muestra la desigualdad entre hombres y mujeres. En esta el salario de los hombres es superior en un 50%. 

  • Una empresa de 50 trabajadores con desigualdad salarial entre hombres y mujeres, donde el salario de los hombres es superior en un 50%.

Ambas empresas están cometiendo una infracción grave o muy grave debido al gran porcentaje de desigualdad. Sin embargo, la sanción será mayor para la empresa que tiene mayor número de trabajadores. De todas maneras, en ambos casos se deben analizar las causas de la desigualdad y la justificación que la empresa da por ella. 

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¿Qué debe hacer la empresa si detecta desigualdades?

Cuando una empresa realiza el registro retributivo, puede detectar si existen o no desigualdades de género. En caso de que existan es necesario tomar medidas al respecto.

En primer lugar hay que conocer la diferencia entre hombres y mujeres. ¿Hay más hombres o mujeres? ¿En qué cantidad? ¿Desempeñan el mismo trabajo? ¿Cuánto cobran? A continuación, se debe crear un plan de igualdad en el que se establezcan las medidas que se van a llevar a cabo. Este debe seguir las siguientes pautas:

  • Marcar el ámbito de actuación (una jerarquía concreta, un departamento, una categoría profesional, o la empresa en su conjunto).

  • Indicar los objetivos y cuantificarlos. 

  • Definir las medidas que se van a llevar a cabo. Por ejemplo, la selección de personal va a dirigirse únicamente a mujeres o se van a ajustar los salarios por puesto de trabajo y a eliminar los incrementos de sueldos que no están debidamente justificados. 

  • Establecer un calendario. 

  • Evaluar el plan de igualdad. 

Por último, se implementa el plan de igualdad en la empresa y se da a conocer a todos los empleados. 

¿Qué es una auditoría retributiva y para qué sirve?

Una auditoría retributiva es una recopilación de información y su posterior análisis sobre el salario de los trabajadores de una empresa. Sirve para detectar desigualdades entre hombres y mujeres con el objetivo de tomar medidas y reducir la brecha salarial

Realizar una auditoría retributiva no es obligatorio para todas las empresas. Solo para aquellas cuyo número de empleados sea superior a 50. Coincide con aquellas que tienen la obligación de contar con un plan de igualdad. 

No obstante, las empresas con una plantilla inferior a 50 trabajadores tiene la libertad de crear un plan de igualdad, y con ello, una auditoría retributiva. 

¿Cuáles son las obligaciones de la empresa respecto a los empleados?

Todas las empresas tienen la obligación de hacer el registro retributivo independientemente de su tamaño. Además, es una información que debe estar a disposición de todos los trabajadores

  • En el registro retributivo se incluye a todos los empleados de la empresa independientemente de su antigüedad, jornada y modalidad. 

  • El registro se realiza de forma anual. Por tanto, toda persona que haya finalizado su contrato dentro del año debe ser incluida.

  • Se deben incluir todos los conceptos salariales (complementos salariales, retribución en especie y demás).

  • Para las empresas con varios centros es obligatorio hacer el registro salarial de toda la empresa en su conjunto. 

  • Los empleados que deben estar incluidos en el registro son aquellos que tienen una relación laboral con la empresa. Por tanto, se excluyen socios de cooperativa y becarios.

  • El registro retributivo tiene que incluir de forma obligatoria la media aritmética y la mediana de los datos salariales

¿Cómo se hace el registro retributivo obligatorio?

Para hacer el registro retributivo lo más importante es disgregar toda la información por sexo. Te explicamos los pasos a seguir:

Recopilar información salarial 

Lo primero es recopilar toda la información salarial de los empleados como el salario base anual, los complementos, las dietas, la retribución en especie.

También es necesario reunir la información personal y profesional. Por ejemplo, el puesto que ocupa, el sexo, el tipo de jornada o los estudios que tiene, entre otros. 

Posteriormente, se debe crear una base de datos donde se coloque toda la información por cada trabajador. 

Ordenar la información 

Para que la comparación sea válida se debe ordenar la información en función del sexo pero también de las siguientes categorías:

  • Grupos profesionales. Clasifican a los trabajadores según la titulación pero también en función de las características del puesto de trabajo.

  • Categorías profesionales. Prestar atención tanto a la titulación que tiene el trabajador, como a sus aptitudes.

  • Puesto de trabajo de igual valor. 

Calcular la media

Una vez recopilada toda la información se procede a calcular la media aritmética y la mediana de los salarios. Para ello se debe utilizar la clasificación correspondiente, ya sea por puesto de trabajo, grupo o categoría profesional. Y siempre debe considerarse la misma referencia temporal, es decir, hora, día, semana o mes. 

Para facilitar el cálculo, es útil descargar algún modelo de registro salarial, gracias al cual se podrá hacer una recopilación más visual de toda la información, dividida por sexos. Incluso permite calcular de forma automática la media.

Analizar los datos 

Una vez recopilada y centralizada toda la información, hay que proceder a su análisis. ¿Existe desigualdad entre hombres y mujeres? Si se observa que la desigualdad es superior al 25% en empresas de más de 50 empleados, hay que justificar el motivo. Si no existe justificación, hay que tomar las medidas oportunas para eliminar la desigualdad, desde la primera fecha en que se tiene constancia del hecho. 

Simplifica tu registro retributivo obligatorio con un

Para simplificar el registro retributivo obligatorio, se pueden utilizar soluciones especializadas, como un software. Dentro de este tipo de herramientas encontramos opciones de preparatoria de nóminas. De esta forma, cuando se necesite crear un registro retributivo, será fácil acceder a la información salarial de cada empleado. 

La plataforma permite un rápido acceso a datos que pueden ser descargados o filtrados. De este modo, puedes visualizar ágilmente una gran parte de la información a incluir en el registro, como salarios medios por sexo, por categorías profesionales, puestos de trabajo, complementos y extras de las nóminas, entre otros.

Preguntas frecuentes

¿Qué empresas tienen la obligación de llevar a cabo un registro retributivo obligatorio?

Todas las empresas en España tienen la obligación de llevar a cabo un registro retributivo, independientemente de su tamaño. Sí existe diferencia cuando hablamos de crear una auditoría retributiva. En este caso, solo es obligatorio para empresas con una plantilla superior a 50 personas. 

¿Qué trabajadores se deben incluir en el registro retributivo obligatorio?

Todos los trabajadores de una empresa deben estar incluidos en el registro retributivo, incluyendo todo el personal directivo y los altos cargos. La brecha de género puede existir independientemente del puesto. 

Solo socios de cooperativas y becarios quedan fuera. 

Dentro de la empresa, ¿quién se encarga del registro retributivo obligatorio?

La normativa no especifica quién debe ser el encargado de realizar el registro retributivo, de modo que cada empresa tiene libertad para elegir quién es la persona o departamento responsable. No obstante, lo habitual es que sea el Departamento de RR. HH. el que esté a cargo de su realización. 

¿Quiénes pueden tener acceso al registro retributivo obligatorio?

Todos los empleados de la empresa tienen derecho a acceder al registro retributivo cuando lo consideren oportuno. En caso de que los empleados tengan representantes, también ellos tienen acceso. 

Por otro lado, también puede acceder al registro cualquier persona que esté autorizada por el Ministerio de Trabajo con el objetivo de realizar una inspección de trabajo. 

¿En qué formato se presenta el registro retributivo obligatorio?

La legislación no exige ningún formato concreto para presentar el registro retributivo obligatorio. No obstante, normalmente las empresas lo realizan en hojas de cálculos.

¿El registro salarial es obligatorio cuando todos los trabajadores son del mismo sexo?

El registro salarial también es obligatorio cuando todos los trabajadores sean del mismo sexo. La ley solo indica que es obligatorio para todas las empresas, sin hacer referencia al sexo de los trabajadores. Esta situación sirve también para hacer ver a la empresa que debe integrar tanto hombres como mujeres en su plantilla. 

Cuando la empresa solo tiene un trabajador contratado también es obligatorio realizar el registro salarial. De nuevo, la normativa es obligatoria para todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño, número de trabajadores y sexo de los empleados. 

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