Software de registro de horas

Un programa de control horario permite registrar digitalmente todas las horas de los trabajadores, tanto las ordinarias como las extraordinarias. En este sentido, los empleados han de introducir las horas de trabajo para que consten en su registro o para que las aprueben sus jefes.

¿En qué consiste un sistema de control de asistencia?

El sistema de control de asistencia es el método que utilizan las empresas para registrar las horas trabajadas y la presencia de los trabajadores en la oficina. Este servicio puede prestarlo un software pero no tiene por qué.

De hecho, muchas empresas usan Excel para registrar la jornada de sus empleados. Sin embargo, eso no solo lleva más tiempo que si usamos un software de control, ya que hay que introducir los datos manualmente, sino que además también suele llevar a errores. Otros de los inconvenientes son:

• Cualquiera que tenga acceso a las hojas de cálculo puede modificarlas, es decir, que tus datos más importantes pueden acabar siendo manipulados.

• Excel no cumple con los requisitos legales para el registro de la asistencia estipulados en materia de privacidad.

• Es fácil borrar o sobrescribir una hoja de Excel si circulan distintas versiones de un mismo archivo. Esto supone que podrías acabar perdiendo todos los datos por un problema técnico.

¿Deberías registrar las horas de los trabajadores de tu empresa?

Depende. La utilidad de registrar las horas de los trabajadores no depende del tamaño de la empresa. Hay tres casos en los que quizá tenga sentido hacerlo:

• Cuando los trabajadores son remunerados principalmente por las horas que trabajan.

• Si tu empresa tiene distintos modelos de horas de trabajo, p. ej. por turnos, jornada parcial o modelos flexibles con compensación por horas extra.

• Si tu empresa está sujeta a la normativa legal, como la que regula el salario mínimo, que requiere que los trabajadores fichen.

[[Nota: Recuerda que desde 2019, la mayoría de las empresas españolas están obligadas a llevar un registro de la jornada de sus trabajadores, de acuerdo con lo previsto en el artículo 10 del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.]]

¿Qué ventajas ofrece un software de control horario?

Más allá de las obligaciones legales, realizar un registro del número de horas exacto que hacen los trabajadores sirve de base para calcular los salarios, así como para evitar conflictos y malentendidos entre los empleados y la empresa.

Tanto la Dirección como el Departamento de Recursos Humanos pueden hacerse una idea fiable de las horas que dedican sus trabajadores. Los empleados, por su parte, pueden asegurarse de que se les paga de manera justa y de no hacer horas extra no remuneradas.

¿Cómo elegir el software de registro de jornada adecuado?

Para que el registro de jornada cumpla con su propósito, ha de ser preciso, fiable y transparente. Eso sólo puede ofrecerlo un software de control horario como el integrado en Personio.

Con Personio, tanto tus empleados como tú podéis registrar vuestras horas de trabajo en Internet. Una vez hayan metido sus horas los empleados, si es necesario, sus jefes pueden confirmarlas. Puede aplicarse directamente el reglamento de la empresa en materia de horas de trabajo y ajustar el sistema de registro de jornada como corresponda.

Como mínimo, una app para fichar en el trabajo como esta ahorra mucho tiempo al departamento de Recursos Humanos, ya que permite automatizar gran parte del trabajo mediante el registro de asistencia; ya no han de lidiar con hojas de cálculo incompletas o incorrectas.

¿Cómo se hace el cambio a un registro de jornada online?

El cambio a un software de control horario implica tanto al departamento de RRHH como al resto de trabajadores. Es importante tranquilizar a los empleados; el registro de jornada no se utiliza para controlarlos personalmente. Además, Personio cumple estrictamente con la normativa de protección de datos.

El comité de empresa tiene derecho a determinar, junto con otros actores, el registro de la jornada, pero no puede evitar ni exigir que se implemente un sistema en concreto. Por lo general, el comité no estará en contra de ningún sistema de control que cumpla con la ley. Implica al comité de empresa en la puesta a punto del software para que sea más fácil para tus empleados adaptarse a él.

Antes de ejecutar un software de control horario totalmente nuevo en toda la empresa, puedes hacer una prueba con un grupo reducido. Así podrás ver si todo funciona, qué tienes que mejorar y cómo debes formar a tus trabajadores para su uso. Si la prueba ha ido sobre ruedas, podrás implementar con éxito el registro de jornada online.

Si ya cuentas con un sistema de control horario, puedes vincularlo a Personio con una interfaz (API). A partir de ese momento, podrás gestionar con Personio todas las horas que tus trabajadores registraban antes en la tarjeta de fichar o en la app de jornada laboral del sistema de control antiguo.

¿Cómo puedes registrar las horas de trabajo desde casa?

¿Y si tus trabajadores no están en la oficina sino, por ejemplo, en casa o de viaje por trabajo? ¡No pasa nada! Con un reloj digital, los empleados tendrán acceso a sus registros de horas de trabajo desde donde quieran y podrán introducir las horas por Internet.

Puedes usar fácilmente un software de control horario como el de Personio como base para controlar las horas más complejas, actualizar las horas trabajadas por semana, vacaciones y festivos. En el registro de horas trabajadas, Personio muestra las horas extra realizadas.

El control horario facilita la contabilidad de nóminas

Con un software de control horario, toda la información se centraliza en un mismo lugar y puede procesarse directamente. Así, el registro de horas trabajadas está vinculado automáticamente con las nóminas, la organización de las vacaciones y el archivo digital del personal.

Puedes calcular siempre que quieras los salarios automática o manualmente sin errores y los datos que necesitas para las nóminas directamente a partir de los datos agregados.

Los salarios se ajustan automáticamente al tiempo trabajado, por ejemplo, si los empleados cobran por hora o reciben una compensación por hacer horas extra.

¿Personio cuenta automáticamente las horas extra?

Personio también cuenta con una calculadora de horas extraordinarias que transfiere automáticamente las horas extra al cálculo del salario (si lo configuras así). Además, se realiza un seguimiento de las horas de trabajo medias y máximas permitidas y, si se supera el límite, tanto el jefe como el empleado reciben una alerta.

¿Cómo calcular adecuadamente los permisos?

Calcular manualmente los días de vacaciones puede ser muy laborioso y dar pie a errores, sobre todo en empresas grandes donde hay una gran rotación de empleados o trabajadores a jornada parcial y completa.

Al calcular las vacaciones automáticamente, te aseguras de ser eficiente y cumplir con la normativa vigente. Personio calcula los permisos de cada calendario de horas y muestra siempre los días de vacaciones restantes. También tiene en cuenta los festivos, que cambian de un sitio a otro.

¿Cómo registrar las horas trabajadas con Personio?

Con Personio, los empleados pueden introducir las horas trabajadas desde Internet y ver, siempre que quieran, la comparación entre la meta y las horas trabajadas efectivamente, igual que en cualquier aplicación de registro de asistencia, pero en un navegador. Para ello, han de entrar en sus cuentas de horas trabajadas (cuando y desde donde quieran) e introducir las horas de inicio y fin de la jornada, así como los descansos.

Los gerentes y responsables de Recursos Humanos pueden confirmar las horas introducidas con solo un clic. Puedes establecer procesos de aprobación individuales para cada departamento, equipo o incluso trabajador.

La disposición de la interfaz del software es de fácil uso para el usuario y añadir los datos es cuestión de segundos. Los encargados y trabajadores de RR. HH. pueden confirmar los datos con solo un clic.

Si recurres a sistemas de terceros para controlar la jornada como, por ejemplo, terminales para fichar, puedes exportar fácilmente sus datos a Personio.

¿Personio proporciona informes de control de jornada?

Las funciones de información y exportación de Personio te enseñarán, cuando lo desees y con solo un vistazo, cuántas horas ha hecho cada trabajador. Puedes generar una visión de conjunto de las asistencias y ausencias, las bajas por enfermedad y las vacaciones a finales de mes o año. 

Personio te da la opción de crear una hoja de cálculo o un gráfico con las cifras que te interesen, que puedes exportar o usar para tus informes.