Control de horas de trabajo: importancia y herramientas

Arbeitszeiterfassung wird Pflicht

Los trabajadores y las empresas constituyen un sistema de conciliación mutua donde los beneficios que puedan recibir ambas partes deben quedar plasmados en una relación clara, productiva y flexible. Sin lugar a duda, mantener esa armonía es un desafío demandante para ambas partes. Desde el punto de vista de la empresa, ¿cómo se puede realizar un seguimiento donde se evite la conflictividad y a la vez se pueda controlar el cumplimiento de la jornada de trabajo?

La manera histórica de hacerlo es llevar un control de horas laborales y es el eterno dolor de cabeza del departamento de Recursos Humanos. La gestión laboral requiere la implementación de nuevos tipos de controles que se adapten a los nuevos modelos de actividad laboral (como la flexibilidad laboral, el trabajo a distancia, la jornada laboral a tiempo parcial o de horario reducido, las horas extraordinarias y las horas complementarias) y que mantengan la productividad y la competitividad. A continuación, revisaremos los puntos más relevantes sobre el registro de las horas laborales.

¿Qué es el control de horas laborales?

El control de horas laborales no es más que la gestión de manera efectiva de las horas de trabajo de los empleados. Las empresas deben aplicar en su estructura organizativa una serie de procedimientos que permitan documentar, registrar y manejar la jornada laboral de sus trabajadores.

La empresa lo tiene que realizar, sin importar el tamaño de la plantilla de empleados, cuando la jornada laboral es a tiempo completo o parcial y tanto si el trabajo se realiza en las instalaciones de la empresa como a distancia (tan frecuente y en auge en los últimos años).

El control de horas laborales debe, por ley, contabilizar todas las horas que el empleado realiza en una jornada de trabajo bajo un horario establecido. Para tal fin, el empleador tiene bajo su responsabilidad aplicar los medios (tecnológicos, tarjetas magnéticas o reconocimiento dactilar entre otros) necesarios que permitan y faciliten controlar esas horas laborales. Este registro de jornada laboral debe indicar con absoluta precisión toda la información detallada de la jornada de trabajo, por ejemplo: identificación del empleado, hora de entrada, hora de salida y fecha.

Las empresas españolas antes del año 2009 no estaban obligadas a llevar un control horario, ahora sí. Es un requerimiento legal, y no solo deben registrarlo, sino también conservar estos registros para posteriores consultas o inspecciones.

Importancia del control del horario laboral

El control de horario de entrada y salida de empleados permite registrar con precisión el tiempo total de trabajo de un empleado. Esto tiene múltiples implicaciones, a continuación veremos algunas de ellas.

Cuando se lleva un registro diario de las horas trabajadas (normales, extraordinarias y complementarias), se puede realizar rápidamente la evaluación del desempeño de los empleados y determinar su productividad. Permite ampliar los beneficios laborales para aquellos empleados que cumplen correctamente con sus jornadas de trabajo y se detecta el fraude del empleado por incumplimiento de la jornada laboral acordada en su contrato, y que, ante la evidencia de incumplimiento, puede recibir llamadas de atención o incluso un despido justificado.

El trabajador queda resguardado con el control horario porque sitúa a la empresa en el compromiso de registrar todas las horas normales y adicionales (horas extraordinarias y horas complementarias) realizadas fuera de la jornada laboral.

También puede ser un indicador para evaluar la nueva contratación de empleados en el caso de que exista un aumento considerable de las horas extras. En este sentido, la empresa está en la obligación legal de garantizar los medios necesarios para llevar a cabo el control de la hora de inicio y terminación de la jornada de trabajo con un proceso que sea confiable, seguro y rápido.

Control del horario laboral durante el teletrabajo

Las nuevas tecnologías favorecen un ámbito de flexibilidad laboral más amplio, ya que los trabajos a distancia son más comunes y frecuentes. Esto significa que es posible trabajar fuera de las instalaciones de la empresa o, incluso, cumplir jornadas mixtas que combinen ambos modelos de trabajo (en la empresa y en remoto). Ahora bien, es indispensable aclarar las condiciones de teletrabajo. Este modelo de trabajo suele crear confusión porque, aunque es un trabajo realizado a distancia, la compañía debe garantizar los medios tecnológicos necesarios para que el empleado pueda prestar su servicio profesional (de acuerdo con la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia).

Toda esta situación laboral emergente, donde no es necesario trabajar desde la sede de la empresa, implica un proceso de adaptación por parte de los empleados y también de las empresas. Se requiere la aplicación de un sistema de control de horas que facilite y permita realizar el registro de las jornadas de trabajo de manera eficiente y justa.

Afortunadamente, en el mercado existen múltiples herramientas que facilitan el seguimiento de la jornada laboral de los trabajadores, independientemente de dónde se encuentren físicamente, y para hacerlo hay diversos medios como, por ejemplo: aplicaciones móviles, tarjetas magnéticas, software instalado en ordenadores, programas en la nube, aplicaciones con códigos QR o incluso se puede usar la huella dactilar. Lo cierto es que no existe excusa alguna para no llevar un registro de los horarios.

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Registro de horas extraordinarias

La ley (cuya entrada en vigor fue hace un par de años) obliga a las empresas en España a realizar un control de horas trabajadas. Los empleados deben disponer de un sistema (garantizado por la empresa) que permita registrar su inicio y fin de la jornada de trabajo. Los datos deben estar disponibles mes a mes y se debe facilitar la contabilización de las horas de trabajo normales, extras y complementarias de todos los trabajadores.

El horario de un trabajador debe registrarse cualquiera que sea el tamaño de la empresa y, aunque no se exige un sistema en particular, debe realizarse de alguna manera. Siempre es recomendable verificar que el registro contenga, al menos, la siguiente información: turno, horas de descanso semanales, horario laboral (de acuerdo con lo estipulado en el contrato), registro de hora de inicio y finalización de la jornada laboral, registro de horas extras y complementarias.

Otro punto para recordar es que estos registros deben mantenerse, como mínimo, durante cuatro años, y deben estar accesibles tanto para los representantes de los trabajadores como para el trabajador que lo solicite.

Una de las ventajas de un control eficiente es que dotan a la empresa de datos que se pueden analizar y ayudar a detectar carencias o excesos:

  • Facilita a la empresa la comprobación rápida de empleados que no cumplen su jornada y a los que hay que dar un toque de atención o despedir justificadamente.
  • Permite conocer si existe la necesidad de contratar personal adicional según el número total de horas extras o complementarias que se contabilicen.

Normativa del control horario de trabajo en España

La ley en España se adaptó para poder adaptar el entorno laboral a nivel de empresas y de trabajadores. Por eso, desde el año 2019 las empresas están obligadas a llevar un control de horas trabajadas de los empleados, y así se especifica en el Estatuto de los Trabajadores.

Por otro lado, la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social se encarga de establecer las sanciones en caso de que no se cumpla como corresponde. Algunos motivos de incumplimiento son:

  • La inexistencia de un sistema de control de las horas trabajadas.
  • No comunicar las horas trabajadas al trabajador en su justificante de pago, a los representantes sindicales y/o al comité de empresa.
  • No registrar las horas extras, las horas complementarias o hacerlo bajo conceptos no establecidos legalmente.
  • No tener los registros de las horas trabajadas totales de los empleados durante al menos 4 años.

Las sanciones se establecen por niveles según sea el incumplimiento de la empresa: las sanciones leves se encuentran en un rango de 60 a 625 euros, las graves oscilan entre los 625 y 6.250 euros y las de mayor penalización pueden alcanzar hasta los 187.515 euros. Indiscutiblemente, estas medidas hicieron que las empresas se ajustaran rápidamente a la nueva reglamentación para evitar las sanciones económicas.

¿Quiénes están exentos de control del horario laboral?

Puedes suponer que las empresas deberían llevar un control de horas laborales de todos sus empleados y es totalmente cierto. Sin embargo, en toda regla existe la excepción. En el caso del control horario, hay empleados exentos de cumplir horarios rigurosos por la naturaleza de la relación laboral, y la ley es quien así lo determina indicando que estos trabajadores son de carácter especial. En este sentido podemos agruparlos en tres tipos de relaciones laborales especiales:

  • Los trabajadores de carácter especial declarados en la ley. Por ejemplo: personal de alta dirección, las empleadas del hogar, los deportistas profesionales y los artistas.
  • Empleados que cumplen una jornada de trabajo o que tienen una normativa de registro específica. Por ejemplo: trabajadores a tiempo parcial o trabajadores móviles (transportistas y camioneros, transportistas ferroviarios transfronterizos, trabajadores de la marina mercante).
  • Trabajadores autónomos y aquellos que se asocian a cooperativas. En este último caso, al ser una relación societaria, el tiempo de trabajo tiene sus propias normas y regulaciones.

Si no te encuentras en alguno de estos casos, definitivamente tus horas laborales deben registrarse en un sistema de control horario.

Sistemas de control del horario de trabajo

Las empresas españolas a partir del año 2019 comenzaron a ajustar sus procesos de control y registro de las horas de entrada y salida de sus empleados. Esto se hizo al principio de manera acelerada para cumplir con la ley y evitar ser multados por incumplimiento.

Muchas empresas establecieron una aplicación de control horario o simplemente un registro manual como herramienta laboral para registrar las horas de trabajo. Básicamente, no existe una exigencia referida al sistema que debe emplearse para realizar el control horario, ya que la empresa es libre de elegir el sistema que considere más conveniente, aunque debe ser acordado con los representantes legales de los trabajadores (si aplica).

Ahora bien, para aquellas empresas con un volumen alto de trabajadores o que dispongan de personal a distancia y teletrabajo, la herramienta ideal para el control horario es, sin lugar a duda, una aplicación o un software que ofrezca la posibilidad de hacer un registro fiable, rápido y accesible desde cualquier lugar.

Conclusión

El establecimiento de una norma legal para obligar a las empresas a llevar un sistema de control de horas pudo ser en un principio una medida coercitiva y punitiva (por la aplicación de sanciones monetarias). Sin embargo, con el pasar de los años se ha convertido en una herramienta poderosa. No solo se emplea para reconocer al trabajador que cumpla con su jornada laboral o incluso que realice horas adicionales, sino que, también, para las empresas es una evidencia clara de que un trabajador incumple reiteradamente el horario de trabajo, y puede así aplicar sanciones o incluso justificar su despido. Un punto adicional es el hecho de que, al llevar un registro minucioso de las horas extras realizadas por la plantilla, esto permite tomar la decisión de contratar personal nuevo o, incluso, ajustar las jornadas laborales, lo que disminuye el pasivo de pagos de horas extras o complementarias cuando son constantes y numerosas.