Evaluación del desempeño: ¿qué es y cómo se realiza?

La evaluación del desempeño es un proceso sistemático y periódico que implica analizar el rendimiento laboral de un empleado en relación con los objetivos y expectativas previamente establecidos. Este proceso forma parte de un ciclo más amplio conocido como gestión del desempeño (performance management), que comienza con la fijación de metas y expectativas y termina en la evaluación de la actuación del empleado.

Durante la evaluación del desempeño, se examinan las capacidades, logros y evolución del empleado, proporcionando información sobre su contribución a la empresa. Este análisis permite a la organización comprender el crecimiento individual de los trabajadores y obtener información sobre la fuerza laboral a nivel individual.

La evaluación del desempeño en una empresa es importante por diversos motivos que a continuación se explican:

• Evalúa la contribución de cada empleado al cumplimiento de los objetivos organizacionales y metas predefinidas.

• Ayuda a identificar las fortalezas y debilidades de los empleados para su mejora.

• Facilita la toma de decisiones sobre promociones, asignación de responsabilidades y reconocimientos basados en el rendimiento.

• Ofrece a los empleados retroalimentación (feedback) que ayuda a mejorar su rendimiento y crecimiento profesional.

• Reconoce y recompensa el buen desempeño, fomentando la motivación y el compromiso de los empleados.

• Permite identificar y retener a empleados con talento, de manera que ayuda al desarrollo de un equipo altamente competente.

• Facilita la comunicación regular entre empleados y supervisores, lo que evita sorpresas desagradables.

• Proporciona información útil que puede utilizarse para otras herramientas, como las 9 box grid o los análisis de puestos de trabajo.

Evaluar la contribución del empleado a los objetivos organizacionales es importante, pero la evaluación del desempeño va más allá. También hay que valorar las cualidades personales y el potencial de desarrollo del trabajador, teniendo en cuenta su experiencia laboral y su interacción con el resto de empleados, para evaluar su impacto en el ambiente de la empresa. Aunque estas evaluaciones suelen ser anuales, mantener una comunicación constante entre altos cargos y empleados es fundamental. 

• Competencias y habilidades. Analizar las habilidades interpersonales, actitudes y valores que el empleado aporta al entorno laboral, así como valorar las capacidades y habilidades adicionales que el empleado puede desarrollar. Esto permite hacer una evaluación por competencias.

• Experiencia. Considerar la experiencia previa del empleado y cómo esta influye en su desempeño actual.

• Iniciativa. Valorar la disposición del empleado para asumir responsabilidades adicionales, tomar la iniciativa y participar proactivamente en el logro de los objetivos del equipo o de la empresa.

• Productividad. Evaluar la eficiencia y la productividad del empleado en la realización de sus tareas y responsabilidades. Esto puede incluir la cantidad y calidad del trabajo realizado en un periodo determinado.

• Periodicidad y planificación. Determinar la periodicidad de las evaluaciones, reconociendo la importancia de un seguimiento regular.

• Trabajo en equipo. Establecer un diálogo constante entre altos cargos y empleados para mantener informados sobre la progresión individual, además de favorecer la comprensión mutua y una mejor colaboración.

• Comunicación. Promover la retroalimentación regular para evitar sorpresas inesperadas en la evaluación anual.

• Informalidad. En ocasiones, las evaluaciones de desempeño se pueden generar en una conversación espontánea y no previamente pactada o formal. La información de las mismas es perfectamente válida para los objetivos de esta herramienta.

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Para llevar a cabo la evaluación del desempeño de manera efectiva, se recurre a diversos métodos que ofrecen enfoques específicos para evaluar competencias, habilidades y contribuciones de los trabajadores.

Este enfoque utiliza escalas numéricas o descriptivas para evaluar diversas competencias y habilidades de los empleados. Cada criterio se evalúa asignando una puntuación que refleja el nivel de desempeño del empleado en áreas específicas. Las escalas pueden variar desde ‘insuficiente’ hasta ‘sobresaliente’, o con puntuaciones, por ejemplo, de 0 a 10, lo que proporciona una medida cuantitativa del rendimiento.

En este método, se establecen objetivos y metas claras y específicas para cada empleado al inicio de un periodo determinado. La evaluación se basa en el logro de estos objetivos predefinidos. El proceso implica la participación activa del empleado en la identificación de metas. De esta manera, se favorece la alineación de los objetivos individuales con los objetivos organizativos.

La retroalimentación 360 grados recopila evaluaciones desde diversas perspectivas, incluyendo compañeros, supervisores, subordinados y el propio empleado. Este enfoque proporciona una visión completa del desempeño, incorporando opiniones de diferentes fuentes para obtener una visión más equilibrada y precisa.

Este método clasifica a los empleados en orden de rendimiento, desde el más alto hasta el más bajo, en relación con sus compañeros. Se basa en la comparación relativa, lo que ayuda a identificar a los empleados destacados y aquellos que pueden necesitar desarrollo adicional. 

Los empleados evalúan su propio desempeño mediante cuestionarios estructurados. Esta autoevaluación laboral se compara luego con las evaluaciones realizadas por supervisores u otros evaluadores para identificar discrepancias y áreas de desarrollo.

Se trata de otro de los métodos de evaluación más conocidos. Suele consistir en una lista de preguntas a las que se puede responder “sí” o “no”. Sencillo, directo y al grano.

Quizá pueda parecer algo antiguo, pero otro método legítimo para evaluar el desempeño de un trabajador es redactar un informe donde se trate en detalle cómo ha ido progresando en la empresa el trabajador y cómo ha ayudado (o no) a cumplir ciertos objetivos, así como su comportamiento en el día a día y su relación con sus compañeros, entre otros.

Las épocas de evaluaciones son estresantes para todas las partes. Los trabajadores están bajo examen, los jefes de departamentos quieren asegurarse de que el mensaje llegue correctamente y sin desmotivar a los trabajadores, el Departamento de RR. HH. está preocupado por registrar las evaluaciones de manera precisa y justa y adjudicar correctamente las recompensas dentro de un presupuesto limitado, y los directivos están preocupados por el trabajo que no se está haciendo mientras se llevan a cabo las evaluaciones. Para reducir el estrés al mínimo posible y llevar a cabo buenas evaluaciones de desempeño, trabaja eficientemente siguiendo los siguientes pasos:

Los objetivos de rendimiento han de ir de la mano de los objetivos más generales de la empresa y del propósito del departamento en el que trabaja el empleado. Han de ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y en el tiempo, por las siglas en inglés). Por otra parte, si los jefes de departamento y los empleados crean y establecen estos objetivos de manera conjunta, es más fácil que los trabajadores los interioricen y que, por tanto, los cumplan.

Como mencionamos más arriba, hacer evaluaciones una vez al año es insuficiente. Evaluar el trabajo de todo un año no solo es difícil, también lleva mucho tiempo y, además, es poco fiable; los recuerdos de lo que pasó hace un año pueden traicionarnos. Por eso, es importante que ambas partes de la evaluación se vean con mayor regularidad para analizar y registrar el progreso.

Algunas evaluaciones se basan exclusivamente en datos aislados como, por ejemplo, las cifras de indicadores claves de rendimiento (KPI). Un análisis exhaustivo no solo incluye cifras, también tiene en cuenta el aporte humano y pone ambos en la balanza.

Si algo queda claro en esta vida es que nadie es perfecto y todos tenemos algo que mejorar. Permitir a los trabajadores aprender y desarrollarse es beneficioso para su motivación personal, así como para las capacidades de la empresa.

Para poder mejorar, primero hay que saber qué se está haciendo mal. Si los problemas de desempeño no se atajan cuando ocurren, es probable que se hayan olvidado para cuando llegue la evaluación y que, cuando finalmente se traten, el empleado se sienta atacado y ofendido.

Las evaluaciones recurrentes a lo largo del año facilitan la evolución regular de los trabajadores. Lleva a cabo evaluaciones con frecuencia y sé abierto, sincero y constructivo.

Sin peros ni condiciones, escucha. Naturalmente, en las evaluaciones la voz cantante la lleva la empresa, pero estas son también una buena oportunidad para que haya una conversación real entre trabajador y empresa sobre lo sucedido en el periodo en cuestión. Un gran jefe permite al empleado explicarse y utiliza sus comentarios para alimentar objetivos y valores, corregir errores y celebrar victorias.

El empleado debería salir de la evaluación sintiendo esperanza y optimismo. Aprovecha las conclusiones de la evaluación de desempeño para ajustar las expectativas de cara al próximo periodo de evaluación.

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Así funciona

Existen distintas maneras de evaluar el desempeño de los trabajadores de una empresa. A continuación, te explicamos las principales:

• Autoevaluación: como comentábamos anteriormente, el empleado evalúa su propio trabajo, su desempeño y a la propia empresa desde su punto de vista. Es decir, debe reflexionar sobre sus mejoras y dificultades siguiendo un protocolo formal. Gracias a la autoevaluación laboral, el Departamento de Recursos Humanos obtiene información desde la perspectiva del empleado. Además, es un método efectivo para evaluar el compromiso del empleado y hacer uso de la autocrítica de este.

• Evaluación por pares: se evalúa el rendimiento de un grupo de trabajadores que tienen las mismas funciones o que son del mismo departamento. Para compararlos adecuadamente, el responsable ha de elegir varios factores en los que se basa la evaluación. Es importante que no influya ni la simpatía ni la subjetividad en ella. Este método es fácil de ejecutar, no requiere mucha preparación y ayuda a predecir el desempeño.

• Evaluación llevada a cabo por subordinados: los empleados evalúan a sus superiores. De esta manera, los subordinados tienen la posibilidad de compartir su punto de vista y los cargos más altos aprenden sobre qué pueden mejorar en su liderazgo. Asimismo, este tipo de evaluación permite más equilibrio en la jerarquía.

• Evaluación llevada a cabo por superiores: los encargados de cada departamento evalúan a sus empleados. Usando este método de evaluación es esencial ser constructivo y evaluar, tanto la mejora, como posibles dificultades del empleado. El objetivo de los superiores debe ser motivar y aconsejar al empleado.

• Evaluación de clientes: los clientes que trabajan directamente con la empresa, o clientes externos a la empresa, evalúan a la empresa y sus servicios. El feedback se obtiene, por ejemplo, mediante encuestas finales donde el cliente puede evaluar la calidad, la reputación y la experiencia general.

• Evaluación 360º: también llamada feedback 360º, es uno de los métodos más efectivos. Está formada por todas las evaluaciones indicadas arriba, por lo cual se aporta una visión global de la empresa y de sus empleados. De esta manera, la empresa obtiene información de varias fuentes y evita sesgos y opiniones parciales. La evaluación 360º lleva tiempo, pero resulta en una evaluación más objetiva y completa.

Las evaluaciones de desempeño laboral requieren una gran inversión de tiempo y dinero y,  en general, de recursos, de la empresa, por lo que, si las haces, has de asegurarte de sacarles el máximo partido con las herramientas de software para RR. HH. adecuadas, como Personio. Para evitar que dichas valoraciones no sean más que papel mojado, guíate también por las siguientes indicaciones:

Las críticas, tanto positivas como negativas, han de hacerse en el momento adecuado si pretendes que sirvan de algo. Por eso, para que las evaluaciones sean provechosas, debes hacerlas con suficiente regularidad. Las empresas suelen llevarlas a cabo con una periodicidad de un año, pero es posible que para entonces sea demasiado tarde. Lo ideal es hacerlas entre dos y cuatro veces al año, aunque no todas sean igual de exhaustivas.

Por otra parte, no podemos pasar por alto la transparencia. Muchos empleados sometidos a evaluaciones las consideran injustas debido a la falta de información. No solo es importante que el trabajador sepa qué elementos han influido en su evaluación y por qué ha obtenido ese resultado; también lo es haber fijado con antelación y claridad los objetivos que cumplir en el periodo establecido. En este punto, es clave evitar el efecto halo.

Además, cada persona es un mundo, y evidentemente no vale lo mismo para todos, por lo que es recomendable que personalices las evaluaciones en la medida de lo posible. Al fin y al cabo, los objetivos de cada trabajador son distintos, así como lo son también sus puntos fuertes y flacos. Sentir que se les evalúa de manera individualizada fomenta la motivación de los trabajadores.

Por último, para que una evaluación de desempeño sea eficiente, deben transmitirse los resultados correctamente. Ya has hecho el grueso del trabajo, ahora solo has de compartir los resultados. Evita que todo ese esfuerzo caiga en saco roto y asegúrate de que llegue el mensaje. A fin de cuentas, las evaluaciones tienen el objetivo de animar y corregir los errores del personal, y, para que eso ocurra, es importante que los trabajadores estén motivados. Por eso, los portadores del mensaje han de transmitirlo con claridad y fidelidad, y para que eso sea posible, han de prepararse bien.

La evaluación del desempeño constituye una herramienta para evaluar el rendimiento laboral de los empleados, comparándolo con los objetivos predefinidos. Este proceso ofrece una visión integral que va más allá de las tareas diarias, lo que permite una evaluación detallada de los logros y áreas de mejora de cada empleado.

Existen diversos métodos para evaluar el desempeño, entre ellos las  escalas de calificación, evaluación por objetivos (MBO), retroalimentación 360º, ranking forzado o el método de autoevaluación. Cada uno de ellos proporciona un enfoque único para evaluar tanto los logros como los desafíos de los empleados.

El método de escalas de calificación es uno de los más extendidos. Permite la cuantificación de los resultados y, a su vez, realizar comparaciones generales. Aunque es importante tener en cuenta que hay que ser cuidadoso para no reducir el rendimiento de un empleado, y, por tanto, al empleado, a un número.