Reclutamiento de personal: Guía y puntos clave

Antes de comenzar, merece la pena enfatizar el concepto de Recursos Humanos (RR. HH.) como eje central del proceso de búsqueda y contratación de empleados. El departamento de recursos humanos tratará de dotar a la empresa con los activos intelectuales y las habilidades interpersonales necesarias para alcanzar sus objetivos financieros.

En general, los recursos humanos son todas aquellas personas que aportan valor a una organización mediante habilidades, conocimientos, actitudes y contactos con agentes externos.

Ahora bien, cuando nos referimos al departamento de Recursos Humanos, vemos que una de sus funciones es precisamente la de captar nuevos talentos siempre que sea necesario. Como consecuencia, los encargados de dicho departamento tienen que ser expertos en identificar a los mejores candidatos disponibles.

Vale aclarar que los negocios más pequeños no tienen este departamento, sino que se limitan a asignar a un profesional encargado de contratar nuevos empleados. En estos casos, la regla es la misma: el reclutador tiene que estar debidamente capacitado como tal. Si tú eres esa persona, este artículo te dará las bases para hacer una buena selección.

Ahora que sabes quienes tienen que encargarse de la tarea, definiremos qué es el reclutamiento de personal. Se trata del proceso mediante el cual un cazatalentos o headhunter de la organización busca e intenta captar nuevos empleados y/o profesionales que, a primera vista, demuestran tener las habilidades necesarias para cubrir una vacante .

Los cazatalentos pueden encontrar potenciales candidatos mediante distintos canales, como redes sociales, anuncios en periódicos, perfiles en redes sociales profesionales, etc. A veces también se intentan atraer candidatos que ya trabajan en otra compañía del mismo sector.

En cualquier caso, se trata de una actitud activa por parte de la empresa. Es decir, que reclutar implica tomar la iniciativa, en lugar de simplemente dejar que los candidatos lleguen a nosotros.

El reclutamiento de personal no siempre se lleva a cabo de la misma manera. De hecho, no siempre consiste en buscar nuevos talentos externos a la organización. En determinadas ocasiones ese perfil que tanto necesitas podría estar ante tus ojos. Por eso, existen diferentes tipos de contratación de empleados:

• Reclutamiento interno

• Reclutamiento externo

• Reclutamiento mixto

• Reclutamiento 2.0

Veamos con un poco más de detalle en qué consiste cada uno:

Se refiere a la selección de uno de los empleados ya existentes de la empresa para ocupar la vacante que se necesita cubrir. No se hace una convocatoria externa que involucre a desconocidos. Esta modalidad tiene diferentes subtipos:

• Ascenso: también conocido como movimiento vertical. Es el proceso mediante el cual se da a uno de los empleados actuales un cargo mayor con responsabilidades y remuneraciones más altas.

• Promoción: similar al ascenso, un empleado pasa a ocupar un puesto de trabajo en otro departamento de la empresa, pero con un grado de responsabilidad similar.

• Transferencia: igualmente llamado movimiento horizontal, en este caso se busca a un empleado para ser transferido a otra localización cumpliendo con las mismas funciones, o bien para ocupar otro puesto con el mismo nivel de responsabilidad en la sede actual.

Lo ideal es organizar un proceso de selección donde se tengan en cuenta las respuestas de los candidatos en las entrevistas, así como también el historial de trabajo y sus desempeños.

En este caso se buscan trabajadores o profesionales ajenos a la organización con dos objetivos principales: captar un nuevo talento necesario pero inexistente en el equipo o, expandir la capacidad de gestión con más empleados, asumiendo un rol ya establecido.

El reclutamiento externo puede realizarse mediante los canales que antes hemos señalado. Pero, además, aquí también entran en juego las agencias de reclutamiento de personal. Estas son, en esencia, empresas dedicadas a la búsqueda y selección de empleados, para lo cual utilizan métodos y conocimientos especializados.

Como su nombre indica, este tipo de reclutamiento se basa en combinar los dos anteriores. De esta manera, la selección se lleva a cabo considerando tanto a candidatos internos como externos, ampliando las opciones de encontrar a la persona adecuada.

Esta tipología puede ser tu mejor alternativa si, por ejemplo, tu empresa es aún muy joven y no estás seguro de que los empleados actuales hayan adquirido la experiencia necesaria para ocupar un cargo vacante de mayor nivel.

Finalmente, esta categoría no se refiere a una diferenciación entre candidatos internos y externos, sino más bien a la adopción de nuevas tecnologías para reclutar personal. Existen incluso aplicaciones móviles diseñadas para gestionar este tipo de procesos.

Las empresas pueden utilizar estos recursos tecnológicos para satisfacer sus necesidades de recursos humanos.

Hasta ahora hemos visto la interrelación entre los conceptos reclutamiento de personal y recursos humanos. En conjunto, ofrecen un panorama de lo que implica llevar a cabo un proceso ajustado a las necesidades de la empresa. Pero ¿cuáles deberían ser exactamente las fases de dicho proceso?

• Búsqueda de potenciales candidatos: la primera fase implica una búsqueda por parte del reclutador para encontrar candidatos potenciales que se ajusten, bajo una primera impresión, al perfil profesional necesario. Es importante encontrar tantas opciones como sea posible, dando margen de maniobra para las fases de preselección y selección.

• Lanzamiento de la propuesta laboral: una vez que se tiene una base de candidatos identificados, es momento de hacerles llegar tu oferta laboral con una descripción de puestos de trabajo para saber si están interesados. No tengas miedo de considerar a personas que ya tienen un empleo, pues tu propuesta podría parecerles más atractiva que su trabajo actual. Sin mencionar que estarás atrayendo candidatos experimentados.

• Fase de preselección: ahora tienes que hacer un filtrado de los candidatos que hayan mostrado interés en tu propuesta. Esta fase es imprescindible para hacer que esa primera impresión que tuviste sobre cada uno de ellos se reafirme o no al comprobar directamente si tienen lo que buscas. Puedes hacer esto mediante la solicitud y revisión de currículos, las llamadas telefónicas y las pruebas de selección de personal (cognitivas, por ejemplo).

• Entrevistas cara a cara: llegado a este punto, ya habrás descartado a un significativo número de candidatos. Con el resto, será momento de pasar a la fase de entrevistas cara a cara, ya sea bajo la modalidad presencial o a través de videollamadas. Lo importante es ser capaces de analizar las habilidades interpersonales y leer el lenguaje corporal de los candidatos.

• Selección: después de las entrevistas cara a cara (presenciales siempre que sea posible), llega el momento de analizar toda la información recogida sobre los candidatos para tomar una decisión. La selección algunas veces puede orientarse a perfiles menos experimentados, pero con mayor potencial de crecimiento y valor añadido para la organización.

• Contratación: no, el proceso no termina con la selección. Debes comunicarle tu decisión al candidato elegido y esperar una respuesta positiva de su parte. Tras esto, se firmaría un contrato. Sólo así se dará por terminado el proceso.

Ten en cuenta que otras organizaciones también pueden estar reclutando a ese candidato que has elegido, de manera que tendrá opciones para quedarse con la que considere mejor propuesta laboral.

Para el caso de España, la recomendación esencial es la de contratar a un director de Recursos Humanos debidamente cualificado para ese puesto. Se trataría de alguien que conoce bien las leyes y normas laborales del país, organizando todo lo necesario para que el reclutamiento de personal se ajuste a la normativa vigente y evitar así posibles inconvenientes en el futuro.

En general, estos son algunos consejos para tener en cuenta al desarrollar el proceso:

• Para captar profesionales altamente cualificados, analiza el mercado laboral, asegurándote de plantear propuestas económicas competitivas.

• No te centres únicamente en las habilidades técnicas. También son importantes las habilidades sociales y las llamadas “soft skills” o habilidades blandas.

• Establece una presencia omnicanal para tus convocatorias, utilizando desde folletos o tarjetas de presentación, hasta redes sociales y videos promocionales de tu oferta.

• Busca candidatos entre tus competidores, porque esos profesionales ya tendrán experiencia real en tu sector, aportando valor extra a la empresa.

• Ve directamente a las universidades en busca de talento fresco, si tu empresa es joven y quieres que el personal también lo sea.

• Crea un presupuesto para el proceso de reclutamiento y ajústate al mismo. De lo contrario puedes acabar gastando dinero de más hasta dar con los candidatos ideales.

• Incluye oportunidades de crecimiento y formación dentro de tu organización. Así los candidatos mostrarán mayor interés en formar parte de tu equipo.

Para finalizar, te aconsejamos abordar el tema de los salarios dejando margen de negociación, sin plantear una cantidad exacta determinada por ti. De hecho, los buenos reclutadores suelen incluir entre sus preguntas algo como “¿cuáles son sus expectativas salariales?”. Así, los entrevistados se dan cuenta de que la empresa también presta atención a sus intereses.

Es importante tener en cuenta que reclutamiento y selección no significan lo mismo. Reclutamiento, es un proceso que involucra la búsqueda activa de candidatos en múltiples canales y plataformas. E incluso entre el personal de la competencia mediante cazatalentos.

Por su parte, la selección de personal puede referirse a dos cosas:

1. A una de las fases finales del proceso de reclutamiento, donde se evalúa a los candidatos buscados para elegir a uno o a tantos como sea necesario o

2. a la incorporación pasiva de nuevos empleados, siendo ellos quienes se presentan a la empresa sin que la misma haga convocatorias explícitas.

En general, podemos afirmar que reclutamiento y selección se diferencian porque el primero es un proceso estructurado con iniciativa por parte de la empresa, mientras que el segundo es más bien una fase de dicho proceso, con un carácter más pasivo.

Por ejemplo, mientras que la selección se limitaría a recibir los currículos de nuevos profesionales, el reclutamiento de personal implicaría la búsqueda de talento de manera activa.

El reclutamiento de personal no es gratis. Acarrea costes para la empresa. Aunque no deben verse como gasto, sino como inversiones para captar al mejor talento. Bajo esta perspectiva, te aseguras de que cada céntimo invertido en el proceso sea compensado con un empleado productivo y eficiente.

Entre los costes de inversión tenemos:

• Gastos internos: asociados al pago del personal involucrado en el proceso de reclutamiento, como pueden ser los integrantes del departamento de Recursos Humanos, los reclutadores y las secretarias o los asistentes. También se consideran los costes de recursos materiales e inmateriales, como los anuncios físicos y digitales, las tecnologías de reclutamiento, las llamadas telefónicas, el alquiler de los espacios para las entrevistas, etc.

• Gastos externos: se refieren al presupuesto destinado a actividades de reclutamiento externas a la propia empresa, como pueden ser la contratación de agencias especializadas en este proceso, la participación en una feria de empleo o la gestión de contenido promocional con empresas audiovisuales.

• Gastos varios: aquí debes tener en cuenta detalles como los costes de desplazamiento (combustible, taxi, transporte privado o público, etc.), los retrasos de los candidatos o los tuyos, refrigerios de los entrevistados, etc.

El administrador de la empresa tiene que considerar todos estos gastos a la hora de crear un presupuesto para el proceso de selección, dejando margen de maniobra ante posibles imprevistos. De hecho, las horas de trabajo que dedica a esta labor también deben formar parte del importe total.

En medianas y grandes empresas siempre debe haber un departamento de Recursos Humanos encargado del reclutamiento de personal. Para el caso de las organizaciones más pequeñas, este proceso debe estar a cargo de un especialista en relaciones interpersonales que, además, tenga los conocimientos administrativos y legislativos esenciales para gestionar contratos.

En cualquier caso, se trata de un proceso que no debe tomarse a la ligera, ya que de ello dependerá el óptimo desempeño de los equipos de trabajo que se construyan y, por tanto, de la viabilidad financiera de la empresa.