Baja laboral: ¿cómo funciona y qué tipos existen?

La baja laboral es un derecho que tienen todos los trabajadores. Tiene lugar cuando se sufre una enfermedad o accidente que impide desarrollar la actividad laboral con normalidad. Se trata de una ausencia justificada hasta que el empleado se recupere.  Durante la baja recibe un subsidio para sustituir el salario habitual. 

Las causas de baja laboral vienen establecidas en el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, Ley General de la Seguridad Social:

• Enfermedad profesional. Es toda enfermedad física o mental que tiene lugar como consecuencia de la actividad laboral, ya sea por cuenta ajena o propia. Algunos ejemplos son el estrés, la ansiedad, problemas de espalda, síndrome del túnel tarsiano, etc. 

• Enfermedad común. Es aquella que se produce por causas que no tienen relación con la actividad laboral. Por tanto, el empleado puede contraerla en el lugar de trabajo o fuera de él, pero no guarda relación directa con la actividad que desempeña en su puesto. Por ejemplo, gripes, infecciones, una depresión derivada de temas personales o una intervención quirúrgica. 

• Accidente laboral. Lesiones que sufre un trabajador a consecuencia del trabajo que desarrolla, como son las caídas, golpes, cortes o sobreesfuerzos, entre otros. 

El tipo de baja laboral depende de las circunstancias que la hayan provocado. Se diferencian dos grandes grupos. Contingencias comunes, donde se incluyen la enfermedad común y la baja por maternidad y paternidad. Y, por otro lado, contingencias profesionales. Es decir, las enfermedades que sí tienen una estrecha relación o están derivadas de la actividad laboral que se realiza.

La baja por paternidad o maternidad se denomina en la actualidad ‘permiso por nacimiento y cuidado del menor’, y no hace distinción entre padres y madres. En ambos casos, los progenitores tendrán una baja de 16 semanas, salvo que sea un parto de más de un bebé, en cuyo caso es de 18 semanas en el caso de gemelos o mellizos, y de 20 en caso de trillizos, y así sucesivamente.

Es una baja que tiene la finalidad de cuidar al menor durante sus primeros meses de vida. En este periodo de tiempo, los progenitores reciben el 100 % de su salario. 

Las seis primeras semanas tras el nacimiento del bebé serán de baja obligatoria. A partir de ahí, los progenitores pueden distribuir sus respectivas 10 semanas restantes como consideren, en periodos mínimos de una semana y hasta el primer año.

Es el tipo de baja laboral más común en España. Las causas son múltiples aunque son habituales las gripes o enfermedades músculo-esqueléticas, entre otras. Son bajas que deben estar certificadas por un médico, donde se indique la causa y el tiempo estimado que podría durar la baja. Esta modalidad tiene una duración máxima de un año, aunque dependiendo de la causa, y si fuese necesario para la recuperación, se puede ampliar 180 días más. Recientemente se ha aprobado la baja por menstruación.

La baja por enfermedad profesional es la que tiene lugar a consecuencia de la actividad laboral. Por ejemplo, problemas en la piel a consecuencia de la manipulación de determinados productos o enfermedades pulmonares por inhalación de sustancias, entre otras. 

Como en el caso anterior, un médico debe certificar la enfermedad, indicando causa y tiempo aproximado. Aunque este puede variar con el tiempo, se realizan revisiones para conocer la evolución de la enfermedad. También existe el permiso por lactancia durante las primeras semanas.

Tiene lugar cuando el empleado sufre un accidente durante el desarrollo de su trabajo. Es decir, de forma puntual e imprevista sufre una caída, golpe, etc. También se considera accidente laboral aquel producido durante el desplazamiento al trabajo (accidente in itinere). La duración máxima de la baja es de 365 días con posible prórroga de 180 días. 

Las bajas por enfermedad son llamadas también incapacidad laboral.

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Para solicitar una baja laboral es obligatorio cumplir los siguientes requisitos:

• Estar inscrito en la Seguridad Social, de forma que se reconoce que la persona ha iniciado una actividad laboral. 

• Haber cotizado 180 días en los últimos cinco años para poder coger la baja por enfermedad común. 

• Para bajas por contingencias profesionales no se establece ningún mínimo de días cotizados. 

• Enviar el certificado de baja a la empresa.

• Presentar los partes de confirmación de baja en los plazos que el médico estime oportuno según cada situación. 

• Hacer llegar el alta médica a la empresa y reincorporarse al trabajo en las 24 horas siguientes. 

Para gestionar una baja laboral la empresa tiene que seguir estos pasos:

• En primer lugar, el empleado debe acudir al médico y solicitar el parte de baja. 

• Mediante el sistema RED, la empresa tiene que notificar la baja a la Seguridad Social. Es obligatorio incluir toda la información referente a la empresa, así como la cotización del empleado, edad, enfermedad o accidente, etc. 

• En caso de enfermedad o accidente profesional, hay que notificar la baja a la mutua. Siempre que lo considere oportuno, la mutua podrá solicitar cita con el empleado para ver su evolución. 

• Remitir todos los partes correspondientes a las organizaciones mencionadas. 

• Son los médicos de atención primaria los encargados de dar la baja y el alta a los trabajadores. La mutua también puede hacer un seguimiento y solicitar el alta cuando estime oportuno. No obstante, la última palabra siempre la tiene el médico de atención primaria. 

Los costes de una baja laboral se reparten entre la empresa y la Seguridad Social. Dependen de si se trata de una baja profesional o común, así como del tiempo. 

Los primeros días de baja por enfermedad común el empleado no tiene ningún tipo de remuneración. Es a partir del día 4 cuando la empresa y/o Estado pagan. 

Entre los días 4 y 15, el empleado recibe el 60 % de su sueldo. En este caso, es la empresa quien realiza el pago.

Desde el día 16 hasta el 21, el empleado continúa percibiendo el 60 %. La empresa paga la cantidad que corresponde y la Seguridad Social se lo reintegra. 

Desde el día 21 y hasta que finalice la baja laboral, la Seguridad Social se encarga del pago, correspondiente al 75 % de la base reguladora.

Cuando se trata de una baja laboral por enfermedad o accidente profesional, el pago al empleado recae en la Seguridad Social. La empresa debe pagar exclusivamente el primer día de baja, mientras que el resto corresponde al Estado. En ambos casos, corresponde al 75 % de la base reguladora. Dependiendo del convenio colectivo de la empresa, hay veces que el empleado puede recibir hasta el 100 %. El 75 % corresponde a la Seguridad Social y el 25 % restante a la empresa.  

Para evitar que los empleados se den de baja por contingencias profesionales es importante tener una correcta política de prevención de riesgos laborales (PRL). La empresa debe ir actualizando las medidas siempre que sea necesario con el objetivo de evitar que se produzcan accidentes. Y, en general, tomar medidas para mejorar la seguridad y la salud laboral, física y mental. Las estrategias de work-life balance son útiles para prevenir especialmente las enfermedades mentales.

A partir de ahí, es fundamental cumplir los plazos para presentar la baja, tanto del empleado a la empresa, como de la empresa a la Seguridad Social y mutua. El empleado dispone de tres días para presentar la baja y sus partes a la empresa. 

También es importante utilizar software de RR. HH. como Personio. Facilita la comunicación entre el empleado y la empresa y agiliza el envío, archivo y organización de cualquier documentación. Todo el proceso queda centralizado en una única plataforma. 

En algunos tipos de baja, es posible que se generen diferentes partes. Con el objetivo de facilitar el envío por parte del empleado y que no tenga que acudir presencialmente a la empresa, el software permite adjuntar documentos, acceder rápidamente a los mismos, etc. 

Otra cuestión relevante es que permite corroborar los cambios en las nóminas y minimizar posibles errores en su cálculo. 

A nivel operativo, es más fácil gestionar las ausencias. Es decir, saber qué trabajadores faltan y durante qué periodo de tiempo, para hacer una reestructuración del equipo y repartir tareas si fuera necesario.

Para calcular el salario en una baja laboral, hay que conocer la base reguladora y dividirla entre 30 días. En un ejemplo práctico, supongamos que un empleado tiene un salario de 1.200 euros, lo que implica que la base reguladora por día sería de 40 €.

Los primeros días de baja por enfermedad común, el empleado no cobra. Sí lo hace en los siguientes días, concretamente el 60 % de su base reguladora. En consecuencia, si está seis días más de baja, percibirá en estos nueve días 144 €.

Como mucho un año, aunque, en casos excepcionales, el médico puede ampliar la baja durante 180 días más, siempre y cuando el paciente tenga mejoría. 

El funcionamiento de las bajas laborales es sencillo:

1. El empleado acude al médico para solicitar la baja cuando no puede realizar su actividad laboral con normalidad. 

2. El empleado debe entregar presencialmente o de forma on-line la baja a la empresa.

3. La empresa gestiona la baja con la Seguridad Social y la mutua. 

4. Cuando sea necesario, el empleado acude a las revisiones médicas, y si se amplía la baja, solicita el parte. 

5. El empleado envía los partes correspondientes a la empresa.

6. La empresa gestiona los partes. 

7. El empleado recibe el alta, se la envía a la empresa y se incorpora a su puesto de trabajo en las siguientes 24 horas.