Gestión de nóminas: qué aspectos comprende y cómo hacerla correctamente

La gestión de nóminas es el conjunto de procesos necesarios para preparar, calcular, revisar y gestionar el pago de los salarios de los empleados.

Incluye tanto la recopilación de los datos necesarios para elaborar la nómina como la aplicación de los conceptos salariales, las deducciones correspondientes y otras variables que puedan afectar al salario de cada empleado.

Es un proceso especialmente sensible porque combina información personal y salarial y debe realizarse de forma precisa y dentro de los plazos establecidos.

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Es una labor compleja dentro del Departamento de RR. HH. Antes se realizaba de forma manual, lo que implicaba mayores obstáculos, errores y tiempo. Sin embargo, actualmente existen herramientas que ayudan a agilizar el proceso y cumplir con todos los esenciales: rapidez, cumplimiento legal, etc.

Para realizar la gestión de las nóminas hay varios puntos a tener en cuenta. En primer lugar, para calcular una nómina es necesario conocer cuáles son los conceptos que la componen: 

1. Datos identificativos del empleado y de la empresa. Por parte del empleado debe figurar el nombre y apellidos, DNI, número de la Seguridad Social, tipo de contrato, grupo profesional y grupo de cotización. En cuanto a la empresa, razón social, domicilio social, NIF y código de cotización a la Seguridad Social. 

2. Periodo de liquidación, es decir, el periodo al que corresponde la nómina. Suele ser mensual. Por ejemplo, del 1 al 30 de septiembre. 

3. Devengos. Es la remuneración bruta del empleado. Está compuesto por las percepciones salariales y no salariales. Las salariales son las retribuciones dinerarias. Están formadas por el salario base, los complementos salariales, las horas extraordinarias y el salario en especie. Las percepciones no salariales son la remuneración a través de bienes y servicios, pero que no tributan como salario. Por tanto, tampoco cotizan a la Seguridad Social. Por ejemplo, ticket de guardería, comida, indemnizaciones, transporte, etc. 

4. Deducciones. Son las cantidades que el empleado aporta a la Seguridad Social y al pago de impuestos. En toda nómina, las deducciones que se aplican son:

   1. Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF). El porcentaje de deducción depende del salario anual. La media se sitúa en el 15 %. 

   2. Anticipo. Tiene lugar cuando el empleado solicita recibir el salario por adelantado. 

   3. El valor de los productos que se reciben en especie.

   4. Cotizaciones a la Seguridad Social. Son iguales para todos los trabajadores. Están formadas por: contingencias comunes (4,7 %), formación profesional (0,1 %), horas extraordinarias (2 %), Fondo de Garantía Salarial (0,2 %) y desempleo (1,55 % para empleados indefinidos y 1,6% para empleados de duración determinada).  

   5. Otras deducciones. No son habituales, pero existe la posibilidad de incluir otras deducciones, como préstamos. 

5. Líquido a percibir. El salario que finalmente el empleado recibe tras las deducciones. Es lo que se conoce como salario neto.

Por último, la empresa debe efectuar el pago de la nómina. Lo habitual es que se realice mediante transferencia bancaria. Para ello, en la firma del contrato, el empleado facilita un número de cuenta en el que realizar el pago del salario. Aunque no es lo común, existen otras formas de pago, como, por ejemplo, mediante un cheque o en efectivo. 

Ejemplo práctico: un trabajador de la empresa tiene un contrato a jornada completa. Pertenece al grupo 01 de cotización y tiene una antigüedad de dos años. 

La correcta gestión de las nóminas en una empresa es importante porque repercute en el trabajo de los empleados, pero también en el employer branding de la empresa. 

Una gestión de nóminas eficiente ayuda a:

• Reducir errores en los datos utilizados para preparar las nóminas.

• Garantizar que los cambios relevantes se incorporan a tiempo.

• Proteger la información personal y salarial de los empleados.

• Reducir tareas administrativas y comprobaciones manuales.

• Facilitar la coordinación entre RR. HH., Finanzas, asesorías y otros responsables del proceso.

• Mantener un proceso más consistente y trazable.

El salario es uno de los principales motivos por el que los empleados desempeñan su trabajo. Garantizar que van a recibir correctamente su salario (sin incidencias y en el plazo de tiempo acordado) genera motivación y confianza hacia la empresa, y más concretamente, hacia su Departamento de RR. HH. 

Además, una buena gestión repercute en la imagen de la empresa. Profesionalidad y transparencia son valores que benefician a cualquier organización que tenga una adecuada gestión de nóminas. 

Supongamos que un empleado no cobra nunca a tiempo, y que, en alguna ocasión, el importe ha sido erróneo. El empleado tiene que reclamar lo sucedido. Implica no contar con su salario a tiempo, lo que puede repercutir a nivel personal, pero también laboral. No tendría motivación para ejercer su trabajo y, además, no tendría suficiente confianza en la empresa. 

Las empresas pueden gestionar las nóminas internamente o recurrir a un proveedor externo, como una asesoría o gestoría.

La propia empresa se encarga del proceso utilizando personal especializado y, normalmente, un software de nóminas.

Esta opción proporciona un mayor control directo sobre el proceso, pero requiere disponer de los conocimientos, recursos y herramientas necesarios.

La empresa proporciona la información necesaria a una asesoría u otro proveedor especializado, que se encarga de procesar las nóminas.

Externalizar el proceso no elimina el trabajo de RR. HH. El equipo sigue teniendo que recopilar y revisar los datos de los empleados y comunicar correctamente cualquier cambio que pueda afectar a la nómina.

Por eso, independientemente del modelo elegido, la preparación de los datos de nómina sigue siendo una parte fundamental del proceso.

Una de las mejores estrategias para mejorar la gestión interna de las nóminas es la incorporación de tecnología. Digitalizar los procesos de la empresa a través de un software de gestión de nóminas es una manera efectiva de acelerar el proceso y no cometer errores. Trae consigo ventajas como:

• Permite automatizar procesos. Esto implica que los cálculos de la nómina se realicen automáticamente y que se pueda programar su pago. 

• Se reducen los errores y ello genera confianza con los empleados y una mayor transparencia. 

• Si hubiera errores, corregirlos es sencillo y se puede resolver con agilidad. 

• Se reducen costes y tiempo. El Departamento de RR. HH. puede destinar más tiempo a otras tareas. 

• Mayor seguridad. Los datos quedan almacenados de forma segura. Esto permite al mismo tiempo acceder a toda la información cuando sea necesario. 

• Funcionalidades. Aunque la gestión de nóminas sea la principal, un programa de estas características permite otras funciones, como gestionar altas, bajas, ausencias, etc…

• Se actualiza de acuerdo a las normativas. Por tanto, hay garantía de cumplir siempre con la ley. 

El cálculo de la nómina puede realizarse con un software especializado o por un proveedor externo. Sin embargo, buena parte del trabajo previo de RR. HH. sigue realizándose en muchas empresas mediante correos electrónicos, hojas de cálculo y documentos independientes.

Esto puede generar problemas como:

• Datos desactualizados. Un cambio realizado en un sistema puede no reflejarse en el archivo utilizado para preparar la nómina.

• Errores de transcripción. Copiar manualmente información entre diferentes herramientas aumenta el riesgo de introducir datos incorrectos.

• Falta de trazabilidad. Puede resultar difícil saber qué ha cambiado, quién realizó la modificación o si ya ha sido revisada.

• Procesos lentos. RR. HH. tiene que recopilar información de distintas fuentes y comprobarla cada mes.

• Correcciones de última hora. Cuando un cambio no llega a tiempo, puede ser necesario rehacer parte del proceso o trasladar la incidencia al siguiente periodo.

Centralizar los datos antes de preparar la nómina permite reducir buena parte de este trabajo administrativo.

Aunque están estrechamente relacionadas, no son exactamente lo mismo.

La gestión de nóminas abarca el proceso completo relacionado con la nómina: recopilación de información, preparación de los datos, cálculo, revisión y gestión del pago.

La preparación de nóminas se centra en una fase anterior al cálculo: reunir, actualizar, revisar y transferir correctamente todos los datos que necesita el sistema o proveedor encargado de procesarla.

Esta fase es especialmente importante porque muchos errores de nómina no empiezan en el cálculo, sino en datos incompletos, incorrectos o desactualizados.

Una empresa tiene la obligación de enviar la nómina al empleado. Normalmente el envío es mensual, aunque depende de cada contrato. También puede ser semanal. Existen dos formas de hacer llegar la nómina al trabajador. Antes era mediante papel, pero, actualmente con las nuevas tecnologías, se envía mediante correo electrónico. Cabe destacar que no es obligatorio firmar la nómina, pues simplemente hay que justificarlo. 

Al realizar el envío por correo hay que tener especial cuidado con la información, ya que se trata de un documento confidencial. Los trabajadores deben ser avisados previamente de cuál es la forma de envío. 

No entregar la nómina a los empleados supone sanciones para la empresa. Se considera sanción leve, por lo que oscila entre los 60 y 650 € de multa. 

En cuanto al plazo de pago, depende del convenio al que esté acogido la empresa. No obstante, normalmente se realiza a mes vencido. Es decir, durante los cinco primeros días del mes siguiente al que corresponda la nómina. Por ejemplo, el día 1 de octubre se cobra el mes de septiembre. 

No existe legislación que establezca un plazo límite para el pago. Solo se indica que debe efectuarse el pago y la entrega de la nómina de forma regular y periódica. Si, por ejemplo, se cobra el día 1 de cada mes, hacerlo el día dos, salvo que sea día no laborable, se considera retraso en el pago. 

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Otro aspecto a tener en cuenta es la legislación respecto a la igualdad salarial entre hombres y mujeres. Las empresas deben ceñirse en este sentido a dos decretos: el Real Decreto 901/2020, de planes de igualdad y su registro, y el Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva entre mujeres y hombres. 

El objetivo es reducir la brecha salarial en España. Para ello, algunas empresas tienen que tomar medidas para asegurar que no hay ningún tipo de discriminación salarial por sexo, lo que podría requerir la realización de auditorías retributivas o tener un registro retributivo, cuestión que es obligatoria para todas las empresas en España.

El software de Personio, entre sus múltiples soluciones, ofrece la preparación de nóminas. Permite automatizar todo el proceso: desde su cálculo, la creación de la nómina preliminar, hasta el envío a los empleados.

Es un programa de RR. HH. que integra toda la información de los trabajadores, su salario, bonificaciones, etc…

Además, la propia plataforma establece acceso para todos los empleados. De manera que, ante cualquier error, pueden solicitar mediante un solo clic la corrección. Existe un apartado de expediente para cada empleado desde el cual se pueden descargar las nóminas. 

Con la Nómina preliminar de Personio, los datos salariales y de RR. HH. se mantienen centralizados y actualizados en una misma plataforma.

Los empleados pueden actualizar determinada información personal, mientras que datos como ausencias y otros cambios relevantes quedan conectados con su expediente. RR. HH. puede revisar las modificaciones y preparar los datos antes de cada periodo de nómina.

Una vez comprobada la información, puedes exportar los datos para compartirlos con tu gestor de nóminas o utilizarlos en tu software especializado. Si trabajas con a3innuva Nómina, Personio también ofrece una integración para facilitar la transferencia de información.

Así, Personio no sustituye necesariamente al sistema o proveedor que procesa la nómina: simplifica el trabajo previo para que reciba datos precisos, actualizados y preparados para su procesamiento.

La gestión de nóminas puede llevarse a cabo de forma interna en la empresa o contratando el servicio a una empresa externa. Depende de las necesidades y características de la empresa. Se trata de una elección particular en cada corporación. 

Lo más usual es hacerlo por vía electrónica, aunque el empleado tiene el derecho a solicitar una copia en papel.

Entre otros, se necesitan los datos personales y laborales del empleado, salario, jornada y los cambios producidos durante el periodo que puedan afectar a su remuneración, como ausencias, horas extraordinarias, bonus o modificaciones salariales.

Para crear una nómina, los pasos a seguir son los siguientes:

1. Recopilar los datos del empleado y de la empresa.

2. Completar la plantilla con los datos del empleado, de la empresa e indicar el periodo de liquidación. 

3. Calcular los devengos y sumarlos. La suma indica el salario bruto del trabajador.

4. Calcular las deducciones y sumarlas. Para ello, es necesario conocer la base de cotización y la base del IRPF. 

5. Restar el total de las deducciones al total devengado.

6. De ello, se obtiene el total líquido a percibir. 

Sí. Una empresa puede recurrir a una asesoría u otro proveedor especializado. Sin embargo, RR. HH. seguirá necesitando mantener actualizados los datos de los empleados y trasladar al proveedor los cambios que afecten a cada periodo de nómina.

La nómina preliminar reúne los datos necesarios antes de procesar la nómina definitiva. Permite revisar cambios e incidencias y preparar la información que posteriormente utilizará el software de nóminas o el proveedor encargado del cálculo.

Centralizar los datos de los empleados, establecer fechas límite para comunicar cambios, definir procesos de aprobación y reducir las transferencias manuales de información ayuda a disminuir el riesgo de errores.

También es recomendable revisar especialmente aquellos empleados cuyos datos hayan cambiado durante el periodo.