Gratificaciones extraordinarias: ¿qué son y qué hay que tener en cuenta?

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El pago y la gestión de nóminas es una de las tareas que suele realizar el Departamento de Recursos Humanos de una organización, y esto implica el cálculo de las gratificaciones extraordinarias. Estos profesionales deben estar familiarizados con este concepto, conocer qué indica la ley acerca de su regulación y saber cómo calcular el importe de estas gratificaciones.

Puntos claves

  • Las gratificaciones extraordinarias son ingresos adicionales al salario habitual que los trabajadores reciben en, como mínimo, dos ocasiones concretas durante el año.

  • Están reguladas por el Estatuto de los Trabajadores y los convenios colectivos.

  • Estas pagas extraordinarias pueden prorratearse, lo cual significa que los trabajadores perciben una cantidad menos elevada de estas pagas cada mes, en lugar de cobrar todo el importe en un mes concreto.

  • Un software especializado en tareas de Recursos Humanos puede ayudarte a agilizar la gestión de las gratificaciones extraordinarias.

¿Qué son las gratificaciones extraordinarias?

Las gratificaciones extraordinarias, conocidas también como pagas extras, son uno de los complementos salariales principales que perciben los trabajadores de una empresa. Se trata de unos ingresos adicionales al salario habitual que los empleados perciben en unas ocasiones específicas, normalmente en verano y en Navidad. El objetivo de estas pagas extraordinarias es incrementar el poder adquisitivo de los trabajadores y contribuir a mejorar sus condiciones de vida en unos momentos del año en los cuales sus gastos podrían aumentar.

Además, las gratificaciones extraordinarias también son una manera de aumentar la motivación laboral, puesto que contribuyen a que los trabajadores sientan que su trabajo se ve valorado y recompensado.

¿Cómo se regulan las gratificaciones extras?

Todas las personas que trabajan en una empresa tienen derecho a percibir, como mínimo, dos gratificaciones extraordinarias anuales. Los empleados deben saber que las pagas extraordinarias no cotizan en el momento de cobrarlas, pero, cada mes, los trabajadores realizan una aportación, mediante el pago de los seguros sociales, cuyo importe depende de su sueldo y se deduce de su nómina. También están sujetas a la retención de IRPF.

Estas pagas están reguladas por el artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores. Este establece unas condiciones mínimas, que pueden ser ampliadas por convenio colectivo.

Según dicho artículo, durante el año, los trabajadores deben recibir, como mínimo, dos gratificaciones extraordinarias, aunque el número podrá ser mayor si así lo establece el convenio colectivo. Una de ellas se abona antes deNavidad, mientras que la segunda suele pagarse en un mes u otro dependiendo de lo que determine el convenio que se aplica o en función del acuerdo al que haya llegado el empresario con los representantes de los trabajadores. Sin embargo, lo más habitual es que esta paga extra se abone en junio o en julio, antes de las vacaciones de verano.

El Estatuto de los Trabajadores también establece que la cuantía de estas gratificaciones vendrá especificada en el convenio colectivo, pero si un trabajador cobra el salario mínimo interprofesional, el importe de la paga extra no podrá ser inferior a esta cantidad. El artículo en cuestión también indica que, a menos que se pacte lo contrario, el periodo de devengo será de 12 meses. Sin embargo, algunos convenios colectivos establecen que el devengo es semestral.

Otro aspecto importante que las empresas deben tener en cuenta es el hecho de que es posible prorratear las gratificaciones extraordinarias en las nóminas de los 12 meses del año, a menos que el convenio colectivo aplicable lo prohíba, algo que sucede en algunas profesiones.

También es importante saber que, en el caso de rescisión del contrato laboral de un trabajador antes de que termine el año, este cobrará una gratificación extraordinaria de un importe proporcional al tiempo trabajado en la empresa.

A pesar de que esto es lo que la ley establece, las empresas también tienen la posibilidad de ampliar y mejorar estas condiciones como parte de los beneficios de empresa para los empleados.

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¿Qué significa prorratear las gratificaciones extraordinarias?

Prorratear las gratificaciones extraordinarias es algo muy habitual en muchas organizaciones. Esto significa que las empresas pagan un importe menos elevado de estas pagas cada mes, de manera fraccionada. Por lo tanto, los trabajadores, en lugar de cobrar las gratificaciones en unos momentos específicos a lo largo del año, perciben una parte de estas pagas cada mes, junto con su salario habitual.

¿Cómo se calcula la cuantía de una gratificación extraordinaria?

La cuantía de la gratificación extraordinaria de un trabajador es algo que debe tenerse en cuenta al calcular una nómina. Este importe será diferente en cada caso y dependerá de aspectos como, por ejemplo, su salario base, sus complementos salariales, lo que establezca el convenio colectivo y lo que se haya acordado con la empresa. Sin embargo, no podrá ser inferior al salario mínimo interprofesional ni a una cantidad del salario base equivalente a 30 días trabajados.

Para calcular el importe, solamente es necesario dividir el periodo de tiempo durante el cual un empleado ha trabajado en la empresa entre el periodo de devengo de la gratificación y, una vez obtenido el resultado, multiplicarlo por el importe de la paga completa. Dicho de otra manera, es posible utilizar esta fórmula:

Importe de la gratificación completa x (periodo de tiempo trabajado / periodo de devengo de la paga)

En el caso de querer prorratear las gratificaciones extraordinarias, solamente deberás dividir el importe obtenido entre 12 mensualidades.

¿Cómo afectan las ausencias a las gratificaciones extras?

También es indispensable saber cómo afectan las situaciones de incapacidad temporal al pago de las gratificaciones extraordinarias. En los casos de incapacidad temporal, cuando una persona está de baja por depresión, por estrés laboral, por enfermedad o por cualquier otro motivo, el contrato laboral se suspende de manera temporal. Esto significa que el periodo de tiempo de esta suspensión no se incluye en el devengo de las pagas extraordinarias, puesto que no se considera que, durante este tiempo, el empleado haya estado trabajando. Por lo tanto, en estos casos se calculará el importe de la gratificación extraordinaria teniendo en cuenta el tiempo en el que la persona en cuestión no ha estado de baja. Sucederá lo mismo en el caso del permiso de maternidad o la baja por paternidad, y el total de la paga extraordinaria también se verá reducido. Es importante saber, sin embargo, que diferentes convenios colectivos pueden establecer diferentes normas.

¿De qué forma puede ayudarte el software de Personio a gestionar las gratificaciones extras?

Personio cuenta con múltiples funcionalidades, entre las cuales se encuentran servicios de payroll que pueden ayudarte a gestionar las gratificaciones extraordinarias y, en general, las nóminas de los trabajadores.

Este software especializado te permitirá agilizar la preparación de nóminas, puesto que transferirá automáticamente todos los datos relacionados con el sueldo de los empleados a la nómina preliminar, para que solamente tengas que revisarla y confirmar que es correcta.

Por otro lado, también podrás agilizar otras tareas relacionadas con el pago y el cálculo de las nóminas y las gratificaciones extraordinarias, como es, por ejemplo, la gestión de ausencias. Además, Personio te permite generar análisis e informes detallados, precisos y fiables acerca de varios aspectos, los cuales te ayudarán a tomar las decisiones más acertadas.

Preguntas frecuentes

¿Las gratificaciones extraordinarias tributan?

Sí, las gratificaciones extraordinarias están sujetas al pago de IRPF.

¿En qué se diferencian las gratificaciones extraordinarias de las pagas extras?

Las gratificaciones extraordinarias son lo mismo que las pagas extras; ambos conceptos son sinónimos.

¿Las gratificaciones extraordinarias son obligatorias?

Sí. Según el Estatuto de los Trabajadores, todos los empleados tienen derecho a percibir, como mínimo, dos pagas extraordinarias anuales. Estas condiciones son ampliables según convenio colectivo.

¿En qué fechas se tienen que pagar las gratificaciones extraordinarias?

Una de estas gratificaciones se cobra antes de las fiestas de Navidad. La fecha de la otra gratificación dependerá de lo que establezca cada convenio colectivo. Sin embargo, lo más habitual es que esta se pague en verano. También pueden prorratearse, de forma que se pagan a lo largo de los 12 meses del año dentro de la nómina habitual de cada mes.

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