Vacaciones no disfrutadas: qué ocurre con ellas y cómo se pagan

Los trabajadores tienen derecho a percibir vacaciones a lo largo del año. Concretamente, se establecen como mínimo 2,5 días por mes trabajado, lo que equivale a 30 días naturales al año. Se habla de vacaciones no disfrutadas cuando el empleado no ha librado los días que le corresponden tras finalizar el año y en base a esas cifras. 

Por ejemplo, si un empleado ha consumido 28 días al llegar al 31 de diciembre, tendría aún 2 días de vacaciones no disfrutadas pendientes. 

El artículo número 38 del Estatuto de los Trabajadores es el apartado legal que incluye información concreta sobre la cuestión. En este se establece que:

• Las vacaciones hay que disfrutarlas. No se pueden compensar con dinero. 

• El  periodo de vacaciones anual es de mínimo 30 días naturales. No obstante, puede ampliarse según el convenio colectivo o el contrato de cada empleado.

• El empleado que no pueda disfrutar de sus vacaciones a causa de una incapacidad temporal puede disfrutarlas una vez haya transcurrido el año natural. Algo que también es posible en caso de baja por maternidad, baja por paternidad, o lactancia. 

Cada empresa puede decidir unilateralmente cuántos días de vacaciones quiere otorgar a sus trabajadores. Si en el contrato no hay referencia expresa a la cuestión, se debe acudir al convenio colectivo de la corporación o el sector de actividad de la misma. 

Si tampoco hay en este documento referencia alguna al periodo de vacaciones anual que le pertenece a cada empleado, estos y la empresa se ceñirán a lo redactado en el Estatuto de Trabajadores, que marca un mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año.

Las vacaciones de los empleados están determinadas por los meses que haya trabajado en el año. Si una persona empieza a trabajar en el mes de julio, tiene derecho a 2,5 días al mes, lo que supone 15 días a disfrutar hasta final de año. 

Por ello, la empresa calcula de forma individual las vacaciones de cada empleado. Para evitar errores y ahorrar grandes cantidades de tiempo, en empresas de cierto tamaño se recomienda automatizar las gestiones de solicitud y aprobación. Para ello, se utiliza software de RR. HH. que incluya esta funcionalidad, como es el caso de Personio y su planificador de vacaciones y gestor de ausencias.

Las vacaciones deben disfrutarse en el año natural: del 1 de enero al 31 de diciembre. El tipo de contrato de trabajo no influye en esta cuestión. Las vacaciones no disfrutadas no se pueden recompensar con dinero, por lo que el trabajador que no las disfrute dentro del año natural las pierde. Sin embargo, hay situaciones en las que sí es posible coger las vacaciones al año siguiente. Las excepciones son las siguientes: 

• Cuando sea por causa imputable a la empresa. 

• Cuando el empleado sufre incapacidad temporal, en cuyo caso, puede disfrutar de las vacaciones posteriormente, siempre que no hayan pasado más de 18 meses. 

• Debido a baja de maternidad, paternidad o permiso de lactancia. 

A continuación, veremos cómo se gestionan las vacaciones no disfrutadas en diferentes escenarios:

Los trabajadores que debido a una incapacidad permanente se jubilan sí tienen derecho a cobrar días de vacaciones. Es una excepción porque la incapacidad es la causa que les ha impedido disfrutar de sus días de vacaciones. Solo en ese caso es posible. Si se trata de una jubilación en condiciones habituales, las vacaciones no disfrutadas no se compensan económicamente. 

Si se produce el despido de un empleado sin que haya disfrutado de sus vacaciones, sí tiene derecho a recibir una compensación económica junto al finiquito. Corresponde al salario diario de los días no disfrutados. La empresa debe hacerlo así incluso cuando el despido sea procedente, ya que se ha rescindido el contrato y no va a tener más tiempo laboral para acceder a ellas. 

Los empleados cuyo contrato finalice, sin importar la causa, también reciben dinero por los días no disfrutados. Se gestiona junto al finiquito. 

Las vacaciones son un derecho de todos los empleados, sean contratados directamente por la empresa o a través de una ETT. Así lo ha establecido una reciente sentencia del Tribunal de Justicia Europeo, que dictamina que la compensación por días de vacaciones anuales no disfrutados será la misma que para los contratados directamente por la empresa. 

En caso de cortos periodos de tiempo, se debe calcular en primer lugar la cantidad de vacaciones que corresponden a dicho periodo, partiendo de la base de que corresponden 2,5 días por cada mes trabajado. Es decir, si ha trabajado quince días, tendrá derecho a 1,25 días de vacaciones.

Luego se debe calcular el salario diario de ese empleado, para añadir a la nómina, de forma prorrateada, la cantidad de dinero equivalente al valor de cada día de vacaciones a los que tiene derecho por el tiempo trabajado.

Un trabajador a tiempo parcial tiene los mismos días de vacaciones que otro a tiempo completo (30 días naturales dentro de un mismo año).  El cálculo se realiza por días trabajados al año y no por las horas realizadas. 

Gestiona Ausencias Fácilmente

Permite a empleados solicitar ausencias con rapidez y facilidad, notificando automáticamente a sus responsables, que tendrán la ausencia en su calendario tras aprobarla. Da a RR.HH. un conocimiento total de ausencias.

Transforma la gestión de ausencias

En los casos en que hemos visto anteriormente que sí se pueden remunerar, la empresa tiene que dar los siguientes pasos para saber qué dinero debe abonar:

1. Calcular los días de descanso que el empleado no ha disfrutado. Se multiplican los días trabajados por 30 días que tiene el mes entre 360. Por ejemplo: (180 / 30) x 360 = 15 días. Estos serían los días de vacaciones a los que tiene derecho tras haber trabajado 180 días en la empresa. Si ya ha gastado algún día, habría que restarlo de esos 15. 

2. Calcular el salario diario. Se divide la nómina de un mes entre 30 días. Por ejemplo, 1500 € de salario / 30 días = 50 €.

3. Multiplicar lo que gana el empleado en un día por las ausencias a las que tenía derecho pero que no ha utilizado. Si seguimos con el ejemplo, el empleado debe cobrar 50 € x 15 días = 750 €. 

Un software de gestión de ausencias y planificador de vacaciones permite gestionar de forma automatizada el proceso, permitiendo al Departamento de RR. HH. dedicarse a otras tareas de mayor valor. En el caso de Personio puedes:

• Gestionar vacaciones y ausencias de trabajadores. Permite ahorrar tiempo y solo requiere de la aprobación o denegación de la solicitud por parte de cada responsable. Todo el proceso de avisos y comunicación queda completamente automatizado, y se añaden tras la aprobación los días de los calendarios pertinentes sin intervención de ningún empleado.

• Calcular los días que le corresponden al empleado de vacaciones. Se realiza el cálculo de forma automática y se informa al trabajador. Más ahorro de tiempo, además de minimizar el riesgo de errores manuales.

• Ver quién y cuándo falta y las razones, lo que facilita la planificación a responsables y compañeros.

Los días de descanso que no se han aprovechado solo se pagan en casos de despido, baja por maternidad, paternidad o lactancia, finalización del contrato y jubilación por incapacidad permanente. El pago se efectúa como si se tratase de días trabajados. Es decir, el salario diario multiplicado por los días pendientes de disfrutar. El pago tiene lugar al producirse el hecho que da lugar a la terminación del contrato.

Los días que le correspondan al trabajador se deben utilizar entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. De no ser así, se pierden salvo en los casos que hemos visto anteriormente.

Para reclamar las vacaciones no disfrutadas se aconseja:

1. Hablar con la empresa presencialmente.

2. Enviar un escrito a la empresa solicitando las vacaciones correspondientes al año en curso.

3. Tras ello, si la empresa no responde o no estás satisfecho con la respuesta, puedes interponer una demanda en el juzgado de lo social lo antes posible. 

Si un empleado es despedido y quiere pedir el paro, tiene que esperar a que pasen los días de vacaciones que tuviera pendientes. Es necesario que transcurran esos días, incluso cuando la empresa ha pagado al trabajador por esas vacaciones, según informa la Seguridad Social en su propia página web. 

Por ejemplo: un trabajador ha recibido dinero correspondiente a 7 días de vacaciones de los que no había disfrutado. Su contrato ha finalizado el día 31 de agosto. El empleado tiene que esperar hasta el día 8 de septiembre (una vez transcurridos los 7 días de vacaciones) para solicitar la prestación, ya que antes de dicha fecha no se encuentra en situación de desempleo. 

El empleado no puede guardar las vacaciones para otro año ni sustituirlas por dinero. Las únicas excepciones donde las vacaciones sí se pueden disfrutar al año siguiente es por estar de baja por incapacidad temporal, por baja de maternidad o paternidad o por motivos internos de la empresa.