Plan de trabajo: ¿qué es y cómo usarlo en favor de la empresa?

Un plan de trabajo es un documento que sirve como hoja de ruta. Establece las tareas que un equipo debe realizar para cumplir con los objetivos planteados. 

En un plan de trabajo se debe dar respuesta a las siguientes cuestiones:

• qué (objetivos)

• cómo (acciones y recursos económicos y materiales para llevarlas a cabo)

• cuándo (plazo de tiempo para su realización)

• dónde (lugar donde se ejecutan las acciones)

• quién (responsable de cada acción)

Existen diferentes planes de trabajo para implantar en una empresa. Los más habituales son:

• Plan de trabajo de empresa. Es el que involucra a todos los departamentos de la misma. Se trata de una guía que analiza la empresa y fija objetivos. Determina las responsabilidades de cada miembro de la organización, los objetivos a cumplir, las estrategias que se van a emplear y los plazos de cumplimiento. 

• Plan de trabajo de ventas. El objetivo de cualquier organización es lograr ventas. Con un plan de este tipo se adjudica al departamento y a los empleados acciones que permitan el crecimiento en ventas. Qué estrategias seguir, cuáles son los objetivos a corto y medio plazo, el presupuesto y los recursos para alcanzarlos son algunos puntos esenciales de un plan de trabajo de ventas. 

• Plan de trabajo de proyecto. ¿Qué pasos llevar a cabo para crear y desarrollar un proyecto? La base de todo ello es la planificación. Para ello, es necesario analizar el proyecto, determinar los objetivos que se quieren lograr y qué acciones se van a llevar a cabo. La creación de un cronograma resulta fundamental para determinar los plazos y tareas concretas en orden de importancia para ejecutar el proyecto. 

• Plan de trabajo de personal. Como su nombre indica, es un plan que afecta a cada persona de forma individual. Es la manera de establecer pautas de organización. Saber controlar el tiempo, qué tareas hacer y en qué momento con el objetivo de alcanzar las metas. Las evaluaciones de desempeño son de utilidad para realizar seguimiento a este tipo de plan.

Todo plan de trabajo tiene que abarcar los siguientes puntos en su estructura:

• Los objetivos. Son la base de cualquier plan de trabajo. 

• Las acciones que se van a llevar a cabo para lograr esos objetivos. Se pueden distribuir por departamentos o equipos de trabajo, o por empleado cuando la empresa es pequeña o la acción requiere de un seguimiento muy concreto para ciertos puestos claves en la consecución de objetivos.

• Canales y herramientas que se van a utilizar para ejecutar las acciones. 

• Tiempo. Todo plan de trabajo tiene un tiempo para su ejecución. Normalmente son planes anuales y se establece un cronograma para conocer el plazo de cada acción. 

Elaborar un plan de trabajo requiere tiempo. Es básico conocer la situación de partida de la empresa para llevar a cabo su elaboración. Los pasos para ello son:

1. Establecer los objetivos. En primer lugar, saber cuál es el objetivo general pero también los específicos. Gracias a los objetivos específicos se puede lograr el objetivo general. Además, todos ellos deben ser medibles y realistas (objetivos SMART), es decir, que se puedan alcanzar. 

2. Hacer un análisis de la situación de partida. Aquí son muy útiles los análisis DAFO para conocer las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. 

3. Organizar los equipos de trabajo, es decir, qué acciones va a llevar a cabo cada uno de ellos en su conjunto y, también, cada uno de los miembros del equipo de forma individual.

4. Delimitar los recursos necesarios para la ejecución del plan. Se incluyen de todo tipo: económicos, humanos, tecnológicos, etc. 

5. Determinar qué estrategias se han de seguir alineadas con los recursos y el tiempo del que se dispone. 

6. Fijar plazos para el cumplimiento de las tareas y, con ellas, los objetivos planteados.

7. Evaluar los resultados para conocer la eficacia del plan. ¿La planificación fue adecuada? ¿Qué mejoras se pueden realizar?  Para ello se deben crear puntos de medición intermedios que permitan un análisis exhaustivo del plan, lo cual permite encontrar puntos en los que se ralentizó cierta acción o cualquier otro tipo de mejora.

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Para crear un plan de trabajo se pueden utilizar diversas herramientas. Hay muchas de ellas que son gratuitas y que permiten generar planes y compartirlos instantáneamente con todos los implicados. La mayoría de ellos trabajan con cronogramas, es decir, una representación gráfica en formato tabla de la organización. 

• Excel. Es una hoja de cálculo, pero permite hacer la planificación gracias a su formato de tabla. Para su creación es necesario ir creando manualmente todos los puntos que se quieran incluir: objetivo, tareas, plazo de tiempo,… Es fácil de  compartir con cualquier persona. Hay que insertar el correo electrónico e invitarles a participar. 

• Google Calendar. Herramienta de Google que permite agendar tareas y compartirlas con multitud de personas. Su funcionamiento es sencillo:

1. Acceder al calendario y crear uno.

2. Configurar el calendario insertando el correo de las personas autorizadas para visualizar el plan de trabajo.

3. En cada día del calendario, incluir acciones concretas y su duración. 

• Trello. Herramienta que permite crear planes de trabajo. Es un programa visual que trabaja mediante tableros, listas y tarjetas donde se pueden programar tareas. Entre sus funciones se encuentra incluir fases para cada tarea, establecer un tiempo de ejecución, poner el estado de la tarea o traspasar de día actividades. 

• Asana. Es una plataforma que sirve para gestionar equipos de trabajo. Sus principales objetivos son organizar los equipos para que cada persona sepa qué hacer y en qué momento y, por otro lado, hacer un seguimiento. 

• Monday. Es un software para gestionar equipos y crear un plan de trabajo. Es decir, permite organizar el trabajo que debe realizar cada miembro del equipo de forma individual. Se visualizan en forma de tabla la tarea, el responsable, la fecha de vencimiento y la prioridad, entre otras cosas. 

El plan de trabajo de una empresa se caracteriza por la planificación. Por ello, una de las principales ventajas es saber organizar a los equipos de trabajo de forma eficiente. Otras de las ventajas son:

• Evaluar cómo es la situación de la empresa e identificar posibles problemas o errores en ciertos procesos para ponerles solución. 

• Organizar acciones de forma eficaz para ser más productivos. Es decir, cada miembro de la empresa sabe qué hacer en cada momento y de qué manera. 

• Administrar los recursos con los que cuenta la empresa.

• Garantizar el compromiso de los empleados y hacer un seguimiento de sus tareas. 

• Ganar en productividad. 

• Mediante la evaluación final, es posible conocer los puntos débiles de la empresa para reestructurar algunos aspectos: personal, modificar objetivos, etc. 

• Es complementario a otras herramientas como el cuadrante de trabajo. 

Prácticamente cualquier área de una empresa puede implementar un plan de trabajo. Se trata de una guía para establecer pautas sobre cómo operar en la organización. 

Por ese motivo, no existen limitaciones a la hora de utilizarlo en cualquier área. Por ejemplo, en el Departamento de RR. HH.

No obstante, dependiendo del área, se puede utilizar un tipo de plan. Por ejemplo, para el Departamento Comercial es aconsejable un plan de trabajo de ventas; para empresas que trabajen por proyectos, un plan de trabajo de proyecto es lo más recomendable. 

En conclusión, los planes de trabajo se pueden utilizar en diversas áreas. El único requisito es que esté adaptado a las necesidades de cada una. E incluso se pueden realizar planes de trabajo a nivel general de la empresa sin hacer distinciones por departamentos. 

Hay muchas herramientas que permiten crear un plan de trabajo. Para estructurarlo, se pueden emplear algunos modelos conocidos, como, por ejemplo, el diagrama de Gantt. Se utiliza para gestionar proyectos de una forma visual. A través de gráficos se planifican tareas durante un periodo de tiempo determinado. 

Es una de las metodologías más eficaces para planificar proyectos. Todo un equipo de trabajo conoce sus tareas y el orden de prioridades. Las principales ventajas que ofrece son el fácil entendimiento al tratarse de una herramienta visual, el control para prevenir problemas y gestionar los recursos humanos y materiales de la empresa correctamente. 

El diagrama de Gantt está formado por los siguientes elementos:

• Etapas

• Plazo de tiempo

• Responsables

• Avances

Cada color representa una acción a llevar a cabo. En el ejemplo dado, la ejecución de un trabajo da lugar al inicio del siguiente a partir de cierto momento.

Crear un plan de trabajo en Excel es eficaz, ya que es una herramienta fácil de utilizar y accesible para todo el mundo. Para realizar un plan de trabajo extenso no es la herramienta más eficaz, pero sí para visualizar las acciones y el plazo de tiempo para su ejecución de una manera visual y clara. 

Para hacer un plan de trabajo en Excel hay que añadir en cada casilla información importante como: tarea y objetivo de cada una de ellas, el responsable, la fecha de inicio y de final y el estado de la tarea. 

Por ejemplo:

Para evaluar un plan de trabajo es importante establecer unos ítems. Lo principal es centrarse en cada objetivo y verificar si se ha cumplido o no. A partir de ahí:

• Número de acciones o tareas realizadas de forma eficaz. 

• Tiempo dedicado a cada una de las acciones. ¿Se ha cumplido con el plazo establecido? En caso de haber dedicado más tiempo, ¿de cuánto ha sido? ¿Ha retrasado la ejecución de otras tareas?

• Efectividad de los recursos. De todos los recursos disponibles, ¿cuáles se han utilizado y qué efectividad han tenido? 

• Problemas que han surgido. Cuantificarlos y conocer la causa. 

Para hacer un plan de trabajo semanal, hay que establecer objetivos a corto plazo. Para su consecución, hay que indicar qué tareas y acciones son necesarias, así como delimitar los recursos para lograrlo. 

1. Pautar los objetivos.

2. Establecer las acciones.

3. Asignar fecha de inicio y de finalización de cada acción. Priorizar las tareas más importantes y ubicarlas en los primeros días de la semana. 

4. Incluir quién es el responsable de cada tarea en función de sus conocimientos. 

5. Establecer un tiempo al final de la semana para realizar la evaluación del plan semanal.