Qué es el absentismo laboral

El absentismo laboral es el incumplimiento de la jornada laboral estipulada en el contrato del trabajador. Esta definición se refiere a las ausencias voluntarias, sean o no justificadas. Las vacaciones no se contemplan como ausencias.

Cabe destacar que el absentismo laboral no es solamente no presentarse en el trabajo físicamente, sino que también se refiere a estar presente en él pero no trabajar (realizar las tareas y funciones del puesto de trabajo).

Un detalle interesante es que absentismo y ausentismo significan exactamente lo mismo. En América Latina se habla de ausentismo y en España se utiliza el término absentismo.

Es importante entender el gran impacto que este fenómeno ocasiona en las empresas, tanto con pérdidas económicas directas, como en la problemática de la gestión de Recursos Humanos.

A continuación detallamos los tipos, las principales causas, consecuencias y maneras de prevenirlo y combatirlo.

En España, de media, más de 1 millón de personas no acuden a su lugar de trabajo cada día, según las estimaciones de Randstad basadas en la Encuesta Trimestral de Coste Laboral realizada por el INE.

Estos datos también revelan que el 73,6% de ausencias fueron causadas por incapacidad temporal.

Según el ​​X Informe Adecco sobre Empresa saludable y gestión del absentismo, en 2019 la tasa de absentismo en España fue del 5,5%, que era el índice más alto de los últimos 20 años, hasta que con la llegada de la pandemia en el 2020 esta tasa se disparó hasta una media anual del 7,1%.

Estos porcentajes se traducen en 1.700 millones de horas perdidas y en un total de 36.900 millones de euros brutos para el conjunto económico español.

Según este informe, también aumentó la percepción de presentismo y una de las principales causas expuestas son los modelos híbridos presencial-remoto ampliamente implementados durante la pandemia y el confinamiento y que han dado lugar a una nueva causa de ausencia derivada del tecno-presentismo: la dedicación del tiempo a tareas domésticas sin recuperar las horas de trabajo.

A pesar de este aumento, la encuesta refleja una amplia satisfacción y percepción positiva del trabajo remoto y los modelos híbridos en las empresas y organizaciones.

No todos los casos son iguales y es importante conocer los tipos de absentismo para poder identificar aquellas situaciones en las que la empresa puede implementar medidas para evitar estas ausencias y gestionar cada caso adecuadamente.

Podemos diferenciar entre el ausentismo justificado y el injustificado. También existe el absentismo presencial o presentismo y el absentismo emocional.

También es importante que sepas que existen algunas ausencias además de las vacaciones que no son absentismo, como pueden ser las excedencias laborales y los años sabáticos.

Las ausencias justificadas son aquellas que ocurren cuando el empleado avisa de su imposibilidad de acudir o responder a sus responsabilidades por motivos objetivos y justificados durante un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, en el caso de enfermedad grave o fallecimiento de un familiar de primer o segundo grado o de una mudanza de su domicilio habitual que suceda durante la jornada de trabajo.

La incapacidad temporal por enfermedad común o accidente profesional también son ausencias justificadas y la legislación española recoge los derechos y obligaciones de trabajador y empresa, así como límites temporales en el Estatuto de los Trabajadores.

Hay ausencias que son justificadas y también remuneradas, aunque esto no impide que sean motivo de rescisión del contrato laboral si superan un cierto porcentaje de ausencias en un período de tiempo determinado.

Hay situaciones en las que la ley protege especialmente al trabajador y no se puede considerar la extinción del contrato por absentismo, como es el caso de las ausencias debidas a una huelga, a actividades de representación legal del trabajador, por accidente de trabajo, por maternidad y por riesgo durante el embarazo, entre otras, siempre que cuenten con bajas médicas debidamente acreditadas.

Asimismo, el Estatuto de los Trabajadores anuncia que “la empresa podrá verificar el estado de enfermedad o accidente del trabajador mediante un reconocimiento médico, cuando este sea el motivo de su ausencia”.

Las vacaciones no son absentismo ya que no están dentro de las jornadas laborales pactadas y no se tendrán en cuenta a la hora de calcular los porcentajes o tasas de absentismo laboral.

A continuación te dejamos algunas guías de conceptos que forman parte del absentismo laboral justificado:

• Bajas laborales

  • Baja médicas

  • Baja por enfermedad

  • Baja laboral por menstruación

  • Baja por estrés

  • Baja por depresión

  • Baja por paternidad y maternidad

  • Algunos casos de pensión contributiva

  • Incapacidad laboral

  • Permiso de lactancia

• Jubilación parcial

Se entiende como absentismo injustificado cuando no se acude o se abandona el puesto de trabajo sin previo aviso o no se dispone de un motivo suficientemente justificado.

Esto significa un incumplimiento de las obligaciones del trabajador y de su contrato por lo que puede resultar en una sanción en función de la gravedad o el número de ausencias e incluso, en la extinción del contrato laboral.

El absentismo presencial también se conoce como presentismo y es un caso mucho más difícil de detectar, medir, justificar y gestionar ya que se refiere a cuando el empleado acude a su lugar de trabajo pero no cumple con sus tareas o funciones.

Es decir, se habla de presentismo cuando el empleado está en el trabajo pero no hace su trabajo y en su lugar pierde el tiempo o incluso distrae a sus compañeros.

Esta falta de productividad puede ser consecuencia de falta de motivación, sobrecarga de trabajo, estrés, desorganización en el equipo, falta de comunicación o procesos efectivos en la empresa, entre otros motivos.

Este tipo de absentismo requiere de especial atención por parte de la empresa, sobre todo en su prevención.

El absentismo emocional implica que la persona está presente físicamente y realiza sus tareas pero no está presente emocionalmente. Es un caso de desconexión con su puesto de trabajo que suele ocurrir cuando el empleado no se siente parte de la empresa o su cultura, cuando está quemado o si padece de ansiedad, estrés u otros problemas de salud o problemas personales.

Es lo que se entiende coloquialmente como “el estar sin estar”.

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Problemas de salud y accidentes La ley permite que el trabajador se ausente en caso de enfermedad, accidente y también para acudir a los centros médicos para recibir tratamiento. La enfermedad puede ser profesional, común, crónica o derivada de un accidente laboral o no.

En estos casos, la ausencia es retribuida cuando existe el comprobante de una baja médica. También se encuentran en este grupo los casos de absentismo voluntario en los que se exagera o finge una enfermedad y que se utilizan para justificar el absentismo.

Motivos familiares Cuando se sufren accidentes o enfermedades que requieren el cuidado de familiares o el fallecimiento de un familiar cercano son causas de absentismo justificables y notificables.

Motivos de fuerza mayor También son causas de absentismo justificables los fallos en el sistema de transporte, inclemencias de la naturaleza u otros motivos que impidan al trabajador llegar a su lugar de trabajo y se escapan de su control.

Motivos personales Hay muchos tipos de motivos personales que pueden causar el absentismo y en este tipo hay motivos justificables como exámenes académicos, requerimiento de asistir a citas legales y motivos más difíciles de justificar, por ejemplo, el estrés laboral y el burnout, problemas sentimentales u otros inconvenientes que puedan afectar a la autoestima del trabajador.

Licencias y permisos especiales Existen otros casos de absentismo como por ejemplo permisos de paternidad, maternidad, por embarazo de riesgo, por período de lactancia y permiso por matrimonio, entre otros. Son casos justificados y protegidos por el Estatuto de los Trabajadores.

Conflictos laborales Las huelgas y la ausencia por la realización de labores sindicales son también motivos de absentismo justificados y protegidos por la ley.

Insatisfacción laboral y falta de motivación. Cuando los trabajadores pierden la motivación por su trabajo, no se sienten valorados o no se sienten vinculados puede ocasionar absentismo.

Falta de supervisión y falta de claridad en los objetivos. La frustración por el desconocimiento de los objetivos de las funciones que un trabajador realiza o no entender los motivos de los esfuerzos que debe hacer también pueden llevar a la desmotivación y el absentismo.

Mala comunicación. Cuando no existen canales de comunicación claros y accesibles para que los trabajadores puedan comunicar sus necesidades e inquietudes a sus líderes y gerentes. O bien cuando los jefes de cada departamento no se comunican lo suficiente con el equipo afecta también a la motivación y el ambiente de trabajo.

Las malas condiciones y los riesgos laborales. Si no existe un entorno adecuado de trabajo en el que los trabajadores puedan desarrollar sus funciones o no se tienen en cuenta posibles riesgos que pueden ocasionar accidentes laborales y perjudicar la seguridad laboral, es muy posible que el trabajador no quiera asistir a su lugar de trabajo.

Rotación del personal. Cuando hay muchos cambios en el equipo de trabajo se pierde la vinculación, el sentimiento de pertenencia y puede alterar el ambiente de trabajo.

La productividad de las empresas se ve altamente afectada por el absentismo laboral y en consecuencia impacta también a los beneficios. Tener que cubrir a los trabajadores que no cumplen con sus obligaciones laborales implica que las empresas tengan que destinar más recursos para suplir las ausencias y mantener el debido funcionamiento de las organizaciones, por lo que los costes aumentan considerablemente.

Los efectos del absentismo laboral no son sólo económicos. Es muy común que cuando un trabajador incumple con sus deberes sean sus compañeros los que tengan que terminar un trabajo inacabado o incluso trabajar más horas extra, por esta razón, el absentismo puede ser muy perjudicial para el clima laboral y el buen funcionamiento de una empresa.

En casos extremos esta presión añadida al resto de los trabajadores puede llegar a ser insostenible y llevar a que se marchen a trabajar para otra empresa, hecho que a su vez puede causar un problema de rotación de personal que afectará al sentimiento de pertenencia del equipo.

Nuestras obligaciones laborales ocupan gran parte de nuestra vida y un volumen muy importante de horas a diario, por lo que si queremos evitar el ausentismo laboral es indispensable crear entornos de trabajo saludables, seguros, inclusivos y organizados. Es importante cuidar la salud laboral.

Veamos cómo se puede prevenir el ausentismo laboral basándonos en tres pilares: la motivación, la organización y la comunicación.

Cuida la salud física y mental de tus trabajadores. Una de las causas principales del absentismo principal es la baja por enfermedad por lo que ayudar a nuestros trabajadores a cuidar su salud es muy importante. Desde ofrecer dispensadores de agua, bebidas y aperitivos saludables, promover la actividad física con ayudas y/o acceso a instalaciones o programas deportivos, hasta dar acceso a seguros médicos y especialistas.

En este sentido, también es importante cuidar el entorno de trabajo y asegurarnos de que se realiza en un espacio seguro y adecuado a las necesidades para desempeñar sus funciones de manera productiva sin que implique un desgaste físico o psicológico.

Por ejemplo, en una oficina tener sillas y mesas ergonómicas son fundamentales para el entorno de trabajo. La carga de trabajo, el nivel de estrés, la presión y el ambiente laboral, así como facilitar y garantizar el derecho a la desconexión son muy importantes para el cuidado de la salud mental.

Fomenta el buen clima laboral. El sentimiento de no pertenencia es una de las principales causas del absentismo presencial, y el absentismo también provoca que las relaciones entre compañeros se deterioren.

Para crear un buen clima de trabajo es importante realizar actividades que permitan a las personas relacionarse fuera de su rol profesional habitual: actividades de team building, cenas de empresa o celebraciones sociales o clubes y actividades deportivas son algunas de las cosas que puedes hacer para fomentar el buen clima entre trabajadores.

Además, la inclusión e igualdad de oportunidades profesionales evitarán conflictos internos y motivará a los trabajadores a dar lo mejor de sí.

Otra herramienta que se puede utilizar para fomentar el buen ambiente son las encuestas de clima laboral anónimas, para identificar potenciales problemas de manera precoz sin que los empleados sientan la presión de tener que señalar o culpar a nada o a nadie de manera directa.

Fomenta el crecimiento personal. Si tus empleados mejoran, adquieren más capacidades o conocimientos, seguramente su efectividad y resultados también mejorarán. Invertir en planes de formación para tus trabajadores o darles facilidades para que se sigan formando en sus campos de especialidad les mantendrá motivados y beneficiará a los resultados de la empresa.

Crea procesos simples, claros y transparentes. Establecer límites y normas claras y justas ayudará a tus empleados a comprender mejor sus obligaciones y al estar formalizadas, escritas y con un proceso claro, los gerentes podrán aplicar las directrices y solventar conflictos de una manera más justa y transparente.

Revisa los procesos que tiene tu empresa para solicitar permisos y asegúrate de que sean trámites sencillos y cómodos para los distintos casos.

Utiliza la tecnología. Aprovecha los software de gestión de ausencias y registro de jornada laboral, utiliza sistemas de recordatorios y alertas automatizados para poder identificar los focos y las causas de los problemas de absentismo de una manera más eficaz.

Intenta ser más flexible con los horarios. Cada persona es un mundo y todos tenemos preferencias y situaciones personales distintas. Una buena manera de evitar el absentismo laboral es siendo más flexible a la hora de asignar horarios, y es que si se permite adaptarlos mejor a la situación personal de cada uno es menos probable que se produzcan ausencias injustificadas.

Eso sí, debes tener en cuenta los horarios de los departamentos que trabajan en conjunto para garantizar que hay un mínimo de oportunidades semanales para poder trabajar en equipo y comunicarse entre sí.

Una política efectiva de flexibilidad de horarios es muy beneficiosa e incrementa la productividad y la motivación de los empleados, sobre todo en lugares con mucho tráfico o para trabajadores que viajan o trabajan entre varias franjas horarias.

La buena comunicación es un factor crucial en cualquier tipo de relación. Pregunta y habla con tus empleados constantemente, esta será la herramienta más efectiva para saber cómo se sienten, a qué problemas se enfrentan y qué opiniones tienen sobre el trabajo, la carga, el equipo, la empresa y su productividad. Crea oportunidades para que puedan expresar su opinión y comunicar ideas. La comunicación interna será una buena estrategia.

Asimismo, no obvies los factores externos que se pueden dar que se escapan de las responsabilidades de tu empresa o del trabajador y aplica el sentido común en estas conversaciones y gestiones.

Elige tu período de análisis y calcula los días laborables Para calcular el absentismo laboral debes escoger un período de tiempo específico y calcular los días laborales de este período. Debes excluir los días festivos y vacaciones y tener en cuenta los días irregulares de inicio y final de mes o trimestre.

Calcula cuántos empleados tienes durante el período elegido Para hacer este cálculo puedes sumar el número de trabajadores por mes y dividirlo entre la cantidad de meses del período elegido.

Calcula la cantidad de horas o días perdidos por absentismo Suma las horas de las jornadas no trabajadas, de los retrasos y las faltas de todos los empleados.

Calcula la tasa de absentismo Ahora puedes calcular las horas que se deben trabajar durante el período elegido multiplicando los días laborables, por las horas de una jornada laboral, normalmente de 8 horas, por el número de empleados.

Finalmente divide la cantidad de horas no trabajadas por el total de horas que deberían haber sido trabajadas y multiplica el resultado por 100.

Una de las mejores maneras de luchar contra el absentismo laboral es la prevención del mismo, como hemos explicado anteriormente, trabajando en la motivación, organización y comunicación.

La siguiente clave para la gestión del absentismo es su análisis. Es necesario tener acceso a los datos y organizarlos en distintas categorías para comprender e intentar identificar los focos problemáticos y soluciones adecuadas en cada caso.

Saber la productividad de un empleado permite a la empresa saber el compromiso y rendimiento del mismo y además te brinda la oportunidad de reconocer el trabajo y el esfuerzo de los trabajadores y hacerles sentir valorados.

Existe software de evaluación de rendimiento que documenta las habilidades y fortalezas, ayuda a fomentar la motivación e identifica posibilidades de formación.

Asimismo, las herramientas de gestión del tiempo permitirán a los empleados y a la empresa gestionar mejor las cargas de trabajo, tomar mejores decisiones y tener información directa acerca de la productividad y recursos disponibles en todo momento.

Las tasas de absentismo van muy relacionadas a la satisfacción del trabajador con sus jefes o directores de equipo. Por este motivo, es muy importante educar a las cabezas de departamentos y equipos como líderes responsables.

Alejarse del micromanagement, fomentar la cooperación, establecer una cultura positiva respecto a los errores, la empatía y el respeto, la comunicación clara y la promoción de las fortalezas individuales son algunas de las aptitudes que los líderes responsables adoptan y que ayudan a luchar contra el absentismo.

Como hemos mencionado anteriormente, la mejor manera de gestionar el absentismo laboral es utilizando un programa de gestión de absentismo, porque en un simple click puedes identificar un problema.

Gestionar las ausencias con un software de Recursos Humanos como Personio puede extraer los datos desde donde también se registran las ausencias. Tú defines las distintas categorías de ausencia, tus empleados informan que están enfermos directamente en el software y el gerente confirma la ausencia.

Esto te brinda un rango de datos por departamento que puedes usar para el análisis y la evaluación, lo que te proporcionará una base de datos estable esencial para efectuar interpretaciones correctas y ejecutar medidas preventivas personalizadas.