Canal de whistleblowing: ¿qué es y cómo gestionarlo?

El whistleblowing es una práctica en la que un individuo (whistleblower o denunciante) revela información sobre actividades incorrectas, fraudulentas, peligrosas o ilegales que ocurren en una empresa. Esta información puede incluir actos de corrupción, abuso de poder, engaño al público, malversación de fondos, violaciones de la ley o cualquier otro tipo de conducta inapropiada.

Se trata de denuncias de carácter interno, en donde un empleado traslada a la empresa, mediante un canal de denuncias confidencial, si se están produciendo irregularidades y las pruebas necesarias para corroborarlo. 

La ley obliga a las empresas con más de 50 empleados a habilitar este tipo de vías de comunicación que, en efecto, deben ser completamente confidenciales. 

El impacto del whistleblowing en las organizaciones varía dependiendo de diferentes factores, como la naturaleza de la denuncia, la cultura organizacional, la respuesta de la Dirección y la manera en la que se gestione la situación. 

Las consecuencias pueden ser tanto negativas como positivas en la empresa, depende de cómo la organización aborde las denuncias y maneje la situación. No obstante, algunos de los posibles impactos son: 

• Reputación. Revelar actividades incorrectas o ilegales puede dañar la reputación de la organización, lo que en algunas cosas implica pérdida de confianza y de credibilidad.

• Ambiente laboral. Dependiendo de cómo se maneje el caso, el whistleblowing puede impactar en el ambiente laboral. Si los empleados sienten que su seguridad está en riesgo por denunciar irregularidades, es posible que no se sientan cómodos y tiendan a ocultarlo. 

• Gestión de crisis. Puede desencadenar una crisis interna que requiera una gestión cuidadosa. Por ejemplo, toma de decisiones rápidas y efectivas para abordar la situación y minimizar el daño.

• Cambio organizacional. En ocasiones puede desencadenar cambios profundos en la cultura y las políticas de la organización. También a nivel jerárquico, por lo que es importante contar con una buena gestión del cambio.

• Confianza interna. Si los empleados sienten que la Dirección toma en serio las denuncias y toma medidas apropiadas, es más probable que confíen en la organización.

• Innovación. Cuando las denuncias se convierten en una oportunidad para mejorar y corregir problemas. 

La implementación de un canal de denuncias efectivo implica varios pasos cuidadosamente planificados para garantizar que sea confidencial, accesible y capaz de gestionar las denuncias de manera adecuada. 

1. Planificación y diseño. Es necesario, en primer lugar, definir los objetivos del canal de denuncias. Plantearse cuestiones como qué se quiere lograr con este canal, qué tipos de denuncias se esperan, etc. A partir de ahí, identificar los canales de comunicación y garantizar la confidencialidad del denunciante y de la denuncia. 

2. Desarrollo de políticas y procedimientos. Implica crear una política de whistleblowing donde se explique cómo funcionará el canal de denuncias, los pasos a seguir, las protecciones contra represalias y otros detalles importantes. 

3. Implementación técnica. El siguiente paso es seleccionar la plataforma, que sea segura, fácil de usar y que cumpla con las regulaciones de privacidad.

4. Comunicación y formación. Informar a los empleados sobre la disponibilidad del nuevo canal de denuncias y formarlos, si fuese necesario, para saber cómo utilizar el canal. 

5. Monitoreo y mejora continua. Es importante mantener un registro de las denuncias recibidas, la calidad de las investigaciones y la satisfacción de los denunciantes. Para ello, se recomienda efectuar evaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora en el proceso y hacer los ajustes necesarios.

6. Apoyo y feedback. Los denunciantes deben obtener ayuda si tienen preguntas o preocupaciones relacionadas con el proceso de denuncia; escuchar los comentarios de los denunciantes y los equipos encargados para mejorar el sistema.

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Manejar eficientemente las denuncias de whistleblowing es esencial para garantizar la transparencia y la integridad en una empresa. 

Crear una política clara y accesible. Esta debe explicar cómo los empleados pueden presentar denuncias de forma confidencial y cuáles son las medidas de protección contra represalias, entre otros aspectos.

Ofrecer múltiples canales seguros y confidenciales para presentar denuncias. Por ejemplo, un teléfono o un correo electrónico.

Designar a una persona o equipo responsable de recibir y registrar las denuncias. Asegurar que las denuncias se registren de manera adecuada y que se recoja toda la información necesaria.

Investigar su credibilidad. Si la denuncia parece creíble y seria, iniciar una investigación interna, designar a un equipo imparcial y competente para llevar a cabo la investigación. Recopilar pruebas, entrevistar a testigos y seguir un proceso justo y transparente.

Mantener la confidencialidad de la denuncia y de la identidad del denunciante en todo momento, salvo en aquellos casos en que sea necesario para llevar a cabo la investigación.  

Si la investigación demuestra que ha habido una mala conducta, tomar las acciones correctivas que sean necesarias, como amonestaciones o despidos en caso de faltas graves o, incluso, medidas legales si procede.

Comunicar los resultados de la investigación al denunciante de manera adecuada, sin revelar información confidencial que pueda comprometer la privacidad o seguridad del denunciado.

Utilizar las denuncias y las investigaciones como oportunidades para aprender y mejorar. Identificar las áreas problemáticas y tomar medidas para prevenir futuras violaciones éticas.

Garantizar que los denunciantes estén protegidos contra represalias. Implementar medidas para prevenir que sufran consecuencias negativas por presentar denuncias con buenas intenciones. 

Un sistema de whistleblowing efectivo debe estar diseñado para promover la transparencia, la responsabilidad y la integridad en una organización. Aquí hay elementos claves que debería incluir:

Como ya hemos mencionado, una política detallada que explique cómo los empleados pueden presentar denuncias de manera confidencial, incluyendo los canales disponibles, los procedimientos a seguir y las protecciones contra represalias.

Proporcionar diversos canales seguros y confidenciales para presentar denuncias, como líneas telefónicas anónimas, correos electrónicos o plataformas en línea seguras.

Establecer protección a los denunciantes de cualquier represalia, como sanciones disciplinarias o despidos, especialmente para trabajadores que puedan considerarse más vulnerables. Por ejemplo, perfiles con menos tiempo en la empresa o que no cuenten con la seguridad laboral de un contrato indefinido.

Asegurar que la gestión y la investigación de las denuncias se lleven a cabo por personas imparciales y neutrales. No pueden estar involucradas en la situación denunciada.

Establecer un proceso para investigar adecuadamente las denuncias. Definir los procedimientos, recursos y criterios para determinar la credibilidad de las denuncias y llevar a cabo investigaciones justas.

Garantizar la confidencialidad tanto de la identidad del denunciante como de la información relacionada con la denuncia durante todo el proceso.

Proporcionar información actualizada sobre el progreso de la investigación al denunciante de manera apropiada, sin comprometer la confidencialidad.

Establecer un plan para tomar medidas correctivas en caso de que se confirme la mala conducta denunciada. 

Ofrecer formación a los empleados y a la Dirección sobre la política de whistleblowing, los procedimientos y la importancia de la denuncia ética.

Llevar un registro detallado de las denuncias recibidas, las investigaciones realizadas y las acciones tomadas. Esto puede ser útil para evaluar tendencias y áreas de mejora.

Regularmente, revisar y evaluar la efectividad del sistema de whistleblowing. Hacer ajustes según sea necesario para garantizar que esté cumpliendo con su propósito y que esté alineado con las mejores prácticas.

Proporcionar acceso a asesoramiento legal y, si es necesario, la posibilidad de informar a autoridades externas en casos de denuncias graves. 

La nueva normativa, Ley 2/2023, de 20 de febrero, que regula la protección de los informantes de irregularidades y la lucha contra la corrupción, afecta a todas las empresas, tanto públicas como privadas, que cuenten con 50 o más empleados.

También se aplica a las entidades jurídicas que, aunque no tengan su sede en territorio nacional, lleven a cabo actividades económicas en España.

Según lo establecido en esta normativa, las empresas están obligadas a implementar un sistema interno de información que permita a los empleados, y a cualquier individuo con conocimiento de una irregularidad dentro del ámbito profesional, informar sobre la infracción.

Este sistema interno de información debe asegurar la confidencialidad y protección de la identidad del informante, además de permitir el envío y procesamiento de informes de manera anónima.

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Existen medidas creadas para proteger a los denunciantes, que son:

• Confidencialidad. Es obligatorio la protección de la identidad del denunciante, salvo que sea indispensable revelarla para la investigación de la denuncia.

• Protección laboral. Se prohíbe el despido, sanción o discriminación del denunciante.

• Asistencia jurídica. El denunciante tiene derecho a recibir asesoría jurídica en caso de enfrentar represalias.

• Procedimientos claros. Se deben establecer procedimientos transparentes para manejar las denuncias. Es decir, que  aseguren la confidencialidad y la protección de la identidad del denunciante.

• Canales seguros. Crear canales seguros para que los denunciantes puedan presentar sus informes sin miedo a posibles represalias.

La gestión del whistleblowing puede enfrentar diversos desafíos que van desde la falta de confianza en el proceso hasta cuestiones legales y de comunicación. Aquí están algunos desafíos comunes a los que las organizaciones pueden enfrentarse:

• Falta de confianza. Los empleados pueden dudar en presentar denuncias por temor a represalias o preocupaciones sobre la confidencialidad del proceso.

• Represalias. Garantizar la protección contra represalias es esencial, pero algunas organizaciones pueden tener dificultades para demostrar que están tomando en serio este aspecto.

• Dificultad en la evaluación inicial. Determinar la credibilidad y la gravedad de una denuncia al principio puede ser complicado, ya que algunas denuncias pueden ser vagas o infundadas.

• Investigaciones complejas. Las investigaciones pueden ser complicadas, especialmente si involucran a múltiples partes, pruebas ambiguas o situaciones de fraude complejas.

• Identificar y prevenir represalias encubiertas. Es posible que se presenten represalias sutiles o encubiertas contra los denunciantes. 

• Confidencialidad comprometida. Mantener la confidencialidad puede ser un desafío, especialmente cuando las investigaciones involucran a diversas personas y departamentos.

• Cultura empresarial. Si la cultura de la organización no valora la ética empresarial y la transparencia, los empleados pueden sentir que sus denuncias no serán tomadas en serio.

• Comunicación con el denunciante. Mantener a los denunciantes informados sobre el progreso de sus denuncias sin comprometer la confidencialidad es complejo. 

• Falta de recursos. Las organizaciones pueden tener recursos limitados para llevar a cabo investigaciones exhaustivas, lo que puede afectar a la calidad y la imparcialidad de las mismas.

• Dificultad en la resolución. Llegar a una resolución justa y apropiada después de una investigación puede ser un desafío, especialmente si se trata de decisiones disciplinarias o legales.

• Credibilidad y transparencia. Ganar la confianza de los empleados y demostrar que las denuncias se toman en serio puede ser un desafío, especialmente si ha habido fracasos previos o faltan recursos para una completa investigación.

La tecnología desempeña un papel crucial en el manejo efectivo del whistleblowing al proporcionar herramientas que facilitan la presentación, el seguimiento y la resolución de denuncias de manera eficiente y confidencial. 

A medida que las organizaciones buscan mejorar la transparencia y la integridad, el uso de la tecnología, como el software de gestión de Recursos Humanos y plataformas específicas de whistleblowing, se ha vuelto esencial para agilizar este proceso. 

Un ejemplo de software que se puede utilizar es Personio, una plataforma de gestión de RR. HH. que ofrece varias ventajas para el manejo del whistleblowing y otros aspectos de la gestión de personal.

La tecnología juega un papel importante en el manejo del whistleblowing por varios motivos. Las plataformas de whistleblowing en línea permiten a los denunciantes presentar sus preocupaciones de manera confidencial a través de Internet, lo que facilita el acceso y la presentación de información que pueda resultar controvertida.

Se trata de tecnología que permite garantizar la confidencialidad y la seguridad de la información, ya que los denunciantes pueden presentar denuncias de forma anónima y los datos se pueden encriptar para proteger la identidad del denunciante.

Los sistemas tecnológicos permiten un seguimiento más organizado de las denuncias presentadas, lo que facilita el proceso de investigación y ayuda a garantizar que no se pierden o quedan sin resolver. Todo este seguimiento se puede automatizar, así como la asignación de investigadores, el recordatorio de plazos y la generación de informes, lo que agiliza la gestión de denuncias.

Gracias a la tecnología es posible que los equipos de gestión de denuncias accedan y trabajen desde cualquier ubicación, lo que es especialmente útil en organizaciones con empleados dispersos geográficamente.

Todo ello es posible con el software de Personio, ya que ofrece varias características beneficiosas para el manejo de whistleblowing y otras funciones de gestión de personal:

• Permite tener un lugar centralizado para administrar datos de empleados, lo que puede ser útil para mantener registros de denuncias y acciones tomadas.

• Se pueden configurar flujos de trabajo específicos para el manejo de denuncias, lo que facilita la asignación de tareas y el seguimiento del progreso.

• Ofrece opciones de automatización que pueden ayudar a agilizar tareas relacionadas con la gestión de denuncias y otras operaciones de Recursos Humanos.

• La plataforma permite generar informes y analíticas sobre denuncias y otros aspectos de Recursos Humanos, lo que puede ayudar a identificar tendencias y áreas de mejora.

• Tiene medidas de seguridad para proteger los datos confidenciales, lo que es esencial en el manejo de denuncias sensibles.

• Puede ofrecer un portal para que los empleados presenten denuncias y accedan a información relevante de manera sencilla.

Además de todo lo comentado anteriormente, Personio cuenta con la funcionalidad Personio Conversations. Se trata de software de gestión inteligente de solicitudes de RR. HH. Este sistema responde de forma automática dudas comunes de los empleados en relación a los procesos de prevención y comunicación que la empresa tenga activados.

De este modo, cualquier empleado interesado en conocer políticas de whistleblowing corporativa podrá acceder a ellas de forma rápida sin que el Departamento de RR. HH. invierta tiempo en explicar, una a una, las principales dudas comunes de los trabajadores en esta materia. 

Por otro lado, Personio cuenta con software de gestión de formación que permite generar contenidos relacionados con control de irregularidades, políticas responsables, comportamientos o procesos inadecuados, etc. Con Personio, es posible conocer el interés, asistencia y resultados de esta formación, lo que permite ampliar o perfeccionar el conocimiento de los empleados en esta materia.  

La palabra whistleblower proviene de la expresión inglesa "to blow the whistle". Hace referencia a un árbitro que sopla un silbato para señalar una falta en un partido deportivo. Fue en 1970 cuando se utilizó por primera vez en el contexto laboral para describir a los empleados que denunciaban prácticas fraudulentas o corruptas en sus lugares de trabajo.

La norma jurídica que regula el whistleblowing en España y la protección de los denunciantes se encuentra principalmente en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. No obstante, hay otras leyes y regulaciones laborales que también pueden ser relevantes en este contexto dentro del régimen normativo español: 

• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección De Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

• Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo.

• Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

• Estatuto de los Trabajadores.

Un informante es la persona que denuncia actividades ilícitas, irregulares o inmorales dentro de una empresa. Son realmente los denunciantes o whistleblowers en inglés. Son la parte fundamental del puzle: exponen información que, de otro modo, podría quedar oculta y que representa una amenaza para la legalidad, la ética y la integridad de las actividades de la empresa.