Plantilla excel evaluación desempeño

La evaluación del desempeño es una técnica que sirve para analizar de forma periódica el rendimiento de los empleados en base a los objetivos establecidos por la empresa. Su principal objetivo es proporcionar feedback constructivo sobre cómo se está llevando a cabo el trabajo e identificar las fortalezas del empleado, así como aquellas áreas de mejora. Entre otras cosas, esto permite al departamento de RR. HH. poner en marcha planes de formación y desarrollar planes de carrera para los empleados. 

Plantilla evaluación de desempeño en excel

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Esta retroalimentación puede ser de varios tipos y, aunque cada organización decide cuál utilizar, estos son algunas de los más conocidos:

• Autoevaluación: en la autoevaluación del desempeño el empleado analiza de forma crítica y en primera persona de qué manera ha llevado a cabo las tareas que le han sido asignadas y qué objetivos ha logrado. 

• Evaluación por pares: los compañeros del empleado con un cargo de responsabilidad similar hacen la evaluación. Esta puede ser anónima.

• Evaluación al empleado: los managers evalúan a los empleados bajo su responsabilidad aplicando elementos cuantitativos y cualitativos. 

• Evaluación a los responsables: esta evaluación es similar a la anterior, pero en este caso los empleados evalúan a sus jefes. 

Si quieres saber más, te recomendamos este artículo sobre los distintos tipos de evaluación de desempeño y los métodos de llevarlos a cabo. Recuerda que puedes usarlos de forma individual o combinarlos para tener un análisis más exhaustivo. 

Para realizar una evaluación de forma recurrente, lo idóneo es establecer un proceso que pueda replicarse entre los distintos departamentos de la empresa. Una forma de lograrlo es a través de un software de evaluación del desempeño con el que crear reportes automáticos y conservar los datos en un sólo espacio de forma segura. 

También puedes utilizar una plantilla Excel en la que introducir la información de forma manual. Si te decantas por este método, te explicamos qué debe tener y cómo realizar una evaluación en Excel paso a paso. 

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Los contenidos específicos de cada plantilla de evaluación del trabajador varían según el tipo de evaluación que realizamos y las características de la organización. Sin embargo, estos algunos de los aspectos clave que debe incluir: 

• Información de los empleados: con al menos el número de ID, el nombre completo, el correo electrónico, su número de contacto, el departamento al que pertenece y el nombre de su responsable directo. 

• Preguntas: habrá que establecer qué preguntas va a incluir la evaluación y formularlas de manera que den pie a un feedback constructivo. 

• Categorías: lo idóneo es establecer una serie de categorías en las que se incluya cada pregunta. Por ejemplo ’productividad’, ’organización’, ’compañerismo’ o ’comunicación’. Esto permitirá realizar una evaluación global en base a criterios predefinidos. 

• Evaluaciones: como es lógico, también debe incluir un apartado en el que se realicen las evaluaciones. En ellas, es conveniente establecer una escala de clasificación. Por ejemplo del 1 al 5 siendo ‘insuficiente’ la puntuación más baja y ’excepcional’ la más elevada. También es necesario añadir una puntuación en base a dicha escala, con la que medir el resultado de la evaluación.

• Representación gráfica: por último, la plantilla Excel de evaluación del desempeño debe reflejar gráficamente los resultados y calcular la media de los empleados y de cada departamento.

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Uno de los objetivos principales de una plantilla Excel es poder ver los resultados de forma detallada e interpretarlos adecuadamente. Para ello, clasificaremos los datos en los siguientes apartados:

• Evaluación de la empresa: aquí se busca dar una visión general de los resultados de la empresa. En este sentido se puede calcular la media del total de las evaluaciones; la puntuación más elevada y más baja por empleados y departamentos, así como la media mensual y por categorías. De esta forma, se puede observar qué área y empleados necesitan un mayor refuerzo o poner mayor énfasis en determinadas categorías.  

• Evaluación por departamento: de igual modo, es conveniente realizar una media por departamentos y poder analizarlos entre sí. Además de para crear formaciones adaptadas a cada uno de ellos, también sirve para crear sinergias entre distintas áreas, en base a sus resultados.

• Evaluación por empleados: en este punto se puede realizar una comparativa entre empleados, sobre todo de cara a hacer promociones de manera objetiva. También debe reflejarse la media mensual por categorías para ver posibles variaciones. Por ejemplo, si en determinados meses un empleado obtiene menor puntuación en la categoría de ‘organización’, puede deberse a una carga de trabajo recurrente que habrá que corregir. 

Si quieres comenzar a utilizar una plantilla de evaluación del trabajador, puedes descargar gratuitamente la que hemos elaborado desde Personio. A continuación vamos a explicar paso a paso cómo funciona.

1. Instrucciones 

Una vez la hayas descargado, lo primero que tienes que hacer es abrir el documento Excel y habilitar macros para un funcionamiento correcto. En la primera pestaña encontrarás una serie de instrucciones que te aconsejamos seguir antes de comenzar a utilizarla. 

2. Establece categorías y preguntas

A continuación, en la pestaña ‘Setup’, puedes incluir las preguntas que utilizarás en la evaluación. Modifica los ejemplos de muestra borrando su contenido o eliminando la fila. 

En este apartado también es importante asociar las preguntas a las diferentes categorías que hayas creado y definir los departamentos de tu empresa. Esto permitirá hacer una evaluación completa en base a diferentes campos de análisis. Recuerda que, como verás en la plantilla, puedes añadir hasta 20 categorías, 50 preguntas y 15 departamentos. 

3. Añadir la información de los empleados

Introduce la información de tus trabajadores en las filas que encontrarás en la pestaña ‘Empleados’. El ID debe ser numérico y correlativo, comenzando por 1.  

Si quieres modificar los datos de muestra, sólo tendrás que borrar el contenido de las filas. Es recomendable no eliminar las filas, ya que las celdas amarillas contienen fórmulas que podrían perderse. Sin embargo, si borras la información, las fórmulas se mantendrán. 

En ellas no es necesario añadir datos manualmente, ya que los cálculos se realizan automáticamente.

4. Añadir y ver evaluaciones

Para añadir una nueva evaluación o ver las que ya están hechas, tienes que pinchar sobre el ID del empleado  y a continuación darle a ‘Abrir Ficha del Empleado’.

Se abrirá una nueva nueva pestaña en la que podrás visualizar el histórico de las evaluaciones, la fecha en la que se realizaron y la clasificación obtenida. Para añadir una nueva evaluación tienes que hacer click sobre el botón ‘Añadir review’ que encontrarás en el margen izquierdo. Cuando se haya abierto, el primer paso es introducir la fecha de la evaluación. De lo contrario, los datos no se visualizarán correctamente.

Una vez hecho esto, tendrás que ir a la parte inferior de la pestaña y hacer click sobre cada celda entre las preguntas y las categorías para evaluar al empleado. Finalmente, haz click en ‘Añadir review’. Para volver, dale al botón de ‘Volver’ en la parte superior derecha.

Para ver una evaluación existente, pincha sobre ‘Abrir review’. En ella, verás la calificación obtenida y otros parámetros como el número de veces que se ha asignado una misma puntuación (notable, excepcional, óptimo, etc.).

5. Representación gráfica de los datos

En la pestaña ‘Dashboard’ se reflejan los datos de forma gráfica en función de las evaluaciones que se hayan realizado. Selecciona el año de visualización y automáticamente aparecerán los parámetros correspondientes a las puntuaciones.

Podrás ver una media de todas las puntuaciones de la empresa y hacer una comparativa entre departamentos y empleados en base a las diferentes categorías de la evaluación.

6. Datos

Por último, en la pestaña ‘DATA’ se reflejarán automáticamente los datos de las evaluaciones. Si quieres eliminar una evaluación, selecciona la fila que no desees; dale al botón derecho y haz click en ‘Eliminar’. 

Finalmente, una vez hayas terminado de introducir toda la información, asegúrate de guardar todos los cambios. Para ello, ve a ‘Archivo’ y dale a ‘Guardar’. Para que todas las fórmulas funcionen correctamente, te aconsejamos utilizar la versión Excel, en vez de la online Google sheets.

Como has visto, realizar una evaluación de desempeño en Excel es útil, pero es una tarea algo laboriosa y, sobre todo, manual. Si quieres agilizar tus evaluaciones y crear reportes automatizados, es aconsejable digitalizar este proceso. Un software de RR. HH. te permitirá ahorrar una gran cantidad de tiempo y recursos e impulsar el desarrollo de tus empleados. Prueba gratuitamente nuestro software de evaluación del desempeño y el resto de funciones durante 14 días.