Inspección de trabajo: los aspectos más importantes que debes considerar

Personalerin spricht mit der Finanzabteilung über Personalkosten und Lohnnebenkosten.

Las inspecciones de trabajo son procedimientos estándar y regulares que se realizan desde el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. Conoce más acerca del tema en caso de que le suceda a tu empresa.

Puntos claves

  • Se puede realizar una inspección de trabajo si uno o varios trabajadores presentan una denuncia ante el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.

  • Un inspector de trabajo tiene derecho a ingresar a todas las instalaciones y locales. Negar el acceso o no cooperar con el inspector es una violación de la ley 23/2015 y la empresa será sancionada.

  • El objetivo de una inspección de trabajo es verificar el cumplimiento de cuestiones como la seguridad y la salud de los trabajadores, las altas en la Seguridad Social, la remuneración justa y el registro horario de los empleados, si hay trabajadores que realizan trabajos ilegales, inclusive extranjeros.

  • Se puede exigir a la empresa que presente documentos en relación con los trabajadores extranjeros, nóminas y horarios de trabajo para respaldar su situación.

¿Qué es una inspección de trabajo?

Una inspección de trabajo es un procedimiento mediante el cual un funcionario del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo se presenta en tu empresa para comprobar que la organización cumple con las normas y reglamentos relacionados con las condiciones de trabajo, la seguridad, los derechos de los trabajadores y la higiene. 

Una inspección puede realizarse de manera aleatoria y sin previo aviso. También puede ser el resultado de que uno o varios trabajadores de la empresa presenten una denuncia o una preocupación sobre sus condiciones de trabajo ante el ministerio. No debes preocuparte si un funcionario del ministerio se presenta para realizar una inspección en las instalaciones de tu organización, ya que es un procedimiento rutinario del que cualquier empresa podría ser susceptible.

Es importante que la empresa coopere y ayude al funcionario en todo lo necesario durante la inspección. Debes recordar que impedir el acceso de cualquier funcionario de la inspección de trabajo a la empresa se considera una falta grave y será objeto de sanciones. Asimismo, se debe presentar toda la documentación que se solicite. 

Las inspecciones son vitales para garantizar que las empresas ofrecen un entorno de trabajo seguro a sus empleados y que se cumplen todos los protocolos gubernamentales. Sin estos controles, existe la posibilidad de que aumenten los riesgos laborales y se ponga en peligro la seguridad de los trabajadores. 

Las inspecciones también garantizan que los trabajadores reciban una compensación justa por sus horas de trabajo, que se protejan sus derechos y que no sean víctimas de prácticas discriminatorias.

¿En qué consiste una inspección de trabajo? 

Durante una inspección de trabajo, se evalúa el cumplimiento de distintas normas que detallamos a continuación. 

En primer lugar, se verifica el cumplimiento de las normas de seguridad en el trabajo. El inspector de trabajo comprueba que los trabajadores cumplen sus funciones en un entorno seguro, que cuentan con equipos de protección si es necesario y que se satisfacen todos los protocolos de seguridad. También puede comprobar el historial de seguridad de la empresa, cualquier problema pasado en relación con accidentes o percances que puedan haber ocurrido en el curso del trabajo, además de cerciorarse del cumplimiento de las normas para disminuir las posibilidades de que los trabajadores desarrollen enfermedades profesionales.

En segundo lugar, se comprueba el cumplimiento de las normas de los acuerdos individuales y sindicales. El funcionario de inspección confirmará si los contratos individuales firmados con los trabajadores respetan todos sus derechos y privilegios, si los acuerdos son justos y si se corresponden con todas las normativas vigentes para proteger los derechos de los empleados. También revisará los acuerdos firmados con los sindicatos y verificará que las condiciones acordadas se cumplan rigurosamente.

Luego, en tercera instancia, el funcionario procederá a verificar las normas relacionadas con la igualdad de oportunidades, asegurando así que en el lugar de trabajo no se siga ninguna práctica discriminatoria, ya sea por razón de género, orientación sexual, religión y afiliación política, en perjuicio de la víctima o víctimas de tales prácticas, así como también si todos los trabajadores gozan de igualdad de oportunidades y nadie se encuentra en desventaja en el entorno laboral.

En cuarto lugar, se corroboran las normas relacionadas con la contratación, el despido de los trabajadores, las nóminas y las cotizaciones a la Seguridad Social. Se comprobará el cumplimiento del protocolo adecuado en relación con el procedimiento de contratación y se revisará el procedimiento de despido de personal y la distribución de los pagos entre la plantilla, las contribuciones a las comidas, las prestaciones, las vacaciones y los días de enfermedad. Asimismo, el funcionario verificará las normas relacionadas con la contratación de trabajadores inmigrantes o extranjeros y se asegurará del cumplimiento de estas. Identificará casos de empleos ilegales o trabajadores indocumentados que no están pagando sus debidas cuotas a los organismos gubernamentales, como la autoridad fiscal, si los hubiera.

Por último, el inspector de trabajo puede pedir a la empresa que presente los siguientes documentos:

  • Notificación de apertura por la autoridad laboral

  • Horario y calendario de trabajo

  • Formulario de alta y justificante de pago de cotizaciones al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)

  • Recibos de salario 

  • Formularios de altas y bajas de trabajadores

  • Justificante de alta de la empresa en la Seguridad Social

  • Justificante de pagos a la Seguridad Social

  • Resumen de las horas extraordinarias

  • Contratos de trabajo presentados en la oficina de empleo y la prueba de su notificación

  • En caso de tener trabajadores extranjeros en la empresa, las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores

  • Registros contables

  • Escritura de constitución de la sociedad

  • Declaración del impuesto de sociedades

  • Declaración de retención del IRPF (modelo 190)

  • Declaración de operaciones con terceros (modelo 347)

  • Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales: medidas de protección, material de prevención de accidentes de trabajo, resultados de los controles de salud, evaluación de riesgos y planificación de la acción preventiva, relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de más de un día de duración, etc.

  • Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo)

  • Comprobante de aplazamiento y pago fraccionado de las cotizaciones a la Seguridad Social

  • Documento acreditativo de alta en la Agencia Tributaria Española

  • Contratos comerciales

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¿Cuáles son los motivos más frecuentes para que ocurra una inspección de trabajo?

Existen diversos motivos por los cuales se realiza una inspección de trabajo en las empresas, entre ellos contamos con la presencia de contratos temporales, el control horario y denuncias presentadas ante el buzón ITSS. Continúa la lectura para conocer más sobre cada uno de ellos.

Contratos temporales

Los contratos temporales contemplan los convenios firmados para la realización de una obra y/o servicio determinado, los contratos temporales e interinos y, por último, los contratos relativos a las prácticas

En estos casos, la inspección de trabajo se lleva a cabo para verificar si no se ha sobrepasado la validez de estos acuerdos y si sus condiciones establecidas no infringen ninguna normativa.

Riesgos laborales 

Las empresas se encuentran sujetas a inspecciones para verificar el cumplimiento de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.

Cuando la inspección de trabajo tiene como objeto verificar el cumplimiento de medidas de prevención de riesgos laborales, se corroboran los principios generales relacionados con la prevención de estos riesgos para proteger la seguridad y la salud de los trabajadores, así como también su eliminación o reducción y la formación e instrucción de los trabajadores en materia de prevención o eliminación de riesgos laborales.

Registro horario 

Las empresas deben cumplir con el Real Decreto Ley 8/2019. En dicho decreto, se solicita a las empresas que paguen a sus trabajadores una remuneración adecuada por las horas trabajadas, y que, en caso de trabajar una cantidad de horas mayor a la asignada, deben recibir una compensación justa sujeta a un acuerdo previo.

La ley se aplica a todos los trabajadores de cualquier tipo de grupo o categoría profesional. También se aplica a todo tipo de empresas, independientemente de su estructura u organización. Además, las empresas deben llevar un registro horario de los trabajadores temporales que realicen trabajos fuera de las instalaciones de la empresa, incluso si la duración del trabajo sea de un solo día o de varias horas.

Buzón ITSS

También se puede realizar una inspección porque un trabajador o grupo de trabajadores ha presentado denuncias al buzón de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Los empleados pueden presentar de forma anónima denuncias sobre sus condiciones o entorno de trabajo. 

El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo examinará la reclamación y decidirá si se justifica o no una inspección para corroborar si las declaraciones que acusan a la entidad laboral de violaciones laborales son reales. 

¿Qué le puede ocurrir a una empresa en una inspección de trabajo?

Una vez que el funcionario se presenta e identifica en la empresa, tendrá acceso a todos los locales e instalaciones de esta. Además, puede pedir a un trabajador, jefe o mánager que lo acompañe durante la inspección. El inspector tiene derecho a solicitar la presentación de cualquier tipo de documentación, la identificación de los empleados presentes o pedir la presencia del director de la empresa en las dependencias oficiales.

Si se rechaza la entrada del inspector a los locales de la empresa, este tiene derecho a llamar a las fuerzas del orden para forzar su entrada. La negativa a permitir el acceso de un inspector a los locales de la empresa o cualquier tipo de obstáculo a la realización de una inspección dará lugar a una multa. 

Recomendamos que permitas siempre una inspección de trabajo, prestes cooperación plena y completa cuando se te solicite.

Después de la inspección de trabajo, el inspector determinará si la empresa incurre en una sanción. Esto sucede si se detecta alguna infracción, es decir, el incumplimiento de la normativa gubernamental en materia de legislación laboral hacia uno o más trabajadores.  

¿Puede una empresa recurrir una sanción?

En caso de que la empresa crea que no incurre en ninguna infracción, podrá realizar una alegación al acta y, finalmente, será un juez quien determine si la sanción procede o no.

Asimismo, la empresa puede ser sancionada si impide u obstruye de algún modo la realización de la inspección de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tarda en llegar una inspección de trabajo?

Si la inspección surge a raíz de una denuncia, primero se determinará desde el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo si se realizará la inspección o no. En caso de que se determine que es urgente, el tiempo será menor. 

Sin embargo, los casos pueden retrasarse debido a la carga de trabajo de los inspectores. El tiempo medio puede ser de nueve meses, pero existe la posibilidad de que el periodo de resolución se alargue otros nueve meses más.

¿Cuánto es la multa por tener un empleado en negro?

Tener un empleado en negro (sin registrar) es una falta grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Es punible con multas que van desde los 3126 € hasta los 10.000 €.

¿Cuánto tiempo puede faltar un empleado al trabajo sin justificar?

Un empleado debe justificar todas las ausencias laborales. En caso de faltar a su empleo, debe presentar a la empresa un documento que justifique su ausencia o un parte de baja en los casos más graves. 

El trabajador cuenta con un plazo máximo de tres días naturales desde que se encontró incapaz temporalmente para asistir al trabajo y justificar su ausencia. Si decide no justificarla, la empresa podrá reducir su salario mensual o despedirlo.

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