Consejos para la presentación de los nuevos empleados

La presentación de los nuevos empleados es importante porque es el primer paso para adaptarse al nuevo lugar de trabajo. Conocer a los compañeros, jefes e, incluso, estancias de la empresa, sirve para integrarse y crear las primeras relaciones.

Es una manera de romper el hielo de los primeros días y fomentar la comunicación, que es de vital importancia para ejercer la actividad. Si se hace desde el principio permite crear relaciones de confianza que influirán positivamente a la hora de realizar ciertas tareas.

La presentación de los nuevos empleados se puede hacer de diferentes formas: presencialmente y de forma on-line. Incluso combinar ambas opciones. 

A la hora de conocer a todo el equipo de la empresa, lo más apropiado es hacerlo en persona. Siempre las presentaciones presenciales son más efectivas que aquellas que se hacen por correo electrónico. No obstante, depende de cada empresa y de su forma de trabajar. Pero de lo que no hay duda es que toda empresa debe apostar por un proceso de onboarding que preste atención a este tipo de presentaciones o encuentros. 

La presentación presencial se hace el primer día de trabajo. Es la forma de conocer quiénes van a ser los compañeros y cuál es el lugar de trabajo. El primer día es uno de los más complejos para el empleado. Empieza en un sitio nuevo sin conocer a nadie y no sabe realmente a lo que se enfrentará. De ahí la utilidad de esta herramienta que permite crear los primeros vínculos para hacer sentir lo más cómodo posible al nuevo empleado. 

Para realizar la presentación, la empresa puede apostar por llevar a cabo diferentes actuaciones:

• Organizar una bienvenida por parte de los altos cargos para que el empleado conozca quiénes son los directivos. 

• Hacer un tour por la empresa para conocer las diferentes estancias, departamentos, etc. 

• Organizar un almuerzo a media mañana para hacer las presentaciones oficiales con todo el equipo. 

Este método de presentación se aplica cuando no existe la posibilidad o hay grandes dificultades para presentarse de forma presencial. 

Esta opción es común en organizaciones con una fuerte implantación del teletrabajo que incluyen procesos de onboarding digital. También en multinacionales, si el nuevo empleado va a trabajar en un país o región en el que no se encuentran presencialmente los compañeros con los que tendrá relación. 

La presentación por email se hace, por un lado, por parte de la empresa y, por otro, del propio empleado. 

Antes de que el nuevo empleado comience a trabajar en la empresa, el resto de trabajadores pueden recibir un correo electrónico con el aviso de que un nuevo compañero se va a incorporar a la plantilla, así como algunas pautas para su recepción. 

El nuevo empleado puede también enviar un correo electrónico presentándose y explicando aspectos característicos sobre él, así como cuáles van a ser sus funciones en la empresa. Es importante incorporar, además de un saludo, una foto para ser reconocido, información personal como de dónde eres, en qué has trabajado, entre otros. Y, para terminar, incluir  información de contacto. 

Depende de cada empresa. Lo más adecuado es que lo haga un directivo. Es una manera de mostrar cercanía con los empleados y no ver a los directores como una figura lejana.

Sin embargo, no siempre es posible debido a su agenda laboral. Por ello, normalmente suele ser un representante de RR. HH. quien se encarga de la presentación. 

No obstante, la persona encargada de hacer la presentación de un nuevo empleado cambia en función del tamaño y cultura de la empresa. Por ejemplo, en empresas más pequeñas es más viable que sea un director. También influye la cultura organizacional. Las empresas que quieren transmitir su cultura y basarse en sus valores tienden a elegir a un representante directivo para realizar la presentación. 

No existe un único momento válido. Hay empresas que consideran que la presentación debe ser previa a la incorporación del empleado a la plantilla. Unos días antes para que, cuando el empleado comience, sepa desde el primer día a qué se enfrenta: cuáles son sus funciones, su lugar de trabajo, a qué compañeros acudir en caso de duda, etc. 

Otros apuestan por hacerlo el mismo día. El primer día de trabajo es el día donde se hacen las presentaciones. De esta forma, el empleado se adapta mejor a la empresa y establece las primeras relaciones con sus compañeros. Es una manera de hacerle sentir cómodo durante su primer día.

En cambio, hay empresas que creen que lo mejor es hacer la presentación transcurrida una semana. El empleado tiene unos días para adaptarse a la empresa, y cuando ya esté instalado, es momento para hacer las presentaciones oficiales. 

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Guía para proceso de onboarding

Para incorporar a nuevos empleados a una empresa, es importante involucrar a todas las partes afectadas, es decir, tanto al nuevo trabajador como al resto de miembros de la empresa. 

Sin embargo, es frecuente cometer alguno de los siguientes errores:

• No informar a todos los empleados. Por ejemplo, hacerlo solo en su departamento cuando en realidad su trabajo repercute en otros departamentos, por lo que conocer su figura y persona también es importante. 

• No explicar el organigrama de la empresa para saber a quién dirigirse en cada momento. 

• No realizar actividades en equipo como reuniones o eventos para fomentar la comunicación interna y retroalimentación. 

• No establecer los objetivos que se deben cumplir, tanto a nivel individual como en equipo, desde el primer momento. 

• No adaptar el área de trabajo. 

• Realizar las presentaciones y bienvenidas transcurridas más de una semana desde la incorporación del nuevo empleado.

• Limitar el proceso de integración a una o dos semanas cuando lo recomendable es ampliarlo a un mes como mínimo. Es necesario hacer un seguimiento para conocer cómo se ha adaptado y ver su evolución. 

Para realizar una perfecta presentación de nuevos empleados, hay que tener en cuenta la metodología a seguir, partiendo de un orden lógico. 

Primero, hay que informar al empleado sobre la empresa: valores, funciones que va a desempeñar, etc. Posteriormente, hacer una presentación oficial entre todos los empleados para conocerse y, por último, mostrar cómo es el lugar de trabajo. Durante los días posteriores a la incorporación hacer un seguimiento del empleado. 

Cualquier proceso debe realizarse de forma pausada y con detenimiento, atendiendo las posibles dudas del empleado y tratando de no avasallar con demasiada información. 

Bien es cierto que existen soluciones que permitirán posteriormente al empleado ponerse en contacto con RR. HH. para aclarar cualquier duda. Es el caso de Personio Conversations, un software de gestión inteligente de solicitudes de RR. HH., que facilita una rápida atención de las dudas de cualquier trabajador de la empresa. Y, en definitiva, ayuda a agilizar los procesos de onboarding.

Un refuerzo más para otro de los grandes consejos para la presentación de los nuevos empleados: facilitar la comunicación bidireccional. Debe haber un tiempo específico para darle voz y recibir su feedback durante todo el proceso.

Realizar el proceso bajo estas premisas beneficia tanto a la empresa como al empleado:

• Agiliza el proceso de adaptación del nuevo empleado a la empresa.

• Aumenta la productividad. Los empleados saben trabajar unidos y reman en un mismo sentido. Con ello, la satisfacción y la productividad aumentan. 

• El trabajador se implica más en la empresa.

• Promueve las relaciones y el trabajo en equipo. Las presentaciones oficiales mejoran los vínculos entre los empleados. De no hacerlo, y dependiendo de la personalidad de cada empleado, puede que haya contactos que nunca se establezcan. 

• Fortalece la imagen de la empresa y su employer branding. 

• Retiene el talento. Los empleados se sienten cómodos y les gusta trabajar en la empresa.

Un último consejo es elaborar un welcome pack del empleado para el resto de compañeros. Del mismo modo que el nuevo trabajador puede recibir este pack de bienvenida con información interna de la corporación, el resto de compañeros pueden recibir la información del nuevo empleado en un formato físico y original. 

Esto permite ampliar la sensación de que se trata de un día importante, lo que facilitará la integración del profesional en el equipo. 

Las presentaciones de los nuevos empleados se pueden hacer a través de diferentes formatos. En cualquiera de los casos, hay que ser creativos y originales; buscar una llamada de atención para que todos presten atención al nuevo miembro de la empresa. 

Lo más recomendable para hacer una presentación de un nuevo empleado es organizar un almuerzo. Hacer una presentación distendida, donde todos se sientan cómodos y sirva, en parte, de desconexión. 

Atrás queda la presentación convencional de salir en medio de todos los empleados a decir “este es nuestro nuevo compañero”. Ahora se apuesta por ser más original y llamar la atención para que todos muestren interés. Para ello, existen diferentes formatos: una presentación en Power Point, un Prezi e, incluso, un vídeo. 

En cualquiera de los formatos, hay información obligatoria, como incluir una foto del empleado o aportar información personal, como, por ejemplo, de dónde es, algo de su vida, dónde ha trabajado, algún hobbie, etc. Y también información profesional para dar a conocer sus cualidades y lo que puede aportar a la empresa. Incluso mostrar su perfil de algunas redes sociales, como, por ejemplo, Linkedin. 

En este caso, es frecuente elegir entre dos enfoques: personal o formal. El personal es aquel que incluye información menos profesional; muestra más cercanía. Por ejemplo, incluir hobbies. En el enfoque formal predomina la información profesional. 

Es el empleado quien, junto a la empresa, decide por cuál apostar. Aunque siempre es posible dinamizar el correo con foto, presentación en formato Power Point o Canva, por ejemplo. 

Sin embargo, todo correo electrónico de presentación debe incluir:

• nombre completo

• función del empleado y el departamento en el que va a trabajar

• información de contacto

El software de Personio puede ayudar con la presentación de nuevos empleados de forma remota. Es decir, mediante el uso de los correos electrónicos. 

Comunicar al resto de la plantilla la incorporación de un nuevo empleado es una tarea que lleva mucho tiempo de organización, y es un procedimiento que se puede automatizar con Personio. Personalizar un correo y enviarlo a todos los empleados a la vez es posible sin tener que dedicar horas. 

El procedimiento con Personio es sencillo:

• Se solicita al nuevo empleado que suba una foto de sí mismo y responda a algunas preguntas. 

• Se genera el correo. 

• Se envía a todos los empleados de la empresa firmado por el director.

Todo de forma automática. Con plantillas predefinidas y autopersonalizables que se actualizan con la información del nuevo empleado. Y sin necesidad de insertar correos de forma manual, lo que agiliza enormemente todo el proceso sin hacerle perder cercanía y utilidad. 

A la hora de redactar un email de presentación de un empleado, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Un asunto motivador. Tratar de personalizar este apartado para que llame la atención de quienes lo van a recibir; que no exista la sensación de que llega ‘un empleado más’. Dar relevancia al hecho facilitará el proceso.

• Comenzar con un saludo y una presentación con los datos básicos como el nombre. 

• Incluir una fotografía. 

• Ser claro en el mensaje y no extenderse en exceso, que se pueda leer casi sin hacer scroll.

• Cerrar con una despedida. Se recomienda ser cercano indicando una pronta presentación en persona, denotar ganas por trabajar, etc. 

• Indicar al final los datos de contacto. 

Como comentábamos, debemos evitar asuntos demasiado fríos. Pero tampoco caer en frases demasiado largas o enrevesadas. Deben mantener cierta formalidad y, al mismo tiempo, resultar incentivadores a la lectura; que generen en el receptor la curiosidad sobre quién será su nuevo compañero.