21. septiembre 2022

6 sencillos pasos para agilizar el onboarding de sus empleados

6 Simple Steps to Streamline Your Employee Onboarding

Ya tienes al candidato perfecto. Has realizado todo el proceso de reclutamiento, le has hecho una oferta y la ha aceptado. Lo difícil ya está hecho... ¿O no?

Un informe de Linkedin asegura que un 4% de los empleados deja el puesto tras un primer día desastroso. Y que el 22% de las rotaciones se producen en los primeros 45 días. 

Según un informe de la consultora de RR. HH. Headway, un 75% de los empleados tiene un mal recuerdo de su fase de incorporación. De los datos anteriores se desprende que las organizaciones tienen un tiempo y espacio limitado para dejar una buena impresión a las nuevas incorporaciones. Aquí es donde resulta clave un buen proceso de onboarding. 

A continuación, explicamos algunas formas sencillas de mejorar tu proceso y garantizar que tus nuevos talentos comiencen a trabajar desde el minuto 1 al 100%. ¿La forma más sencilla de hacerlo? Introduciendo la automatización en tu incorporación, pero ¿cómo funciona exactamente? Vamos a verlo.

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¿Qué es la automatización y cómo ayuda a los RR. HH.?

¿Cuántas de las tareas que tienes planeadas hoy podrían, en teoría, ser realizadas por una máquina? Según un informe publicado por IDC Spain, se estima que el 45% de las tareas en grandes empresas se automatizará en 2022, y que la industria del software de automatización crecerá hasta 2023 en niveles superiores al 15% en la región EMEA (Europa, Oriente Medio y África). 

La automatización en el ámbito de los RR. HH. permite que ciertas acciones se realicen automáticamente a través de aplicaciones que "se comunican entre sí". Por ejemplo:

  • Los equipos de RR. HH. reciben automáticamente recordatorios para el primer día de incorporación de un nuevo empleado, al aproximarse la fecha de finalización del periodo de prueba, los cumpleaños, aniversarios de trabajo, etc.

  • Los equipos de contratación son invitados automáticamente a las llamadas de entrevistas con los candidatos y se envían formularios para que compartan los comentarios después.

  • Las tareas de onboarding se asignan automáticamente a todas las nuevas contrataciones en su fecha de inicio, junto con todos los enlaces y documentos pertinentes.

Como el onboarding es algo que todas las empresas deben hacer en todo el mundo, profundicemos en cómo la automatización puede ayudar a agilizar todo el proceso para recursos humanos, nuevos empleados y otros equipos conectados como TI.

1. Convierte automáticamente a los candidatos en empleados

No es necesario que RR. HH. se encargue de todo lo que conlleva una nueva contratación. De hecho, tiene mucho más sentido que los nuevos empleados realicen ciertas tareas "administrativas". Organizándolo antes de que se prioricen otras cuestiones del día a día que requieran de cierta urgencia.

Por ejemplo, puedes compartir un enlace a sus primeras tareas para recordar a los nuevos empleados que deben completarlas, como rellenar formularios en una fecha determinada. 

Esto puede eliminar correos electrónicos y tareas administrativas de bajo valor para RR. HH., como solicitar esta información o enviar un recordatorio si no se ha recibido. También garantiza que los detalles importantes (como los datos bancarios o el estado civil) sean siempre exactos y estén a tiempo.

Pasos sin automatización:

Pasos con Personio:

1. Enviar un correo electrónico a los nuevos empleados para solicitar los detalles que faltan

1. El perfil de candidato pasa a perfil de empleado en un clic. El nuevo empleado permanece en estado de "onboarding" hasta su fecha de contratación. Sus perfiles solo son visibles para los empleados seleccionados, como supervisores, RR. HH., administración o departamento informático, que pueden comenzar a organizar su incorporación.

2. Encontrar y adjuntar los formularios y documentos pertinentes

2. A continuación, se invita a los empleados a completar su propio perfil dentro de Personio. Los responsables de RR. HH. pueden crear plantillas prediseñadas para definir exactamente qué información debe proporcionar un empleado, por ejemplo, según funciones a desempeñar.

3. Crear una nueva ficha de empleado

3. A partir de aquí, los empleados tienen acceso a todos los formularios que necesitan y se les recuerda automáticamente las tareas de incorporación pendiente o detalles que faltan. Lo que significa que RR. HH. no tiene que perseguirlos o compartir recordatorios.

4. Esperar su respuesta y copiar y pegar sus datos en su expediente (proceso lento y propenso a errores humanos)

4. Todos los documentos que completen los empleados se cargan automáticamente en la sección "documentos" de su perfil, lo que significa que no es necesario que RR. HH. los descargue del correo electrónico y los cargue en el perfil de cada empleado.

5. Cargar cualquier archivo que compartan, como imágenes para identificaciones y formularios completados

6. Hacer un seguimiento si falta algún archivo

7. Experimentar cierta "falta de atención" debido a estos micro-retrasos

Como explica Kristin Brandt, Directora Senior de RR. HH. de Lush: "Personio es a menudo el primer punto de contacto para muchas personas cuando solicitan empleo a través del sistema, por lo que todo el viaje del candidato tiene lugar en Personio. Y cuando transferimos estos datos y se convierten en empleados, el viaje de onboarding también se realiza en Personio".

2. Organiza las solicitudes internas con plantillas

Como todos los responsables de RR. HH. saben, hay mucho trabajo para garantizar que los nuevos empleados tengan todo lo que necesitan antes del primer día. Pero tiende a ser un trabajo extremadamente repetitivo que no siempre permite la mejor gestión del tiempo de los equipos de RR. HH..

Un flujo de trabajo de onboarding puede implicar que RR. HH. tenga que planificar y organizar cada uno de los siguientes elementos:

Pasos sin automatización:

Pasos con Personio:

1. Pedir al departamento informático (TI) que elija y pida el equipo

1. Con un solo clic, nuestras plantillas de RR. HH. crean un flujo de trabajo de incorporación dedicado y personalizable. Esto asigna automáticamente a todas las partes interesadas sus tareas relevantes, como las enumeradas anteriormente.

2. Pedir al equipo de TI que los invite a herramientas internas

3. Pedirle al equipo de TI que cree una cuenta de correo electrónico

4. Enviar un correo de bienvenida al nuevo integrante

5. Preparar y enviar un paquete de bienvenida

6. Recopilar los documentos y presentaciones internas 

7. Organizar y programar de la formación de incorporación

8. Asignar (y preparar) su escritorio

9. Ordenar sus accesos

3. Comparta información importante antes de empezar 

Como indica nuestro reciente libro blanco 'Attraction Plus', hasta el 43% de los empleados cambia de opinión respecto a su incorporación a una empresa al menos una vez después de aceptar el empleo. 

Casi el 40% afirma que esto se debe a un seguimiento deficiente o nulo tras la presentación de la oferta. Es esencial proporcionar actualizaciones periódicas y relevantes antes de empezar.

Pasos sin automatización:

Pasos con automatización:

1. Recopilar las direcciones de correo electrónico de los nuevos miembros

- Puedes usar plantillas prediseñadas para configurar secuencias automatizadas de correos de bienvenida para todas las nuevas contrataciones. En ellos, se comparte información esencial del primer día, se solicita la información que falta y se ofrece una imagen de su primera semana.

2. Redactar y enviar correos electrónicos con toda la información que necesitan, asegurándose de hacer CCO para proteger la privacidad de las direcciones de correo electrónico personales

- Los nuevos miembros también pueden hacer uso del sistema de tickets de Personio. Sirve para recibir respuestas en un plazo corto de tiempo a dudas comunes durante el onboarding.

3. Completar toda la información relevante sobre su primera semana 

4. Adjuntar cualquier documento relevante

5. Responder a las preguntas que pueda surgir de las respuestas 

4. Consigue que todo el papeleo se firme con facilidad

Cuando un nuevo empleado comienza su trayectoria en tu empresa, su nuevo contrato es solo el primero de una gran cantidad de papeleo que debe completar, incluyendo los NDAs, los acuerdos de uso de equipos de trabajo, los documentos de beneficios, etc.

Pasos sin automatización:

Pasos con Personio:

1. Encontrar y adjuntar documentos relevantes

1. Los documentos pueden crearse rápidamente a través de plantillas de documentos y enviarse con nuestra firma electrónica incorporada. Una vez firmados, los documentos se cargan automáticamente y se almacenan en la sección "documentos" del perfil del empleado correspondiente.

2. Editarlos para que reflejen los datos de los nuevos empleados

3. El empleado descarga, imprime, firma y carga el documento

4. El departamento de RR. HH. descarga el formulario cumplimentado y lo carga al perfil correspondiente

5. Organiza un acceso seguro a las herramientas vitales

Se calcula que la mayoría de los departamentos tienen alrededor de 40 y 60 herramientas, por lo que coordinarse con el departamento informático para crear acceso a cada una puede llevar una gran cantidad de tiempo. Y garantizar que ese acceso sea compatible con las políticas de datos y, además, sea seguro puede llevar aún más tiempo.

Proceso sin automatización:

Proceso con Personio:

1. Configurar la cuenta de correo electrónico de un nuevo empleado

1. Con la integración con Microsoft Azure AD, Okta o JumpCloud (próximamente), se crea automáticamente una nueva cuenta en el directorio elegido justo en el momento en que se crea un nuevo perfil de empleado en Personio.

2. Recopilar detalles relevantes de los empleados para crear nuevos perfiles

2. Todos los datos de los empleados, como el rol, el equipo y el departamento, se transfieren automáticamente de Personio al directorio y siempre se mantienen actualizados (si, por ejemplo, un empleado cambia de rol). A continuación, el directorio otorgará automáticamente acceso a todas las herramientas necesarias de acuerdo con los detalles proporcionados, eliminando la necesidad de que TI conceda acceso individual.

3. Crear nuevos perfiles individuales en cada una de estas 40-60 herramientas

3. Este mismo proceso puede aplicarse también cuando un empleado se va. La fecha de finalización se transfiere desde Personio y, al llegar, se revoca todo el acceso para garantizar el cumplimiento de las políticas de datos.

4. Enviar las invitaciones de cada herramienta a la nueva dirección de correo electrónico del empleado

5. Ayudar si hay algún problema con el acceso

6. Crea pasos claros para los nuevos empleados

Un sólido proceso de onboarding no es sólo bueno para retener talento. También para la productividad general. Los empleados que se incorporan a organizaciones con un onboarding estandarizado son más productivos.

A veces, se depende del responsable para averiguar exactamente qué hará un nuevo empleado y la formación y documentación que necesitará mientras se ponen al día con sus nuevas tareas.

Proceso sin automatización:

Proceso con Personio:

1. Organizar reuniones individuales para el nuevo empleado y las personas importantes con las que trabajará

1. Puede establecer para cada nuevo empleado una plantilla de incorporación personalizable que compartirá automáticamente las tareas de incorporación que el empleado necesita completar y para cuándo. Dentro de esto, se puede incluir la gestión de la formación, los enlaces de presentación, solicitudes de archivos y mucho más.

2. Recopilar los videos y cursos de formación relevantes para el nuevo empleado y organizarlos dentro de un sistema que pueda seguir

3. Los empleados no están seguros de lo que debe hacer en sus primeras semanas, lo que puede retrasar su productividad futura

 Con toda esta información se aprecia con claridad la importancia de prestar atención al onboarding. Conoce más sobre cómo el onboarding de Personio ayuda a automatizar y a ahorrar grandes cantidades de tiempo en tareas derivadas de  sus procesos de onboarding.

Incorporaciones Fluidas Para Todos

Guía para el proceso de onboarding