Clicars

Mejora integral de la gestión en RRHH en entornos de alto crecimiento

Industria: Automoción

Sobre la empresa: Clicars es una empresa líder a nivel mundial en compra-venta de vehículos de ocasión y segunda mano. Adquiere vehículos a empresas y particulares, los reacondiciona (con una certificación de más de 30 puntos) y, tras corroborar su óptimo estado, los pone a la venta para particulares.

Alfredo Rodrigo, Clicars

Alfredo Rodrigo 
Head of People

Clicars Logo

Adaptar los RRHH cuando una empresa crece

Clicars ha pasado de 100 a más de 600 empleados en apenas dos años. Fruto de este enorme crecimiento, las tareas y gestiones administrativas en el departamento de RR. HH. también habían aumentado.

Aunque contaban con un software de RR. HH., este se les estaba quedando pequeño, al no ser capaz de adaptarse a estas nuevas circunstancias con la agilidad que requería la propia evolución empresarial de Clicars.

Ha habido un antes y un después.

En febrero de 2021, se iniciaron los trabajos para utilizar Personio en Clicars. A mediados de abril ya estaba todo listo para el lanzamiento. “Sinceramente, ha habido un antes y un después. Sobre todo para mi día a día y el de mi equipo. Tanto en la parte de reporting como en gestión de datos”, asegura Alfredo Rodrigo, Head of People en Clicars.

Falta de automatización de tareas administrativas de RR. HH.

Una solución rígida que no permitía personalizar ni añadir nuevas funcionalidades

Gran crecimiento que exigía nuevas herramientas para agilizar procesos

empleados

contrataciones semanales

200M€ de facturación

Automatización de los flujos de trabajo

La automatización de flujos de trabajo ha sido uno de los grandes beneficios que ha obtenido el departamento de RR.HH. de Clicars. Procesos como el vencimiento de períodos de pruebas para las incorporaciones recientes exigían del envío de un correo electrónico de recordatorio al responsable del empleado en cuestión, quien respondía sobre la decisión adoptada, iniciando una cadena de gestiones manuales que consumían muchísimo tiempo.

Actualmente, el propio sistema envía este tipo de alertas a quien corresponda, sin necesidad de intervención de ningún tipo. “Me estoy ahorrando el envío de 40 correos todos los meses, en relación con esta cuestión”, asegura Rodrigo.

Algo similar les ocurre con el proceso de Onboarding. Antes, el departamento de RR.HH. tenía que enviar un correo electrónico al departamento de IT para que crearan un nuevo usuario para el recién incorporado, otro correo al manager para avisar de la incorporación en sí, otro email al departamento de fotografía… Ahora todo esto está automatizado, ahorrando un sinfín de gestiones de este tipo.

Adaptación a entornos de rápido crecimiento

Personio logró adaptarse a las características de Clicars de inmediato, facilitando la automatización de tareas como las descritas, aportando ahorros de tiempo muy significativos, especialmente en crecimientos tan exponenciales como el demostrado por esta compañía. “Nos ha facilitado mucho la parte de contratación. Podíamos tardar 45 minutos en hacer un proceso completo de contratación. Tenemos varios anexos, y documentación que, con anterioridad, había que gestionar de forma manual”.

A día de hoy, gracias al módulo de documentos y plantillas que se generan en Personio, Clicars ha reducido esta gestión de 45 a 8 minutos. “Hemos ganado una eficiencia en procesos administrativos que no aportaban valor. Hemos conseguido reducirlos para dedicarnos a otro tipo de cosas”.

En este proceso, la funcionalidad eSignature ha sido crucial, tal y como reconoce el propio Head of People de la compañía. A nivel documental “tengo la tranquilidad de tener la documentación subida en un sitio protegido”. Además, en Clicars suben documentos de manera masiva o individual, solicitando firma (vía eSignature) y dejándolos firmados en un único y rápido proceso.

Alta (y fácil) integración con otras herramientas

La fácil integración de Personio con otras herramientas ha, incluso, sorprendido en Clicars. “No entiendes la importancia de esto hasta que ves lo necesario que es la integración con otras herramientas y que éstas se puedan ‘hablar’ entre sí, para que te hagan tu día a día más sencillo”.

Por ejemplo, la integración de Personio con Payflow “tardó tres minutos”. Pero este poder de integración va mucho más allá, pues ha podido integrarse con herramientas adhoc que habían sido desarrolladas por el propio equipo de Clicars. Un elemento que es potenciado por el marketplace de Personio, que permitió a Clicars incorporar en tiempo récord y sin desfases una aplicación para gestionar turnos de trabajo, como es ‘Aturnos’.

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El valor definitivo y crucial del CSM

El Customer Success Manager asignado por Personio a Clicars es más “una persona de mi equipo que un proveedor”, afirma Rodrigo. Quien asegura que esta figura ha resultado fundamental, por el detalle, cuidado y cercanía que ha aportado durante todo el proceso de implementación y también en la actualidad.

El CSM de Personio es una persona de mi equipo, más que un proveedor.

Hasta el punto de que está convencido de que su CSM conoce a la perfección la estructura de Clicars y sus necesidades. “Cuando me propone algo lo va a hacer pensando en Clicars. Sin esta figura no hubiéramos llegado donde hemos llegado”.

Resultado: una digitalización más allá de los RR. HH.

Con la implementación de Personio el departamento de RR.HH. ha ganado una enorme cantidad de tiempo que pueden dedicar a otras cuestiones de mucho más valor, como itinerarios de formación, revisión de nóminas, o una gestión más eficiente de procesos de beneficios, por poner algunos ejemplos.

La automatización de procesos activa, con un simple clic, acciones que integran a todos los miembros y departamentos que sea necesario. Trasladando una imagen de eficacia e integración desde el área de RR. HH.. Es lo que en Personio denominamos la automatización de los flujos de trabajo, que es sin duda uno de los mayores generadores de tiempo de valor para el área de RR. HH., y que con Personio puede ejecutarse de forma muy rápida y sencilla.

Al final no es una herramienta sólo para el departamento de RR. HH. Es una herramienta global que nos ha ayudado a mejorar los procesos de toda la compañía.

Clicars utiliza Personio como un auténtico portal del empleado, donde se pueden encontrar y ejecutar todo tipo de gestiones, y en el que intervienen todos los departamentos de la compañía, no sólo los RR. HH , alcanzando un beneficio global.

Reducción de 45 a 8 minutos los procesos de gestión de contratación

Integración total y en minutos con otras herramientas clave para RR. HH.

Automatización de tareas administrativas que no aportaban valor añadido

Lo que más aprecias de Personio es…

Entre las múltiples ventajas que ha aportado Personio a Clicars desde su departamento de RR. HH. destaca la automatización de tareas, como en los mencionados vencimientos de periodos de prueba o los procesos de Onboarding.

La posibilidad de personalización total “a gusto y necesidades de tu empresa” es otro aspecto clave para haber alcanzado el alto nivel de satisfacción con Personio. Desde Clicars aseguran que han podido incluir todo lo que han necesitado. Y cuando hace falta trazabilidad de algo lo añaden, por lo que aseguran que se adapta completamente a lo que necesitan.

Por último, destacan el enorme potencial que a su juicio tienen las plantillas y documentos, pues ha agilizado por completo procesos en los que perdían muchísimas horas semanales para su ejecución.

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