El poder de Personio
Todo lo que la IA puede hacer por RR. HH. y tu negocio
Todo el mundo tiene los mismos días de la semana. Excepto, quizás, los equipos de RR. HH.
Con la aparición de la IA, el modo de trabajar de las empresas está cambiando y RR. HH. se encuentra atrapado en el medio. Tienes que ofrecer ayuda, demostrar, planificar, transformar... De manera simultánea, estás creando un gran lugar para trabajar, demostrando el impacto que tienen los RR. HH. y anticipándote a lo que vendrá después. Todo ello mientras realizas infinidad de pequeñas tareas operativas que consumen mucho tiempo cada semana.
Se mire como se mire, las horas pasan volando. Un par para crear un informe aquí, otro par revisando CVs, alguna que otra más actualizando datos... Sin darte cuenta, pierdes días enteros haciendo tareas básicas.
Algo tiene que cambiar, pero no deberías de ser tú.
Por tercer año consecutivo, hemos encuestado a 200 profesionales de Europa y el Reino Unido para descubrir cómo el trabajo resulta más fácil cuando los equipos de RR. HH. cuentan con las herramientas adecuadas.
Una de las conclusiones más importantes a las que hemos llegado es que nuestros clientes ahorran casi dos días a la semana dejando en manos de Personio las tareas rutinarias.
Nota de nuestro CEO
Los equipos de RR. HH. siempre han vivido entre dos mundos: el profundamente humano centrado en liderar la estrategia de personas y el operativo, orientado a mantener el funcionamiento de la organización.
Los datos son claros: personas y procesos ya no pueden ir por separado. Esa es la principal conclusión del informe "El poder de Personio" este año.
Los equipos de RR. HH., independientemente del tamaño de la empresa, están transformando la gestión de personas para afrontar los retos del futuro. Buscan crear organizaciones más sólidas y adaptables, capaces de seguir reinventándose a medida que evolucionan las competencias y la tecnología. Y los que están demostrando ser más fuertes son aquellos que utilizan los sistemas y datos para integrar el lado humano de los RR. HH. con los procesos que lo sustentan.
El ahorro de tiempo y de costes son la prueba visible del vínculo entre esos mundos. Pero no son el objetivo final, sino la base que hace que todo lo demás sea posible. Cuando los equipos se liberan de los procesos que les ralentizan, el departamento de RR. HH. deja de ser el que gestiona tareas administrativas y comienzan a ser el que da forma a las decisiones.
En 2026, los equipos de RR. HH. están más seguros respecto a las decisiones que toman, más motivados por el propósito de su trabajo y están ganando más credibilidad en la junta directiva.
El futuro del trabajo es más impredecible que nunca. Los equipos de RR. HH. que lo liderarán no serán los que tengan todas las respuestas, sino los que hayan sentado las bases para actuar con rapidez cuando cambien las circunstancias.
Hanno Renner
Director general y cofundador de Personio
Impacto de Personio en las empresas
El 34% de los clientes de Personio observa mejoras en las primeras semanas de implementación
La mayoría de las empresas comprenden el valor que aporta RR. HH. Saben que contar con empleados comprometidos aumenta las probabilidades de que den lo mejor de sí en su trabajo y que retener el talento evita perder conocimientos valiosos cuando las personas dejan la empresa.
Pero demostrar ese impacto puede resultar complicado, ya que el valor más importante del trabajo de RR. HH. se manifiesta en forma de ausencia: menos riesgo, reducción de los costes de contratación y menos tiempo dedicado a incorporación de personal.
Los clientes señalan mejoras cuantificables en el negocio, desde la reducción de costes y riesgos evitables hasta una mayor productividad y una generación de valor más rápida.
Para responsables financieros
13%
de ahorro en los costes generales de RR. HH., es decir, más margen en el presupuesto
13%
de reducción en los costes de reclutamiento gracias a una mayor eficiencia de los procesos
40%
señala que los costes se han reducido debido a la disminución de los errores. La cifra aumenta hasta el 44% cuando los equipos no utilizaban antes ninguna solución de software
30%
experimentó menos riesgos de cumplimiento normativo, lo que se traduce en menos sanciones económicas
Reducción de costes y riesgos evitables
"Los inversores buscan un uso más eficiente del tiempo y un mayor control de los costes. La clave para conseguir eso ha sido la capacitación de nuestro personal. Nuestras operaciones de RR. HH. eran extremadamente intensivas en papeleo: lo normal en una startup cuando no has tenido tiempo de poner en marcha muchos sistemas y no hay nada integrado."
Jack Wilson, Head of People, Cyted
78%
de los clientes observa mejoras en los seis primeros meses de uso, mientras que el 34% lo hace en las primeras semanas
47%
reporta una reducción del tiempo para obtener valor (time-to-value) gracias a un onboarding más eficaz
Para el equipo ejecutivo
78%
señala que la productividad de RR. HH. ha subido gracias a la automatización que capacita a los equipos de RR. HH. para realizar tareas de más impacto
21%
ha observado un aumento de la productividad de los empleados, lo que también reporta beneficios a la plantilla, más allá del equipo de RR. HH.
Aumento de la productividad y menor tiempo para generar valor
Menos trabas para RR. HH. = grandes beneficios para la empresa
Automatizar los procesos y reducir las tareas manuales es solo el primer paso. Lo que los equipos de RR. HH. ganan en capacidad y eficiencia se traduce en beneficios para toda la organización: menos costes, mayor rapidez a la hora de generar valor y más productividad.
Ahora bien, el mayor impacto se da en las organizaciones con un menor nivel de madurez. Las empresas que obtienen más valor de Personio son habitualmente las que no contaban con una plataforma de software previa y han pasado de trabajar con procesos manuales y fragmentados a utilizar una única plataforma integrada.
"Cuando el equipo directivo nos pide cifras actualizadas de crecimiento de la empresa o métricas de diversidad, tan solo tengo que hacer un clic y obtengo toda la información que necesito."
Anna Gullstrand, Chief People and Culture Manager, Mentimeter
Operaciones de RR. HH. y productividad
Un 34% menos de tiempo dedicado a los procesos de RR. HH.
Los trabajos administrativos recurrentes frenan a los equipos de RR. HH., que se quedan atascados en lugar de avanzar. Sin embargo, los equipos de RR. HH. que utilizan Personio para hacer esas tareas dedican menos tiempo a realizarlas y más al pensamiento estratégico y la toma de decisiones.
En general, utilizar Personio reduce en un tercio (34%) el tiempo que los equipos dedican a los procesos de RR. HH. Entre los cinco factores de productividad evaluados, los mayores beneficios se reflejan en las tareas rutinarias que mantienen todo funcionando entre bambalinas: actualización de datos, aprobaciones, cambios y planificación de la plantilla.
67 %
afirma que el tiempo dedicado a repetir tareas se ha reducido algo o considerablemente. El porcentaje sube hasta el 71% para clientes que usan por primera vez un sistema de RR. HH.
54 %
afirma que la escalabilidad de los flujos de trabajo ha mejorado a medida que evolucionan las necesidades de la empresa
43 %
menos de tiempo dedicado a actualizar los datos de empleados, gracias a que la plataforma los mantiene sincronizados
63 %
señala que se ha reducido el trabajo manual en la elaboración de nóminas
29 %
reducción del trabajo de RR. HH. gracias a las automatizaciones
21 %
reducción del tiempo dedicado a gestionar la coordinación y comunicación entre responsables y equipos
Mejoran los procesos y mejora la jornada laboral
Ser más productivos no consiste en exprimir más la jornada laboral. El tiempo que se ahorra puede hacer que RR. HH. funcione como una máquina perfectamente engrasada, pero los profesionales de RR. HH. no son máquinas. A veces, el verdadero valor de esa eficiencia es crear el espacio necesario para reconectar con el propósito del trabajo.
Una consecuencia de que los equipos de RR. HH. utilicen Personio es que sienten que tienen más margen de maniobra para desempeñar el trabajo importante que tienen que hacer, con lo que aumentan su satisfacción, motivación y energía de cara al futuro.
61 %
afirma que el equipo de RR. HH. se siente mucho más satisfecho
55 %
le motiva más el trabajo que hace
"El tiempo que ahorramos gracias a Personio lo dedicamos a otras tareas importantes relacionadas con nuestra misión como equipo."
Frederike Schoonheim, Head of People and Culture, Dopper
Informes y análisis
Un 42% menos de tiempo destinado a la elaboración de informes y análisis
Los datos de RR. HH. solo son valiosos si los equipos pueden localizarlos, analizarlos y utilizarlos para demostrar su impacto. No obstante, cuando los datos están desperdigados entre herramientas o sistemas desconectados, se convierten enseguida en un rastro de migas de pan. Un sistema muestra desafección; otro refleja una caída en el desempeño. Pero sin una vista conectada, es complicado saber dónde está el problema o cuál es la causa.
Tener una fuente de datos centralizada supone para los equipos dedicar menos tiempo a analizar hojas de cálculo minuciosamente y más tiempo a diagnosticar lo que está ocurriendo en la empresa. También permite a RR. HH. entender mejor la relación entre las tendencias del personal, sus acciones y el impacto de estas en la empresa.
64 %
señala que destina menos tiempo a elaborar informes, consiguiendo que el impacto de RR. HH. se refleje antes
45 %
menos de tiempo dedicado a la búsqueda de datos de los empleados
44 %
menos de tiempo dedicado a generar informes a partir de los datos de los empleados
Datos para toma de decisiones en la era de la IA
Los datos son la columna vertebral de los equipos de RR. HH. de éxito en la era de la IA. Sin embargo, un estudio de Gartner de 2025 reveló que la causa principal del fracaso de la IA es la falta de datos preparados para su uso. Estar listos no depende solo de contar con la herramienta adecuada, sino de disponer de la infraestructura de datos necesaria para aprovecharla bien.
Para los equipos de RR. HH., eso significa que tienen que centralizar, limpiar y conectar los datos de empleados para mejorar la generación de informes y la toma de decisiones, sentando una base sólida sobre la que pueda trabajar la IA. Para los clientes de Personio, esa base ya se traduce en decisiones más claras, rápidas y seguras.
55 %
afirma que Personio mejora la calidad de la toma de decisiones de RR. HH.
40 %
afirma que los equipos de RR. HH. toman decisiones con mayor rapidez
41 %
siente más confianza a la hora de cumplir objetivos estratégicos
"Queríamos contar con el mejor del mercado. Nuestro antiguo software no se ajustaba a las tareas de RR. HH. de manera óptima. Queríamos seguir trabajando y creciendo con procesos que se entrelazasen con fluidez y con una base de datos sólida."
Valentin Neumann, VP People & Recruitment, Audibene
Workflows impulsados por IA y basados en datos de RR. HH.
El retorno de la inversión (ROI) de la IA en RR. HH. es aún incipiente. Pero uno de los puntos en los que los equipos perciben más valor es la capacidad que tiene para darles respuestas más rápidas sobre datos de empleados. Los clientes de Personio están viendo un aumento general del 18% en la productividad derivada del uso de nuestro asistente de IA. Estos son algunos ejemplos:
21 %
menos de tiempo dedicado a la gestión de informes de RR. HH.
20 %
menos de tiempo dedicado a la gestión de procesos cotidianos de RR. HH.
15 %
menos de incidencias
La experiencia del empleado
El 36% de los equipos de RR. HH. consideran que Personio mejora la satisfacción de los empleados
Según los datos de Chief Martec de 2024, el stack tecnológico medio de las organizaciones de hasta 500 empleados es de unas 150 herramientas. Esto significa que los empleados pasan buena parte de su tiempo saltando de una plataforma a otra. Lo único que quieren es notificar una ausencia, realizar una formación obligatoria o enviar feedback de un compañero, pero para ello, la empresa les facilita credenciales de tres herramientas diferentes.
Cada proceso pone pequeñas trabas, de modo que la fatiga tecnológica empieza a hacerse evidente (especialmente, cuando las herramientas se solapan, los empleados no saben cuál usar y el resto se queda acumulando polvo).
En una experiencia de empleado totalmente impulsada por la tecnología, algunos de los avances más fáciles y rápidos que puede lograr RR. HH. son también los más sutiles.
81%
de los empleados que no pertenecen al departamento de RR. HH. opina que solicitar una ausencia es mucho más fácil. El 55% se muestra totalmente de acuerdo
59%
afirma que es más fácil encontrar la información sobre la nómina, por lo que ya no tienen que perseguir a RR. HH. para conseguir información básica
43%
afirma que los empleados completan el proceso de onboarding mucho más rápido porque los procesos son más fluidos y se reducen los tiempos para empezar a ser productivos
9%
mejora en la retención de empleados, lo que se traduce en una menor pérdida económica y de productividad que cuando se tiene que volver a contratar
34%
menos de tiempo dedicado por los empleados a actualizar sus datos
21%
considera que la productividad de los empleados ha aumentado
19%
menos de incidencias de RR. HH.
Eliminar los conflictos invisibles en la experiencia del empleado
La tecnología de RR. HH. no está diseñada únicamente para facilitar el trabajo de RR. HH., sino para ayudar a los empleados a desempeñar mejor su trabajo. Cuando la tecnología pone trabas a los procesos más sencillos, se genera una frustración innecesaria. Sin embargo, cuando funciona bien, se vuelve invisible. Esa es la diferencia.
"La experiencia de nuestro personal se ha transformado. Todo el mundo está encantado con lo sencillas que son las cosas. Gracias a Personio, los empleados pueden concentrarse en lo que de verdad importa y pueden hacer su trabajo mejor y con más facilidad."
Dave Birchall, Chief People Officer, Node4
Impacto del producto en el ciclo de vida del empleado
En cualquier organización típica, la mayoría de las personas tienen un rol que refleja su especialidad. Los ingenieros se dedican a la ingeniería. Los equipos de marketing crean campañas. Los comerciales venden. Pero RR. HH. gestiona el reclutamiento, el desempeño, el compromiso, la remuneración, el aprendizaje y el desarrollo, además de ocuparse del sistema que lo coordina todo para crear un conjunto cohesionado.
Esa carga es desigual por naturaleza porque gestionar a otras personas resulta ser el trabajo más complejo de todos. Por eso queríamos ver cómo se traduce el valor que Personio aporta a los clientes en todo el ciclo de vida del empleado.
Subimos el listón del desempeño
El desempeño de los empleados es el motor que impulsa el éxito de una empresa. No obstante, las evaluaciones del desempeño consumen mucho tiempo y son difíciles de calibrar. De ahí que no sea fácil fiarse completamente de ellas, vincularlas a los ciclos de compensación y expandirlas al crecimiento y la progresión.
35 %
señala una mejora en la calidad de las evaluaciones, con un feedback más claro y un crecimiento más consistente
34 %
ha observado una disminución de la cantidad de tiempo destinado a los ciclos de desempeño, debido a que están automatizados y son continuos
Optimizar la selección y la planificación de plantilla
En el mercado de talento actual, resulta cada vez más complicado mantener sincronizados el reclutamiento y la planificación de plantilla. La plantilla se planifica con un año de antelación, pero las competencias necesarias para impulsar el negocio pueden cambiar mucho más rápido, obligando a los equipos a hacer un esfuerzo adicional para cubrir las vacantes a medida que van surgiendo.
Con Personio, los equipos de RR. HH. ahorran un 25% de tiempo en la planificación de la plantilla y un 27% de tiempo global en la selección y contratación, lo que demuestra el poder de contar con un proceso conectado.
40 %
menos de tiempo dedicado al cribado y la gestión de las candidaturas de empleo
25 %
menos de tiempo dedicado a la creación de ofertas de trabajo
23 %
de tiempo ahorrado en el proceso de contratación de empleados nuevos
22 %
menos de tiempo dedicado a la búsqueda de candidatos nuevos
Simplificar el trabajo detrás de las decisiones salariales
Tomar la decisión de subirle el sueldo al personal es fácil. Hacer cálculos, introducir datos, conciliarlos y actualizarlos en múltiples sistemas es otra historia. Cada decisión relativa al pago que se tome con retraso, contenga errores o resulte incoherente puede costarle caro a la organización, que puede enfrentarse a multas por incumplimiento de la normativa y a problemas con los empleados.
La gestión de la remuneración con Personio es más ágil, fácil de controlar y está menos expuesta a errores.
29 %
menos de tiempo dedicado a la gestión de retribución y beneficios
32 %
menos de tiempo dedicado a la gestión de los datos de remuneración
26 %
menos de tiempo actualizando cambios en compensación
"Me encanta el enfoque integral y de autoservicio que abraza Personio. Esto da a los equipos de People la posibilidad de tenerlo todo accesible desde un único un lugar y a los empleados el control total sobre sus datos."
Domenico Grimaldi, Global Leader, People Operations, knoell
Eficacia escalable para empresas de todos los tamaños
Cada fase de crecimiento implica necesidades distintas que cualquier herramienta de RR. HH. debe cubrir. Una startup de 50 empleados puede haber funcionado hasta ahora con procesos manuales básicos, pero empieza a detectar fallos a medida que acelera su crecimiento. Una empresa de tamaño medio con presencia en varias regiones puede tener sus procesos de RR. HH. bien definidos, pero enfrentarse a problemas de visibilidad de datos y de integración a escala.
Las cosas que funcionan van cambiando con cada fase de la evolución de una empresa, pero la necesidad de generar impacto nunca deja de estar ahí.
Para empresas pequeñas (<50 empleados)
Para empresas medianas (51-200 empleados)
Para empresas medianas en expansión (201-2000 empleados)
Brindar valor en cada fase
El crecimiento y la escala cambian dónde se concentran las mayores presiones operativas en RR. HH. Las organizaciones pequeñas con menos de 50 empleados observan un mayor impacto en la reducción del trabajo manual mediante la automatización. Las empresas medianas observan un mayor ahorro de costes y una mejora en la toma de decisiones a medida que los procesos se expanden. Las organizaciones de tamaño intermedio en expansión se benefician de la eficiencia en la elaboración de informes y de la visibilidad de los datos.
Pero todo ello pone de manifiesto una verdad subyacente: eliminar los problemas ayuda a los equipos de RR. HH. a reorientar sus esfuerzos hacia la creación de valor donde la empresa más lo necesita.
"Necesitábamos establecer una coherencia y poner en marcha todos los procesos adecuados. Queríamos una plataforma de RR. HH. integral que nos ayudase a sentar unas bases que impulsaran a su vez el crecimiento continuo de TNP."
Emma Johnson, Head of People, TNP
Desarrollo de la madurez digital
Desde procesos dispersos hasta sistemas de RR. HH. inteligentes, todos los equipos tienen que empezar su camino hacia la madurez digital en algún momento. A menudo, los procesos tienen que fallar para poder mejorar, pero cuando eso ocurre se generan importantes beneficios en términos de ahorro de costes, productividad y eficiencia.
El paso de procesos fragmentados a procesos conectados
Para los equipos que se disponen a dejar atrás las hojas de cálculo, el mayor impacto es eliminar el trabajo manual que convierte cada proceso de RR. HH. en una carga pesada. Los informes, la introducción de datos y las notas dispersas en interminables documentos de Google se agilizan y devuelven al equipo un tiempo valioso que pueden dedicar a concentrarse en la expansión.
En cuanto a los equipos con un stack tecnológico más maduro, el valor no radica tanto en reducir el caos inmediato de las operaciones dispersas, sino en el paso de tener algo 'bastante bueno' a 'lo mejor' a través de un enfoque tecnológico conectado y consolidado.
"Los procesos estandarizados y automatizados de la herramienta nos permitieron ahorrar mucho tiempo en tareas administrativas. Cada minuto es oro para nosotros, ya que el equipo de RR. HH. es responsable de todo el abanico de tareas de RR. HH., incluidas las nóminas."
Kerstin Kiel, Head of Human Resources, IMB
Sentando las bases de los RR. HH. inteligentes
El ahorro de tiempo, la reducción de costes y el aumento de la eficiencia son términos comunes en el vocabulario de cualquier ejecutivo empresarial. Pero el impacto de los RR. HH. va mucho más allá de unas cuantas líneas en un balance financiero.
En un mundo donde las competencias decaen con más rapidez, la estabilidad laboral no es una garantía y la incertidumbre económica sigue imperando, el valor de los RR. HH. se mide no solo con métricas, sino también por la capacidad de los equipos para ayudar a su organización a adaptarse.
En la era de la IA, los equipos de RR. HH. se encargan de posibilitar una mejor toma de decisiones a gran escala. Datos más claros, workflows conectados y mejores experiencias de los empleados son elementos que conformarán el modo en que las organizaciones atraen el talento, lo retienen y lo desplazan hacia donde más se necesita.
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Sobre este informe
El informe "The Power of Personio" de 2026 recoge las respuestas de más de 200 profesionales de RR. HH. de países como España, Alemania, el Reino Unido e Irlanda. Las personas encuestadas desempeñan distintos roles, tienen diferentes niveles de antigüedad en RR. HH. y trabajan en organizaciones que incluyen desde pequeñas startups con menos de 50 empleados hasta empresas con plantillas con más de 200 trabajadores.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el informe "El poder de Personio"?
"El poder de Personio" es un estudio de referencia para los clientes que mide el impacto que genera el uso de Personio en las operaciones de RR. HH., en la experiencia del empleado y en los resultados empresariales. A partir de las respuestas de los clientes de Personio a nuestras encuestas, el informe analiza en qué elementos los equipos ahorran tiempo, reducen costes, mejoran la toma de decisiones y observan un valor medible en los workflows centrales de RR. HH.
¿Cuál es el impacto empresarial de Personio que observan los clientes?
El mayor impacto empresarial de Personio se observa en los parámetros de productividad y eficiencia de RR. HH. El 78% de los clientes afirma que automatizar las funciones de RR. HH. ha mejorado su productividad. Los clientes también citan la rapidez en la generación de valor, un onboarding más eficaz y la disminución de costes como consecuencia de la reducción de errores. En general, los usuarios de Personio han experimentado un ahorro de costes del 15% gracias a la mejora de la eficiencia.
¿Cómo ahorran tiempo los equipos de RR. HH. con Personio?
Los equipos de RR. HH. se ahorran casi dos días de trabajo a la semana simplificando los procesos básicos mediante la centralización de los datos, la conexión e integración de los procesos de RR. HH. y la automatización de los workflows en Personio. Los clientes disfrutan de los beneficios de una mayor eficiencia en la elaboración de informes y análisis, en la selección y la contratación, y en tareas operativas como la actualización y la gestión de los datos.
¿Cómo ayuda una mejor calidad de datos a la adopción de la IA en RR. HH.?
La IA solo puede funcionar si se sustenta sobre una base sólida de datos. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los datos del personal terminan desperdigados por distintas herramientas o peor aún, bloqueados en esas plataformas por ser datos protegidos que los hacen incompatibles a lo largo del ciclo de vida del empleado. Cuando los datos del personal están centralizados en una sola capa, los equipos de RR. HH. pueden emplearlos para elaborar mejores informes y tomar decisiones con más agilidad. Asimismo, proporcionan a cualquier herramienta de IA que integres un material fiable con el que trabajar, ya que los datos son precisos y sistemáticos.
¿Qué empresas disfrutan de un mayor impacto al utilizar Personio?
Las empresas de cualquier tamaño pueden observar un impacto diferente al utilizar Personio en función de la fase en que se encuentren y de su madurez. Las empresas pequeñas disfrutan de una mejora inmediata en la productividad y la eficiencia como consecuencia de la expansión de los procesos mediante los datos centralizados y la automatización. Por otro lado, las grandes organizaciones suelen mejorar la visibilidad general de los datos, la conectividad y las capacidades informativas.