Optimización de procesos: ¿qué es y cómo implementarla?

La optimización de procesos puede definirse como una estrategia o técnica que consiste en la adaptación y mejora de diferentes procesos del día a día de una organización con el objetivo de aumentar la eficiencia, eliminar errores, ahorrar tiempo y reducir costes.

En cualquier empresa existen multitud de procesos, y muchos de ellos son procesos rutinarios del día a día. Hay ocasiones en las que es posible optimizarlos, pero los líderes de equipo podrían no ser conscientes de ello porque no disponen de los datos o la información necesarios. Por este motivo, es indispensable realizar un análisis de estos procesos para poder determinar si estos funcionan de manera óptima o si hay aspectos que es posible mejorar, lo cual contribuirá al crecimiento de la empresa.

Existe una variedad muy amplia de procesos que podrían optimizarse. Estos pueden estar relacionados con tareas del día a día, como la gestión de los pedidos, los inventarios, tareas de Recursos Humanos, el proceso de fabricación de los productos, … Otros ejemplos de procesos que puede resultar beneficioso optimizar son la gestión de las nóminas de los trabajadores, tareas necesarias para el cumplimiento de normativas o leyes, como el control de las horas de trabajo, o diferentes tipos de procesos de RR. HH.

Es importante saber que la optimización de los procesos de una empresa supone importantes beneficios más allá de permitir aumentar la productividad, reducir costes y agilizar procesos. Además, también ayuda a la empresa a adaptarse a los cambios y al mercado de manera mucho más sencilla, y aumenta la competitividad de la organización. Además, la optimización de procesos no solamente permite mejorar la forma en la que la organización trabaja, sino que también ayuda a ofrecer un mejor servicio y a mejorar la calidad de los productos o servicios que la empresa vende, por lo que la satisfacción de los clientes también aumenta.

Para poder llevar a cabo una optimización de procesos de manera eficaz y poder aprovechar al máximo todos sus beneficios, es imprescindible, en primer lugar, identificar cuáles son aquellos procesos de la organización que pueden mejorarse. Dicho de otra forma, el primer paso será realizar un análisis de los puntos débiles o aspectos que podrían mejorarse para, posteriormente, implementar una serie de cambios que ayudarán a la empresa a aumentar su eficiencia.

Entonces, ¿qué pasos hay que seguir para identificar los procesos que requieren una optimización? Es necesario pensar y analizar cuáles son los aspectos del día a día de la empresa que resultan más complicados. Estas preguntas pueden ser de gran ayuda:

• ¿Qué aspectos del día a día de la organización no funcionan correctamente?

• ¿Qué tipo de procesos o tareas requieren más tiempo?

• ¿Existe algún aspecto o proceso con el que los trabajadores no estén satisfechos? ¿Y los clientes? ¿Y los proveedores?

Una vez identificado un proceso que podría requerir ciertas mejoras, también es importante hacerse preguntas más concretas, como:

• ¿Cómo funciona este proceso y cómo debería funcionar en realidad?

• ¿Cuál es el objetivo de este proceso? ¿Lo cumple?

• ¿Quiénes están involucrados en el proceso y qué piensan acerca de él?

• ¿Qué recursos y herramientas necesita este proceso?

• ¿Cuánto tiempo requiere?

Otro aspecto importante es enumerar los diferentes procesos, clasificarlos en función de su importancia y determinar qué papel juegan en la consecución de los objetivos empresariales. Por supuesto, el análisis de información y datos también es indispensable, tal y como se comentará más adelante. Los indicadores claves de rendimiento pueden ayudar a identificar procesos que sería posible mejorar.

Una vez identificados los procesos que requieren optimización, será posible rediseñarlos e implementar los cambios necesarios para mejorar su funcionamiento y aumentar su eficacia.

Enfoque en las tareas estratégicas de RR.HH.

Normalmente son las tareas administrativas las que impiden a RRHH hacer un trabajo estratégico. El software puede ayudar aquí, permitiendo a RRHH concentrarse en temas más importantes.

Más información sobre Personio

Existen muchas técnicas diferentes que pueden resultar de gran utilidad en la optimización de procesos. Estos son algunos ejemplos:

Se trata de una metodología que pretende optimizar procesos mediante cambios pequeños en el día a día y la eliminación de prácticas que pueden resultar perjudiciales para dichos procesos. El método Kaizen consiste en cinco conceptos o cinco “S”, que son: seiri, que representa la organización o clasificación; seiton, que hace referencia a ordenar aquello que resulta útil y tomar decisiones acerca de lo que no; seiso, que implica mantener el orden; seiketsu, que representa el cuidado de la higiene; y shitsuke, que está relacionado con el fomento de la disciplina.

Se trata de otro método que pretende mejorar y perfeccionar procesos. Dentro de este método se encuentran dos metodologías: DMAIC, que se emplea para optimizar procesos que la empresa ya está empleando, y DMADV, que sirve para procesos nuevos. Las siglas de DMAIC hacen referencia a define (definir), measure (medir), analyse (analizar), improve (mejorar u optimizar) y control (controlar), mientras que DMADV se refiere a define (definir), measure (medir), analyse (analizar), design (diseñar) y verify (verificar).

El método de los 5 porqués consiste en analizar un problema mediante varias preguntas en cadena. Una vez que el problema está identificado, es necesario preguntarse por qué ha sucedido o está sucediendo. Una vez obtenida la respuesta, el equipo deberá plantearse una nueva pregunta introducida por “por qué”, para obtener una nueva respuesta. Este proceso debe repetirse hasta alcanzar las cinco preguntas, lo cual ayudará a identificar la raíz del problema.

Se trata de otra metodología cuyo objetivo principal es, también, la optimización de procesos. Este acrónimo inglés hace referencia a cuatro conceptos o cuatro fases, que son: plan, que significa planificar; do, que significa hacer; check, que significa verificar, y act, que significa actuar.

Anteriormente, se ha comentado que la optimización de procesos puede tener un impacto positivo en la experiencia de los clientes, puesto que, entre otras ventajas, la mejora en los procedimientos permite ofrecer productos y servicios de mayor calidad. Es importante no olvidar, además, que la optimización de procesos también beneficia la satisfacción y experiencia de los empleados, o employee experience, así como la productividad laboral.

La optimización de procesos permite agilizar y automatizar una serie de tareas rutinarias y, como consecuencia, los empleados pueden centrarse en otras funciones y responsabilidades, lo cual aumenta su productividad. Además, esta optimización también ayuda a disminuir errores y a ahorrar tiempo, lo cual también resulta beneficioso. Por otro lado, la comunicación interna es otro aspecto que puede mejorar gracias a la optimización de procesos.

En definitiva, esta optimización de procesos beneficia la experiencia de los empleados porque facilita diferentes tipos de procesos y mejora y agiliza una gran variedad de tareas.

Estos son algunos desafíos o retos a los que podrían tener que enfrentarse las empresas en relación con la optimización de procesos:

• Puede darse el caso de que los objetivos de la empresa no estén bien definidos o no sean suficientemente claros. En este caso, una solución puede ser emplear la metodología de los objetivos SMART.

• Establecer los KPI adecuados también puede ser complicado. Se trata de algo indispensable para poder medir correctamente los resultados.

• La planificación también puede ser un reto. Es importante establecer unos plazos concretos y conocer con detalle los recursos de los cuales dispone la empresa. De este modo, será más sencillo realizar un presupuesto.

• No contar con las herramientas adecuadas también puede dificultar el proceso. Para poder seleccionar las metodologías y las herramientas más recomendables en cada caso, es importante saber qué proceso es necesario optimizar, cómo debe ser optimizado y qué objetivo se pretende conseguir.

Las empresas, en su día a día, recopilan una gran cantidad de datos mediante diferentes procesos y por diferentes motivos. El análisis de estos datos es un aspecto indispensable en la optimización, puesto que permite obtener información detallada no solamente acerca de cómo funciona un proceso, sino también acerca de cómo puede mejorarse.

Como ya se ha comentado, el primer paso es identificar qué procesos es necesario optimizar. La recopilación y el análisis de datos pueden resultar de gran ayuda en esta primera fase, puesto que pueden proporcionar información detallada acerca de aspectos muy variados.

Por ejemplo, contar con datos del coste que ha supuesto un proceso de contratación de nuevos empleados y analizar esta información puede ayudar a la empresa a identificar que el proceso de selección de personal puede optimizarse. Una vez identificado el proceso, la empresa podrá analizar cómo puede mejorarse y podrá implementar los cambios que considere necesarios. Posteriormente, volver a recopilar y analizar datos permitirá valorar la eficacia de la estrategia empleada, para así saber si es necesario aplicar nuevos cambios.

Personio es una herramienta que ayuda a las empresas a optimizar una amplia variedad de procesos. Este software especializado en tareas de Recursos Humanos cuenta con muchas funcionalidades, entre las cuales es importante destacar:

• La generación de análisis e informes detallados y precisos, que ayudan a la organización a tomar decisiones más informadas.

• La creación de plantillas para diferentes tareas, para agilizar procesos del día a día.

• La firma electrónica de contratos y otros documentos, lo supone un ahorro económico y de tiempo.

• La preparación de nóminas.

• Un registro de las horas de trabajo eficaz que permite cumplir con la normativa vigente.

La automatización está muy relacionada con la optimización de procesos porque permite ahorrar tiempo y costes, agilizar diferentes tipos de tareas, obtener resultados precisos y facilitar la comunicación.

El principal objetivo de la optimización es mejorar diferentes tipos de procesos para poder aumentar su eficacia, ahorrar tiempo, reducir costes y mejorar la experiencia de los empleados, entre otros aspectos.

Son muchos los recursos y procesos que se pueden optimizar en una empresa. Por ejemplo, es posible optimizar tareas como el cálculo de nóminas, la fabricación de productos, la firma de documentos, la gestión del talento o el registro de la jornada laboral, entre muchos otros.