Método kaizen: ¿qué es y cómo aplicarlo en tu empresa con éxito?

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El poder de las pequeñas modificaciones para generar grandes cambios. Esta es la base del método kaizen, un proceso que pueden emplear los Departamentos de RR. HH. para tratar de impulsar grandes mejoras en las empresas a partir de pequeñas iniciativas. 

Puntos clave

  • El método kaizen es un sistema de optimización de procesos que tiene su origen en Japón. 

  • Basa su estrategia en realizar pequeñas modificaciones que generen grandes cambios. 

  • Exige un constante seguimiento de las implementaciones para corroborar que se va en la línea adecuada. 

  • Hay elementos que pueden distorsionar sus efectos teóricos, por lo que es primordial asegurarse de que se cuenta con el entorno y condiciones apropiadas.

  • Sus beneficios se multiplican si es implantado por un equipo multidisciplinar, en donde debe estar representado el Departamento de RR. HH.

¿Qué es el método kaizen?

El método kaizen es una estrategia de gestión empresarial que busca la optimización constante de los procesos a través de pequeños cambios en las tareas diarias. 

Se trata de una filosofía que busca el perfeccionamiento y elimina malas prácticas que reducen la productividad o que afectan de alguna forma al desempeño de los trabajadores.

La metodología kaizen se enfoca en los grandes beneficios a largo plazo que tienen las pequeñas acciones. Con estas modificaciones en el momento oportuno, es posible generar un entorno eficiente y productivo, así como aumentar la competitividad empresarial.

¿De dónde surge el concepto del kaizen de mejora continua?

“Kaizen” es una palabra japonesa compuesta por dos sinogramas: kai (que significa “cambio”) y zen (que significa “bueno”). Efectivamente, es un método de gestión orientado a encontrar beneficios a través del cambio.

Pero, ¿cómo y cuándo surge esta filosofía? Para hablar del origen de “kaizen”, es necesario remontarse a los años posteriores a la Segunda Guerra Mundial. En esa época, Japón había quedado devastado y, debido a la falta de recursos, le era imposible impulsar su desarrollo productivo. 

Para competir con las empresas estadounidenses, el Gobierno decidió promover la estadística para el control de calidad de los procesos.

Así nacía el método kaizen, que hizo pequeños cambios en todos los niveles económicos y sociales. Poco tiempo después, Japón se convertía en sede de empresas líderes en el mercado mundial. De hecho, gracias, en parte, a la aplicación de esta filosofía, para 1960 (solo 15 años después del fin de la guerra), Japón era una de las economías más estables del mundo.

Para qué sirve el método kaizen aplicado a una empresa: mejora de los procesos

Kaizen es una filosofía y un método al mismo tiempo. 

En primer lugar, kaizen es una filosofía porque pregona valores en una empresa y motiva a los empleados para perseguir una constante mejoría, tanto en lo personal como en lo profesional. Además, fortalece a los equipos dotándolos de recursos para saber cómo actuar ante problemas que se presenten en el futuro.

Como método, kaizen brinda herramientas para crear un plan de acción orientado a la optimización permanente. Una empresa que conoce los errores en sus procesos puede encontrar una forma de solucionarlos y mejorar su productividad. 

Además, el método kaizen permite que las organizaciones realicen un seguimiento estratégico para no volver a tener los mismos problemas en el futuro.

¿Cuáles son los beneficios del método kaizen?

Existen muchas ventajas al aplicar el método kaizen en una organización. A continuación, veremos algunos de los beneficios principales:

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¿Cuáles son las 5S del método kaizen?

La cultura japonesa se caracteriza por tener una visión muy profunda del mundo. Por ello, no es de extrañar que este método esté asociado con algunos conceptos filosóficos. 

El método kaizen contiene “cinco S”, donde cada palabra representa un concepto en japonés.

  • Seiri. Diferenciar entre lo útil y lo inútil para mantener solo lo necesario y deshacerse de todo lo que no sirve a la hora de realizar un trabajo.

  • Seiton. Ordenar lo útil y decidir sobre lo inútil. Asignar un nombre y una ubicación a cada proceso para reducir los tiempos de búsqueda.

  • Seiso. Mantener el orden en el espacio de trabajo diario. Esto tiene como objetivo reducir accidentes laborales y optimizar la calidad de vida de los empleados.

  • Seiketsu. Cuidar la higiene personal. La limpieza y el orden hacen que los empleados estén más motivados, con lo cual la productividad se optimiza.

  • Shitsuke. Fomentar la disciplina en los empleados para que conviertan en hábito la filosofía kaizen.

¿En qué áreas de la empresa se puede emplear el método kaizen?

El método kaizen se puede utilizar en todas las áreas de una empresa. De hecho, lo más recomendable es que sea considerado como parte de la cultura de una organización y, de esa forma, todas las áreas apliquen sus principios. 

Los errores pueden ocurrir en cualquier departamento, desde el más grande hasta el más pequeño. Además, muchas veces las actividades de un departamento tienen un impacto significativo en las de otro.

Implementa el método kaizen paso a paso en tu organización

Entonces, ¿cómo aplicar el método kaizen en una empresa? El proceso tiene una serie de pasos claves, que van desde la conformación de un equipo hasta el seguimiento de los resultados. Veamos el paso a paso.

Paso 1: Armar un equipo de trabajo

Lo primero que hay que hacer es designar a un equipo dentro de la organización que se encargue de aplicar el método kaizen. Este grupo puede ser multidisciplinar y, de hecho, es lo más recomendable, para reunir diferentes experiencias, habilidades y conocimientos. 

Un buen equipo de implementación debe estar compuesto por una persona del Área de Recursos Humanos, pues es quien suele tener acceso a información relevante sobre la plantilla. En este caso, resulta especialmente útil contar con software de RR. HH. que permita el acceso y análisis de este tipo de datos de forma ágil y en tiempo real, para que la toma de decisiones se base en información fiable. 

También es recomendable que haya profesionales especializados en comunicación, en marketing o ventas, en contabilidad, en informática, entre otras áreas.

Paso 2: Encontrar errores y definir objetivos

En todas las empresas existen errores que están a la vista de todos. Por ejemplo, una empresa de ecommerce que ha cambiado su sistema de cobros recientemente y ha experimentado una bajada en sus ventas, puede tener la certeza de que el nuevo software es el culpable de ese cambio.

Sin embargo, para encontrar otros errores es necesario buscar más a fondo en diferentes áreas y procesos. Es importante que el equipo realice un análisis meticuloso de todos los procesos productivos de la empresa para encontrar aquellos aspectos que se pueden optimizar. Una vez que estos errores están identificados, se deben definir los objetivos, que consistirán en la mejora de esos procesos.

Paso 3: Ordenar la información

Los errores ya están identificados, pero ¿de dónde vienen? ¿Cómo solucionarlos? Es en este punto donde debe hacerse una visualización integral de la empresa. Para ello, la empresa puede usar una herramienta conocida como diagrama de Pareto. Se trata de una técnica para clasificar información de manera gráfica, de mayor a menor relevancia, y se basa en la regla 80/20: el 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas.

Otras herramientas a utilizar son la hoja de chequeo —un documento en el que se deben apuntar los errores según vayan apareciendo— o el diagrama de dispersión, que se usa para demostrar cómo se relacionan dos variables, y es útil para estudiar las conexiones entre los problemas y sus causas.

Paso 4: Análisis

Una vez que hayas recolectado los datos, es fundamental observarlos con detenimiento para visualizar las deficiencias de los procesos. También es importante que todos los componentes de la empresa, incluidos los empleados, tengan visibilidad de la información recabada. Esto contribuirá a un cambio de filosofía en la empresa, y ayudará a una mejor convivencia.

Las evaluaciones de desempeño ayudarán a plantear a cada empleado, en privado, las deficiencias detectadas en procesos en los que ellos intervienen, con el objetivo de marcar posibles soluciones y un itinerario de mejora.

Paso 5: Diseñar un plan de acción

Elabora un calendario de ejecución de medidas destinadas a combatir esos problemas. El calendario deberá estar muy bien organizado, con fechas de implementación. Además, es importante que cada acción tenga un responsable, siendo muy útil en estos procesos la utilización de un cronograma

Paso 6: Evaluar los cambios

Después de la implementación de los cambios, el equipo debe realizar una evaluación permanente para ver si funcionan o si es necesario aplicar alguna modificación.

Paso 7: Hacer un seguimiento y estandarizar los resultados

Los resultados alcanzados a través del método kaizen quedan registrados para que puedan repetirse las acciones en el futuro. Una buena idea es hacer reuniones periódicas con los miembros de tu equipo para conocer cuál es su percepción, recibir feedback de los cambios y comprobar si están satisfechos con las nuevas medidas.

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Principios de la filosofía kaizen

Los principios más importantes de la filosofía kaizen son los siguientes:

  • Enfoque en un tercero. En el caso de una empresa, lo mejor es enfocar las acciones a las necesidades de los clientes.

  • Desarrollar la autodisciplina. La estandarización de los procesos crea una filosofía donde el orden es primordial.

  • La mejora es constante. La optimización nunca se detiene: siempre se pueden revisar las circunstancias actuales y ajustar aspectos para alcanzar una mejoría.

  • Los problemas existen. No es una buena actitud esconderlos. Hay que identificarlos y enfrentarse a ellos.

  • Las relaciones deben ser colaborativas. Esto significa que se debe evitar las relaciones competitivas.

  • El conocimiento es compartido. La organización empresarial solo puede ser alcanzada si se trabaja desde esta visión.

  • Todos tienen algo que decir. Cada miembro de un equipo tiene información valiosa para aportar.

  • Hay que perseguir la integración. Se deben reforzar las ideas de liderazgo visible y comunicación humana y efectiva. El trabajo en equipo persigue la mejora de toda la organización en su conjunto y prioriza los objetivos comunes a las aspiraciones individuales.

  • El trabajo en equipo debe ser interdisciplinario. Un equipo multicultural y con diversos enfoques profesionales es más efectivo.

  • Información constante a los empleados. Los colaboradores de la empresa deben estar involucrados en todas las decisiones que se tomen. Deben plantearlas, conocer el estado de su implantación y saber qué resultados están generando.

¿Qué factores pueden poner en riesgo el método kaizen?

Existen algunos elementos que pueden ser desfavorables para el ambiente laboral y, por ende, podrían impedir que el método kaizen tenga éxito en una empresa. Estos son:

  • La urgencia. A veces, las empresas buscan la velocidad en detrimento de la calidad. Esto puede generar que se escapen deficiencias en la fase de análisis.   

  • Un mal clima laboral. Un ambiente de trabajo desfavorable podría afectar a la resiliencia de los empleados, lo que pondría en riesgo el proceso.

  • La pasividad. Los directivos de una empresa deben ser líderes y ser conscientes del lugar que ocupan. Sin su implicación y orden será imposible implantar adecuadamente el método kaizen.

  • El egocentrismo. Un grave error es considerar que una empresa no podría ser mejor. De hecho, uno de los principios del método kaizen es que siempre se puede mejorar.

  • La falta de confianza. La confianza entre los trabajadores de una empresa es clave para fomentar cualquier cambio. Prácticamente todos los procesos de una empresa implican a varios departamentos, con lo que la colaboración interdepartamental es vital.

Ejemplos de la aplicación del kaizen en grandes empresas

Algunas de las compañías más importantes del mundo han logrado cambiar su filosofía empresarial y mejorar su productividad a partir de la implementación del método kaizen. Veamos algunos casos de organizaciones muy reconocidas:

  • Samsung. La empresa surcoreana de tecnología logró adoptar una estrategia de mejora de procesos sobre un ritmo de trabajo acelerado.

  • Toyota. Esta empresa utiliza el método kaizen a través de un sistema de eliminación de desperdicios que permite optimizar la producción de los coches.

  • Amazon. La compañía norteamericana de ecommerce utiliza el método kaizen a través de un enfoque employee centric, escuchando a sus empleados y actuando en función de sus peticiones.

  • Mayo Clinic. La organización de investigación en salud utilizó kaizen mejorando los tiempos de espera y optimizando la gestión del registro de los pacientes.

  • Nestlé. Se trata de una de las primeras empresas de industrias alimentarias en utilizar este método. Gracias a él, se redujeron los desperdicios generados en las plantas y se evitaron las horas muertas dentro de los procesos.

Preguntas frecuentes

¿Es posible utilizar el método kaizen en el trabajo en equipo?

Sí. De hecho, el método kaizen no tiene cabida sin el trabajo en equipo. Será un proceso en dos direcciones. Para implantar el método es necesario trabajar en equipo y, al mismo tiempo, las mejoras que se detecten y se implanten mejorarán el trabajo en equipo en la organización.

¿El método kaizen es compatible con otros métodos de trabajo?

Se puede implementar el método kaizen en conjunto con otros sistemas de gestión corporativa.

¿Cómo saber si se está aplicando correctamente el método kaizen?

Uno de los pasos fundamentales a la hora de aplicar el método kaizen es el seguimiento permanente de los resultados. En este ciclo, comprobaremos si hay mejoras, lo que significa que se está aplicando correctamente. Si no mejora la productividad, se deben plantear más cambios.

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