Absentismo laboral: pérdidas económicas y emocionales

Absentismus

El absentismo laboral se refiere a la ausencia o abandono del puesto de trabajo y a sus deberes aparejados. Se trata de un incumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato de trabajo que conlleva miles de euros en pérdidas a las empresas cada año. Luchar contra él con las medidas necesarias será clave. Pero, ¿qué tipos de absentismo laboral existen? ¿cómo prevenirlo y detectarlo? Y aún más importante… ¿cómo combatirlo?

¿Qué es el absentismo laboral?

¿Cuáles son las diferencias entre ausentismo laboral o absentismo? El absentismo laboral ocurre cuando el empleado se ausenta de algún acto o función en la empresa. Es decir, indica ausencias y/o retrasos, sean estos justificados o no. Sin embargo, el absentismo no solo está relacionado con las ausencias injustificadas y los retrasos; también hace referencia a las ausencias justificadas, es decir, cuando el empleado se comunica con la empresa y disculpa su retraso o ausencia.

Cuando el número de ausencias es elevado, no solo la empresa puede ver comprometidos sus ingresos, sino que todo el equipo y los compañeros pueden verse afectados. Por esto precisamente es importante saber qué hay detrás del comportamiento del empleado, o incluso de un grupo de trabajadores.

Esto afecta negativamente su producción y a la dinámica de trabajo general. Incluso al clima laboral y la relación con el resto de compañeros. Por eso, el ausentismo laboral es una de las principales problemáticas para Recursos Humanos. De ahí que establezcan distintos métodos y prácticas para prevenirlo y también para registrarlo.

Entre los segundos se encuentra el uso de softwares de gestión de ausencias y de gestión de tiempo, mediante los cuales se puede estudiar y documentar cada caso de forma específica para hacer una evaluación veraz y efectiva.

Datos del absentismo laboral en España

Según el VIII Informe Adecco sobre Absentismo, el absentismo laboral en España no deja de crecer y recientemente ha alcanzado un pico histórico. En 2021, hasta 753.000 empleados no fueron ni un solo día a trabajar. Un número que se traduce en un incremento de 52.000 personas respecto al año anterior. La tasa de absentismo, en concreto, se sitúa en el 5,3%.

Esto se traduce en más de 100 horas perdidas al mes y un gasto que supera los 85.000 millones de euros. El coste directo para las empresas es de 7.000 millones de euros. Una cifra nada desdeñable. Los datos de Randstad apuntan en la misma dirección: cada día más de un millón de personas se ausentan de su puesto de trabajo. 7 de cada 10 lo hacen por una incapacidad laboral, pero hasta el 26,4% (278.968 personas) lo hacen a pesar de no estar de baja. Las comunidades que más acusan el absentismo laboral son, por este orden, el País Vasco, Asturias y Galicia.

Fuente: EPData.es

Absentismo laboral por comunidades autónomas

Fuente: EPData.es

El estudio pone de manifiesto que el absentismo en España es un problema que afecta a las empresas y también al bolsillo de todos (el Estado). El gasto en prestaciones económicas por incapacidad temporal a cargo de la Seguridad Social ascendió a 7.498,54 millones de euros (casi un 13% más que el año anterior). Además, esto también tuvo un coste directo para las empresas: 7.000 millones de euros.  

Fuente: Adecco Group

¿Qué tipos de absentismo laboral hay?

¿Es lo mismo una ausencia por una baja médica que cuando se debe a que el empleado se ha quedado dormido en su casa? Evidentemente, no. De hecho, podemos diferenciar entre cuatro tipos de absentismo.

  • Absentismo justificado

Es aquella ausencia que puede ser prevista por el trabajador o la empresa, como una cita con el médico o una futura baja por maternidad. No es necesario conocer previamente la fecha concreta en la que se producirá la ausencia.

  • Absentismo injustificado

Sería lo opuesto: una ausencia que no se puede prever por parte del trabajador o la empresa. Por ejemplo, cuando el empleado abandona el puesto de trabajo sin recibir permiso por parte de la empresa, cuando se asiste a una huelga o acto sin informar a la compañía o en los casos de accidentes súbitos. También entran en esta categoría las faltas o los retrasos injustificados.

  • Absentismo presencial

En tercer lugar, existe un tipo de absentismo que se produce en el propio lugar de trabajo, cuando el empleado realiza tareas o actividades que no están pactadas con la empresa (o expresamente prohibidas). Por ejemplo, pasar el tiempo realizando llamadas personales, ausentarse constantemente para tomar café o utilizar el equipo (como el ordenador) para asuntos personales.

  • Absentismo emocional

Aunque existe cierta controversia sobre la naturaleza de este tipo de absentismo, lo cierto es que las empresas cada vez se esfuerzan más por evitarlo. En el marco teórico, se trata de una desconexión emocional en el puesto de trabajo.

Es decir, cuando el empleado se encuentra físicamente en su puesto, pero no rinde en términos de productividad por cuestiones emocionales, como la pérdida de confianza hacia la empresa o el proyecto, así como por cuestiones personales o psicológicas, como padecer una depresión.

¿Cuáles son las causas del ausentismo?

  • Insatisfacción laboral 

Los empleados que no se sienten comprometidos ni vinculados con la organización pueden manifestarlo a través del ausentismo laboral. Es responsabilidad de la organización evaluar el caso.

  • Falta de supervisión 

Al no establecer controles y evaluaciones, la organización se encuentra vulnerable ante el ausentismo laboral, y ve cómo su productividad y búsqueda de objetivos se ve afectada.

  • Falta de estímulos 

Los empleados también tienen aspiraciones y metas profesionales. Si la organización no genera un clima dentro del cual el empleado sienta que puede alcanzarlas, es probable que se presenten casos de ausentismo laboral.

  • Malas condiciones

Cuidar los espacios y el tipo de vínculos laborales es determinante. Si estos no son adecuados, influirán en el rendimiento del empleado; de igual forma influyen en el clima de la organización.

  • Accidentes de trabajo y riesgos laborales

 Si la salud del empleado corre riesgo, esto influirá en su rendimiento y compromiso.

  • Rotación de personal 

Cambios constantes en la organización afectan el clima laboral y, por tanto, la motivación, el sentido de pertenencia e identidad del empleado. 

Cómo afecta el absentismo laboral a la empresa

Cuando el absentismo laboral se convierte en una práctica generalizada, afecta seriamente las actividades y la productividad de la compañía. Reduce las ganancias y la productividad y puede limitar la capacidad de la empresa para cumplir con los objetivos trazados. Dependiendo del giro del negocio, pueden presentarse retrasos en la producción, o descuidos en la atención a los clientes. Como consecuencia, la imagen corporativa y la rentabilidad se ven afectadas.

Además, dispara los costes. Cuando alguien falta sin previo aviso, otra persona tiene que cubrirlo, lo que implicará pagarle horas extras. Si el problema del absentismo es grave, el Departamento de Recursos Humanos se envolverá en un ciclo interminable de despidos, contrataciones y capacitaciones, lo que representa una enorme fuga de dinero.

Una de las peores consecuencias es que perjudica a todo el equipo. Aun los mejores colaboradores pueden perder la motivación al verse obligados a cubrir las inasistencias y completar las labores inacabadas de otros.

En cuanto a los supervisores, se enfrentan a la difícil tarea de hacer ajustes y ejercer mayor presión en su personal a fin de cumplir con las metas del departamento. Esto puede enturbiar el clima laboral.

El absentismo también afecta al empleado. El incumplimiento que supone el absentismo laboral injustificado y reiterado puede ser la causa directa de un despido disciplinario. Este despido  no tendría derecho a indemnización ni preaviso, ya que, de nuevo, las causas de la ausencia serían injustificadas, y además:

  • Estas serán como mínimo el 20% de las horas hábiles del trabajador durante dos meses consecutivos.
  • Estas serán como mínimo el 25% de las horas hábiles del trabajador durante cuatro meses consecutivos.

Eso sí, la empresa sigue teniendo la obligación de entregar una carta de despido al empleado, justificando esta decisión. Y este proceso tiene un plazo de un año después de la última falta de asistencia.

Cómo prevenir el ausentismo laboral

Existen distintas herramientas que contribuyen a evitar el ausentismo laboral. Hay que  reconocer cuáles son los problemas de la organización y las causas que lo propician para poder abordarlas de forma particular.

1. Fomenta un clima laboral favorable

Las personas pasan buena parte de su vida en ambientes laborales. Entre siete y ocho horas diarias, por lo general. Esto se puede lograr cuidando los espacios de trabajo, fomentando jornadas de encuentros, integrando a las distintas áreas de la organización, así como contando con un software que permita evaluar el impacto de estas y otras medidas.

2. Evaluación del rendimiento

Al conocer cuán productivo está siendo un empleado, la organización tiene información directa en relación con su compromiso y rendimiento. Esto también es una oportunidad: reconocer el trabajo y el esfuerzo de un empleado a través de premios es una manera de combatir el absentismo. La persona se siente valorada. Esto fomenta su relación con la organización, el sentido de pertenencia.

3. La formación

Reconocer áreas de mejora es clave para evitar el absentismo laboral. Pero no solo se trata de advertir, también es cuestión de tratarlas. Contar con una herramienta de gestión de formación permite a las organizaciones fomentar planes de carrera para cada empleado, con evaluaciones periódicas, sistema de notificaciones y recordatorios, junto con otras ventajas.

Una de ellas, producto del completo desarrollo de la herramienta, es poder evaluar el ROI de cada proceso. De esta manera, la organización puede reconocer lo rentable que es su inversión mediante un manejo inteligente de las distintas etapas que la conforman.

En la actualidad, el proceso de formación no tiene que ser rígido y tradicional. Por el contrario, el avance de la gamificación surge como una alternativa para refrescar los procesos de enseñanza. Se trata de una serie de métodos y activaciones desde una perspectiva lúcida para que la recreación sea vehículo para el conocimiento. 

4. Optimiza la gestión del tiempo 

La satisfacción de un empleado es proporcional con la efectividad con la que realiza sus tareas. Saber distribuir las cargas de trabajo y designar tareas acordes a las capacidades de cada empleado es clave. De esa forma no se sobrecarga a un empleado ni tampoco se le sobreexige.

Para ello, se recomienda contar con dos herramientas mediante las cuales es más sencillo gestionar estos apartados. La primera de ellas es un software de gestión de tiempo, mediante el cual se puede tener control de las horas de trabajo cumplidas, establecer recordatorios para los registros, manejar de forma más eficiente la rotación de horarios.

5. Motiva a tus empleados

Fomentar la motivación es mucho más rentable que gestionar bajas laborales. Hay distintas maneras de hacerlo: desde bonos económicos hasta jornadas de trabajo libre, pasando por opciones como la flexibilización del horario, la realización de jornadas de integración fuera de los horarios habituales, programas de formación, diversos beneficios laborales por pertenecer a la organización y por el logro de objetivos, entre otros aspectos.

Cómo hacer un informe para calcular el absentismo laboral

Para obtener datos concretos sobre el absentismo laboral en tu empresa, basta con saber calcularlo. Te enseñamos cómo hacerlo:

1. Primer paso:

Multiplica la cantidad de empleados por la cantidad de horas que deben trabajar al mes. Ejemplo: para una empresa que tiene 5 empleados y cada uno trabaja 6 horas al día, 20 días al mes, esto sería: 5 x 6 x 20 = 600 horas que se deben trabajar al mes.

2. Segundo paso:

Suma las demoras, días de ausencia y salidas anticipadas (justificadas e injustificadas) de cada empleado. Ejemplo: los 5 empleados llegan 20 minutos tarde todos los días: 5 × 20 = 100 minutos de retraso, lo que corresponde a 1 h y 40 min en total.

3. Tercer paso:

También ten en cuenta las ausencias del mes. Si en el ejemplo mencionado, cada uno de los 5 empleados se ausenta una vez al mes, tenemos: 5 × 6 (carga de trabajo diaria) = 30 horas de ausencia.

4. Cuarto paso:

Ha llegado el momento de sumar los retrasos de todos (1 h 40 min) con las faltas de todos (30 h), lo que equivale a 31 horas y 40 minutos. Este valor corresponde al total de horas no trabajadas en el mes.

5. Quinto paso: 

Finalmente, divide la cantidad de horas no trabajadas por el total de horas que los empleados deberían haber trabajado y multiplica esta cifra por 100. 31 h 40 min dividido por 600 h x 100 = 5,23 %.

Esto significa que, en el ejemplo mencionado, el 5,23 % corresponde a la tasa de absentismo mensual de la empresa.

Soluciones para reducir el absentismo laboral

Además de los puntos mencionados en el apartado ‘Cómo prevenir el absentismo laboral’, se puede recurrir a otras estrategias. 

  • Medidas de conciliación y flexibilización

En este sentido, una de las ventajas asociadas al trabajo en remoto ha sido la implementación de mayores medidas de conciliación, sobre todo cuando hablamos de hogares con hijos o parientes a cargo, y de flexibilización horaria.

  • Salud física

Facilitar ejercicios de ergonomía, higiene postural, ejercicios para reforzar la espalda o cuidar de la salud cardiovascular.

  • Salud nutricional

Organizar charlas con expertos en dietas y recetas para alimentarse de forma correcta.

  • Salud emocional 

Para bajar los niveles de estrés y ansiedad, planear clases de mindfulness, yoga y relajación.

Acoso laboral: qué es y cómo gestionarlo desde RR.HH.

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