Ley del teletrabajo (Ley de Trabajo a Distancia): una guía completa

La nueva ley de teletrabajo entró en vigor el 11 de julio de 2021, Ley de Trabajo a Distancia, y regula las normas para la aplicación del teletrabajo en España. Define los términos “trabajo presencial”, “trabajo a distancia” y “teletrabajo”. 

También explica qué derechos tienen los teletrabajadores y las empresas, qué gastos deben contemplar las empresas y cuáles son las sanciones en caso de incumplimiento de esta ley.

La ley de teletrabajo no obliga ni a la empresa ni al trabajador a seguir esta modalidad de empleo. El trabajo a distancia es opcional y solamente tendrá lugar si las dos partes están de acuerdo. Si el empleado y la empresa optan por esta modalidad, es importante establecerlo por escrito. En caso contrario, puede que haya sanciones si el teletrabajo no está incluido en el contrato laboral.

Para saber si la nueva ley de teletrabajo te afecta, es importante saber qué forma de trabajo estás buscando en tu empresa. En la situación actual se diferencia entre tres tipos de trabajo: a distancia, el teletrabajo y el trabajo presencial.

El modelo de trabajo a distancia es aquel en el que las actividades laborales se llevan a cabo en el sitio elegido por el empleado, como, por ejemplo, su casa. Esto significa que el empleado es libre de elegir un lugar fuera de la oficina donde realizar sus tareas laborales. La empresa no tiene control directo sobre el lugar elegido.

El trabajo a distancia ofrece una serie de ventajas tanto para el empleado como para la empresa: 

• reducción de los costes en la oficina,

• acceso a una bolsa de trabajadores mayor,

• mayor flexibilidad,

• más autonomía,

• horarios flexibles en el modelo de smart working,

• menor estrés,

• mayor productividad,

• reducción del absentismo laboral,

• condiciones más competitivas y mejores candidatos.

En general, se habla de trabajo a distancia cuando el empleado trabaja a distancia durante un mínimo del 30 % de su jornada laboral en un periodo de referencia de tres meses.

Según la Ley de Trabajo a Distancia, se trata de teletrabajar siempre y cuando el empleado realice sus actividades laborales exclusivamente, o prevalentemente, mediante dispositivos informáticos y telemáticos. 

En otras palabras, se puede considerar el teletrabajo una subespecie de trabajo a distancia, siempre que incluya el uso de Internet y herramientas tecnológicas por parte del trabajador.

La empresa contratante deberá facilitar todas las herramientas tecnológicas necesarias para que el trabajador pueda ofrecer sus servicios fuera de la oficina de forma ocasional. Por consiguiente, a través de los sistemas informáticos, la empresa puede monitorizar y gestionar las actividades laborales del empleado, siempre que este haya sido previamente informado.

La modalidad de teletrabajo mantiene las ventajas del trabajo a distancia, tanto para el empleado como para el empleador. La mayor diferencia es que el teletrabajo solo se puede realizar mediante los medios informáticos facilitados por la empresa. En cambio, el trabajo a distancia no requiere necesariamente el uso de estos medios.

La incorporación del teletrabajo requiere cierta planificación y hay algunas consideraciones a tener en cuenta que ahondamos en el artículo sobre el remote-first.

El trabajo presencial se lleva a cabo en “el centro de trabajo o en el lugar determinado por la empresa”. El trabajador sigue un horario establecido por la empresa, y, en teoría, dedica el 100 % de su tiempo en las instalaciones empresariales al cumplimiento de sus tareas laborales.

El trabajo presencial conlleva un mayor coste para la empresa, ya que requiere oficinas físicas, gastos de transporte, papelería, etc.

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Los aspectos más importantes de la ley de teletrabajo incluyen los puntos que abordaremos a continuación.

Según el artículo 1 de la misma ley, la ley de teletrabajo afecta a todas las personas con relaciones de trabajo descritas en el artículo 1.1 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores. En este caso se refiere a todas las personas que ejercen sus actividades laborales regularmente a distancia. Es decir, la ley de teletrabajo tiene impacto en todos los empleados y las empresas que suelen hacer uso del trabajo a distancia.

De conformidad con el artículo 13 de la ley de teletrabajo, el empleado tiene derecho a un horario flexible. Sin embargo, dicho horario siempre tiene que estar pactado con la empresa contratante. La empresa deberá establecer los términos negociados con respecto al horario laboral y la disponibilidad del trabajador en el acuerdo de teletrabajo.

Además, según artículo 14 de la misma ley, el control de los horarios no solamente aplica al trabajo presencial, sino también es obligatorio en caso de teletrabajo. Todas las empresas deberán contar con un procedimiento adecuado para registrar la jornada laboral de sus empleados. Mientras las tarjetas magnéticas o los sistemas biométricos son opciones para el registro de trabajo presencial, el uso de aplicaciones o programas instalados en los dispositivos electrónicos pueden ser de utilidad en caso de teletrabajo.

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Según la ley de teletrabajo, la empresa es responsable de los medios y costes necesarios para poder realizar adecuadamente el teletrabajo. En general, la empresa deberá encargarse de los siguientes aspectos: 

• poner a disposición del trabajador el inventario necesario para poder desarrollar bien la actividad laboral (por ejemplo, ordenadores, monitores, portátiles y móviles, pero también muebles o herramientas como mesas, sillas, auriculares o ratones),

• costes iniciales y del mantenimiento del equipo,

• facilitar el equipo para establecer una conexión a Internet,

• parte correspondiente de los gastos mensuales de electricidad y de Internet.

Además, es recomendable firmar un contrato de cesión de materiales. En caso de la extinción del contrato, la empresa podrá solicitar la devolución de todo el material especificado en el inventario. 

La ley de teletrabajo no indica cuál es el porcentaje de los gastos mensuales que deberá sufragar la empresa. Sin embargo, según el artículo 12.2 de la misma, serán los colectivos y convenios de la empresa los que determinen la manera y la cuantía en la que se determinarán y compensarán estos gastos.

El empleado que trabaja a distancia tiene el derecho a desconectar fuera del horario laboral, esto es lo que se conoce como el derecho a la desconexión digital. Aunque tenga acceso a los dispositivos de trabajo fuera de dicho horario, es importante respetar las horas de trabajo. Solo de esta manera, el empleado puede disfrutar de su tiempo libre.

Para cumplir con la ley de teletrabajo y respetar el derecho a la desconexión digital y a la intimidad, la empresa debería cumplir los siguientes puntos:

• respetar los descansos,

• respetar la duración máxima de la jornada laboral durante los periodos de trabajo,

• evitar riesgos de fatiga informática por parte del trabajador,

• posibilitar un ámbito de trabajo equilibrado y positivo,

• no obligar al trabajador a instalar ningún software en sus dispositivos privados,

• no exigir la utilización de sus dispositivos privados para realizar las tareas laborales,

• limitar el uso que el trabajador hace de los dispositivos otorgados por la empresa, en su caso, para evitar, por ejemplo, el uso de estos para asuntos personales o de ocio.

La mejor manera de registrar la jornada laboral para cumplir con la ley de teletrabajo y facilitar el proceso a los empleados es el uso de un software de registro de jornada laboral. Con el software de Personio, los teletrabajadores pueden registrar la hora de entrada y de salida fácilmente a través de la aplicación web y móvil.

En relación con los derechos a la desconexión digital y a la intimidad, es importante que las empresas utilicen las medidas adecuadas para controlar o vigilar a sus trabajadores. 

Según el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y la ley de teletrabajo, la empresa puede tomar las medidas necesarias para asegurar el rendimiento de sus trabajadores, siempre teniendo en cuenta las capacidades de cada individuo.

Sin embargo, es imprescindible que las medidas tomadas siempre respeten los derechos fundamentales del trabajador, como el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. Las siguientes herramientas son aptas para controlar y supervisar a los teletrabajadores: 

• sistemas de control horario,

• softwares de monitoreo externo, 

• apps de gestión de proyectos,

• programas para evaluar el desempeño.

Todas las medidas para controlar o vigilar a los teletrabajadores deben quedar por escrito en el acuerdo de trabajo a distancia. Esto significa que el trabajador tiene que ser consciente de qué herramientas de control de productividad se podrían estar usando.

La ley de teletrabajo regula tanto los derechos como las obligaciones de la empresa y del teletrabajador. 

Aparte de los aspectos ya elaborados, la normativa incluye los siguientes puntos a los que tienen derecho todos los empleados que trabajan a distancia:

• garantía de seguridad y salud en el puesto de trabajo a distancia,

• evaluación y prevención de riesgos laborales,

• reversibilidad del acuerdo de teletrabajo según los términos negociados o concertados en el acuerdo de teletrabajo,

• garantía salarial, el empleador no podrá reducir el salario del trabajador por el hecho de trabajar en remoto,

• respetar el horario laboral anterior al teletrabajo,

• derecho a promociones profesionales,

• en caso de una mala experiencia tras el cambio al trabajo a distancia, la empresa no podrá terminar la relación laboral con el trabajador ni cambiar las condiciones de su contrato.

En cambio, el teletrabajador debe cumplir las siguientes obligaciones: 

• tomar medidas de prevención de riesgos laborales,

• velar por su propia seguridad,

• utilizar correctamente las herramientas facilitadas por la empresa,

• desarrollar sus tareas laborales.

En general, en cuanto a los derechos y obligaciones, no debe haber ninguna diferencia entre trabajo presencial y trabajo remoto. Por lo tanto, trabajar a distancia no debe perjudicar ni beneficiar al trabajador.

Descarga: Guía para la incorporación en remoto

En esta guía encontrarás información sobre cómo garantizar un buen comienzo incluso desde la distancia.

• Antes de la incorporación

• El primer día

• La primera semana

• Después de la primera semana

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Desde el 1 de octubre de 2021, se aplican todas las sanciones establecidas en la ley de teletrabajo. En caso de inspección y descubrimiento de irregularidades, la empresa afectada deberá atenerse a las posibles sanciones.

Según la normativa en vigor, las sanciones se dividen en tres categorías con distintas cuantías a pagar, dependiendo de la irregularidad cometida:

Estas sanciones están vinculadas al contrato de teletrabajo. Por este motivo, si tus empleados realizan sus actividades laborales a distancia, es obligatorio regular las condiciones por escrito en un acuerdo. Este acuerdo puede formar parte del contrato de trabajo inicial o puede ser establecido posteriormente. Para evitar multas, el acuerdo debería contener, como mínimo, los siguientes aspectos:

• inventario de los medios, dispositivos y herramientas para la realización correcta del trabajo a distancia;

• horario laboral;

• reglas con respecto a la disponibilidad;

• porcentaje de trabajo remoto y trabajo presencial;

• lugar desde donde se llevará a cabo el trabajo a distancia elegido por el teletrabajador,

• oficina de trabajo de la empresa contratante o lugar desde donde se desempeñará el trabajo presencial, en su caso;

• herramientas necesarias para trabajar en remoto;

• gastos posibles por parte del trabajador y forma de compensación de los mismos,

• medios para evaluar el rendimiento del trabajador;

• procedimiento establecido en caso de dificultades técnicas;

• medios para registrar la jornada laboral;

• instrucciones legales en materia de la protección de datos;

• términos particulares del derecho a desconexión y a la intimidad;

• duración del contrato;

• duración del plazo de preaviso en caso de reversibilidad.

Tanto la empresa como el teletrabajador deben firmar el documento para que tenga vigencia. 

Personio mejora el teletrabajo con varias funcionalidades. Su software permite el registro de la jornada de forma remota y automática. De esta manera, la empresa lleva una gestión más efectiva del tiempo de trabajo, horas extras o ausencias, entre otros. Todas estas cuestiones se incorporan de forma automática a la nómina, agilizando los cálculos y pagos de nómina a los teletrabajadores.

Permite identificar empleados con más o menos volumen de teletrabajo, para establecer análisis que determinen ausencias, productividad, promociones, participación en formaciones u otros indicadores. Se obtienen así estadísticas específicas para este tipo de empleados. Esto ayudaría a identificar a profesionales que tienen una mejor o peor relación con esta modalidad. 

El hecho de contar con toda la documentación de los empleados en una única plataforma, accesible desde cualquier lugar, también permite desarrollar mejores modelos de trabajo híbridos. Firma electrónica o procesos de onboarding digitalizados favorecen también una rápida incorporación de los empleados que teletrabajan.

Por último, sus funciones para asegurar evaluaciones de desempeño de calidad en la empresa son perfectamente aplicables a empleados en teletrabajo. Esto asegura que estas evaluaciones se realicen de forma periódica y exhaustiva, independientemente del lugar desde el que se trabaja. Esto es algo vital para un Departamento de RR. HH., dado el enorme valor de la información que se obtiene en este tipo de procesos.

La nueva ley de teletrabajo se encuentra vigente desde el 11 de julio de 2021, y proviene del proyecto de ley del Real Decreto-Ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia.

Hay que desarrollar las actividades laborales regularmente a distancia para poder hablar de teletrabajo. En concreto, un trabajador está teletrabajando siempre y cuando realice por lo menos un 30 % de su jornada laboral a distancia en un periodo de referencia de tres meses y use fundamentalmente medios telemáticos.

El teletrabajo no es obligatorio. El artículo 5 de la ley establece que el teletrabajo será voluntario para la persona trabajadora y para la empleadora. Es decir, que se fijará bajo acuerdo de ambas partes.