People Analytics: Big data al servicio de los recursos humanos

Las People Analytics son una rama de la Business Intelligence (‘Inteligencia de negocios’, BI por sus siglas en inglés). De manera muy simplificada, podemos decir que usan el análisis de datos para orientar y mejorar las decisiones dentro de una empresa, particularmente en el Área de Recursos Humanos. Para ello recurren al big data, la disciplina informática especializada en el análisis de enormes masas de datos. 

Es importante aclarar que no basta con medir los procesos y acumular métricas y datos. Las People Analytics no terminan en la medición; al contrario, ese es el momento en el que empiezan. En realidad, el valor está en hacer las preguntas adecuadas para convertir esos datos en información valiosa. 

En resumen, las People Analytics consisten en usar big data para mejorar la toma de decisiones, en la empresa en general, pero en particular en el Área de Recursos Humanos. Esto implica, por un lado, idear métodos eficaces de recolección de datos, y por el otro desarrollar estrategias productivas de análisis. De esta forma, las decisiones dejan de estar basadas únicamente suposiciones e intuiciones —fundadas o no— y pasan a estar respaldadas por evidencia.

Las People Analytics, como casi cualquier proceso de mejoramiento, son flexibles y adaptables. Su intención es, por supuesto, mejorar la toma de decisiones; pero existen muchos tipos de decisiones dentro de una empresa, y un directivo puede concentrarse en perfeccionar unas u otras. 

¿Qué significa esto? Básicamente, que la recopilación de datos estará siempre condicionada por el objetivo que se quiera alcanzar. No es lo mismo tratar de potenciar el desarrollo de los empleados, con formaciones y capacitaciones, que querer detectar puntos ineficientes en el proceso productivo. Las People Analytics se adaptan a este tipo de objetivos, permiten obtener muchos KPI distintos para RR. HH. y otras áreas, y todo tipo de información valiosa. 

Sin embargo, más allá de esta variabilidad, podemos hacer un breve paneo de todas las áreas en las que las People Analytics pueden ayudar a mejorar a una empresa:

• Productividad y eficiencia. Midiendo y analizando los datos, las People Analytics nos permiten saber cómo los trabajadores distribuyen su tiempo (por ejemplo, calculando el FTE o el factor Bradford), detectando así cuellos de botella y espacios de mejora. Pueden, además, identificar a los empleados especialmente productivos en cada sector, para después copiar sus soluciones y aplicarlas como metodología general.

• Motivación, satisfacción y cultura. Las People Analytics también pueden usarse para estudiar el grado de compromiso de los empleados con la empresa. Quizás una compañía tiene una tasa de rotación muy alta, que atenta contra sus intereses, y quiere cambiar esa tendencia. ¿Por qué los empleados renuncian después de solo dos años? Las People Analytics pueden identificar el problema y brindar información para solucionarlo.

• Capacidades, competencias y aprendizajes. ¿Aprovechamos bien el talento que tenemos? ¿Cómo podemos conseguir el talento que nos falta? ¿Es posible mejorar nuestro sistema de selección de personal? ¿De qué manera podemos desarrollar competencias dentro de nuestra propia organización? Las People Analytics se encargan de brindar un punto de apoyo, basado en datos, para responder a esas preguntas. 

• Programas e iniciativas. Otro elemento clave de las People Analytics es el análisis de impacto de las políticas de Recursos Humanos. De esta forma, es posible estudiar en tiempo real los resultados de nuevos programas o iniciativas.

• Compensaciones, beneficios y retornos. Las People Analytics permiten hacer un seguimiento minucioso de la nómina de la empresa, cosa que facilita determinar su composición, su competitividad y sus espacios de mejora, y permite a la vez predecir sus costes en el mediano y largo plazo.

Medir el trabajo de forma inteligente es una parte fundamental de las People Analytics. Por supuesto, el tipo de medición dependerá del tipo de trabajo: el sector de ventas tiene procesos distintos que el de producción, por lo que se lo evaluará de forma distinta. En este sentido, hay varias fuentes de las que se pueden obtener datos:

• Programas informáticos. Muchas empresas canalizan su trabajo a través de ciertos programas informáticos específicos. Con People Analytics, es posible analizar de qué forma se los utiliza, por cuánto tiempo y qué resultados se obtienen con este uso. 

• Navegadores. El historial de navegación de los empleados es una fuente de información muy valiosa. ¿Cuáles son las páginas web más visitadas por los empleados? ¿Cuánto tiempo pasan en cada una de ellas? ¿En qué horarios se utilizan más? Estos datos pueden servir para tener una visión más clara del proceso de trabajo, cosa que permitiría tomar decisiones orientadas a aumentar la eficiencia. 

• Sistemas de comunicación. Muchos empleados pasan gran parte de su tiempo en distintos servicios de mensajería, incluso cuando esta no es su función primaria. ¿Cómo circula la información dentro de la empresa? ¿De qué forma esta circulación puede hacerse más eficiente? Las People Analytics sirven para responder este tipo de preguntas. 

• Bases de datos internas. El Área de recursos humanos suele recopilar información de sus empleados, como sus competencias, sus salarios, su facturación, su edad o su género. Incluso algunas empresas centralizan digitalmente sus procesos internos de formación y capacitación. Algo parecido ocurre, por ejemplo, en el Área de Finanzas. Analizar estos datos de forma inteligente permite detectar áreas de mejora de manera rápida y sencilla. 

• Encuestas.  De ser necesario, las People Analytics recurren a encuestas de satisfacción, de clima laboral, bienestar o similares. De esta forma, se puede estudiar a fondo el estado de la cultura corporativa.

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Las People Analytics pueden traer ventajas en muchas áreas, desde la comunicación interna hasta la gestión de personal. Algunos de estos beneficios son:

• Basa la toma de decisiones en datos reales, y no en suposiciones o intuiciones. 

• Mide el impacto de las nuevas políticas e iniciativas.

• Detecta cuellos de botella, puntos de baja eficiencia y ratos muertos en el proceso productivo.

• Evalúa la satisfacción y el bienestar de los empleados y favorece la retención del talento. 

• Facilita los procesos de capacitación, aprendizaje y desarrollo. 

• Identifica los costos innecesarios. 

• Brinda información sobre las áreas de mejora.

Como ya hemos dicho, los métodos de People Analytics varían de acuerdo a los objetivos elegidos. Un empresario puede usar esta herramienta para observar el estado de situación de su compañía, y otro puede estar más interesado en saber cómo se verá en el futuro; un tercero puede preferir focalizarse en los espacios de mejora y en la toma de decisiones pensando en el mediano plazo. 

Por supuesto, un buen proceso de People Analytics brinda información en todos estos sentidos, pero el lugar del foco afecta la metodología de trabajo, y por lo tanto también los resultados. En función a esto, se pueden identificar tres modelos de People Analytics: descriptivos, predictivos y prescriptivos. 

Los modelos descriptivos de People Analytics son una instantánea de una empresa. Se concentran en mostrar qué sucede, pero no explican por qué sucede (ni pretenden predecir qué va a suceder en el futuro). Es el tipo de análisis más básico, una especie de estado de situación. Sirve para obtener información valiosa, como el perfil demográfico de los empleados o la tasa de rotación, que después se aprovechará a la hora de pensar programas de mejora.

Los modelos predictivos no solo describen lo que hay, sino que además intentan detectar patrones y tendencias dentro de la empresa para después proyectarlos a futuro. En algún punto, si los modelos descriptivos son fotografías, los predictivos son películas: piensan en términos dinámicos e incluyen en su perspectiva las ideas del cambio y del movimiento. De esta forma, es posible hacer predicciones fundadas, que ayudan a trabajar proactivamente sobre las necesidades de la organización. 

Hay veces en que no alcanza con saber cómo será el futuro. En algunos casos, lo interesante es preguntar qué podemos hacer para transformarlo. Un modelo prescriptivo apunta a informar las decisiones presentes de manera que impacten beneficiosamente en el futuro. Las empresas operan de esta forma todo el tiempo: si prevén un aumento en la demanda, por ejemplo, es lógico que empiecen a aumentar sus capacidades antes de que este ocurra, cosa de aprovecharlo lo mejor posible. 

El mundo de la Business Intelligence es nuevo y estimulante. Sin embargo, tanta novedad a veces puede ser confusa, por lo que siempre es conveniente definir un par de conceptos clave. 

Las HR Analytics y las People Analytics tienen muchos aspectos en común, al punto que es frecuente usarlas como sinónimos. Sin embargo, no son exactamente lo mismo. Las HR Analytics consisten en el uso de big data específicamente para las funciones del Área de Recursos Humanos, como el reclutamiento, mientras que las People Analytics pueden tratar temas más amplios, como la productividad o el desempeño.

En los últimos años, la capacidad de recolectar y almacenar información ha crecido enormemente: hoy un teléfono cualquiera tiene miles de veces más memoria que la computadora de a bordo del Apollo 11. En paralelo a esta capacidad, también ha surgido una disciplina llamada big data, especializada en procesar y analizar enormes masas de datos, para obtener información nueva y no evidente a primera vista. Las People Analytics aplican los fundamentos de esta disciplina al ámbito empresarial. 

La diferencia entre People Analytics y Workforce Analytics se basa en una sutileza: en muchos casos, las personas que trabajan para una empresa no coinciden totalmente con sus empleados; también hay asesores, consultores, freelancers y un largo etcétera. Las Workforce Analytics incluyen en su análisis a todo ese conjunto de personas que generan valor para la empresa, pero que no forman parte permanente de su estructura. 

Por la misma naturaleza de las People Analytics, esta pregunta tiene una respuesta contundente: sí, es recomendable. De hecho, es imposible manejar datos en este volumen sin un software informático. La tecnología y las People Analytics van siempre de la mano. 

Las People Analytics, como cualquier proceso de mejora, empiezan planteando preguntas y objetivos (¿Qué queremos saber? ¿Qué queremos lograr?). A partir de allí, se diseña la estrategia de recolección de datos, es decir, se piensa cómo responder con métricas concretas a esas preguntas. Una vez obtenidos, se los analiza para llegar a conclusiones fundadas. 

Un especialista en HR Analytics es una persona con conocimientos de informática, de gestión y de comunicación. Su tarea consiste en tender un puente entre estas tres áreas. Eso significa que, por un lado, tiene que entender los procesos y necesidades de la empresa; por el otro, tiene que ser capaz de recolectar y analizar datos sobre esos procesos; y finalmente, debe saber comunicar sus hallazgos de forma clara y comprensible, aportando valor al negocio.