KPIs de Recursos Humanos clave

Los KPI o key performance indicators, conocidos en español como indicadores claves de rendimiento, son una serie de unidades de medida que las empresas utilizan para evaluar y conocer los resultados de diferentes procesos, tareas o actividades de la organización y de sus diferentes departamentos, en relación con unos objetivos propuestos inicialmente.

Mientras que el concepto de indicador clave de rendimiento a menudo se ha utilizado para hablar de las ventas de las empresas, con los años otros departamentos han empezado a utilizar KPIs para conocer con más detalle su funcionamiento y poder tomar decisiones más informadas.

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Los KPIs de Recursos Humanos proporcionan a este departamento datos muy relevantes acerca de diferentes procesos, tareas y aspectos relacionados con la gestión de personas en la empresa. También permiten medir aspectos que juegan un papel indispensable en el rendimiento y en el bienestar y la satisfacción de los trabajadores. Algunos ejemplos de KPIs en Recursos Humanos son la motivación laboral, la productividad de los trabajadores, la rotación de personal o el absentismo laboral.

Establecer y utilizar KPIs de Recursos Humanos debería ser una pieza fundamental de la estrategia de esta área en una empresa, puesto que estos indicadores permiten a los profesionales de este departamento evaluar las diferentes decisiones que toman y las acciones que llevan a cabo.

De manera más específica, estos son los principales beneficios de estos indicadores:

• Cumplimiento de objetivos: permiten al departamento de RR. HH. obtener información detallada acerca del logro o del incumplimiento de los objetivos que la empresa ha establecido. 

• Datos en tiempo real: los KPI de recursos humanos proporcionan datos concretos sobre la situación de la empresa en cada momento en relación con los objetivos marcados y permiten hacer un análisis objetivo. 

• Mejora de la toma de decisiones: la información obtenida permite tomar decisiones más informadas, conocer los puntos fuertes del departamento y la empresa e identificar aquellos aspectos que se pueden mejorar.

• Mejora de la estrategia: permiten identificar aquellos aspectos que no están funcionando para poder aplicar los cambios necesarios en cuanto a los objetivos o métodos de trabajo y, en definitiva, reconducir la estrategia actual.

• Rendimiento de la organización: la empresa puede obtener información sobre el desempeño de los empleados e identificar a los empleados que tienen un alto rendimiento laboral o potencial. De igual modo, contribuyen a mejorar los resultados del área de RR. HH., así como de la empresa en su conjunto.

• Aumentar la motivación: gracias a los KPIs de Recursos Humanos es posible saber si los miembros del equipo se sienten motivados y satisfechos con su trabajo y, en caso contrario, aplicar medidas para corregir esta situación. 

• Comunicación más transparente: el departamento y la empresa pueden comunicar a los demás equipos y trabajadores información, datos y resultados más precisos y de manera más transparente, en base a los KPIs elegidos. 

Para poder aprovechar al máximo todos los beneficios que ofrecen los KPI de Recursos Humanos, estos deben tener unas características concretas. Es muy recomendable que sigan la misma metodología que los objetivos SMART: un acrónimo en inglés que hace referencia a las siguientes características:

Un KPI de Recursos Humanos debe ser específico, lo cual significa que debe hacer referencia o estar asociado a un objetivo, acción o tarea determinados. Un ejemplo sería reducir la tasa de rotación de personal en un porcentaje específico.

En segundo lugar, un KPI eficaz debe ser medible. En caso contrario, las personas encargadas de analizar estos indicadores no podrían obtener la información necesaria para interpretar los resultados y diseñar e implementar las estrategias necesarias para conseguir los objetivos.

Los KPIs de Recursos Humanos también deben ser alcanzables y realistas. Esto significa que en el momento de definir los objetivos y establecer los indicadores que se utilizarán para medirlos, se deben tener en cuenta las características, las capacidades y las condiciones de la organización. Por lo tanto, establecer objetivos alcanzables es realmente importante para mantenerse motivado y poder cumplirlos.

Un KPI de Recursos Humanos debe ser relevante, lo cual significa que la información obtenida ha de ser útil para el departamento y la empresa y ofrecer datos de valor que impulsen el desarrollo de la organización.

Finalmente, la última letra del acrónimo hace referencia al tiempo asociado a un objetivo o a un KPI. Los diferentes indicadores claves deben tener asociada una fecha límite. Además, también es importante revisar los KPIs de Recursos Humanos y medir el rendimiento con periodicidad. Esto permitirá conocer cuáles son los aspectos que funcionan y cuáles podrían mejorarse o requieren cambios.

La elección de los diferentes KPIs de Recursos Humanos varía en función de los objetivos y características de cada organización. Sin embargo, existen una serie de KPIs que son los más utilizados por las empresas. 

A continuación detallamos en qué consiste cada uno de ellos, en función de las categorías de productividad y satisfacción laboral, reclutamiento y presencia y rotación:

La productividad laboral es un indicador clave cuando se busca analizar cómo la plantilla en su conjunto y los equipos en particular cumplen con los objetivos marcados. Este KPI está estrechamente ligado a la satisfacción laboral, ya que cuando esta es alta, tiene un impacto positivo en el rendimiento de los empleados. 

El eNPS o Employee Net Promoter Score, en inglés, es una métrica que mide la satisfacción de los trabajadores y el grado en el que recomendarían su empresa como un buen lugar para trabajar. Este indicador depende de muchos factores diferentes, como las condiciones de trabajo de la empresa o el clima laboral, entre otros. 

Conocer el nivel de satisfacción de los trabajadores permite detectar posibles problemas o conflictos, implementar mejoras que beneficien tanto a la organización como a los miembros del equipo y optimizar la gestión del talento. Se mide restando el número de promotores de la empresa al número de detractores y dividiendo el resultado por el total de empleados. Para obtener un porcentaje hay que multiplicar la cifra resultante por 100.  

eNPS = Promotores – Detractores / Número total de trabajadores  x 100

Está claro que la productividad laboral es fundamental para el crecimiento de las empresas, y medir el rendimiento de los trabajadores puede proporcionar información muy relevante. Existen diferentes indicadores que pueden emplearse para medir la productividad, pero la evaluación del desempeño es especialmente recomendable. 

También es posible elegir una medida concreta que sea relevante para la empresa y dividirla entre los recursos utilizados. Así, la fórmula que se emplea es la siguiente: 

Productividad laboral = Bienes o servicios producidos / Recursos utilizados

Otra de las áreas de recursos humanos que se ven muy beneficiadas del uso de KPIs es la de contratación de empleados. En este sentido, es útil analizar aspectos como el tiempo medio de contratación, el coste que supone para la empresa o la tasa de conversión.

El tiempo medio de contratación hace referencia al periodo que la empresa necesita para contratar a un nuevo trabajador. Resulta una métrica clave en los procesos de selección, ya que permitirá optimizarlos y ser más ágil en ellos. La fórmula para averiguarlo es la siguiente: 

Tiempo medio de contratación = nº total de días utilizados en X procesos de selección / nº de procesos de selección que se han realizado.

Este KPI de recursos humanos analiza los recursos económicos y humanos a nivel interno como externo en función de las contrataciones que se han realizado. De esta forma se mide si el proceso que se ha seguido es efectivo o si se tienen que añadir o reducir los recursos empleados. Se calcula de la siguiente forma:

Coste de contratación = (costes internos + costes externos) / Número de contrataciones realizadas en un periodo determinado

La tasa de conversión permite analizar la eficacia de los procesos de selección en función del número de candidatos que se seleccionan del total de personas que se presentaron a una oferta de trabajo. La fórmula es la siguiente:

Tasa de conversión de la contratación = (número de candidatos seleccionados / número total de candidatos) x 100.

Tanto la asistencia de los empleados como los niveles de rotación proporcionan información muy valiosa sobre la estrategia de la empresa y el clima laboral de la empresa. 

La tasa de rotación está relacionada con la media de tiempo que los empleados permanecen en la empresa. Una tasa muy elevada puede suponer un aumento de costes para la empresa o la pérdida de talento. 

También puede ser indicador de un mal clima laboral o unas malas condiciones de trabajo, por lo que es importante que las empresas analicen la posible causa de los resultados obtenidos mediante este indicador clave de rendimiento. Para medirla de forma efectiva te recomendamos leer  este artículo sobre las causas de la rotación y cómo calcularla. 

La tasa de absentismo laboral proporciona información sobre las ausencias de los trabajadores, las cuales pueden ser justificadas o injustificadas, y pueden deberse a varios motivos. Los datos obtenidos mediante este KPI pueden ayudar a identificar posibles problemas en el funcionamiento de la empresa y a implementar las medidas y soluciones adecuadas. Se calcula de la siguiente manera:

Tasa de absentismo laboral: ((Nº de horas perdidas x Ausencias no retribuidas) / Nº total de horas de trabajo disponibles) x 100 

Otro indicador clave es cuánto tiempo se quedan los empleados de media en la empresa. Además de ser útil para realizar mejoras, ayuda a anticiparse a posibles salidas y adaptarse más rápidamente. 

Tiempo medio de permanencia en la empresa= (nº total de días que los empleados trabajan en la empresa x el total de empleados) / nº de empleados de la muestra elegida. 

Para agilizar el proceso de elegir y analizar los principales KPIs de Recursos Humanos, hemos creado una plantilla Excel con la que podrás comenzar a evaluar y medir distintos indicadores en tu empresa.

Puedes descargar la plantilla haciendo clic en la siguiente imagen. Recibirás un correo con el archivo Excel que te recomendamos utilizar en su versión de escritorio.

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Para establecer los KPI de Recursos Humanos más adecuados en cada caso es imprescindible, en primer lugar, definir los objetivos correctamente, y siempre previamente al indicador clave de rendimiento. Saber qué es lo que quiere conseguir el departamento o la empresa en cuestión permitirá establecer el mejor indicador para medir el progreso de este objetivo.

Una vez establecidas las metas, será posible identificar el indicador más relevante para medir estos objetivos. Por ejemplo, una empresa que tiene como objetivo reducir la rotación de personal para retener talento empleará un KPI de Recursos Humanos muy diferente a los de otra empresa que quiere aumentar la productividad de los trabajadores.

Cabe recordar que es necesario analizar la información obtenida para identificar qué aspectos deben mejorarse e implementar medidas y cambios que ayuden a la empresa a seguir creciendo. Además, también es esencial medir los datos con cierta periodicidad, para poder conocer la evolución de la empresa y de sus objetivos.

Existen varias herramientas que los departamentos de Recursos Humanos pueden emplear para medir sus KPIs, pero estas son algunas de las más habituales:

• Plantillas de Excel con fórmulas, para calcular diferentes tipos de datos.

• Encuestas y formularios a los empleados como por ejemplo los que se utilizan durante los procesos de evaluación por competencias

• Softwares específicos de análisis de KPIs que permiten realizar una gestión integral del área de RR. HH. 

Utilizar un software de Recursos Humanos es una opción con la que las empresas pueden ahorrar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo a la hora de medir y analizar los KPIs más relevantes. 

La principal ventaja de este tipo de herramientas es que cuentan con un software de informes y análisis capaz de integrar multitud de datos y generar reportes de manera automática y en cuestión de segundos. 

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Además, un software de Recursos Humanos ayuda a automatizar los principales procesos de esta área como son el registro de las horas de trabajo, la gestión de ausencias o las evaluaciones de desempeño, entre otros aspectos. Todo ello genera una ingente cantidad de información que es necesario analizar y procesar de forma ágil para ganar en competitividad. 

En Personio contamos con estas y otras soluciones con las que podrás optimizar el análisis de los KPIs de Recursos Humanos principales para que tu departamento sea aún más eficiente y lograr los objetivos. Para ver estas funcionalidades puedes reservar una demo con nuestro equipo o probarlas gratuitamente durante 14 días.

Resolvemos las dudas más frecuentes en torno a los KPIs de Recursos Humanos:

Los conceptos de KPI y métrica a menudo se confunden, pero existen ciertas diferencias entre ellos. Las métricas no siempre tienen unos plazos de tiempo y unos objetivos asociados, mientras que los indicadores claves de rendimiento están relacionados con objetivos y plazos específicos. Por lo tanto, una métrica proporciona información concreta y objetiva que permite realizar un seguimiento de algún proceso o acción, mientras que un KPI ayuda a las empresas a conocer si el proceso que están siguiendo les permitirá alcanzar el objetivo propuesto.

Para elegir los KPIs más adecuados, es necesario establecer, en primer lugar, los objetivos de la empresa y del departamento. Es muy recomendable que tanto los objetivos como los KPIs de Recursos Humanos establecidos sigan la metodología SMART: deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y tener una fecha límite asociada.

En general, suelen ser los directores de Recursos Humanos quienes se encargan de definir los objetivos del departamento, que deben estar alineados con los de la organización, y de definir los KPIs adecuados para medirlos.