Guía People Analytics: ¿Qué es y cómo usar los datos de RR. HH.?

People Analytics es una estrategia que se centra en el uso de los datos para mejorar la toma de decisiones en el área de Recursos Humanos. A través de herramientas de big data y análisis estadístico, permite entender mejor los procesos relacionados con los empleados en múltiples áreas como la contratación, la retención de talento o su desarrollo. 

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Comprender qué es People Analytics, implica saber que más allá de recopilar métricas y KPIs de Recursos Humanos., su verdadero valor está en saber qué preguntas hacer y cómo interpretar los datos para convertirlos en información útil. Esto hace que las decisiones no estén únicamente enfocadas en intuiciones, sino en evidencias concretas y que se puedan crear estrategias más efectivas en la gestión del talento.

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People Analytics no mide siempre lo mismo: depende de qué se quiere mejorar. Si una empresa busca reducir la rotación, optimizar costes o mejorar su sistema de selección de personal, necesitará recopilar y analizar datos distintos. Lo importante es partir siempre de un objetivo claro para traducirlo en métricas útiles.

Según eso, y ahora que ya sabemos qué es People Analytics, podemos identificar varias áreas clave de Recursos Humanos en las que People Analytics aporta información valiosa:

Analizar la productividad laboral significa entender cómo los trabajadores distribuyen su tiempo, observar si hay sobrecargas de trabajo o ineficiencias y adoptar medidas para solucionar posibles problemas.

Hay algunos indicadores relevantes como el FTE, el Bradford factor o la fórmula del rendimiento laboral que ayudan a identificar espacios de mejora y replicar buenas prácticas de los equipos que tienen un mejor desempeño y son más eficaces.

People Analytics también permite estudiar el grado de compromiso de los empleados, saber si están desmotivados y cuál es su grado de satisfacción. Además, ayuda a fortalecer la cultura organizacional para alinear los valores y el comportamiento del equipo, contribuyendo a reducir la rotación de personal.

Cuando se trabaja con personas, es fundamental saber si los empleados cuentan con la formación necesaria para realizar un buen trabajo, qué habilidades, tanto soft skills como hard skills, tienen o necesitan y qué competencias pueden adquirir.

En este punto, People Analytics es un aliado clave a la hora de identificar qué formaciones puede llevar a cabo la empresa o puede poner a disposición de los empleados y contribuir a su desarrollo profesional y personal. 

People Analytics también evalúa la efectividad del proceso de contratación con parámetros como el tiempo medio de contratación, el coste por vacante, la calidad de las fuentes o la tasa de aceptación. Todos estos datos facilitan la mejora de la eficiencia del reclutamiento, y el candidato journey.

Gracias a la analítica de datos en Recursos Humanos es posible evaluar el impacto real de nuevas políticas o proyectos relacionados con la gestión de personas. En este sentido y gracias a People Analytics, es posible ver qué aspectos se han logrado, cuáles se pueden mejorar y cómo enfocar la estrategia para lograr los objetivos iniciales. 

People Analytics facilita el seguimiento de los procesos de remuneración y compensación, los beneficios sociales y la gestión de nóminas. Así, se pueden tomar mejores decisiones en cuanto a subidas salariales, revisiones periódicas o promociones internas dentro de la empresa. 

Si quieres mejorar tu estrategia de People Analytics, hemos creado estos dos recursos clave que te ayudarán a impulsar el crecimiento de tu empresa y a analizar mejor los datos de RR. HH.: 

• Guía de People Analytics: tendencias e IA para empresas en crecimiento En este eBook gratuito encontrarás una visión práctica y actualizada sobre las últimas tendencias en People Analytics, el impacto de la IA para el análisis de datos y las herramientas que puedes implementar para mejorar tu estrategia y tomar decisiones informadas. 

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• Plantilla de KPIs: cuadro de mando de RR. HH. También hemos preparado una plantilla editable con la que podrás analizar diferentes KPIs de RR. HH. relacionados con la contratación, la rotación de personal, la retención, etc. Además, podrás filtrar por departamentos, ubicaciones, cargo, etc. 

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Ambos recursos están pensados para facilitarte el día a día de RR. HH. Si además quieres conocer otras herramientas de People Analytics que puedes implementar en tu estrategia a continuación profundizamos en algunas de las más habituales.

Medir el trabajo de forma eficiente es clave en cualquier estrategia de People Analytics. Dependiendo del tipo de empresa y del área que se evalúe, las herramientas que se utilizan pueden variar. 

Esto también cambia según el tipo de organización: mientras que organizaciones más pequeñas suelen utilizar hojas de cálculo o similares, aquellas de más envergadura, como las medianas o grandes, recurren por lo general a softwares y plataformas avanzadas. 

Hacemos un repaso por las herramientas de People Analitics más frecuentes: 

Muchas empresas gestionan su operativa diaria a través de una plataforma dedicada en exclusiva a la analítica de datos como es un People Analytics software. Gracias a estas soluciones, es posible analizar una ingente cantidad de información relacionada con la plantilla, generar gráficos de forma automática y crear reportes de forma ágil. 

Existen muchas herramientas en el mercado, desde herramientas especializadas hasta sistemas integrales para la gestión de RR. HH. como Personio. Si quieres analizar algunas de las más robustas, puedes echar un vistazo a esta comparativa de software de People Analytics en la que verás desglosadas las distintas opciones que ofrece cada una.

En organizaciones más pequeñas o en etapas iniciales de digitalización, muchas veces se utilizan hojas de cálculo, por lo general a través de Excel, para registrar métricas clave de desempeño, absentismo laboral o rotación. 

Aunque se trata de una solución útil, estas herramientas requieren más trabajo manual y carecen de determinadas funciones de People Analytics que entorpecen la elaboración de reportes y la toma de decisiones.

El departamento de RR. HH. suele almacenar un elevado volumen de información sobre habilidades, salarios, antigüedad, formación, etc. Estas bases de datos de RR. HH. permiten analizar diferentes parámetros y detectar patrones, anticipar necesidades futuras y llevar a cabo planes de acción en base a los resultados. 

Una de las fuentes más habituales para obtener información sobre la satisfacción, el bienestar de los empleados y su opinión es a través de las encuestas. En People Analytics es muy común utilizar encuestas de satisfacción o encuestas de clima laboral para estudiar a fondo el estado de la cultura corporativa y tomar decisiones para fortalecerla.

Un asistente de IA es una herramienta a través de la que se pueden hacer consultas rápidas y obtener respuestas basadas en los datos almacenados dentro del sistema. En cuestión de segundos, la plataforma es capaz de ofrecer datos precisos, generar gráficas y recopilar información clave. 

Es el caso de por ejemplo el asistente de IA de Personio que las empresas pueden utilizar como fuente para identificar tendencias, resolver dudas y acceder a insights clave sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.

Como hemos visto a lo largo del artículo, la estrategia de People Analytics da la posibilidad de mejorar la toma de acciones y de obtener información fiable y alineada con los objetivos del negocio. 

Gracias al análisis de los datos, las empresas pueden dejar atrás la intuición como único criterio de gestión y avanzar hacia una estrategia basada en evidencias. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también optimiza la experiencia del empleado (o employee experience) y fortalece la cultura organizacional. 

Por eso, People Analytics puede mejorar diferentes áreas: desde la comunicación interna hasta la gestión de personal. Algunos de sus beneficios son:

• Basar la toma de decisiones en datos reales, y no en suposiciones o intuiciones.

• Medir el impacto de las nuevas políticas e iniciativas.

• Detectar cuellos de botella, puntos de baja eficiencia e identificar áreas de mejora en el proceso productivo.

• Evaluar la satisfacción, el bienestar laboral y favorecer la retención del talento.

• Facilitar los procesos de capacitación, aprendizaje y desarrollo.

• Identificar costes innecesarios y aplicar mejoras.

• Apoyar el análisis de los puestos de trabajo y planificar las necesidades de personal.

Las empresas en crecimiento, especialmente las medianas y grandes, pueden obtener grandes ventajas al profesionalizar su estrategia de People Analytics. 

No es necesario implementar un sistema complejo desde el primer día: basta con seguir algunos pasos clave para avanzar con solidez y convertir los datos en decisiones útiles. Estos son algunos de los pasos que puedes seguir para hacer aún más eficiente tu estrategia de People Analytics. 

• Evalúa tu situación actual y detecta los cuellos de botella.

• Define objetivos claros y alineados con el negocio.

• Automatiza primero los procesos más repetitivos.

• Involucra a los managers y a la dirección desde el principio.

• Establece KPIs concretos y revisa resultados periódicamente.

• Invierte en formación para tu equipo en analítica y nuevas tecnologías.

Contar con un software para analizar datos facilita enormemente este proceso, ya que te permite recopilar datos de forma automática, generar informes en tiempo real y visualizar resultados en gráficos claros. 

Así, tu equipo podrá centrarse en el análisis estratégico y no en tareas operativas, acelerando la toma de decisiones basada en evidencias.

Algunas de las preguntas que más se repiten en torno a esta estrategia son: “People Analytics: ¿qué es? ¿Para qué sirve? ¿Qué tipos de análisis incluye? ¿Qué hace un People Analytics? o ¿Cuáles son sus habilidades? 

A lo largo del artículo hemos visto algunas de estas cuestiones, pero vamos a explorar algunas otras que, con frecuencia surgen sobre todo cuando se busca mejorar el análisis de los datos en RR. HH.: 

Los tres tipos más comunes de análisis en People Analytics son el análisis descriptivo, el predictivo y el prescriptivo. Estas son sus principales características:

• Análisis descriptivo: muestra qué ha ocurrido en el pasado y describe la situación, sus causas y su evolución, como por ejemplo sucedería con la rotación o las variaciones salariales. 

• Análisis predictivo: anticipa lo que es probable que suceda en el corto, medio y largo plazo (como identificar quiénes podrían abandonar la empresa).

• Análisis prescriptivo: recomienda acciones basadas en datos que detectan una problemática o una situación alejada de los objetivos de la empresa. Como por ejemplo, reducir el absentismo en un equipo.

Estos enfoques se complementan para ofrecer una visión más completa y estratégica del talento.

Un especialista en People Analytics analiza datos de RR. HH. para ayudar a la empresa a tomar mejores decisiones sobre su equipo. Su trabajo consiste en recopilar, interpretar y presentar información sobre temas como desempeño, rotación, clima laboral o costes de personal, siempre con el objetivo de mejorar los procesos y resultados del área y alinearse con los objetivos de la empresa.

Hoy en día, las herramientas digitales facilitan enormemente el trabajo de un analista de RR. HH., por lo que incluso perfiles que no tengan conocimientos técnicos pueden implementar una estrategia de People Analytics. Además, es aconsejable que se formen y cuenten con las siguientes habilidades:

• Capacidad para interpretar los datos y comparar diferentes KPIs.

• Conocimiento en el uso de herramientas digitales especializadas.

• Habilidades para comunicar de forma clara los resultados.

• Pensamiento estratégico en base a los objetivos de RR. HH. y de la empresa.

También es clave que pueda traducir los datos en acciones concretas y medibles.

No necesariamente, pero sí requiere formación y práctica. De hecho, muchas empresas en crecimiento forman a sus equipos para que desarrollen estas competencias. En este contexto, el uso de herramientas digitales, como una solución de People Analytics, es clave para facilitar esta tarea y el trabajo de los profesionales de Recursos Humanos, sin necesidad de ser un experto técnico.

Workforce analytics se centra en analizar datos relacionados con la fuerza laboral (rotación, ausencias, productividad, etc.), mientras que big data es un concepto más amplio que se refiere al análisis de grandes volúmenes de datos de cualquier tipo. El primero es una aplicación concreta del segundo, orientada exclusivamente a los Recursos Humanos.