Contratación interna: qué es, cómo hacerla correctamente y ventajas y desventajas de emplearla

La contratación interna es el proceso de selección de personal que se realiza entre los empleados de la propia empresa. Es decir, se buscan aspirantes para un nuevo puesto de trabajo que va a ser cubierto por una persona que ya trabaja dentro de la empresa. Esta contratación interna puede suponer un cambio de puesto que implique un ascenso o, simplemente, un cambio de departamento. 

La principal diferencia entre los procesos de contratación interna y externa es la procedencia del talento. Mientras que la contratación interna se destina a quienes ya son empleados, la externa está dirigida a aspirantes de fuera. 

Otras diferencias tienen que ver con el coste y el tiempo. En la contratación interna, el proceso es más económico y el tiempo dedicado a ello es más reducido. Esto se debe a que el número de candidatos es menor y la empresa cuenta con información previa y suficiente para valorar la idoneidad de cada perfil al puesto vacante. 

En cambio, en la contratación externa cualquier persona que cumpla con los requisitos puede aspirar al puesto, lo que hace que el número de candidatos sea elevado. Por lo tanto, implica un mayor coste para realizar todas las pruebas necesarias para escoger al candidato que más se ajuste al puesto vacante. 

La contratación interna tiene ventajas, pero también desventajas. Hay que conocer tanto lo positivo como negativo para realizar un correcto proceso de contratación interna.

• Los costes son reducidos. Esto se debe a varios motivos. Por un lado, no es necesario utilizar medios para dar a conocer la vacante, como, por ejemplo, hacer publicidad. Por otro lado, al tratarse de un proceso interno, ciertos gastos relacionados con entrevistas y pruebas de selección son más bajos. En parte, porque hay menos candidatos. 

• El tiempo destinado al reclutamiento también se reduce. Los candidatos ya son conocidos por los reclutadores, por lo que se realizan menos pruebas para conocer el perfil, aptitudes, competencias y soft skills de cada uno de ellos.  

• Es una forma de demostrar que la empresa está comprometida con el crecimiento de los empleados. Da la oportunidad de crecer laboralmente o cambiar su rol dentro de una empresa. De esta manera, se incentiva a los empleados y se favorece su desempeño y desarrollo, a la vez que permite realizar una buena gestión del talento. 

• El proceso de incorporación al nuevo puesto es mucho más rápido. Además, la gestión administrativa del Departamento de RR. HH. también es más sencilla. 

• Encontrar candidatos afines a la cultura organizacional, valores corporativos y política de la empresa no será un problema.

• Contratar internamente a un empleado significa dejar un puesto vacante. En ocasiones, puede que el puesto no necesite ser ocupado, pero en otras sí, de manera que, al final, será necesario realizar una contratación externa, con todo lo que ello implica. 

• El número de candidatos es reducido.

• Puede ser contraproducente para los candidatos y su relación con los compañeros. Los candidatos no elegidos pueden perder la confianza en sí mismos y su valía por no ser elegidos. A su vez, la relación entre estos y el empleado elegido puede empeorar, crear conflictos y celos. De modo que es posible que esta acción deteriore el entorno y el clima laboral.

• Se pueden generar expectativas que después no se cumplen. Es posible que el empleado en su antiguo puesto tuviera características y habilidades muy buenas, pero que en su nuevo puesto no cumpla con lo esperado. 

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Uno de los aspectos legales más importantes a la hora de llevar a cabo el proceso de contratación interna es el tratamiento de los datos personales. Se debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Es obligatorio informar a todos los candidatos del tratamiento que se va a realizar de sus datos. 

Los candidatos, tras ser informados del procedimiento y de cómo van a ser utilizados sus datos, deben dar su consentimiento. Por ejemplo, para qué se necesitan esos datos, si se van a transferir a terceros, el tiempo que pueden almacenar dichos datos, etc. 

Llevar a cabo un proceso de contratación interna exige seguir unos pasos que comienzan con el anuncio y termina con la contratación de uno de los candidatos. 

1. Anunciar que se busca empleado. Es importante especificar qué puesto se desea cubrir y qué cualidades tiene que tener el empleado. Es decir, se deben explicitar los requisitos que se exigen. Al tratarse de una contratación interna, los canales para dar a conocer el anuncio son más reducidos. 

2. Preseleccionar a los candidatos. Una vez recibidas todas las postulaciones, hacer una preselección con aquellos candidatos que mejor se adapten al puesto.

3. Convocar a una entrevista a los candidatos elegidos en la preselección. Dado que son trabajadores de la empresa y se tiene conocimientos de cómo desempeñan sus funciones, la entrevista debe estar destinada a profundizar en los intereses y aspiraciones del candidato. 

4. Evaluar las entrevistas y tomar una decisión. Tras ello, comunicarlo a los candidatos. Siempre es aconsejable informar tanto a los no elegidos como al elegido e indicar los motivos. 

5. Acordar con el elegido un día para formalizar el nuevo contrato. 

Los candidatos para la contratación interna provienen de la propia empresa. Para ello, se pueden utilizar diferentes fuentes. El objetivo es dar a conocer el puesto vacante y que todos los empleados que lo deseen expresen su interés en acceder al puesto. 

Para que ningún miembro de la empresa se quede sin saber que se va a iniciar un proceso de reclutamiento de personal interno, es recomendable utilizar vías de comunicación on-line y off-line. 

• circulares

• correo electrónico

• carteles colgados por toda la empresa

• avisos en reuniones y otras convocatorias donde participen miembros de la empresa

• newsletter o revista corporativa

• a través de la intranet de la empresa

El software de RR. HH. de Personio es una herramienta eficaz para gestionar los procesos de reclutamiento y contratación de cualquier empresa, ya sean internos o externos.

Los objetivos a cumplir en el caso de la contratación interna son retener el talento, favorecer el desarrollo profesional y, en definitiva, mejorar la ratio de desempeño en toda la organización. Esto se debe, entre otras cuestiones, al fortalecimiento del employer branding que se produce tras un proceso de contratación interna bien gestionado. 

Estos tres retos se pueden cumplir gracias a los servicios que ofrece el software de Personio, ya que es con él es posible optimizar el proceso de selección de personal interno y efectuar la contratación en plazos reducidos, lo que repercute positivamente en la productividad. Este programa: 

• Permite crear y publicar ofertas de empleoeinformar a todos los miembros de la empresa sobre las nuevas vacantes.

• Incorpora ATS (Applicant Tracking System), un sistema de seguimiento de candidatos que ofrece una excelente experiencia y agiliza procesos de reclutamiento, gracias a la automatización de ciertas gestiones.

• Transfiere y analiza los datos de cada candidato. 

• Permite comunicarse con cada candidato de forma individual, con la administración de todo el proceso en una única plataforma. 

• Cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

• Garantiza un adecuado proceso de onboarding. Independientemente de que, al tratarse de un candidato que ya forma parte de la empresa, algunas de las cuestiones ya serán conocidas, cada departamento tiene sus propios procesos y puede requerir de un re-onboarding que sería mucho más sencillo con Personio.

No siempre es necesario un proceso de selección para una contratación interna. Depende del puesto que precise cubrir la empresa. 

Por ejemplo, si se trata de un puesto directivo, quizás no haga falta un proceso de selección. Dado que la empresa ya conoce a los empleados, puede elegir directamente y proponer a uno de los empleados el puesto, teniendo en cuenta sus méritos y capacidades. Se trata de un puesto de ascenso al que no todos los empleados de una empresa pueden acceder. 

En cambio, si se trata de un puesto que no exige liderazgo, puede estar abierto a todos los empleados. Los requerimientos para el puesto son menos que en el caso anterior y eso hace necesario abrir un proceso de reclutamiento.  

Estos cambios se denominan movimiento horizontal y vertical. Se entiende como movimiento vertical cuando se trata de un ascenso, horizontal cuando implica cambio de tareas y responsabilidades sin ascenso, como cuando se cambia de departamento o se asignan tareas distintas. 

Un trabajador interno es una persona que ya trabaja dentro de la empresa. Por ello, cuando hablamos de reclutamiento interno se hace referencia a la búsqueda de talento dentro de la propia organización. 

Para un reclutamiento interno, se necesita personal de RR. HH. que se encargue de seleccionar al candidato más apropiado.

También es aconsejable contar con software de RR. HH. desde el que coordinar las diferentes fases del proceso de reclutamiento interno. Con un programa específico como Personio será posible gestionar desde la publicación del anuncio, hasta la preselección, selección y, finalmente, la elaboración de un nuevo contrato que actualice funciones, nómina, categoría profesional, convenios (si procede) o cualquier otra modificación en la situación del empleado dentro de la empresa.