Todo lo que debes saber sobre la retribución flexible

La retribución flexible es una forma alternativa de pagar a los empleados por su trabajo. Con ella, la empresa ofrece la posibilidad de reducir parte del dinero en su nómina para destinarlo a servicios de interés para el empleado y con un valor económico equivalente a la reducción. Esto significa que, en lugar de recibir toda la nómina en dinero, parte de ella, no superior al 30 %, se puede recibir en forma de servicios o productos que el trabajador elige según sus necesidades o intereses.

En la retribución flexible se detrae parte del salario anual pactado para ofrecer un producto o servicio de interés para el empleado, por el valor de la parte reducida y que tiene la finalidad de favorecer la conciliación de la vida personal y laboral. 

Por ejemplo, si la empresa decide regalar a sus empleados un detalle por valor de 200 € como premio al desempeño tras un año excelente en ventas, dicho importe debe ser incluido en la nómina. La cesta de navidad es un ejemplo común de retribución en especie. Estos son importes que se añaden al salario y que no tienen la intención de favorecer aquella conciliación. 

En la retribución flexible, los conceptos se detraen para pagar servicios o productos que sí tienen como objetivo conciliar, como un seguro médico, guardería o tiques para restaurantes.  

Por ejemplo, en la retribución flexible un empleado podría tener un salario de 40 000 € anuales, que el recibe del siguiente modo: 35 000 € de forma monetaria y 5000 € como retribución flexible para el pago de transporte, restauración, etc.

En la retribución en especie, en cambio, el empleado cobra la totalidad de su salario en moneda (40.000 € anuales), y a ese monto la empresa añade un extra para el pago de, por ejemplo, la cesta de navidad.

A nivel fiscal también existen diferencias. La retribución flexible permite exenciones fiscales en el IRPF, al tener como objetivo favorecer la conciliación y ciertas medidas sociales. La retribución en especie es considerada un rendimiento del trabajo y tributa de igual modo que la nómina.

Para calcular la retribución flexible es necesario conocer el salario bruto anual del empleado. Veamos un ejemplo. Si la retribución flexible como máximo puede corresponder al 30 %, un empleado con un sueldo de 40.000 euros podría tener una retribución flexible, como máximo, de hasta 12.000 euros.

El empleado puede repartirlos entre los servicios como estime oportuno. Por ejemplo:

• Cheque de restaurante de 8 euros durante 230 días = 1.840 €

• Transporte durante 12 meses = 648 €

• Seguro médico = 720 €

Todo ello hace una suma de 3.208 € de retribución flexible. 

La retribución flexible conlleva beneficios tanto para los trabajadores como para los empleadores:

• Libertad de elección. La retribución flexible es una opción que tienen los empleados pero que en ningún caso es obligatoria. En caso de dar su consentimiento, también tienen la libertad de elegir qué cantidad recibir como retribución flexible y a qué productos y servicios destinarlos.

• Ventajas fiscales. El salario que se recibe como retribución flexible está exento de IRPF. Esto supone un ahorro para el empleado.

• Favorece la conciliación familiar. La retribución flexible ayuda a los trabajadores a conciliar su vida laboral y familiar. 

• Mejora la satisfacción. Al tener beneficios adicionales al salario monetario el empleado se muestra más satisfecho con la empresa y, en consecuencia, mejora su rendimiento. Esto mejora el clima laboral.

• Retiene el talento. Es una ventaja que los empleados valoran a la hora de presentar su candidatura a un puesto de trabajo. Además de atraer el talento, la retribución flexible ayuda a mantenerlo. Si los empleados que ya trabajan en la empresa quieren formar parte del plan de retribución y se les concede, es un incentivo para comprometerse con la empresa y ser más productivos.

• Mejorar el talento. Si los empleados utilizan la retribución flexible para formación, el talento y los conocimientos del empleado mejoran.

• No tiene coste adicional para la empresa. Al final, el salario que la empresa destina al empleado es el mismo, aunque por distintas vías.

• Mejora la imagen de marca como empleador. Los trabajadores están satisfechos con la empresa y ven que sus necesidades y preocupaciones son cubiertas. De esta forma,  el empleado mejora su forma de trabajar, su desempeño, el trato con los clientes, etc. Todo ello favorece la percepción que un trabajador tiene de la empresa, pero también la que tienen las personas externas a la organización.

• Mayor compromiso y productividad. Si los trabajadores sienten que la empresa se preocupa por ellos y sus necesidades, tienden a implicarse y comprometerse más. Esto repercute directamente en la productividad y eficiencia.

La retribución flexible permite a los empleados adquirir determinados productos a un precio más económico. Para ello se destina una parte acordada de su salario. Entre los productos que las empresas pueden incluir en el plan de retribución flexible se encuentran: 

La empresa puede ofrecer tiques de restauración para que los empleados coman fuera de casa, y así ahorrar tiempo y recursos en cocinar y evitar el traslado de comida desde la oficina a casa. 

Esta opción tiene un límite de dinero por día, aunque es la empresa quien determina las condiciones. En algunas ocasiones se limita el horario y los días para que el empleado no lo utilice fuera de la jornada laboral. 

Las empresas acuerdan con alguna cadena de gimnasio la cuota mensual para un grupo determinado de empleados. Se trata de un servicio ofrecido como retribución flexible porque ofrece ventajas para la salud mental y física de los empleados.

El seguro médico como retribución flexible es uno de los productos más demandados. Sobre todo si se tiene en cuenta la situación generada tras la pandemia.

El seguro médico puede ser utilizado tanto por el empleado como por sus familiares, cónyuge e hijos. Los empleados, al recibir esta retribución, no tienen que tributar por el seguro. En caso de situaciones especiales, como personas con discapacidad, la deducción puede ser mayor. De todas maneras dependerá de las condiciones de cada empresa. 

Los empleados que escojan la cuota de guardería como retribución están exentos del IRPF, con el ahorro que ello supone para su economía. Solo se aplican en ciclos formativos de cero a tres años. Además de beneficios económicos, esta retribución repercute directamente en la conciliación familiar.

Los planes de formación son una opción que favorece tanto al empleado como a la empresa. Ofrece a los trabajadores la posibilidad de mejorar sus habilidades y competencias. Si se escoge este servicio, la formación tiene que estar relacionada con el puesto de trabajo. Así como la guardería, la formación también está exenta de IRPF. 

Entre los servicios y productos que se ofrecen en forma de retribución flexible se suelen incluir losplanes de pensiones. Con este servicio, el empleado puede aportar mes a mes una cantidad de su salario al plan de pensiones. Sirve para complementar la pensión pública por jubilación. 

Esta aportación también conlleva beneficios fiscales, puesto que las aportaciones de empresa a planes de pensiones no están sujetas a retención, reduciendo la base imponible sobre la que se calcula el impuesto de IRPF a abonar.

El pago del transporte para acudir al trabajo es un coste al que tienen que hacer frente la mayoría de los trabajadores. Por tal motivo, las empresas lo incluyen como servicio de retribución flexible. Es una manera de cubrir una de las necesidades más básicas de los empleados. Se ofrecen en forma monetaria para pagar el abono transporte o en forma de tarjeta.

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Ofrecer un plan de retribución flexible a los empleados de una empresa tiene ventajas empresariales, como la mejora de productividad, la retención del talento y la mejora de la marca del empleador.

Para implantar un plan de retribución en una empresa es necesario seguir estos pasos:

1. Examinar las ventajas y desventajas de ofrecer un plan de retribución flexible. En un primer momento también se deben analizar las necesidades de los empleados. ¿Realmente les interesa acogerse a este sistema? ¿Qué productos son los que más les interesan? La empresa puede plantear directamente estas preguntas en una evaluación de desempeño, pues sirven como incentivo y ayudan a mejorar su motivación y rendimiento.

2. Diseñar un plan de retribución flexible estableciendo objetivos claros. Por ejemplo, satisfacer a los empleados, atraer y retener el talento, mejorar la productividad, etc. 

3. Realizar las contrataciones y acuerdos necesarios para ofrecer el plan de retribución. Por ejemplo, negociar con un proveedor de ticket restaurante o cerrar acuerdos con compañías de seguros. 

4. Dar a conocer el plan de retribución a todos los empleados. Estos deben estar informados de los beneficios que supone y de los productos que pueden adquirir bajo esta modalidad. 

5. Implementar el plan. Para ello, cada empleado decidirá libremente si quiere acogerse o no al plan. En caso afirmativo, se acordarán con él los productos que quiere y durante qué periodo. Es conveniente simular cómo quedaría configurada la nómina y exponer también los beneficios fiscales a los que accedería, para que comprenda los beneficios reales del cambio. Para ello es muy útil contar con un software de gestión de nóminas, pues ayuda a la empresa a ahorrar tiempo en este tipo de gestiones.

6. Hacer seguimiento y evaluación del plan de retribución flexible y analizar el nivel de satisfacción de los empleados para realizar eventuales modificaciones.

La retribución flexible cotiza siempre a la Seguridad Social. Las especies, sean cuales sean, forman parte de la base de cotización del salario. 

En concreto, cuando un empleado se acoge al plan de retribución flexible su cotización no varía. La única diferencia es que se reduce el IRPF. 

La retribución flexible incluye como parte del salario productos y servicios. Es la empresa quien, atendiendo a las necesidades de los empleados, incorpora productos como: tiques para restauración, para guardería, cobertura de pasajes de transporte, plan de formación, seguro médico o plan de pensiones, entre otros. 

A nivel contable, la retribución flexible es considerada un gasto de la empresa y debe consignarse como tal en la nómina. 

La limitación de la retribución flexible es que no puede superar el 30 % del salario anual del empleado. 

La retribución flexible en España está regulada por dos leyes: Ley 35/2006 del Impuesto sobre las Renta de las Personas Físicas (IRPF) y el Real Decreto 439/2007 con el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

En la primera de ellas se establece la libertad de elección que tiene el empleado para acogerse a esta retribución. En la segunda, se indica el límite del salario retribuible de manera flexible: el 30 % del salario anual.