La importancia del ‘offboarding’ para la marca de la empresa y su estabilidad

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Uno de los roles más importantes que lleva a cabo la gestión de talento humano es trabajar en pro del bienestar de cada uno de los empleados que conforman la organización desde el momento de su incorporación hasta su último día de trabajo dentro de ella. Seguramente has escuchado en muchas ocasiones la frase “la primera impresión es la que cuenta” y precisamente de allí parte el proceso de onboarding, que busca hacer que cada uno de los empleados se sienta a gusto y bienvenido desde su primer día en la oficina. 

¿Pero qué pasa con aquellos colaboradores que se van de la empresa? Las últimas impresiones también son valiosas; de ellas dependen que un ex empleado se convierta en un embajador de tu marca o, por el contrario, decida expresarse negativamente sobre la empresa, incluso a través de las redes sociales. En este artículo explicaremos la mejor manera de preparar el offboarding y sus beneficios.

¿Qué es el ‘offboarding’?

El offboarding son todas aquellas actividades que se realizan con la finalidad de buscar que los colaboradores concluyan satisfactoriamente su relación laboral con la organización. Este proceso debe ser tan importante como el de onboarding dentro de cualquier empresa. Cuando un empleado sale de una compañía bajo circunstancias poco agradables, puede impactar negativamente en la reputación de la misma, hasta el punto de perder por completo la inversión realizada en ese trabajador, sus capacitaciones y cualquier otra actividad de integración realizada.

Importancia de realizar un ‘offboarding’

En los últimos meses, muchas empresas se han visto forzadas a realizar despidos en sus plantillas, debido a la situación provocada por la Covid-19. Proceder como en el famoso spot de Coca-Cola que decía: “Sin rodeos. Está usted despedido”, ya no es suficiente. Esta manera de formalizar un despido ha quedado obsoleta en una época en la que cada vez más la idea de que los empleados son solo un número forma parte del pasado. Poner en marcha un plan de offboarding lleva asociados varios beneficios. Estos son: 

  • Ahorro de tiempo: establecer un proceso pautado de salida de empleados ayuda a organizar todos aquellos aspectos relacionados con su marcha, desde la firma de documentos, hasta la devolución de material o dar de baja de los accesos de la empresa, de manera que no se pase nada por alto que entorpezca o retrase la despedida.
  • Normaliza situaciones difíciles: despedirse de alguien nunca es fácil. Suele ser incómodo; a veces, incluso, es doloroso. Ya sea que la persona en cuestión se va porque la empresa ha rescindido su contrato o porque ha decidido irse por voluntad propia, es necesario decir “adiós”. Un buen cierre a tiempo hará que todas las personas afectadas por el despido puedan reanudar su trabajo con serenidad.
  • Retención del talento: sentir que la empresa se preocupa genuinamente por acabar bien con una persona que ha formado parte de su equipo, ofrece tranquilidad al resto de personas que permanecen en la compañía. Al sentirse más a gusto donde están, disminuye la probabilidad de que quieran marcharse.
  • Genera imagen de marca: realizar las cosas con eficacia y elegancia siempre es valorado muy positivamente. Saber despedirse es una virtud que hará que la gente hable bien de ello, tanto dentro, como fuera de la empresa.
  • Recopilar información valiosa: si la empresa se muestra correcta, diligente y  sensible ante un despido, es probable que la persona despedida no muestre signos de resentimiento, ni enfado contra la organización. Esto hará que, en el caso de que la organización desee obtener feedback de cualquier tipo, este sea más sincero y objetivo. Por lo tanto, más útil.
  • Mantiene el buen clima laboral: Un empleado que va a dejar la empresa y que no se siente bien tratado en la misma puede ser un foco de tensiones que pueden afectar negativamente al clima laboral.
  • Conservar una buena relación con antiguos empleados: suele decirse que la vida da muchas vueltas, y esto no es menos cierto en el ámbito de los negocios. Mantener una buena relación con un ex empleado puede facilitar, desde futuras operaciones, hasta una eventual recontratación.

Beneficios de preparar un ‘offboarding’

A continuación, compartimos algunos consejos para lograr que el proceso de offboarding se realice de forma adecuada: 

Planea con anticipación el cierre de actividades y pendientes

Tanto los jefes directos como el departamento de Recursos Humanos deben organizarse con los colaboradores que estén por salir de la empresa para dejar todo en orden: los pendientes entregados, las cartas de renuncia firmadas, las compensaciones respectivas realizadas, las tarjetas de acceso y equipo de trabajo devueltos, etc.

Prepara una despedida agradable

Es importante que las salidas de los empleados sean una experiencia agradable, no solo para quien se va, sino también para sus compañeros y el resto de los involucrados. Para ello, debes comenzar por decir “adiós” de forma positiva, tratando de asegurarte que el proceso de salida no se convierta en un momento incómodo para el empleado. Puedes encontrar ayuda apoyándote en expertos en RR. HH

Ve más allá en las entrevistas de salida

La retroalimentación es fundamental en el proceso de offboarding, de lo contrario, solo significa una pérdida de tiempo. Algunos tips para crear entrevistas de salida exitosas son:

  • Desarrolla entrevistas de salida personalizadas para cada posición.
  • Ve más allá de una respuesta general y busca encontrar detalles importantes: pregunta directamente al empleado en salida las razones de su renuncia, qué mejoras sugiere, cómo fue su relación con jefes o subordinados, etc.
  • Apóyate en una herramienta tecnológica que te permita realizar las entrevistas o encuestas de forma digital y registrar esta información que puede ser muy valiosa para la organización.

Convierte a tus empleados en embajadores

La opinión de todos tus empleados importa, incluso la de aquellos con quienes se ha concluido la relación laboral. Implementar un buen proceso de offboarding te brinda la posibilidad de establecer una relación positiva con tus antiguos colaboradores, para que en un futuro puedan expresar opiniones positivas sobre la organización. Otra idea que puedes aplicar es crear una base de datos con información de antiguos empleados y mantenerte en contacto con ellos para compartir información sobre ofertas laborales, en caso de que exista la posibilidad de realizar esto.

¿Cómo hacer un ‘offboarding’ exitoso?

La organización es amiga de la eficacia. Todos los pasos que des en el momento en que un miembro de tu empresa deja de formar parte de ella, deberán estar procedimentados. Es recomendable crear una lista con todos los puntos que sin falta debes ejecutar. A continuación citamos algunos de los aspectos más habituales:

1. Comunicación del despido

Debe establecerse una comunicación asertiva y, por otro lado, si la persona es despedida, deben trasladarse las razones internas de esta decisión. En este sentido, es preferible que la comunicación del despido sea en persona. Asimismo, esto es aplicable con el resto del equipo. Deben ser informados adecuadamente sobre la marcha de su compañero, así como de las razones detrás de ella. De lo contrario, podría desencadenarse un malestar general en el ambiente.

2. Disposición de documentos 

Ocuparse de la gestión documental suele ser engorroso, pero de vital importancia. Ten listos los documentos e información que debes dejar cerrados antes de la salida de un profesional de tu empresa. ¿Carta de dimisión? ¿Rescisión del contrato? ¿Finiquito? ¿Vacaciones sin consumir? Comunícate con la Administración y con la persona afectada a partes iguales para evitar malentendidos que puedan desencadenar en un conflicto.

3. Traspaso de información

Conviene asegurarse de que la persona que se va realice el correcto traspaso de sus responsabilidades a la persona que asumirá sus tareas. Para ello, podemos acompañarla en el proceso, ya sea en persona, mediante mails recordatorios o notificaciones calendarizadas. Cada caso es único, pero entre otros asuntos nos referimos tanto a tareas que hayan quedado pendientes de finalizar, como al material prestado (electrónico o mobiliario) que deba devolverse. Asimismo, se debe informar a los clientes o empresas proveedoras con las que tenga contacto sobre su marcha en un plazo razonable para que les dé tiempo a asimilarlo.

4. Entrevista de salida

Tal vez quieres feedback sobre la empresa; también puede pasar que la otra persona quiera feedback sobre su desempeño profesional para mejorar de cara a su próximo trabajo. Si crees que este intercambio de información puede ser incómodo en presencia física, dispón un canal digital para que pueda darse sin complicaciones. Las encuestas online o las videollamadas son herramientas muy útiles en estos casos.

5. Asegura un buen cierre

Es más que recomendable que la última impresión de la persona que abandona la empresa sea positiva. Esto lo conseguirás siempre que bases tus acciones en la empatía. Ofrécele un detalle o tómate un café con esa persona para charlar tranquilamente. 

Funcionamiento del ‘offboarding’ digital

El offboarding digital ha tomado cada vez más fuerza con todo el proceso de transformación que han atravesado las empresas para adaptarse a las nuevas tecnologías disponibles. Se refiere a llevar a cabo el proceso descrito anteriormente pero de manera digital, es decir, sin un solo papel de por medio. Esto no quiere decir que todos los colaboradores van a ser tratados de la misma forma, pero sí que van a pasar por un proceso automatizado donde no habrá cabida para equivocaciones.

Dentro del proceso, vamos a encontrar una serie de documentación necesaria que debe ser firmada por la empresa y por el empleado con el fin de finiquitar su relación laboral:

  • El empleador deberá entregar al trabajador constancia documentada de los aportes y contribuciones efectuados a lo largo de la relación laboral.
  • Formulario PS 6.2: Certificación de servicios y remuneraciones
  • Certificado realizado por la empresa en donde menciona la duración del desempeño laboral de la persona en la empresa.
  • Formulario de Baja Liquidación final.
  • Remito de si corresponde devolución de material de trabajo entregado al recurso (ordenador, teléfono), este es opcional de cada empresa.

Gracias a plataformas de gestión documental digital, todo este proceso de envío, visualización y firma de la documentación requerida para el offboarding se puede hacer de manera digital y completamente legal.

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