Carta de renuncia: definición y elementos que debe contener

Una carta de renuncia es un documento mediante el cual un trabajador comunica oficialmente a su empleador que abandona voluntariamente su puesto.

Su objetivo principal es el de registrar formalmente la renuncia voluntaria del empleado y proporcionar los detalles de la misma, tales como fecha de entrada y salida del trabajador, puesto que desempeña, organización que abandona, entre otros.

Por lo general, los trabajadores suelen comunicar esta decisión a sus empleadores con anterioridad. Sin embargo, deben enviar una carta de renuncia voluntaria para formalizar el acto y cumplir con las exigencias de las leyes laborales.

En la carta de renuncia, el trabajador no tiene la obligación de explicar los motivos de su dimisión del puesto de trabajo que ocupa. Tampoco puede ser forzado a presentar la carta, esta debe ser motivo de su voluntad y, por lo tanto, una decisión personal de cada empleado.

Las cartas de renuncia presentan cierta estructura con elementos clave que resumimos a continuación.

Las normas de formato habituales son tipografía Times New Roman, tamaño de doce puntos y texto justificado. Además, su extensión es de tres o cuatro párrafos que deben ser escritos en tono formal.

Se suele usar la conjugación de verbos en primera persona y se recomienda al trabajador prestar especial atención a la ortografía para presentar una carta de renuncia voluntaria impecable.

Los datos de la empresa se especifican en la sección superior de la carta de renuncia. Se escriben de izquierda a derecha y se sitúan debajo de los datos del trabajador y de la fecha.

También deben agregarse los datos personales del trabajador, es decir, su nombre, sus apellidos, correo electrónico, móvil y la fecha y lugar en la que se realiza el escrito.

En el saludo de apertura deben aparecer los datos de la persona a la que se dirige la carta. Puede ser al responsable de Recursos Humanos de la empresa, si lo conociera, o al departamento en general. 

Se escribe el nombre del responsable de Recursos Humanos, sus apellidos y la dirección postal de la empresa. Si no se conoce el nombre concreto del responsable, se pondrá “al responsable del departamento”.

En las primeras líneas de la carta de renuncia se da a conocer la decisión de abandonar el puesto en la empresa por parte del trabajador. Como hemos mencionado anteriormente, no es necesario comunicar los motivos de la decisión; algunos trabajadores deciden hacerlo pero no es obligatorio.

En el primer párrafo se indica la fecha exacta de salida de la empresa por parte del empleado. Este dato será el de mayor importancia en esta sección. De acuerdo con el artículo 49.1 del Estatuto General de los Trabajadores, se debe comunicar con antelación la intención de abandonar la empresa. Es por ello que, por lo general, la fecha de salida suele ser quince días naturales antes de la entrega de la carta de renuncia, aunque el convenio colectivo puede establecer algo diferente.

Si bien no es obligatorio agregar un párrafo nuevo a la carta de renuncia voluntaria, es recomendable que los trabajadores agradezcan el apoyo a la empresa y a sus compañeros de trabajo durante el tiempo que se han desempeñado allí.

Además, el empleado puede agregar que se pondrá a disposición del Departamento de Recursos Humanos y/o de la empresa para facilitar cualquier documento, trámite o, incluso, colaborar en la formación de un nuevo empleado que lo reemplazará a futuro, durante los días restantes en los que se desempeñará en la compañía. Todo esto forma parte del proceso de offboarding.

En la última sección se saluda formalmente de manera concisa y breve. Luego, el trabajador deberá firmar la carta a mano y agregar su nombre completo.

Además, de acuerdo con el Estatuto de los Trabajadores, el empleado deberá entregar dos copias por escrito: una al Departamento de Recursos Humanos de la empresa y otra que le quedará al trabajador para su referencia. La persona encargada de recibir la copia deberá firmar ambos documentos.

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Tanto el trabajador como la empresa deben tener en cuenta los siguientes puntos importantes en el momento de gestionar cartas de renuncia:

• El trabajador debe informar con la antelación necesaria para poder cumplir con la legislación. Es decir, debe enviar el preaviso de renuncia de acuerdo a los convenios colectivos a los que se haya adherido la organización. Suelen ser quince días naturales, aunque en los periodos de prueba no es necesario el preaviso.

• Nunca se debe rescindir un contrato de trabajo solo de manera verbal: siempre debe disponerse de una carta de renuncia que atestigüe por escrito la salida del empleado de la empresa junto con sus datos personales y firma hecha a mano.

• La persona encargada de recibir la carta, es decir, el empleado del Departamento de Recursos Humanos pertinente, debe firmar tanto el documento que se quedará el trabajador como el que recibe la empresa para que tengan validez.

Cuando una empresa recibe una carta de renuncia por parte de un trabajador, independientemente del tipo de contrato vigente para ese puesto, debe tener en cuenta los días de preaviso y calcular la fecha de salida del trabajador. Suelen tratarse de quince días naturales, pero pueden variar de acuerdo a los convenios colectivos en los que se ubique la organización.

Luego, la empresa debe calcular el finiquito. Se trata de un derecho del trabajador en el cual se incluyen las sumas complementarias de horas extraordinarias no pagadas con anterioridad, los días de vacaciones no gozados, así como también el salario del mes correspondiente a la salida del trabajador. El finiquito no incluye beneficios tales como la indemnización, la prestación o ayuda por desempleo, ya que la decisión de finalizar la relación laboral fue tomada unilateralmente por parte del trabajador.

Por último, si el trabajador decidiera retractarse de su decisión de renunciar, se encuentra en todo su derecho de hacerlo, a no ser que la empresa haya encontrado a otra persona que reemplace su rol. En ese caso, la organización podrá negar el derecho del trabajador a reincorporarse en su puesto y retractar su carta de renuncia.

Se sugiere a la empresa indagar en la razón por la cual el empleado ha decidido dejar su puesto y tomar su respuesta como una oportunidad para mejorar. Para esto se puede realizar una entrevista de salida. La empresa puede intentar que la persona se retracte de la decisión de renuncia y se quede en su rol, si así lo deseara.

Sin embargo, si el empleado decide continuar con su decisión de renuncia, la empresa deberá comunicar la salida del trabajador al resto del equipo laboral, lo cual puede ser un momento oportuno para determinar carencias dentro de la gestión de Recursos Humanos de la organización y escuchar las inquietudes del resto de los trabajadores.

Como hemos explicado anteriormente, el preaviso es obligatorio, salvo en caso de periodo de prueba. Sin embargo, si el trabajador decide abandonar su puesto sin preavisar cuando debe hacerlo, la empresa podrá descontar del finiquito los días de ausencia de preaviso según lo que indique el convenio colectivo, que incluso puede recoger que se descuenten dos días por cada día de ausencia de preaviso.

Aunque no es habitual, la empresa también puede reclamar judicialmente al trabajador en caso de que el finiquito no sea suficiente.

El tiempo de preaviso varía de acuerdo al convenio colectivo que se contemple en la organización a la que pertenezca el trabajador. Sin embargo, en la mayoría de los casos el trabajador debe avisar con quince días naturales de antelación.

Los elementos principales que debe incluir una carta de renuncia son los datos personales del trabajador, la fecha y lugar de redacción, los datos de la empresa, la fecha de salida del trabajador y las firmas tanto del trabajador como de la persona que la recibe.