Certificado de empresa: todo lo que debes saber sobre su emisión y función

El certificado de empresa es un documento legal que acredita la situación de desempleo de una persona. Con ello se informa al Servicio Público de Empleo Estatal (antiguo INEM) de que se ha extinguido el contrato entre la empresa y el empleado. 

Por tanto, se reconoce que la persona en cuestión tiene derecho a recibir la prestación por desempleo. Además de la cuantía que vaya a recibir como indemnización o finiquito tras la rescisión.

No obstante, depende de cada caso. Por ejemplo, cuando se produce por baja voluntaria, el certificado acredita la situación de desempleo, pero no se tiene derecho a prestación. 

El certificado de empresa tiene una plantilla predefinida que es facilitada por el Ministerio de Trabajo y Economía Social, así como por el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE). La información que incluye es la siguiente:

• Datos de la empresa con información sobre el régimen de la Seguridad Social y la actividad económica.

• Datos del trabajador. Además de información básica como nombre, DNI y grupo de cotización, también debe incluir obligatoriamente:

  • Tipo de contrato.

  • Categoría profesional.

  • Distribución de la jornada de trabajo.

  • Causa por la que se extingue el contrato.

  • Fecha de suspensión del contrato.

  • Cotizaciones por contingencias comunes y desempleo de los últimos 180 días, para lo cual se puede consultar el informe de datos de cotización. 

• Firma de la empresa. 

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Es la corporación quien tiene la obligación de enviar el certificado de empresa, junto al finiquito y la carta de despido a la administración correspondiente y al empleado. No obstante, de no ser así, el empleado puede solicitarlo. 

La forma habitual de hacerlo es que la empresa complete el certificado de empresa y se lo envíe directamente al SEPE. Desde la página web oficial se puede descargar la plantilla en formato PDF. A partir de ahí, solo hay que completarlo con toda la información necesaria y enviarlo a través del sistema Certific@2 en un plazo de 10 días desde que se finaliza el contrato. 

Otra opción menos común es que la empresa le entregue el certificado al empleado y que sea él mismo quien se lo envíe al SEPE. 

El plazo para entregar el certificado de empresa es de 10 días naturales desde que se produce la extinción del contrato. Es decir, si un contrato termina el 1 de mayo, a partir del día 2 comienza a contar el plazo y se tendría, por tanto, hasta el 11 de mayo para enviarlo al SEPE.

Como se envía telemáticamente, no hay obligación de entregárselo al empleado, aunque siempre es recomendable. No obstante, hay excepciones. La empresa debe entregárselo al empleado de forma física u on-line cuando se trata de un trabajador fijo discontinuo, o bien, si ha encadenado varios contratos temporales dentro de un mismo mes.

En España, el Real Decreto Legislativo 8/2015, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social establece la obligación de las empresas de proporcionar este certificado a los empleados, dentro del plazo establecido (10 días desde que tiene lugar la suspensión o extinción de la relación laboral) y con todos los datos sobre la empresa y empleado. 

No proporcionar el certificado o no hacerlo de la forma correcta tiene consecuencias negativas para la empresa. El Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social  reconoce las infracciones en tal caso para la empresa. Se trata de sanciones económicas consideradas graves. Pueden ir desde los 751 euros hasta los 7.500 euros. Se clasifican en tres categorías en función de su grado: mínimo, medio y máximo. 

• Grado mínimo: de 751 a 1.500 euros.

• Grado medio: de 1.501 a 3.750 euros.

• Grado máximo: de 3.751 a 7.500 euros.

Personio es el software de RR. HH. que facilita todos los procesos relacionados con la gestión de empleados. En el caso de la rescisión de un contrato y la emisión y gestión de certificados, puede resultar especialmente útil porque: 

• Calcula y genera la última nómina del empleado, en función de la proporcionalidad de días que haya estado trabajando en el último mes. 

• Automatiza el envío de esta nómina a los trabajadores.

• Gestiona la finalización del contrato con todo lo que ello incluye, como calcular las vacaciones o la indemnización. 

• Certifica todos los documentos mediante la firma electrónica. 

• Genera el finiquito, la indemnización y el certificado de empresa de forma automática.

• Envía la notificación del fin del contrato y todos los documentos correspondientes al empleado. 

• Ayuda a tramitar la baja del trabajador en la Seguridad Social. 

El certificado de empresa tiene como objetivo corroborar  el fin de una relación laboral. Independientemente de cuál sea el motivo (fin del contrato, baja voluntaria, despido o excedencia, entre muchos otros). A su vez, demuestra la situación de desempleo y, si fuese el caso, su derecho a recibir la prestación. 

La empresa es la encargada de gestionar el certificado de empresa, lo que incluye completar toda la información y enviarla dentro del plazo al SEPE. 

La empresa es quien debe enviar el certificado de empresa de forma on-line al SEPE. El plazo que dispone para hacerlo es de 10 días desde que se produce la extinción de la relación laboral.